《五笔字型与文档处理实用教程》第十章.ppt

计算机基础与实训教材系列 五笔打字与文档处理实用教程 第十章 Word高级操作 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 学习目标 为了提高文档的编辑效率 创建具有特殊效果的文档 Word2003提供了一些高级格式设置功能来优化文档的格式编排 如可以设置页面版式 应用模板对文档进行快速的格式应用 可以使用 样式 任务窗格创建 查看 选择 应用甚至清除文本中的格式 还可以利用特殊的排版方式设置文档效果 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 本章重点 设置页面大小设置页眉和页脚插入和设置页面使用模板使用样式特殊排版方式 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 1设置页面大小 编辑文档过中时 可以直接用标尺就可以快速设置页边距 版面大小等 但它并不是日常页面设置的最佳方法 因为这种方法精确度不高 如果需要制作一个版面要求较为严格的文档 可以使用 页面设置 对话框来精确设置版面 装订线位置 页眉 页脚等内容 设置页边距及纸张大小设置纸张大小设置版式设置文档网格 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 1 1设置页边距及纸张方向 在Word2003中 页边距主要用来控制文档正文与页边沿之间的空白量 在文档的每一页中 都有上 下 左 右4个页边距 页边距的值与文档版心位置 页面所采用的纸张类型等元素紧密相关 在改变页边距时 新的设置将直接影响到整个文档的所有页 纸张方向是页面设置的另一个重要功能 通过纸张方向与页边距配合 可以编排出贺卡 信封 名片等特殊版面 用户要设置页边距及纸张方向 可以选择 文件 页面设置 命令 打开 页面设置 对话框 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 1 2设置纸张大小 纸张的大小不仅对打印输出的最终结果产生影响 而且对当前文档的工作区大小能够产生直接的影响 在默认状态下 Word2003将自动使用A4幅面的纸张来显示新的空白文档 纸张大小为21厘米 29 7厘米 方向为纵向 用户也可以选择不同的纸张大小 或者自定义纸张的大小等 要设置纸张的大小 可以在 页面设置 对话框中 打开 纸张 选项卡 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 1 3设置版式 在一些书籍等出版物中 通常都需要在双页页眉和单页页眉上设置不同的文字 并且在每章的首页不显示页码 此时 可以在 页面设置 对话框中打开 版式 选项卡 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 1 4设置文档网格 在 页面设置 对话框中打开 文档网格 选项卡 如图所示 可以用来设定每页的行数 每行的字数 每页的垂直分栏数 以及正文排列是竖排还是横排等文本排列方式 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 2设置页眉和页脚 页眉和页脚是文档中每个页面的顶部 底部和两侧页边距 即页面上打印区域之外的空白空间 中的区域 许多文稿 特别是比较正式的文稿都需要设置页眉和页脚 得体的页眉和页脚 会使文稿显得更为规范 也会给读者带来方便 页眉和页脚通常用于显示文档的附加信息 例如页码 时间和日期 作者名称 单位名称 徽标或章节名称等 Word2003提供了强大的文档页眉页脚设置功能 使用该功能可以给文档的每一页建立相同的页眉和页脚 也可以交替更换页眉和页脚 即在奇数页和偶数页上建立不同的页眉和页脚 为首页创建页眉和页脚为奇偶数创建不同的页眉和页脚 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 2 1为首页创建页眉和页脚 通常情况下 在书籍的章首页 需要创建独特的页眉和页脚 下面以实例来介绍创建独特的页眉和页脚的方法 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 2 2为奇偶页创建不同的页眉和页脚 通常情况下 需要对很多长文档设置页面和页脚 而相同的页眉和页脚会让读者感觉特别单调 因此 需要对文档的奇偶页 创建不同的页眉和页脚 使得文档看起来内容丰富 个性十足 在Word2003中 用户可以很方便地为奇偶页创建不同的页眉页脚 下面就以实例来介绍为奇偶页创建不同的页眉页脚的方法 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 