盐城七彩虹活动策划公司代理商大会筹备流程及注意事项.ppt

2020 3 15 1 代理商大会筹备流程及注意事项 2020 3 15 2 代理商大会涉及工作繁多 琐碎 如何才能有条不紊地开展组织工作 接到会议筹备任务 组织者首先要做 一 将所有工作分类罗列 二 详细分工 责任到人 三 随时控制各项工作进程 代理商大会筹备流程及注意事项 2020 3 15 3 一 将所有工作分类罗列 尽量详细 方法 一 按时间顺序 在脑海里预演整个会议的全过程 所有细节一点一滴过滤 并且要求不止一次 二 不能漏掉任何微小的事件 大胆设想你所能想到的意外 因为 每项工作能否流畅进行 取决于组织者的细节考虑是否到位 2020 3 15 4 1 住宿 接机 接车订房 2 会场 场地租赁所需会场服务 3 用餐 场地确认所需用餐服务 4 由此三项工作派生出的其他所有工作细节 主要工作块 住宿 会场 用餐 2020 3 15 5 住宿 1 为防止人数临时变化 在预订基数上适当预留几间 具体预留数量根据实际情况而定 2 考虑个人要求 3 不是所有人都必须要住 3 明确房间的单价里是否包含早餐及建设费 细节 考虑季节性因素 先尽早初步预定房间 数量可以不完全准确 待所有代理商到达人数确认后 再次调整房间数量 如有鲜花 水果 卡片等物品需放入房间 提前通知酒店分配数量 要求及放置 更换时间 与酒店确认房间电话是否开放长话 吧台是否关闭 2020 3 15 6 会场 1 会场的价格 2 使用要求 场地大小 桌椅数量及摆放要求 台卡制作 音响设备 茶水服务 会场指示牌 横幅等 细节 会场租赁洽谈时同时 尽可能的将所需服务与酒店确认是否可行 达成一致后书面签字确认 明确酒店服务的内容 要求酒店在会场设专用服务员 避免出现临时情况无人可寻 2020 3 15 7 用餐 1 为防止人数临时变化 在桌数预订基数上适当备1至2桌 具体数量根据实际情况而定 2 最大限度的利用空间 3 确认用餐类型 午餐 晚餐 价格 菜单 确认酒水品种及提供方式 尽量协商自行携带 可适当收取开瓶费 4 用餐指示牌 座位总名单 各桌台卡名单等的制作及摆放 更换时间 细节 如有餐间活动如抽奖游戏等 需要提前准备所需物品 2020 3 15 8 以 菲林格尔06年全国代理商大会 2月20日 21日期间 筹备工作为例 组织者的前期工作 一 将所有工作分类罗列 制成 2011年2月代理商大会筹备工作进程检索表 二 所有工作分配给相关部门 并责任到人 三 定期召开责任人碰头会 确认各项工作的进展情况 2020 3 15 9 代理商大会筹备流程及注意事项 一 工作罗列 2011年2月代理商大会筹备工作进程检索表会议日期 2月18日 21日 2020 3 15 10 另 1 曹瑜将2011年合同文本准备好 包括王海涛 2 其他参会人员 市场部 谭云峰 谢梅 何淞 汲殿军 周国斌 培训与发展部 赵黎 王亮 销售服务部 曹瑜 客户服务中心 李蓉 曾芳 唐春艳 3 中午全体参会人员用餐 晚上部门经理及会务组人员用餐 2020 3 15 11 细节 2020 3 15 12 2月20日 接机 接车 1 专人负责 2 确认来宾的准确时间 人数 性别 并要求传真身份证复印件 细节 确认时间 人数 以便安排车次 并可更准确的预订房间 确认性别 便于房间安排 确认姓名 身份证号码 以便前台进行身份确认及奖杯 奖牌 会场 用餐台卡 固定接机 接车的地点 提高效率 节省出车 相关根据不同来宾随车安排陪同人员 便于辨认被接人员 将排车表交销售部 由相关人员电话通知来宾接机 接车时间 地点 人员 让对方安心 接待点放置公司宣传品 或让陪同人员手举指示牌 便于被接人员辨认 预留一辆车在公司待命 便于来宾在酒店及公司之间来往或其他紧急需要 所有物品回收 2020 3 15 13 2月20日上午始 代理商逐渐到达公司 1 大门口欢迎牌 2 门卫处发放 来宾卡 3 设置专用接待室 细节 有醒目的接待室标志 接待室可以避免代理商无着落感 同时不会到处乱窜影响员工正常工作 接机 接车的陪同人员全程陪同所接代理商 陪同人员必须起到引导的作用 将代理商领入专用接待室 及时接收 反馈代理商的其他要求并妥善处理 如返程票订购 接待室里准备鲜花 饮水机 足够的一次性茶杯 禁止吸烟标志等物品 做好其他卫生工作 如白板擦洗干净 地面清爽 桌椅整洁 2020 3 15 14 2月20日上午始 代理商逐渐到达酒店 签到 1 签到由专人负责 一般在酒店大堂进行 2 物品准备 签到桌 台卡 鲜花 签到本 笔 公司形象宣传牌如易拉宝 会议日程表等会议资料 3 酒店外及大堂内横幅 大堂欢迎牌的制作与摆放要求 时间与地点 4 所有物品回收 细节 提前预约车辆 将所需物品及参加人员带到酒店 签到时可将来宾需要注意的重要事项及前期未及时通知的事项逐个补充说明 