内审流程及审核技巧.ppt

内审流程及技巧 一 内部审核的目的及作用二 内部审核的准备三 内部审核的实施四 内审核查表的使用五 内审报告的作成及内审追踪六 成功审核的10个技巧 培训题纲 顾客 要求 管理职责 资源管理 测量分析和改进 产品实现 满意 顾客 质量管理体系的持续改进 产品 以过程为基础的质量管理体系模式 输入 输出 活动 一 内部审核的目的及作用 Plan 计划 Do 实施 Check 检查 Action 总结 纠正 PDCA循环 二 内部审核的准备 准备过程说明 二 内部审核的准备 准备过程说明 1 准备内审用的各种资料 表格 核查表 不符合报告 内审报告 人员分配表 ISO9000标准 手册 程序文件 二 内部审核的准备 资料及活动准备 2 文件预审在现场审核过程开始之前 应审阅质量管理体系文件如手册 程序 规定及记录等整体了解文件的总体情况及架构 二 内部审核的准备 资料及活动准备 三 内部审核的实施 实施流程 首次会议 内部管理体系审核的实施 1 和受审核部门负责人的审核前会唔 介绍内审员 确认内审目的 范围 协商内审实施办法 确认总结会议和末次会议时间 1 向受审核者说明内审宗旨2 根据抽样方法实施审核3 收集审核证据4 根据检查表进行内审5 判定不符合时 经受审核部门负责人确认 总结会 1 听取受审核部门意见2 阐明不符合的依据 1 宣布内审结果 基于客观证据进行说明 总结不符合 协商纠正和预防措施2 必要时确定跟踪内审日期3 双方确认内审报告 草案 做好记录 末次会议 审核组会议 1 决定不符合2 编制内审报告 草案 三 内部审核的实施 实施流程 1 向受审核方说明内部管理体系审核的宗旨 受审核部门对内审员的到来往往会紧张 难以保持正常心理状态 因此 要向他们说明 内审以改进为目的 即使发现不符合也不是针对个人 三 内部审核的实施 实施方法 2 提问时要留意对方是否已明确例 可按下面逻辑顺序来提问 可能会容易理解a 按重要程度 b 按业务流程 c 按场所顺序 三 内部审核的实施 实施方法 3 根据抽样结果 进行审核内审应在一定时间内实施 一般应尽量选择组织的有代表性的对象进行审核 当然 这并不影响一次内审覆盖整个体系 三 内部审核的实施 实施方法 4 收集审核证据1 观察在做什么 2 提问要适当 应使用5W1H 即 What 什么 When 时间 Where 哪里 Who 谁 Why 为何 How 怎样 三 内部审核的实施 实施方法 3 验证受审核者的回答 收集审核证据 a 有些提问可以马上看到证据 但也有一些不能马上到 往往约定 过一会儿看 这种情况下必须做好记录 以免忘却 b 收集审核证据必须进行记录 包括审核中的作业的名称 文件编号 产品部件编号 设备 设施编号等 c 证据只能是现场观察到的客观事实 记录和主管人员或主管负责人的回答 其他人员或者是陪同人员的回答不能直接作为证据 需进行验证是事实才能作为证据 三 内部审核的实施 实施方法 4 根据检查表审核内部管理体系 以保持审核目标的明确 5 判定不符合时 经受审核部门负责人确认 6 一般不符合的判定原则 对满足管理体系要素或体系文件的要求而言 是个别的 偶然的 孤立的 性质轻微的问题 三 内部审核的实施 实施方法 7 审核经常发现的问题a 写一套 做一套 b 数据 证据不足 c 追溯性差 d 标识失效 e 文件过时 f 文件的接口 三 内部审核的实施 实施方法 8 审核判断原则a 就近不就远 b 能细则细 c 就事论事 d 就地解决 三 内部审核的实施 实施方法 内审核查表的使用可着重注意以下方面 1 不应只采用YES NO问答的模式 否则会导致审核失败 2 审核员进入一个部门或区域时 可请有关人介绍体系是如何运作的 3 询问执行人员是如何工作的 是否有文件规定或记录 四 内审核查表的使用 4 观察执行人员按照有关程序工作的情况5 验证必要的记录或文件6 按手册程序或标准评价上述了解到的情况 并决定是否符合要求7 最后利用核查表确保所有方面的要求都已查到 四 内审核查表的使用 8 切忌机械地从核查表的第一个问题按顺序开始 应该把提问 评价 记录结合起来 然后利用核查表确保提出了所有的问题并得到答复9 尽可能不要照着事先准备好的核查表去宣读一个个问题 实际上熟练的审核员的核查表是记在脑子里的 四 内审核查表的使用 五 内审报告作成的及内审追踪 编写内部管理体系审核报告 内审报告的实施跟踪 1 编制内审报告 2 内审报告中应附有不符合的准确记录及其纠正措施的要求 1 接受完成纠正措施的汇报 2 确认纠正措施是否按计划实施 3 向受审核部门传达对纠正措施的评价 若评价良好 则内审完成 4 必要时制定确认纠正措施有效性的内审跟踪计划 五 内审报告作成的及内审追踪 跟踪内审 1 确认纠正措施的适当性和有效性2 若纠正措施的效果得到确认 则纠正措施完成 1 面谈时不仅仅拘泥于体系 要用其他话题引起对方兴趣 2 要积极应对 在符合体系要求时要表扬对方 3 以激励的方式交谈 让对方明白你已注意到对方的工作和作用 六 成功审核的10个技巧 4 提问时要求对方回答具体化 5 不能为达到审核目的而对对方发出指示 命令 6 回避争论 7 不能批评所得信息 六 成功审核的10个技巧 8 其间发现不符合 则迅速记录 并且不要过多评论 避免引起对方反感 9 不能在说明审核情况时议论当事人 10 要牢记发现不符合的目的是为了审核者和受审核者双方利益 目的是解决问题 六 成功审核的10个技巧