《提高工作效率》PPT课件.ppt

如何提高工作效率 把事情很快地做完 叫做效率把事情很快又很对地做完 叫做效能是指在在单位时间内完成工作的数量 叫做工作效率 思考 为什么有人比我工作更出色 目标 途径 方法 效率 哪些因素导致工作效率低下 1 工作熟练度不够 工作一段时间后即使完全掌握了本岗位的工作技能 由于岗位的需要 不得不另外重新学其他的工作技能 技能的不熟练 自然导致工作速度不快 工作成绩不大了 2 时间概念不强 看见事情就做 对自己的工作时间没有具体的安排 也不清楚自己的时间到底是怎么损失的 也不明白自己所花费的时间是否合理 拿到一份领导交代的任务 不明确自己能够多长时间做出来 没有潜意识里的强制性概念 对于时间概念不强的问题 应该从2个方面着手进行处理 1 了解自己的时间分配 找出浪费的原因 分析如何解决这个时间的浪费问题 2 建立和强化时间概念 利用日程表记录每天的工作内容 要时刻清楚 这小时我干什么 工作统筹能力不足 1 先把已经确定时间的任务罗列出来 并根据已确定时间间隔安排其他工作 2 逐步培养自己的日程安排能力 根据自己的喜好 将相应的任务安排在合适的时间段里 3 相似的工作排在一起 尽量减少主观思维上的变化 4 工作不要排的太满 始终给自己保留一定的弹性时间 3 任务分解能力不足 有些复杂的工作 工作多年的好手 会仔细的把这个复杂的工作进行拆解 并逐步分类 以各个完成 然而有些人并不具备任务分解的能力 这导致了缺乏思路无从下手 越想越繁杂 无法很好的系统的完成该项工作 于任务分解能力上的不足 这需要我们时刻保有项目管理的概念 不论事情巨细大小 一律按照项目案来处理 抓到问题就分解 按类别来逐步逐步完成自己的工作 形成自己的任务分解能力 4 目标不明确 明确的目标 合理的职业生涯规划对于我们在职业生涯发展道路上至关重要 没明确的目标对个人的职业生涯发展是极其不负责任的 先就业后择业不失为当下一策略但大方向 必须清楚个人目前所从事的职业必须结合最终的职业生涯为基础 除了要有明确的目标 坚定的信念 在物质上生活品质的提高对大部分人来讲是当前最切实际的 具体的目标可以从基本生活保障开始到生活品质的提高 怎样提高工作效率 一 目标管理 行为研究结论表明 人不会持续不断地做自己都不知道为什么要做的事情 哈佛大学的调查 目标的作用 1 给人的行为设定明确的方向 使人充分了解自己每一个行为所产生的效果 2 使自己知道什么是最重要的事情 有助于合理安排时间 3 能清晰地评估每一个行为的进展 正面检讨每一个行为的效率 4 能预先看到结果 稳定心情 从而产生持续的信心 热情与动力 以目标为导向 1 设立明确的目标 写出年度的几个目标 找出一个核心目标 并依次排列重要性 然后依照你的目标设定一些详细的计划 你的关键就是依照计划进行 2 进行目标切割 1 年度目标切割成季度目标 列出清单 每一季度要做哪一些事情 2 季度目标切割成月目标 并在每月初重新再列一遍 碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来 3 每一个星期天 把下周要完成的每件事列出来 4 每天晚上把第二天要做的事情列出来 有效工作目标的特征 明确具体可衡量可行性相关性时间性 制定个人工作目标前 请首先结合部门的年度目标 设定目标的7个步骤 将实现这些计划的行动列入每天的日程安排第七步 根据自己制定的计划立即采取行动第六步 将事情按照轻重缓急排列顺序第五步 实现目标要做的所有事情的任务清单第四步 将自己的目标设定一个最后的期限第三步 将自己的目标写下来 把目标变的清晰而具体第二步 确定自己的目标 明确自己想要什么第一步 为什么要做计划 练习 列出下一年你个人要实现的10个目标找出其中最重要的一个目标将目标进行分解 按照七个步骤制定行动计划 二 时间管理 时间管理是什么 时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯 以令自己更富绩效 更富效能时间管理就是事前的规划或长期的计划 时间的特性 供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代 