2020 3 15 15 2月20日18点左右 晚餐 1 用餐指示牌 用餐总名单 台卡名单的制作及摆放要求 时间与地点 2 确认菜单 酒水的品种及提供方式 细节 用餐指示牌需由专人查看酒店现场 根据其实际结构确定指示牌内容 数量 就餐总名单及各桌台卡名单需专人制定后传真给酒店制作 摆放 通常每天的座位要进行调换 特别是主桌 最后一天晚餐如有其他活动 如抽奖 生日庆祝 需提前预订蛋糕 与酒店确认音响设备 手推车 灯光控制 相关服务员等 2020 3 15 16 2月21日上午08 00至08 45 会前 1 规定酒店叫早电话时间 并告知早餐地点 2 会场指示牌的制作 摆放时间与地点及大堂欢迎牌的摆放时间与地点 3 背景墙布置 主席台布置 桌椅摆放 台卡制作与放置 鲜花 植物配置 音响设备等调试 4 茶水 瓶装水 毛巾 笔 纸摆放 5 电脑 投影仪 屏幕 摄像机 照相机等电子设备调试 6 会议室外签到桌 笔 签到表 鲜花 待发资料的准备 7 确定摆放奖品的地点 准备托盘 红布 音乐 通知颁奖人员及礼仪人员 8 意见箱 9 会前PPT及音乐 细节 需在会议前一天跟酒店确认布置会场时间 完成背景墙 桌椅摆放 台卡放置 台卡最好双面打印 音响设备的调试 鲜花需提前预定并在会议当天送到 奖杯 奖牌提前制作 如有颁奖 必须在会议开始前进行彩排 会场指示牌要求酒店在规定时间摆放在规定位置 话筒准备至少有线一个 无线两个 电子设备包括酒店音响设备需指定专人监控 以维护其正常工作 将会议日程表提供给酒店 规定服务员服务时间 要求酒店设置专用服务员 以免遇到临时情况无人可寻 2020 3 15 17 2月20日上午09 00至12 30 会议中 1 准备发言者饮用水 2 准备茶歇 3 会间音乐 细节 将果盘的分配标准提前以书面形式通知酒店 一般一天更换两次 上午 下午 如有咖啡 一定要准备勺子或搅拌器 需有烟灰桶 并要求在每次会间休息后将使用过的杯 勺洗净 桌面整理 会议中不允许服务员添加茶水等服务 以免影响会议秩序 会议快要结束时 确认用餐指示牌 桌数 就座总名单 台卡名单等是否更换正确 因为很多酒店没有足够的指示牌 用餐和会议指示牌内容需临时更换 上午会议结束 请服务员将会场整理干净 更换茶水及矿泉水 毛巾 准备下午会议 2020 3 15 18 2月20日下午13 30至14 15 合影 1 提前预定摄影师 准时到达 2 提前与酒店协商好合影的地点与时间 细节 合影通常需要占用酒店大堂或大门停车处 因此要提前与酒店协商是否可行 并必要时请服务员协助拦截车辆与行人 提前按摄影师要求摆放好椅子并确定重要人员的位置 提前预约其他合影人员 考虑天气 光线等因素 根据实际情况制订合理的合影顺序 2020 3 15 19 2月20日晚上21 00以后 会议结束 1 总结一天会议的得失 与组委会人员确认第二天的工作及注意事项 2 与酒店确认第二天工作的工作及注意事项 3 添加第二天所需的物品 4 所有不需要的物品回收 细节 会议前需提前预约好车辆 保证两天的会议物品人员的随时运输 2020 3 15 20 二 详细分工 责任到人 1 建立筹备组委会 2 对各人的工作内容及达成要求作详细描述 3 明确个人的工作职责 细节 工作分配时 尽可能的将工作内容详细说明 包括达成要求及注事项 彻底而放心的分工才能真正使工作得到分担 2020 3 15 21 三 随时跟踪发展进程 1 第一次 工作分配 2 第二次 与各工作责任人分别沟通 如参与过往届筹备工作 可对以前的得失进行总结 并在此基础上讨论本次工作的方法 不管怎样 组织者与工作责任人必须就工作方法的重点及注意事项达成共识 3 第三次 准备工作进行到1 2至2 3左右时 各工作责任人再次碰头 汇报各自工作的进展情况 如有疑问 及时解决 4 第四次 会议开始前一天 备报所有准备工作的完成情况 并强调次日会议安排及注意事项 整个会议筹备过程中 组委会至少召开四次碰头会议 2020 3 15 22 提醒 1 会议前应群发传真通知所有参会人员注意事项及会议日程 2 向所有参会员工说明会议制度 要求 3 各项工作责任人必须全程跟随会议进程 以便随时处理临时事件 4 要求酒店联系人或指定第二联系人在会议进行时全程陪同 以便随时处理临时事件 5 与各部门协作 包括酒店 尽量以书面形式来往 并对重要事件签字确认 以备后查 6 组织者必备相关联系方式一览表 随时需要随时联系 7 奖品 印刷品 采购物品一定要提前准备 特别是需要印刷的订制 8 经销商大会因地置宜 各地的经济情况 行业条件限制 细节 群发传真要尽量将会议的时间 会议 用餐地点 接机 接车地点 返程票订购等基本事项列明 会议中涉及到的各项需要 可首先考虑与酒店协商提供 节约自身成本 2020 3 15 23 祝大家工作顺利 谢谢