《会议策划与组织》PPT课件.ppt

会场布置与现场服务 一 会展业的特点 产业带动性强综合效益高信息交流城市形象提升提供就业机会 二 会展经济的功能 整合功能纽带功能展示功能连带功能促销功能 进程1 1 认识会议 主题学习单元1 会议与会议策划 进程1 2 会议策划 导入 问题 1 根据自己的理解 说说什么是会议 2 会议有哪些类型 3 召开会议的目的有哪些 任务一会议的涵义与特点 一 会议的涵义历史 原始社会的 氏族议事会 字面含义 会 聚集 见面 会合等 议 商议 讨论的意思 会议是有组织 有领导地商议事情的集会 总结 会议是一种围绕特定目标进行的 以口头发言或书面交流为主要方式的 有组织有计划的商议活动 形成会议的主要条件是 有明确的指导思想 预期目标 具体议题 有明确的时间 地点 有主持人和参加人员 任务一会议的涵义与特点 二 会议的作用 任务一会议的涵义与特点 三 会议的特点 实践训练 1 背景资料 2012 中秋国庆双节出行各地高速堵车大观 2 实训要求 1 将班级分成多个小组 选取一名会议主持人 让每组的学生分别不同社会角色 如交通管理者 普通市民 旅游者等 围绕既定目的 按照上述情景对 改善节庆堵车 的措施各抒己见 展开热烈讨论 2 此外 每组选一名学生扮演秘书 对各位与会者的发言进行记录 会议结束后 记录员对各种意见和措施进行书面归纳 与会议记录一起上交指导教师 3 指导教师随机抽取各小组的结论予以分析 任务二会议活动的基本要素 引入案例 优秀企业成功经验高层研讨会简报 p8 问题 1 从材料中可以看出 一个成功的会议应由哪些要素构成 2 各个要素对会议的成功召开有什么作用和意义 任务二会议活动的基本要素 一 会议人员会议人员是指参与会议整个过程的人员 可具体分为会议主体 会议客体以及其他与会议有关的人员 1 会议主体指主要策划 组织会议的人员 包括主办者 承办者 支持单位 赞助单位 和协办单位等 水城新津 杯会议人员举例2 会议客体即参加会议的对象 包括正式成员 列席成员 特邀成员和旁听成员 与会者的数量是决定会议规模的主要因素 3 其他与会议有关的人员包括 主持人 会议秘书人员和会议服务人员等 任务二会议活动的基本要素 二 会议名称要求概括并显示会议的内容 性质 参加对象 主办单位 以及会议的时间 届次 地点 范围和规模等 必须用确切 规范的文字表达如 水城新津 杯四川饭店技能大赛可口可乐 中国 饮料有限公司2004年销售会议 任务二会议活动的基本要素 三 会议议题据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题 是会议必备的要素 议题的主要作用 1 准确 具体的体现会议的目标 为目标服务 2 引导和制约会议的发言 任务二会议活动的基本要素 四 会议时间会议召开时间和会期 五 会议的地点据会议的性质和规模 综合考虑会场的大小 交通情况环境与设备等到因素是否适合 有些要考虑政治影响或经济效果 任务二会议活动的基本要素 六 会议的方式为了提高会议的效率 实现会议目标而采取的各种形式或手段 如现场办公会 座谈会 观摩会 报告会 调查会 电话会等 七 会议结果会议结束时实现目标的情况 实用范例 哈啤雪中送炭 欢迎来成都参加 财富 论坛2013年 成都将举办 财富 全球论坛这样高规格的国际会议 重点向国内外友人宣传成都的国际化进程作业 为明年的 财富 论坛写一封邀请函 实践训练 1 背景资料上海惠达科技有限公司准备在11月15日上午召开一次咨询工作会议 公司拟邀请一些专家 学者以及其他企业单位的负责人共同探讨公司发展之路 为了能让与会者有充分的时间安排好工作 公司决定提前将通知发给有关与会者 秘书发出书面通知后不久 公司总经理突然指示 这次会议十分重要 应当还要邀请区科改委有关领导参加 听听他们的意见 以便更好地推动公司工作发展 可是经过联系 区科改委的林主任11月15日正好在外地出差 要到11月16日才能回来 于是 秘书再次发补充通知 通知各位与会者会议时间改在11月17日召开 后来 林主任的秘书打来电话说 林主任在外地出差可能要延迟几天 还要去当地一些企业视察工作 于是 公司的咨询工作会议无法确定时间 只能一拖再拖 2 实训要求 1 分小组讨论 造成会议出现这种结果的原因是什么 2 班级讨论如何避免上述情况的出现 任务三会议的种类与工作原则 一 会议的种类1 按会议的规模划分小型会议中型会议大型会议特大型会议2 按会议内容划分综合性会议专题性会议 任务三会议的种类与工作原则 一 会议的种类3 按会议的性质划分决策性会议 代表性会议 领导性会议非决策性会议 日常办公会议 咨询性会议 总结交流会议 洽谈谈判性会议 进修培训会议 庆典性会议 商品展示和推介性会议 