财务制度及报销流程培训PPT课件.ppt

财务部2014年2月 XXXXX有限公司费用报销管理制度 前言 为严格执行公司规章制度 加强财务管理 规范费用报销等流程 结合公司具体情况 制定本制度 财务部人员 财务会计财务出纳 一 费用报销原则二 票据报销流程图三 报销单据填写基本要求四 差旅费报销五 办公费报销六 招待费报销七 交通费报销八 固定资产购置管理九 员工借款审批流程十 取得发票应注意事项十一 报销单据粘贴应注意事项 4 先审批后支出原则 谁批准谁负原则 手续完整原则 即时清结原则 M1 M2 M4 M3 一 费用报销四大原则 5 让我们来看看这几个原则分别是什么意思 凡支出项目均需事先申请经批准后才可支出 没有申请或未经批准的费用不得支出 审核人 批准人要对由本人审核 批准支付的费用支出负责任 凡借用公款者 前账不清 后款不借 报销必须有经办人 规定各级审核人及审批人的亲笔签名 财务不得受理手续不全的报销单据 先审批后支出原则 谁审批谁负责原则 即时清结原则 手续完整原则 6 二 票据报销流程图 根据职责 权限和相应程序对支付申请进行审批 审核各项手续是否齐全 报销标准是否合规 金额计算是否有误 报销单据是否合法 有效 是否有预算 审核真实性 合理性审核是否符合合同或协议资金该不该支付用什么方式支付等 正确填写 并自我检查是否符合合同或协议 公司制度要求 报销单据由经办人自行找相关审批人员签字 审批完成后交由财务报销并记账 三 报销单据填写基本要求 3 1写清楚报销的事项 此事项必须是跟工作相关 3 2正确核算报销单的金额 报销单后可能附有多张票据 正确核对所有票据金额 报销金额不得大于所附发票金额 3 3报销单上金额的填写 必须由阿拉伯数字和中文大写数字同时写明 中文大写 壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿元角分整 3 4领款人签字 领款时先签字 后领款 3 5票据粘贴要求 票据须用胶水粘贴 不得使用订书针装订 保证票据的金额不被覆盖 保证票据的完好与整洁 3 6所有财务单据要一律用签字笔填写 否则视为无效票据 8 四 差旅费报销 4 1费用标准 每天出差补助为伙食补贴 不再另行报销餐费 9 四 差旅费报销 续 4 2费用标准补充说明 1 出差车票原则上由员工自己订购 按照级别标准内选择合适交通工具 标准内实报实销 超过级别标准部分由员工自行承担 飞机票由公司统一订购 报销车票时必须提供火车票 不能提供或遗失原则上不予报销 2 住宿费报销时必须提供住宿发票 实际发生额未达到住宿标准金额 不予补偿 超出住宿标准部分由员工自行承担 3 本着高效与节约并重的原则 员工出差时须首选公共交通工具出行 如遇特殊情况需打的则必须获得部门负责人批准 4 出差时由对方接待单位提供餐饮 住宿及交通工具等将不予报销相关费用 出差补助减半 5 出差期间招待客户 需要事先经公司负责人同意后方可招待 回来后补办招待申请程序 其招待费已报销的 应扣除招待当天对应的伙食补贴 6 为了节约差旅费用 除总监及以上的其他员工 出差是双人同行的 同性 要求住同一间房间 标准按同住者最高级别执行 7 出差天数界定 出差之日与返回之日 合并计算为一天 8 总监及以上级别出行交通工具视情况而定 10 差旅费报销单的填写 销售部 2014 1 18 王五 经理 洽谈合作项目 2014 1 15 2014 1 17 3 10 1 15 深圳 吉安 1 16 吉安 1 17 吉安 深圳 200 200 80 80 200 200 400 400 160 400 280 280 960 00 160 00 玖 陆 零 零 零 王五 11 五 办公费报销 办公用品包含使用年限在1年以上的 价值低于2000元 不列入固定资产核算的耐耗品 5 1办公用品由行政部门统一购买 登记 入库 保管和发放 具体购置程序根据行政部门相关规定执行 费用由行政部门报销 5 2办公用品根据需要按月采购 采购人员需要事先借款的 填写购买办公用品借款单 后附 办公用品请购申请单 执行公司借款流程 