3插入和设置页码 所谓的页码 就是书籍每一页面上标明次序的号码或其他数字 用以统计书籍的面数 便于读者检索 通常情况下 页码被添加加在页眉或页脚中 也不排除其他特殊情况 页码也可以被添加到其他位置 插入页码设置页码格式 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 3 1插入页码 启动Word2003 打开需要添加页码的文档 选择 插入 页码 命令 打开 页码 对话框 如图所示 在该对话框的 位置 下拉列表框中 可以设置页码位置 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 3 2设置页码格式 在文档中 如果需要使用不同于默认格式的页码 例如i或a等 就得对页码的格式进行设置 设置方法很简单 只需在 页码 对话框中 单击 格式 按钮 打开 页码格式 对话框 如图所示 在该对话框中 用户可以根据自己的需求进行页码格式化设置 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 4使用模板 在Word2003中 模板决定了文档的基本结构和文档设置 所谓的模板 就是一种带有特定格式的扩展名为 dot的文档 它包括特定的字体格式 段落样式 页面设置 快捷键方案 宏等格式 当要编辑多篇格式相同的文档时 可以使用模板来统一文档的风格 还可以加快工作速度 模板简介使用模板创建文档创建模板加载和卸载共用模板 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 4 1模板简介 任何Word文档都是以模板为基础的 模板决定文档的基本结构和文档设置 模板 实际上是 模板文件 的简称 模板文件归根结底是一种具有特殊格式的Word文档 在Word2003中 模板分为共用模板和文档模板两种 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 4 2使用模板创建文档 Word2003自带了一些常用的文档模板 使用这些模板可以帮助用户快速创建基于某种类型的文档 要想通过模板创建文档 选择 文件 新建 命令 打开 新建文档 任务窗格 并在 模板 选项区域中 单击 本机上的模板 链接 打开 模板 对话框 如图所示 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 4 3创建模板 在文档处理过程中 如果需要经常使用同样的文档结构和文档设置 那么可以根据这些设置自定义并创建一个新的模板 要创建新的模板 用户可以根据现有文档创建 也可以根据现有模板创建 根据现有文档创建模板 实际上就是把经常重复使用的文本样式以模板的形式保存下来 即将用于创建模板的文档另存为文档模板 dot 类型 待用户需要使用该文档时 只需使用模板打开文档 Word2003现有模板的自动图文集词条 字体 快捷键指定方案 宏 菜单 页面设置 特殊格式和样式设置基本符合大多数用户的不同要求 但还需要对其进行一些修改时 可以以现有模板为基础来创建新模板 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 4 4加载和卸载共用模板 公用模板包括Normal模板中的所含设置 它适用于所有文档 文档模板所含设置仅仅适用于以模板为基础的文档 默认情况下 启动Word2003时 共用模板就是Normal模板 如果希望在运行Word后 所有的文档还可以应用其他模板中的设置 可以将这些模板加载为共用模板 当然 如果不需要使用时 还可以将其卸载 要加载共用模板 可以选择 工具 模板和加载项 命令 在打开的 模板和加载项 对话框中进行相关设置 卸载不常用的模板和加载项 不但可以节省内存 而且还可以提高Word的运行速度 使用 模板和加载项 对话框可以很方便地卸载共用模板 只需在 所选项目当前已经加载 列表框中选择需要卸载的模板 然后单击 删除 按钮即可 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 5使用样式 所谓样式就是应用于文档中的文本 表格和列表的一套格式特征 它能迅速改变文档的外观 在Word2003中 将针对标题 正文 标号 图片和表格等对象 进行格式化的具体操作保存 也就形成了样式 应用样式时 可以在一个简单的任务中应用一组格式 每个文档都是基于一个特定的模板 每个模板中都会自带一些样式 又称为内置样式 当内置样式的部分样式定义和需要应用的格式组合不相符 可以修改该样式 甚至可以重新定义样式 以创建规定格式的文档 在文本中应用样式修改样式创建样式删除样式 