合同评审程序.doc

1 目的 通过对每份合同的评审，使合同都被双方接受，确保每份合同都得到有效的控制。2 适用范围 适用于本中心合同评审。3 职责3.1由中心技术负责人组织有关人员对新的、复杂的合同进行评审。3.2质量管理部合同评审员负责对常规、简单、重复性的合同进行评审。3.3职业放射卫生监测科负责对职业卫生（放射卫生）危害因素检测和评价的合同的评审。3.4体检部负责对职业人员健康监护检查（包括放射），从业人员健康检查的合同的评审。3.5涉及两分场所的委托检验，由位于主场所的质量管理部按照本程序统一进行合同评审；两分场所对应的行政监管部门监督检查所需的检验检测，由各分场所对抽验计划及抽样记录与凭证进行评审，收样员签收为合同签定。4 工作程序4.1合同分为以下三类：a) 各类指令性合同；b) 常规委托类合同；c) 许可检验检测合同；d) 从业人员健康检查合同；e) 职业卫生（放射卫生）检测评价合同。4.1.1各类指令性合同4.1.1.1质量管理部组织相关检验检测部门对抽验计划进行评审，确认是否具备检验检测能力，明确相关检验检测要求（如时间、报告、结果汇总上报等），必要时制定具体工作方案，报技术负责人审定。4.1.1.2样品管理员接收样品，核对相关信息，并与送样人确定特殊检验检测需要（如检验检测项目、时限要求等）。4.1.2 常规委托类合同4.1.2.1合同评审员负责受理各类检验检测申请，了解检验检测需求及目的、样品情况，协助客户选择适当的、能满足客户检验检测目的的检验检测方法。必要时，合同评审员应给客户提供充分说明，以便客户在申请检验检测项目时能更加适合自身的需求与用途。4.1.2.2对照检验检测机构资质认定证书附表、实验室认可证书附表确认是否具备检验检测能力；不具备检验检测能力的，征求客户意见，如需分包检验检测的，执行分包控制程序。4.1.2.3合同评审员与客户确定委托检验检测目的、检验检测依据、检验检测项目、检验检测时限、检验检测费用等，特殊时限要求的，需征求相关检验检测部门的意见。4.1.2.4涉及司法办案等特殊委托检验检测，委托方应提供行政主管部门的检验检测通知单，质量管理部会同相关检验检测部门技术人员对委托合同进行评审，并报技术负责人批准。4.1.2.5合同评审员负责指导客户填写“委托检验检测协议书”，内容包括：a) 客户信息：客户名称、地址、联系人、联系方式等；b) 样品信息：样品名称、标示生产单位、标示批号/生产日期、规格型号、样品状态、执行标准、所附资料、检验检测时限要求、留样保存、样品处置方式、报告领取方式等；c) 检验检测单位信息：单位名称、地址、联系人、联系方式、检验检测费用、报告完成日期等；d) 备注；e) 经办人签字及签定日期。4.1.3 分包协议：当检验检测需要分包时，合同评审员应按分包控制程序明确告诉客户需分包的检测项目及分包单位，征得客户同意后再行分包。分包协议由质量管理部起草，报技术负责人批准。在评审中如涉及到这方面内容时，有关检验检测部室及分场所的技术主管和负责执行分包的人员应参加评审。4.1.4合同评审员在与客户签定合同时还应考虑财务、法律和时间安排等方面的影响。对内部客户的要求、标书和合同评审可以简化方式进行。4.1.5对中心能力的评审，应当证实中心具备了必要的物力、人力和信息资源，且中心人员对所从事的检验检测具有必要的技能和专业现状。该评审也可包括以前参加的实验室间比对或能力验证的结果。4.1.6当客户对文件规定的采样规程有偏离、添加或删节的要求时，应详细记录这些要求和相关的采样资料，并归入检验检测结果的所有文件中后，归档保存。同时通知有关人员。4.1.7由质量管理部、职业放射卫生监测科、体检部对包括检验检测方法在内的客户要求形成规定性文件，签订委托协议书。4.2 合同的执行4.2.1质量管理部、职业放射卫生监测科、体检部按检验检测方法控制程序确认适当的检验检测方法并满足客户要求。4.2.2合同评审结束后，各相关检验检测部门应按照合同约定时间完成试验。4.2.3在履行合同过程中，由于部室及分场所原因发生的任何偏离，部室及分场所技术主管应及时将偏离的情况通知质量管理部并填写合同执行偏离记录，质量管理部的合同评审人员应将对合同的任何偏离通知客户。4.3 合同的修改4.3.1如果合同的内容与客户的要求存在差异，应在检验检测工作开始之前由合同评审员与客户沟通解决。每项合同应得到中心和客户双方的接受。4.3.2在检验检测过程中，因仪器设备、对照品、特殊试验材料或标准方法等原因需要修改检验合同，执行偏离控制程序。4.3.3客户申请修改合同的，应在按上述相关程序重新进行评审，签定补充合同或重新签定合同，合同评审员应将变更情况通知所有受影响人员，并如实记录内容。4.4合同评审员负责各种合同及评审记录（包括在合同执行过程中关于客户要求或工作结果的相关讨论记录，以及有关的信函、口头协议、电话记录等）随同检验检测报告一并归档保存。5 相关性文件5.1检验检测的分包 PITC/SC03-405-015.2检验检测方法及方法的确认 PITC/SC03-504-016 质量记录6.1合同评审记录 PITC/ZJ02-ZX-00126.2合同修改记录 PITC/ZJ02-ZX-00136.3合同执行偏离记录 PITC/ZJ02-ZX-00146.4委托检验检测协议书 PITC/ZJ02-ZX-0015