《会议策划与营销》PPT课件.ppt

第四章会议策划与营销 会议业是会展业重要的组成部分 所谓会议通常指有一定数量的人参加 围绕特定的目的 在某个地点定期或不定期进行的持续一段时间的思想 观点和信息交流活动 根据ICCA统计 每年全世界的会议收入约在2800亿美元以上 其中国际会议收入为76 2亿美元 第一节会议策划 教学目的与要求 通过本章的学习了解会议策划的要素 会议策划的内容和要求 能够撰写会议总体策划文案 本节主要内容 一 会议策划的概况二 会议前期的准备工作 一 会议策划的概况 一 会议的类型1 国际性会议 全国性会议 区域性会议 单位性会议2 决策性会议 公正性会议 研讨性会议 显示性会议 商贸性会议3 现场会 观摩会 座谈会 招待会 电视电话会4 协会会议 公司会议 一 会议策划的概况 二 会议工作流程1 会前 1 与会议主办方洽谈 2 提供会议所需要的机票 车票 住宿酒店 会议场所 交通等信息 并制定完备的会议预案书 3 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃 住 会议场地 游 娱乐等相关方面的情况 4 确定方案 签订合同 预付定金 2 会中 1 会议接待 2 会前准备 3 会议场所 4 会议住宿 5 会议餐饮 6 会议旅游 7 会议娱乐 8 会议服务 3 会后 1 结帐 2 资料收集 二 会议策划的要素 5W WHOWHATWHENWHEREWHYHOW 1 WHO 谁来参加会议 会议规模 预期参加会议的人数 是否邀请与会代表的陪同人员 是否有特殊的贵宾 是否有媒体的代表 是否有海外代表 2 WHAT 会议是什么类型的会议 3 WHEN组织会议的有效时间 会议的准备时间 与会人员的日常工作时间与其行业的特点 会议拟邀请嘉宾的工作时间 会议时间前后相关活动是否会影响参会人数等 考虑 财政年度 节假日和其他冲突时间 等因素 4 WHERE 会议地点 又称 会址 既是指会议召开的地区 城乡 又是指会议召开的具体会场 会议选址 考虑交通 食宿 旅游资源 地点与会议主题的关系等 5 WHY 举办会议的目的6 HOW 具体的会议形式 包括 会议空间 设备 餐饮 娱乐等 三 会议筹办的时间周期 筹办的时间周期小型专项研讨会 几个月中型新产品发布会 半年大型培训班 1年国际协会举办的大型会议 2 3年 四 会议策划的基本流程 落实时间地点 确定主题和目标 初步设计方案 确立所有关键任务 落实到人或机构 确定日程表 定期交流 过程监控 制定预算 详细方案 制定企划书 方案得到认可 会议整体构思 市场调研 确定计划 二 会议的前期准备工作 一 确定会议目标和主题1 确定会议目标会议目标是会议各项工作的指挥棒 是会议日程安排和内容的基础 会议目标应书面列明 会议目标必须切合实际 会议目标必须具体而可以衡量 会议目标必须是 应实现什么 而非 应做什么 第18届东盟首脑会议2011年5月7 8日开幕在即 印尼定下三大目标 一是基于政治安全 经济及社会文化三大利益 促使东盟有长足的进步 以达成2015年东盟共同体 二是确定东南亚环境与区域结构适合开展的建设事业 把东盟合作提升至全球等级 包括与东亚峰会扩大会议的合作 三是发挥东盟更大的作用 为全球问题谋求解决办法 2 确定会议的主题主题 就如同写文章的题目 把会议的实质问题画龙点睛地勾画出来 并尽可能反映时代特征或问题的紧迫感 会议主题与会议目标的关系 会议主题服从目标 案例 日本爱知世博会目标 呼吁保护环境 实现人与自然共存的21世纪主题 自然的智慧 2010年上海世博会主题 城市 让生活变得更美好 副主题 经济发展 可持续发展 城乡相互作用 高技术发展 城市与多元文化发展 二 确定会议议题 议题 是会议所要讨论的题目 所要研究的课题 或是所要解决的问题 会议议题一般是对某一件事或某一种活动开展一次有针对性的会议 围绕这件事进行讨论研究 议题必须具有必要性和重要性 