工作分析与工作设计.ppt

第三章工作分析与工作设计 本讲主要内容 工作分析的管理定位 工作评价确定薪酬结构 工作分析的管理定位 组织结构与工作性质和工作流程 职能部门化工作界定狭窄高度专业化人们独立完成工作几乎没有协作工作计划没有决策权 事业部部门化工作界定宽泛全面化以团队形式完成工作协作是关键拥有较大决策权 人力资源管理与工作管理 某项工作的内容是什么 其职责和权限有哪些 雇佣具备哪些条件的人可以承担这项工作 如何衡量这项工作的绩效 对此项工作组织应该支付多大的报酬 如何安排此项岗位人员的培训课程 工作分析模型的引入 什么是工作分析 工作分析是对一项特定工作所完成的任务以及能成功承担此项工作所必须的个人特征进行细化的过程 通俗地说 就是通过一定的程序 来确定某一工作的任务和性质以及哪些类型的人可以承担这一工作工作分析最常见的结果性文件工作描述 JobDescription 工作规范 JobSpecification 工作分析VS动时研究 工作分析的几个相关概念 工作分析中的几个相关概念 工作评价确定薪酬结构 工作分析的意义 工作分析的作用 通过工作说明书建立了岗位任职者与主管间的沟通和职位角色 界定组织的基本期望和岗位的特定责任 实现组织的规范化管理 为招聘筛选提供所雇佣人员的任职资格 为工作评价提供基础 形成绩效评价的基础 工作分析的作用 续 为培训提供信息 为安全与健康管理提供信息 避免工作重叠 角色模糊 提高个人和部门的工作效率 为工作岗位分类管理提供依据 发现工作或管理的空白点 为工作再设计和职位管理提供依据 什么情况下需要做工作分析 新组织 新工作产生 组织机构和工作流程变革或调整 新技术 新方法 新工艺或新系统的产生而使工作发生重大变化 缺乏明确的 完善的工作指导说明 工作评价 你能想到的其他情况 什么情况下需要做工作分析 组织没有正式的HRP 以经理人员和人力资源管理人员的个人经验为依据 招聘员工时 很难确定用人标准 人才使用出现学非所用 用非所学现象 员工抱怨工作负荷大 或工作负荷小 即出现小马拉大车或大马拉小车现象 考核项目主观性强 考核内容不focus工作内容 员工晋升阶梯及相对应的能力要求不清晰 培训过程中 培训需求分析差 供需差异大 培训效果 尤其是绩效层面 差 工作分析信息的分类 员工需要做什么 whatactivities 工作将在什么时间完成 when 工作在哪里完成 where workingcondition员工如何完成工作 How Machinetools为什么要完成此项工作 why 谁来完成此项工作 Who 可能的信息来源 SME 可能的信息来源 SME 工作分析程序实施模型 工作分析程序实施步骤 工作分析信息收集的主要方法 工作实践法访谈法问卷调查法观察法日志法 工作实践法 访谈法 个别访谈法 individualinterview 集体访谈法 groupinterview 主管访谈法 supervisorinterview 访谈法的优缺点 一种相对简单 便捷的搜集信息的方法 而且适用面较广 通过访谈能探察到一些不为管理层知晓的内容 如工作态度 工作动机等较深层次的东西或一些管理问题 方式亲切 能拉近访谈者与员工的关系 信息失真 害怕效率革命而带来薪酬变化 打断被访问人员的正常工作 有可能造成生产的损失 可能会因问题不够明确或不够准确而造成双方误解或信息失真 访谈原则及标准 所提问题和职务分析的目的有关职务分析人员语言表达要清楚 含义准确所提问题必须清晰 明确 不能太含蓄所提问题和谈话内容不能超出被谈话人的知识和信息范围所提问题和谈话内容不能引起被谈话人的不满或涉及被谈话人的隐私 麦考米克 1979 成功访谈要点 预先准备访谈提纲 与主管密切配合 找到最了解工作内容 最能客观描述工作职责的员工尽快与被访谈者建立融洽的感情氛围 知道对方姓名 明确访谈目的及选择对方的原因 访谈中应该避免使用生僻的专业词汇访谈者应只能被动地接受信息就工作问题与员工有不同意见 