12 六 招待费报销 招待费是指因工作需要招待外单位人员发生的费用如餐费 礼品费等6 1每次进行招待前 需填写好招待费用申请表并向部门主管报备 6 2招待费未超过300元 可以用现金支付 报销时必须提供餐费发票和就餐小票 招待费超过300元 必须选择刷卡 报销时必须提供餐费发票和刷卡单 未按照要求提供单据不予报销 6 3报销招待费时需将部门主管签字的招待费用申请表附在报销粘贴单后 6 4需要赠送客人礼品时 招待客户往来机票车船费 住宿费的 必须逐级上报 经总经理批准后方可执行 6 5费用必须按实际发生金额报销 如发现缺票或票据丢失以其他票据填充报销者 不得报销当次费用 13 费用报销单的填写 2014 01 18 10 财务部 1月2日招待事务所客户 300 00 300 00 叁 零 零 零 零 xxxx 14 业务招待费明细单填写 财务部 2014年1月16 会计事务所张三 300 00 俏江南卓越店 李四 洽谈公司审计事项 xxxxx 15 七 交通费报销 7 1公司员工外出办事 应首选公交车 地铁作为出行工具 需要乘出租车必须经部门负责人同意 7 2报销交通费必须认真填写交通费明细表 按照表格要求填写出行日期 事由 出发地 目的地 金额 不得有涂改 报销时附在报销粘贴单后 7 3报销金额严格按照车票金额计算 每张车票上标明日期 按照时间顺序粘贴在粘贴单上 票面金额不实 金额计算错误 金额有涂改均重新填写报销单 交通费用明细表 7 4交通费每月报销一次 每月10日前报销上月交通费 10日后交来交通费报销单据 报销款下月10日前发放 16 交通费明细表填写 1 1月 1月2 兴业银行和平支行开户 地铁 会展中心国贸 6 00 2 1月3 福田国税办事 地铁 会展中心竹子林 6 00 12 00 xxxxx 17 八 固定资产的购置 管理 固定资产是指使用年限在1年以上 价值在2000元以上的办公设备或物品 8 1新增固定资产需编制预算 并由行政部门统一购买和管理 具体购置程序根据行政部门的采购制度执行 购入的固定资产验收后 将发票和其他有关单据交财务部入账 行政部门制成铭牌粘贴在相应的固定资产上 并对其登记造册 18 九 员工借款审批流程 为增强财务部门与各部门配合度 确保及时付款 借款金额在1000元 3000元内 需提前一天知会财务 借款金额在3000元 5000元内 需提前三天知会财务 借款金额在5000元以上 需提前五天知会财务 19 借款单的填写 2014 01 12 行政部 李六 行政部采购办公用品 3000 00 叁 零 零 零 2014年1月13日 20 内容真实 填写完整 数字明晰 盖章清楚 数量 单价的乘积要和金额相符金额的大小写须一致 单位名称必须是 深圳市万博汇投资控股有限公司 不要简化成 万博汇 或其他名称 十 取得发票注意事项 21 白条 存根联 发货联 记帐联不能作报销单据 公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销 办公用品 日用品 装修材料等须附清单 清单上盖章必须与发票上一致 十 取得发票注意事项 续 22 将发票 收据整理分类 将车票及发票一律用胶水整齐粘贴在粘贴单内 不能使用订书机 注明张数 金额 交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界 须紧粘贴单顶界和右界从左往右横向粘贴 原始票据必须按不同类别 分门别类进行粘贴 不能混合粘贴 票据有金额的一面朝上 十一 报销单据粘贴注意事项 23 报销凭证票据粘贴方法 票据较多时 票据按票面金额 纸张的大小依次从右向左错开粘贴在粘贴单上 1 2 3 提示 粘贴好的票据附于报销单据封面后 3 提示 票据固定点 24 报销凭证票据粘贴方法 票据较少时 票据按票面金额 纸张的大小依次从左向右错开粘贴在粘贴单上 也可直接附于报销单据后 1 提示 票据固定点 3 提示 粘贴好的票据附于报销单据封面后 25 我们的目的 我们的目的 让我们的凭证变得美观 整洁 26 制作人 xxxxx