又必须具有明确性和可行性 议题制定的原则 1 服从目标2 主题立意要高3 处理好主题与议题的关系主题是议题的集中体现 表达上更概括 主题统帅议题 主题通过议题具体化 2005年钢铁产业政策与价格形式研讨会 议题一 产业政策解读钢铁产业政策取向及对产业发展的影响议题二 钢铁产品价格走势2005 2006年国内钢材市场环境及价格总体走势分析议题三 钢铁专家 生产 贸易企业交流会 三 会议参加对象 会议参加人员根据会议的目的 性质 议题 议事规则等确定 1 法定会议 根据组织章程或议事规则确定 2 会谈 谈判 国际多边会议等 由发起者 主办者和成员之间根据议题协商代表人选 3 协会和学术会议 由协会会员和学术界有关人士自己做出是否出席会议 4 纵向会议和部分横向性会议由会议组织者或领导决定 会议发言类型传达式 讲课式汇报式审议式讨论交流式 五 会议规模的确定 1 会议的规模会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握 以严格控制规模为原则 正式代表 特邀代表 列席人员 工作人员 包括服务人员 的总体数量 2 会议规模的相关要素会议的效率会议场地情况会议举办的成本 七 会议场所的选择 1 策划人员必须在初选的前提下对现场进行考察选择带有会议设施的饭店场所的标准位置区位 市区 乡村 海滨 山区环境优美交通便利是否容易寻找 七 会议场所的选择 2 会议室数量与容纳量 是否适合举办会议质量 隔音效果 翻译设备 断电应急设备 装潢 清洁度 座椅 通道 视听设备 3 住宿客房数量 是否充裕 各种房型都有质量 装潢 设施 卫生间大小 赏心悦目的外景 家具 娱乐等网络 4 餐饮食品质量服务速度食品种类特殊食品的供应 如素食食品 清真食品价格内所包含酒水的数量活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足 5 饭店相关设施活动期间会议主办者在饭店内是否有单独的办公室休闲设施 如游泳池 网球场 歌舞厅等公共区域的质量停车位配备电脑 传真 通讯 秘书设备的商务中心是否能够满足客人对展览空间的需求 6 人力资源管理 是否是负责的 高效的 给予支持的是否配有专业视听技术人员员工培训的水平是否有提供专门活动的联系人 7 价格公布的房价价格协商的余地付款的方式与条件8 安排专项服务的能力摄影师 演艺人员 花商等 9 其他是否有方便残疾参与者的设施是否有同声传译设备是否有印刷设备是否有存储空间是否有免费的定点班车 八 会议时间 包括三种含义 一是指会议召开的时间 二是指整个会议所需要的时间 天数 三是指每次会议的时间限度 九 会议的议程 1 什么是会议议程 一次会议所讨论的问题及进展程序 如开幕式 大会发言 分组讨论 其他事项 通过报告书 闭幕式等 由会议的领导者和主办者决定 会议中由主持人掌握 2 确定会议议程的方法 1 根据到会主要领导的情况 确定会议主持人 2 根据会议的主题 确定会议发言人 3 围绕会议主题 确定会议讨论题目 并根据会议规模 确定讨论方式 4 根据会议拟达到的目的 安排主要领导做好会议的总结 案例 会议议程安排一 会议时间 2011年2月23日13 30至18 00二 会议地点 xx大街路口南xx酒店3楼会议室三 会议议程 13 30 14 00与会人员陆续入席14 00 14 15会议开幕致词并通报公司发展概况14 15 14 25部门划分及岗位职责14 25 14 55销售部管理规定14 55 15 20公司财务综合管理和流程15 20 17 20平台开发进展通报 提问讨论 17 20 17 35客服流程和试题库发展17 35 18 00通报视频产品现状 18 00 18 30市场部工作计划1018 30 18 50会议总结及致词四 参加人员 1 公司全体员工2 其他人员五 有关要求 1 参加人员要事先安排好 务必准时参加 如无特殊原因不得请假 