4 按会议所垮的地域范围划分国际性会议全国性会议地方性会议部门性会议 任务三会议的种类与工作原则 一 会议的种类5 按会议的目的划分说明会议研究会议解决问题会议沟通协调会议创意会议 任务三会议的种类与工作原则 一 会议的种类6 按会议的形式划分圆桌会议 公开讨论会议 代表人会议 演讲型讨论 小组讨论 议会型讨论 头脑风暴会议 远程电信会议7 按会议的职级划分股东会议 董事会 高级管理人员会议 中层管理人员会议 职工会议 部门会议 任务三会议的种类与工作原则 二 会议的工作原则1 必要性2 高效性3 目标性4 严肃性5 节俭性 实践训练 1 背景资料在日本富士山县 辽宁省青年友好参观团团长接过日方官员送上的会议程序 只见上面写着辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时 中方团长接过日方官员送上的会议程序 只见上面写着 中方发言时间 10点17分20秒至18分20秒 他不禁楞住了 只好把原来的讲稿从十几页删削成五页 三页 最后删到一页 第二天 中方团长像别的发言者一样 跑步上场 他的发言干净利落 因为被台下几次掌声打断 才拖延了30秒 事后 这位团长感慨地说 这件事给我的启示太大了 2 实训要求 1 各小组讨论这件事到底对我方有何启示 2 讨论日方官员这样安排外宾的发言时间是否合适 课外练习 利用业余时间 在校内外进行实践锻炼 参与会议的各项组织与服务工作 收集会议计划 会议记录等 进程1 1 认识会议 主题学习单元1 会议与会议策划 进程1 2 会议策划 任务一会议策划概述 一 会议策划的概念策划 为未来事项 筹谋献策 目标性 多重选择性 风险性 创意性会议策划 为了使会议取得预期的目的 而进行构思 设计 选择出合理可行方案的过程 好的会议策划 一定是对具体的执行方案有深入的思考 具有可行性 一定是在某些方面有突破 有新意 有创意才行 任务一会议策划概述 二 会议策划的方法1 头脑风暴法2 纸牌法3 策划树法 头脑风暴法 涉日问题尖锐 大学生情绪激动 请讨论决定如何稳定当前大学生学习环境和学习情绪 做到学习爱国两不误 任务一会议策划概述 三 会议策划的原则1 目的性原则2 利益主导原则3 整体规划原则4 客观现实原则5 可操作性原则6 周密性原则7 整合原则8 规范性原则 任务一会议策划概述 四 会议策划的前期工作搞清楚 想法 搞清楚 思路 会议地址的选择列出可供选择的清单根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配会议整体规划亲临现场实地考察会议整体策划工作时间进程表任务分工表物品清单成本分析表 任务一会议策划概述 五 会议策划者的主要任务1 制定计划 确定必须要做的事项以满足会议的需要 并达到会议预定的目标2 制定会议议程3 了解可供使用的场所和设施情况4 选择或提议合适的场所5 安排交通事宜6 协调指挥工作人员的活动7 招收 培训会务人员和广告人员8 制定可行预算或按既定预算安排有关工作 任务一会议策划概述 五 会议策划者的主要任务9 确定各项工作的时间安排10 视察选定的场所和设施11 与各有关方面进行接洽 运输公司 旅行社 试听服务公司 12 确定印刷公司13 安排食品 饮料有关事宜14 同会议发言人和各位贵宾进行联系15 其他 实训一 会议策划 以花源校区行政楼5楼会议室为会议地点策划一次为期1 5天的会议活动 要求 1 运用头脑风暴法决定本次会议的议题 2 安排会议议程3 会议场地布置4 会议成本预算 实训二 成都将建设成为现代国际田园城市 成都在其中看到的是机遇 这也就意味着 我们在产业发展上有可能跨越传统发展方式的某个阶段 带动整个城市快速甚至是跨越式发展 成都的城市理想是 在城市形态和发展水平上 将是超大型 现代化的城市 同时也是符合田园城市理想 统筹城乡发展的城市 广大的农村地区是 人在园中 二 三圈层是 城在园中 中心城区是 园在城中 把城市和农村两者的优点都高度地融合在一起 建设现代国际田园城市 成都 是我们每个身在成都的人的义务 请你策划一次相关内容的团日活动 并重点阐述此次团日活动的亮点 亮点阐述不少于200字 会议策划书 1 名称 2 宗旨 3 主题 4 日期 5 地点 6 主办单位 承办单位 7 邀请媒体 8 亮点 实践训练 1 阅读材料某公司市场销售部刘经理最近注意到 在刚刚过去的一个月中 一些营销开支 广告费用等都没有减少 但是产品的销售量却明显减少了 于是刘经理召集了几个业务骨干召开了部门会议 希望能通过会议从中找到根本原因 会上 一名员工提出上个月销售量下降是因为销售渠道的问题 而另外一名员工则认为导致销售量下降的原因是产品本身满足不了消费者的需求 