不要与员工争论员工对组织或主管有抱怨 也不要介入不要流露出对某一岗位薪酬的特殊兴趣不要对工作方法与组织的改进提出任何批评与建议请员工将工作活动与职责按照时间顺序或重要程度顺序排列 这样就能够避免一些重要的事情被忽略访谈结束后 将收集到的信息请任职者和主管阅读 以便修正 访谈法的优缺点 一种被广泛采用进行工作分析的方法 尤其是用来达到编制工作描述的目的 经常被作为其他信息收集方法的辅助 如当问卷填写不清楚 观察员工工作时存在问题等 缺点主要在于 对访谈者技巧要求高 如运用不当可能影响信息收集的质量 不能作为工作分析的唯一方法 问卷调查法 示例 一般工作分析问卷 部分 1 职务名称 2 比较适合任此职的性别是 A 男性 B 女性 C 男女均可 3 最适合此职的年龄是 A 20岁以下 B 21 30岁 C 31 40岁 D 41 50岁 E 51岁以上 4 能胜任此职的文化程度是 A 初中以下 B 高中 中专 C 大专 D 本科 E 研究生以上 5 此职的工作地点在 A 本地市区 B 本地郊区 C 外地市区 D 外地郊区 6 此职的工作主要在 指75 以上的时间 A 在室内 B 在室外 C 室内外各一半 示例 一般工作分析问卷 部分 A 90分以上 B 70 89分 C 30 69分D 10 21分 E 9分以下 7 任此职的一般智力最好在 8 此职工作信息来源主要是 A 书面材料 文件 报告 书刊杂志 各种材料等等 B 数字材料 包含各种数据 图表 财务数据的材料 C 图片材料 设计草图 照片 X照片 地图等等 D 模型装置 模型 模式 模板等等 E 视觉显示 数学显示 信号灯 仪器等等 F 测量装置 气压表 气温表等各种表具 示例 指定工作分析问卷 部分 说明以下职责在你工作中的重要性 最重要的打10分 最不重要的打0分 标在右侧的横线上 1 和客户保持联系 2 接待好每一个客户 3 详细介绍产品的性能 4 正确记住各种产品的价格 5 拒绝客户不正当的送礼 6 掌握必要的销售知识 7 善于微笑 8 送产品上门 9 参加在职培训 10 把客户有关质量问题反馈给有关部门 11 准备好各种推销工具 12 每天拜访预定的客户 13 在各种场合推销本产品 14 讲话口齿清楚 15 思路清晰 16 向经理汇报工作 17 每天总结工作 18 每天锻炼身体 19 和同志保持良好关系 20 自己设计一些小型促销活动 21 不怕吃苦 示例 指定工作分析问卷 部分 观察法 工作写实之一 被观察者的工作应相对稳定 工作场所也应相对固定 这样便于观察适用于大量标准化的 周期较短的以体力活动为主的工作如组装线工人 会计员 而不适用于脑力活动为主的工作如律师 设计工程师等工作观察者尽可能不要引起被观察者的注意 也不要干扰被观察者的工作 否则可能引起霍桑效应对于不能通过观察法得到的信息 应辅以其他形式如访谈法来获得观察前要有详细的观察提纲可以采用瞬间观察 也可以定时观察 示例 工作分析观察提纲 被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部门 观察内容 什么时候开始正式工作 上午工作多少小时 上午休息几次 第一次休息时间从 到 第二次休息时间从 到 上午完成产品多少件 平均多少时间完成一件产品 与同事交谈几次 每次交谈约 分钟 室内温度 度 抽几支烟 喝了几次水 什么时候开始午休 出了多少次品 搬了多少原材料 噪音分贝多少 工作日志法 工作写实之一 若运用得好 能获得大量的 更为准确的信息前期直接成本小收集信息可能较凌乱 整理工作复杂加大员工工作的负担也存在夸大自己工作重要性的倾向 关键事件法 CIT 收集 整理导致某工作成功或失败的典型 重要的行为特征或事件它是在二战期间由JohnFlanagan开发出来用于识别各种军事环境下提高人绩效的关键性因素的手段和方法 Flanagan认为 关键事件法应对完成工作的关键性行为进行记录 