2 鉴于会议的重要性 请自己做好必要的记录 十 会议日程 全国政协十一届三次会议日程3月3日 星期三 下午3时政协十一届三次会议开幕会1 审议通过政协第十一届全国委员会第三次会议议程2 听取贾庆林主席作政协全国委员会常务委员会工作报告3 听取罗富和副主席作政协全国委员会常务委员会关于政协十一届二次会议以来提案工作情况的报告3月4日 星期四 上午9时小组讨论 常委会工作报告和提案工作情况报告 下午3时小组讨论 常委会工作报告和提案工作情况报告 3月5日 星期五 上午9时列席十一届全国人大三次会议开幕会听取国务院总理温家宝作政府工作报告下午3时小组讨论 政府工作报告 十一 会议预算 预算创造一定程度的利润保持收支平衡即便超支 也必须保持在一定的金额之内 固定成本 不论参加者人数多寡都需要承担的那部分费用 如 发言人的出场费 场地租赁费 市场营销开支 设备租金 可变成本 根据参加人数的多寡而发生变化的那部分费用 如 餐饮 住宿 打印与邮费等 收入的来源 会务费 赞助费 与会议相关的展览中租出的展位 会议广告横幅 会议宣传手册中登广告等 十一 会议预算 实现最佳资金流动状况 提早获取收入 如收取订金 尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用 一般会留出10 的应急费用通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出 但须注意不能影响活动的整体质量 文案写作 会议总体方案构成要素 1 会议的名称2 会议的目标和指导思想 意义3 会议的主题 议题和日程4 会议的对象和规模5 会议的时间6 会议地点 合适的举办地 什么国家或地区 什么城市 合适的场馆 会场 宾馆的布置及要求 7 主办单位 承办单位 协办单位等8 会议的举行方式 配套活动 辅助活动的日程安排 如参观 游览 娱乐 聚餐等9 会议的接待 后勤保障措施和手段10 会议的宣传方式 召开新闻发布会 编写会议简报 邀请记者采访 发送新闻稿件等 11 会议经费的预算以及筹措经费的渠道 方式12 其他需要说明的事项 作业 1 撰写一份国际会展产业论坛的会议策划方案 1 主要客户在哪儿 确定目标会议类型2 他们为什么会来 了解客户心理3 多远半径内的人会来 掌握客户的区域分布4 怎么让他们知道 理清传播途径5 怎么打动客户 策划专业而准确的传播内容6 怎么让他们来 组织精准营销7 会议来了怎么办 做好会议服务8 如何让他们再来 做好客户管理工作 第二节 会议营销 第二节 会议营销 一 会议营销策略1 会议营销对象2 会议营销策略会议产品 顾客化 追求品牌的知名度寻求产品生命周期的延续产品差别化销售 二 广告技巧1 原则2 会议广告的方式信函媒体宣传 三 主题活动促销酒店独立承担一家酒店与有关单位共同实施多家酒店与其他有关单位参加的目的地营销 四 编制重要的客户计划 五 会议报价1 报价种类会议散价会议套价2 报价技巧 案例 深圳富苑酒店会议产品 深圳富苑酒店十二个可分别容纳10 1000人的多功能会议及宴会厅均配备了先进完善的设施设备 专业营销团队将为您提供全方位策划 热情周到的服务 全城独一无二的无柱式天幕中庭宴会厅高达21米 可轻松举办500多人的大型宴会 不管是私人寿筵喜筵 亲朋聚会还是公司会议庆典 都可以在此感受至尊至上的贵宾待遇 深圳富苑酒店特别为您推出健康模式半天会议包价及全天会议包价半天会议包价 每位人民币300 15 服务费 此套方案适用于十人及以上使用 您可尊享以下服务 1 4小时的会议室使用 从早上8 00至中午12 00或下午13 00至下午17 002 上午或下午小憩咖啡或茶 配以小点心3 15分钟由坦玛拉水疗中心培训师指导的放松课程健康行政午餐 西式套餐或中式围餐 4 午餐软饮5 免费会议配套设施的使用 白板或写字板配马克笔 便笺纸 铅笔 瓶装蒸馏水 薄荷糖 2支麦克风 宽频上网系统