于是在会议上 与会人员就这两个原因激烈地争论起来 会议一时失去控制 最后 会议也毫无结果 2 实训要求分析这次会议失败的原因 对会议策划有什么启示 任务二会议策划的内容 课前问答 任务二会议策划的内容 一 会议策划的主要内容 五个W 一个H B O Why 为什么要开会 会议目标是什么 Who 参加会议的人是谁 主办者希望哪些人来参加 What 什么类型的会议 会议内容 When 什么时候举行会议 会期长短 Where 什么地方开会 How 会议将怎样进行 Budget b d it 会议预算的策划 Others 会务工作的策划 任务二会议策划的内容 一 会议策划的主要内容1 Why 为什么要开会 会议目标是什么 会议目标是会议组织者的期望 作用 制约会议的议题和议程决定会议的性质影响会议的方式引导会议的结果需注意的问题 提出的目标要切合实际处理好目标层次之间的关系总目标与具体目标的关系主要目标与次要目标的关系 任务二会议策划的内容 一 会议策划的主要内容2 Who 参加会议的人是谁 主办者希望哪些人来参加 确定与会人员的几种程序 领导确定规则确定商磋确定选举确定需注意的问题合法性必要性明确性代表性 任务二会议策划的内容 一 会议策划的主要内容3 What 什么类型的会议 会议内容是什么 根据会议的目标 任务 议题来确定需注意的问题 会议的职权会议的功能 任务二会议策划的内容 一 会议策划的主要内容4 When 什么时候举行会议 会期的长短 原则 时机需要成本和效率协调合法合规需注意的问题 与会者能否在这一时间参加会议与会者是否有足够时间来准备提交相关文件或材料会议各项组织和准备工作是否能够完成具体日期要考虑周到 如时间是否与其它会议或活动相冲突 任务二会议策划的内容 一 会议策划的主要内容5 Where 什么地方开会 选择会议地点的意义 产生良好的政治影响和经济效果突出会议主题营造良好的会议气氛综合考虑以下几个基本问题 地点 历史 服务设施 公共区域及设施 费用 景点 安全 任务二会议策划的内容 一 会议策划的主要内容6 How 会议将怎样进行 对会议的议程进行安排 议程表需要注意的问题 议程的每一个环节应环环相扣议题较多时要考虑主次先后议程应提前通知与会者 任务二会议策划的内容 一 会议策划的主要内容7 Budget 会议预算的策划 显性成本 会议明显的耗费 如与会者的交通费 会场和设备租借费用等 隐性成本 与会者因为参加会议而损失的劳动价值会议成本 2XYTX代表与会者每小时的平均工资的3倍Y代表与会人数T代表时间 任务二会议策划的内容 一 会议策划的主要内容8 Others 会务工作的策划 1 会前准备工作 2 会议期间的协调服务 3 会后结束工作 任务二会议策划的内容 二 制定会议筹备进程时间表以中型会议为例 一 预算客店和会议室 会前三周考察 会前15 21天 会前一周确定 会前7 10天 客房与会议室 二 确定会务组 会前是一周 会前4 10天 确定会务组 三 开会工作动员大会 会前4 6天 四 会议参会人员的了解 在会前4天到15天左右进行 五 确定就餐时间的酒店 酒店初选 会前 天到 天 酒店确定 会前 到 天 六 录像摄影师的预定 会前 天到 天 任务二会议策划的内容 二 制定会议筹备进程时间表以中型会议为例 七 会前礼品 资料 记录本 矿泉水 与物品准备 会前 到10天 八 会前日程表和会议须知的准备 会前 天到 天 九 会议条幅 参会证 指引牌 人名牌 会议接待处 会议通知等准备 会前 天到 天 十 会场设计与摆设 设计 会前 天到 天 摆设会前1天 十一 会务组现场设办公室 会前1天 2天 十二 接站 会前1天 任务二会议策划的内容 二 制定会议筹备进程时间表以中型会议为例 十三 早到客人的安排 提前1天或更多 十四 摄影录像 会议开始时起 十五 票务 会议结束前1天 十六 会议通讯录和合影照准备 会议结束前1天 十七 送站 随时 十八 总结报告 会议结束后3天内 任务三会议策划方案 案例 能干的王秘书 p42 问题 如果你是王秘书 会怎样策划这次会议呢 会议策划方案包括哪些内容 怎样拟写会议策划方案 任务三会议策划方案 一 会议策划方案的内容会议策划方案主要包括会议概要 会议主题 会议时间 会议地点 与会人员等 会议日程及相关事务 会议预算以及其他需要说明的事项 1 会议概要2 会议日程及相关事务3 会议预算以及其他需要说明的事项 任务三会议策划方案 二 会议策划方案的格式会议策划方案的格式通常是条文式或表格式 1 标题 会议策划书 2 正文开头 召开会议的依据 主办单位 会议名称 会议时间 地点等 主体 逐项写明策划的具体内容 结语 可写上 以上方案 可否 请予研究 批示 3 落款或签署4 成文日期