无法失而复得 影响时间流失的因素 目标或目的性不明确工作描述不明确缺乏决定的权力时间安排不合理不速之客来访等候他人 处理工作的技能差日常过多的行政事务过多的路途时间办公室闲聊沟通不好工作安排不当 有效利用时间的方法 精心计划是高效工作的基础 我们为什么要做计划 1 凡是可能出错的都会出错 2 每次出错的时候 总在最不可能出错的地方 3 不论您估算多少时间 计划的完成都会超出期限 4 不论您估算多少的开销 计划的花费都会超出预算 5 所以 在做任何事情之前 都必须先做一些准备的工作 1 精心计划 精心计划 工作的最高目标之一 就是让自己投入的心力 体力与情感有最大的回报 令人欣慰的是 制定计划时多花费一分钟 就能让你在行动中节约10分钟 花费十几分钟做每天的计划 可以让你为自己节约两个小时的时间和精力 你需要的计划单 每天计划 每周计划每月计划 步骤 准备纸笔列出任务清单 想起一件新的工作立刻加到清单上 根据轻重缓急来排先后的顺序在每天工作中将完成的任务划掉 10 90定律 工作前花10 的时间用于制定计划 在工作中将节约90 的时间 2 重要VS紧要 重要事情 你个人觉得有价值且对你的使命 价值观及首要目标有意义的事和活动 如果它成功地完成 你或别人将取得很大的收益 带来的收益越高 这项任务的重要程度越高 紧急事情 你或别人认为需要立刻注意的事和活动 如果不能按期完成 它对你或别人的价值会减少甚至消失 明确自己的价值观 设定目标 制定阶段性步骤 把握今日 最重要时刻 长期 中期 短期 3 自我领导 4 使用ABCDE的方法来管理每天 ABCDE法是一种极为有效的设置优先时间的方法 适合每天使用 A是项目的非常重要事情 如果不只一项 可以A1A2 B项目是你应该做的 后果不严重 但是你不做会让别人麻烦C项目是做起来轻松愉快 地位却无足轻重的事情D是可以委派别人来做的事情E是完全取消的不做的事情 练习 将你明天的任务清单 用ABCDE的方法来练习 5 工作的关键点管理 你为什么能拿到薪水 公司需要你完成具体的工作 薪水和奖金是对你完成的数量以及质量的回报 我们每个人的工作可以分解为5 7个环节 我们需要把关键点找出来 找出自己在每个环节的优势和劣势 你工作中最薄弱的那个环节 决定了你发挥自己能力的最大限度 6 克服拖沓 克服拖沓最好的办法就是在做事之前将一切准备就绪 清理你的办公桌 将文件按照你需要的程度摆放 收起无用的文件和物品 准备工作所需要的资料 电脑程序 电子邮件地址 其他通讯的资料 为自己创建一个长时间工作舒适的办公环境 良好的自我确认 自己是个效率很高的人 迅速进入状态 7 给自己压力 将重要的工作的完成日期书面化 以提醒自己剩余的时间 并书写下列项目 适当的给自己一些压力 写出完成这个工作可以给自己带来的五项好处写出不完成这个工作给自己带来的五项损失冥想完成后自己的心理感受和场景与压力共处 将压力化为动力 1 我做了什么根本不需要做的事 2 我做了什么耗时过长的事 3 我做了什么会浪费别人时间的事 8 以后要经常反省自己 总结 目标清晰 清晰自己的各阶段目标请让自己的年度工作目标结合部门的目标设定有效目标 高效工作管理等于 自我管理到位 精心计划轻重缓急 按照角色自我领导用A E的方法管理每天工作的关键点管理克服拖沓与给自己压力经常反省自己 时间管理水平自测 选择 从不 记0分 选择 有时 记1分 选择 经常 记2分 选择 总是 记3分 1 我在每个工作日之前 都能为计划中的工作做些准备 2 凡是可交派下属 别人 去做的 我都交派下去 3 我利用工作进度表来规定工作任务与目标 4 我尽量一次性处理完毕每份文件 5 每天列出应办事项清单 按重要顺序排列并依次办理 6 尽量回避干扰性电话 不速之客来访以及突然约会 7 我试着按照生理节奏变动有规律的来安排我的工作 8 我的日程表留有回旋余地 以便应对突发事件 9 当其他人想占用我的时间 而我又必须处理更重要事情时 我会说 不 0 12分 你自己没有时间规划 总是让别人牵着鼻子走 13 17分 你试图掌握自己的时间 却不能持之以恒 18 22分 你的时间管理状况良好 23 27分 你是值得学习的时间管理的典范