以反映特别有效和特别无效的工作行为需要专业人员对 关键性事件和行为 进行信息收集 概括和分类 没有提供对工作全方位的描述和探察 主要应用于下述工作分析目的 绩效评价标准的建立 BARS 甄选标准的开发以及培训员工 举例 销售工作的15种关键行为 善于把握客户定货信息和市场信息 密切注意市场需求的瞬间变化 善于与销售部门的管理人员交流信息 善于与生产部门的管理人员和执行人员交流信息 对上级和客户忠诚 讲信用 能够说到做到 坚持为客户服务 了解和满足客户的要求 积极收集产品的售后反馈信息 向客户宣传企业的其他产品 积极扩大企业的销售额及市场占有率 不断掌握新的销售技术和方法 在新的销售途径方面有创新精神 维护公司形象 树立企业良好声誉 结清帐目 工作态度积极主动 工作分析目的 信息与方法的关系 工作分析的工作原则 客观性 准确 科学性实用性变动性时间因素技术因素组织因素情景因素 对工作进行深入细致的调查与研究 不能想当然抓住工作的本质特性去分析 以科学的态度 选择科学的调查方法根据管理用途不同 选择说明书的内容繁简等 在成本与实用性间进行平衡监控影响工作变动的因素 及时进行变动和再分析 工作分析的评价 一般而言 组织工作划分越细 需要收集的信息也越详尽 工作间的差别和界限越要区分 成本也越高灵活性与刚性 工作描述的柔性使得组织发展变革需要对工作进行调整时 有较强的灵活性成本收益分析工作分析的效度 即分析结果的准确性工作分析的信度 即不同分析人员对同一工作的分析所得到结果的一致性或同一工作分析人员在不同时间对同一工作分析所得到结果的一致性 工作说明书包含的内容 工作 岗位 标识工作概述工作职责与其他工作 岗位 关系 所施监督与所受监督 工作权限工作业绩标准工作条件任职规范 工作說明書範例 工作說明書範例 續 工作分析的重点强调 工作分析关注的是岗位而不是人 工作分析收集的是 工作是什么样子的 工作设计关注是 工作应该怎样才能对让任职者满意 岗位任职资格一般描述的是最低标准 通用型工作说明书和系统型工作说明书 灵活性与法律要求 工作分析与工作研究 动时研究 工作设计的目的与意义 目的说明工作如何做 如何做得更快更好 有效地达到企业目标如何使工作者在工作中得到满足 激励把员工安排到他们感兴趣的工作岗位上 通过为员工提供定制化的职位来留住优秀的 有才华的员工意义工作设计直接影响员工的绩效 工作表现 工作满意感 员工的生理与心理健康 工作设计影响工作与工作之间的关系 以至影响整个组织的绩效 工作设计的时机选择 组织变革与组织结构重新设计工作职责设计问题 重叠或空白点工作量 负荷 设计问题现有人员问题在一定时期内难以达到工作规范要求由于员工对现有岗位丧失兴趣或新鲜感而导致员工工作效率下降 工作设计的要素与内容 工作设计要素 结果 5 反馈 4 影响 2 工作功能责任权限信息沟通工作方法协作要求 1 工作内容工作的多样性工作的自主性工作的复杂性工作的完整性 3 工作关系与他人交往关系建立友谊的机会工作班组集体工作的要求 A工作绩效数量质量效率B员工反应满意感缺勤率离职率 工作的本质 工作设计方法 传统的科学管理方法人体工程学方法人际关系方法按照依赖的学科理论基础划分的方法辅助性工作设计 传统的科学管理方法 工作简单化workSimplification理论基础 劳动分工理论劳动分工 降低成本 提高效率科学管理 泰勒 吉尔布雷斯夫妇 动时研究流水作业生产线 传统的科学管理方法 通过动作与时间研究 将工作分解为若干很小的单一化 标准化及专业化的操作内容与操作程序工作专业化的特点流水线的节拍决定员工的工作速度工作是极其简单的对员工的技术要求程度低每位员工只完成整个工作或成果的一部分员工被固定在流水线上的某一个岗位上 限制了员工之间的社会交往由管理部门决定工作设备和工作方法 员工只能服从 工作简单化的优缺点 优点 将工作分解为许多简单的高度专业化的操作单元 可以最大限度地提高员工的操作效率对员工的技术要求程度低 