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 5 1在文本中应用样式 样式是应用于文本的一系列格式特征 利用它可以快速改变文本的外观 一般情况下 用户可以将Normal模板 Word默认的模板 中内置了多种样式应用于文档的文本中 还可以将打开并设置好样式的文档应用于文档的文本中 在Word2003中输入文本内容时 默认应用 正文 样式 如果用户要将所输入的文本应用某种内置样式 首先必须选中需要应用样式的文本 然后选择 格式 样式和格式 命令 打开 样式和格式 任务窗格 进行相关设置 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 5 2修改样式 如果某些内置样式无法完全满足某组格式设置的要求 则可以在内置样式的基础上进行修改 这时可在 样式 任务窗格中 单击样式选项的下拉列表框旁的箭头按钮 在弹出的快捷菜单中选择 修改 命令 然后在打开的对话框中进行修改设置 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 5 3创建样式 利用样式对文档进行格式化设置 除了使用Word提供的样式外 还可以自己创建一个样式 选择 格式 样式和格式 命令 在打开的 样式和格式 任务窗格中 单击 新样式 按钮 打开 新建样式 对话框 然后进行设置 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 5 4删除样式 在Word2003中 对于不需要的样式可将其删除 通常情况下 删除样式包括删除单个样式和删除多个样式两种操作 要删除单个样式 选择 格式 样式和格式 命令 打开 样式和格式 任务窗格 单击需要删除的样式旁的箭头按钮 从弹出的快捷菜单中选择 删除 命令 如果要删除多个样式 可以选择 工具 模板和加载项 命令 打开 模板和加载项 对话框 单击 管理器 按钮 打开 管理器 对话框 并且切换至 样式 选项卡 从中选择要删除的样式 单击 删除 按钮即可 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 6特殊排版方式 对于报刊杂志而言 使用一些简单的排版方式是远远不够的 而是需要创建带有特殊效果的文档 即需要使用一些特殊的排版方式 Word2003提供了多种特殊的排版方式 如首字下沉 中文版式 分栏排版等 这些排版方式能够帮助用户创建专业美观的中文文档 首字下沉使用中文版式分栏排版 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 6 1首字下沉 为了使文档更美观 更引人注目 常常需要将排版方式设置为 首字下沉 这种格式在报刊中经常见到 首字下沉就是使第一段开头的第一个字放大 放大的程度可以自行设定 可以占据两行或者三行的位置 其他字符围绕在它的右下方 要设置首字下沉 可以选择 格式 首字下沉 命令 将打开 首字下沉 对话框 如图所示 在对话框的 位置 选项区域中 可以选择首字下沉的方式 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 6 2使用中文版式 Word2003中文版比Word2000中文版更加中国化 它为用户提供了符合中国人版式的许多功能 其中中文版式是最具特色的一个功能 中文版式提供了 拼音指南 带圈字符 纵横混排 合并字符 和 双行合一 等功能 用户可在文档内添加 拼音指南 带圈字符 纵横混排 合并字符 与 双行合一 等效果 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 6 3分栏排版 分栏排版 是指按实际排版需求将文本分成若干个条块 从而使版面更美观 阅读更方便 这种格式在报刊杂志中用得更多 一般情况下 用户在阅读报刊杂志时 经常发现许多页面被分成多个栏目 这些栏目有的是等宽的 而有的则是不等宽的 从而使得整个页面布局显示更加错落有致 更易于阅读 要给文档设置分栏 可以选择 格式 分栏 命令 将打开 分栏 对话框 如图所示 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 7上机练习 本章上机练习主要制作日历和招聘启事 练习使用模板快速制作具有业风格文档及分栏等操作 制作日历招聘启事 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 7 1制作日历 使用模板创建一个日历 文档的最终效果如图所示 计算机基础与实训教材系列 系列丛书官方网站 10 7 2招聘启事 制作招聘启事 文档的最终效果如图所示