可以利用廉价劳动力和节省培训费用标准化的工序和操作规程 便于管理部门对员工的工作数量和质量方面的控制 保证生产均衡和连续进行缺点 设计刚性 对环境 尤其是对来自于顾客方需求的变动反应迟钝只注重工作任务和效率 没有考虑人的因素和人的反应 过度工作专业化的缺陷 每个人承担的工作十分简单与单调 使员工感到枯燥乏味 从而产生厌烦和不满情绪 形成 效率玻璃顶 影响效率的进一步提升残次品率上升 产品质量下降员工工作情绪化 对工作不满 工作的责任心差 出现消极对抗行为以及管理人员与工人的隔阂缺勤率和离职率上升 有可能诱发优秀人力资源流失 匹配流模型 人际关系设计方法 起源 霍桑实验研究与人际关系学派具体方法工作扩大化 jobenlargement 工作轮换 jobrotation 工作丰富化 jobenrichment 工作扩大化 内涵界定 在水平层面上扩大工作范围 为员工提供更多的工作种类特征评价工作扩大化通过增加每个员工应掌握的技术种类和扩大操作工序的数量 在一定程序上降低了员工的单调感和厌烦情绪 提高了员工对工作的满意感但这种方法仍然没有改变员工的工作性质 甚至有人批评说 工作扩大化只是使员工做更多工种的工作 并为企业管理当局提供了裁员的机会与借口Herzberg批评工作扩大化是 0 0 工作轮换 内涵界定 工作轮换是指在公司的几种不同职能领域为员工作出一系列的任务安排 或者在某一单一的职能领域或部门中为员工提供在不同工作岗位之间流动的机会特征评价 特点和优点减少枯燥 降低了员工的不满与厌烦增强对公司不同职能的理解和认识为员工提供了理解其他工作工序和发展技术的机会利于对员工多技能开发 提升了员工工作转换能力和解决问题能力 工作轮换 潜在的问题初期的适应导致生产率的损失和工作负担的加重培训成本轮换的范围和组织有序强制VS自愿采取工作轮换的方法并没有使员工的工作有任何实质性的变化 它只是为缓解员工对过分专业化的单一重复性工作所产生的厌烦感的一种权宜之计 如Herzberg批评工作轮换是 用一个0代替另外一个0 工作丰富化 内涵界定 通过对工作内容和责任层次基本的改变 旨在向工人提供更具挑战性的工作 理论基础 赫茨伯格 FrederickHerzberg 的双因素 Two Factor 理论实施特征 不是水平地增加员工的工作内容 而是垂直地增加管理控制与责任通过对员工职务内容即工作本身的亲身体验 产生持久性的激励让员工承担更多的任务 更大的责任 自主权和自我管理使员工在完成工作的过程中 有机会获得一种成就感 认同感 责任感和自身发展 工作丰富化的特征模型 工作丰富化的实施措施 增加工作要求 赋予更多的责任赋予员工尽可能多的自主权和控制权 让员工而不是别人来规划 控制他的工作 自己安排上下班时间 工作进度畅通反馈渠道 让员工迅速知道自己的绩效获得发展与学习的机会 培训与开发 组成自然的工作群体 使每个员工都在自己的部门中了解全面的情况实行任务合并 让员工从头至尾完成一项工作 而不只是承担其中的某一部分建立客户关系 让员工有同客户交往的机会 工作丰富化原则与前提 员工绩效低落必须是因为激励不够 而不是培训问题不存在其他更容易的改进方法保健因子必须充足 薪水 工作环境 工作本身的激励潜力还有待挖掘 即工作并不是足够有趣和具有挑战性在技术上和经济上可行员工愿意接受 工作设计模式比较 激励型工作设计方法机械型工作设计方法生物型工作设计方法知觉运动型工作设计方法各种设计模式之间的比较 辅助性工作设计 Part time 非全日制工作 Job Sharing 工作分享 CompressedWorkweek 压缩工作周 Flextime 弹性工作时间 Homework 在家工作 本讲思考题 工作分析在人力资源管理中处于怎样的地位 发挥何种作用 哪些因素影响组织对职位内容的设定 如何影响 哪些因素影响工作分析技术的选择 工作丰富化的途径是如何通过影响职位核心特征来影响绩效的 辅助性工作设计将对组织人力资源管理产生哪些影响