协同办公平台功能介绍.doc

协同办公系统功能介绍文档编号：项目名称：编 撰：编撰日期： 南昌易泽信息技术有限公司目录1产品技术架构及模块组成介绍31.1产品架构：31.2产品功能模块介绍：31.2.1 门户自定义平台41.2.2 工作流程平台：51.2.2.1支持多种人员选择方式61.2.2.2支持条件路由61.2.2.3支持子流程61.2.2.4流程支持多种例外处理71.2.2.5流程追踪71.2.2.6流程监控81.2.2.7流程图视91.2.2.8表单引擎91.2.3 信息交流平台101.2.4 个人办公平台101.2.5 客户管理平台111.2.6 人事管理平台121.2.6.1考勤管理121.2.6.2薪资管理131.2.6.3公共通讯录管理141.2.6.4招聘管理151.2.6.5培训管理161.2.7 行政管理平台171.2.7.1固定资产171.2.7.2办公用品管理171.2.7.3投票调查191.2.7.4用车管理191.2.7.5会议管理201.2.7.6档案管理201.2.7.7图书管理212售后服务23S-OFFICE功能清单241 产品技术架构及模块组成介绍1.1 产品架构：易泽信息技术的S-OFFICE协同办公平台底层是基于J2EE标准，SOA体系结构，采用JAVA技术开发而成的；可以真正支持跨平台、跨系统、跨数据库应用，在同类产品里具有技术的前瞻性和领先性。1.2 产品功能模块介绍：1.2.1 门户自定义平台S-OFFICE门户自定义平台集成来自于系统各模块，每个系统用户可以根据自己的工作习惯和使用情况自由选择模块并随意摆放，使的每个人进入协同管理平台后显示自己关注的内容，极大地提高工作效率。门户自定义平台主要功能特点如下： 用户可以自由定义快捷处理菜单我们把用户所有的权限菜单提供给用户，可以自由选择6个最常用的做为快捷菜单放在门户的左边，方便用户快捷的进行常功能，提高工作效率。 功能模块的新信息都可以放在首页上我们把整个系统的多个功能模块的最新信息做成一个个的小模块，管理员可以根据不同的人关注的内容不一样为不同用户定义不同的内容并且可以定义显示的条数。 首页上每个功能模块的位置可以调整管理员可以通过拖拉的方式设置每个功能模块的位置及每个功能模块信息的条数。 通过二次开发接口，可方便地集成各业务系统的最新信息 可以通过系统开放的自定义模块接口将各业务系统的最新信息通过二次开发的方式集成到首页上来实现各系统最关注的信息整合查看，帮助用户提高办公效率。 提供丰富灵活的表现方式，满足各用户不同的需求 1.2.2 工作流程平台：工作流程是OA系统的核心功能，也是企业采购OA系统使用最多的功能。工作流程的使用可以规范集团日常办公过程中的相关制度，使日常工作条理化、规范化，解决异地流程审批，杜绝传统不按照工作流程办事的事情发生。如：差旅费报销流程、合同审批、办公用品领用流程等。流程设置是一项重要而又繁琐的工作，如何能够让企业后期根据需求随时轻松、快速的新增各种流程的、设计与维护，如何对流程进行可视化管理。S-OFFICE协同办公平台提供的图形化工作流设计器将复杂的流程设计转变成为简单的图形化操作，非常人性化的人机操作，大大降低了系统维护难度。l 人事部l 行政部l 财务部协同OA工作流系统采用WFMC标准和BPMN标准并行的方式实现各种复杂流程的电子化流转, 并且采用插件式的设计方法让工作流模块还可以被其它功能模块调用，完成相关的业务流程驱动。1.2.2.1 支持多种人员选择方式流程的每个办理节点都支持多种办理方式，可以根据具体业务需要进行选择，具体方式有以下四种： 单人：只能选择一个办理人。 单个多人：可以选择多人，但是到下一步的时候，只要其中一人办理了，其他人不必办理，这个流程就流转下去了。 多人并行：可以选择多人，到下一步的时候，这些人可以同时办理。 多人串行：可以选择多人，到下一步的时候，这些人按照被选择的先后顺序收到待办文件，即按照被选择的先后顺序办理。1.2.2.2 支持条件路由流程设置中可以采用条件表达式定义条件路由，由系统自动根据设定的条件判断流程流转的路径。如下图：1.2.2.3 支持子流程工作流引擎支持三种节点类型，包括标准活动、子过程活动，具体如下。其中子过程活动就是用于触发子流程。 标准活动：相对于其他活动类型而言的最常用的活动。 子过程活动：嵌入在流程中的子流程的活动。比如项目申报流程，先由分公司内部流程审核完毕，再提交到总公司的流程进行审核；在总公司流转的时候，不希望看到之前分公司的内部流转过程；总公司的这个流程又是可以独立流转的。符合这几个特征的情况下，在设置分公司流程的时候，可以将总公司的流程作为“子过程”。1.2.2.4 流程支持多种例外处理流程在每个活动节点都提供了多种审批处理方式，可以满足各种工作需要。特别针对多种例外处理情况，本系统都提供了完善的支持。 支持自由投递：可以由发起人自由选择流程的下一步办理人； 支持转移办理：当前办理人可以将自己的审批工作转移给同事处理； 支持退回重办：可以将当前文件退回给之前的任何一个审批人； 支持撤销办理：可以将自己办理完毕，而下一办理人还未办理的流程撤回重新审批； 支持代办处理：可以将自己的审批工作授权给其他人代办，可以是用户自己授权也可以由系统管理员设定授权； 支持流程内容控制：工作流程可以设置任意内容是否必填。 1.2.2.5 流程追踪所有涉及到流程的相关人员包括流程发起人，办理人，流程跟踪人员都可以通过图形化的方式查询流程的进展情况，随时了解流程动态并可以通过流程详细记录了解流程整个办理过程与签收情况，针对流程查询与实时跟踪。1.2.2.6 流程监控系统面向不同流程的管理员以及各级领导提供了丰富的流程查询监控功能，可以根据多种组合条件进行流程查询并导出查询结果到excel。1.2.2.7 流程图视在流程办理的各个环节，系统都提供图形化的视图。图形为流程设计时流程管理员定义的模型，如下图。流程办理人、流程管理员都可以通过图形化视图清晰的了解当前流程的办理路径以及后续的路径。图-图形化的流程视图1.2.2.8 表单引擎工作流引擎提供了底层流程表单引擎设计功能，可以对各类复杂电子表单实现流程驱动。自定义表单结合自定义数据库表，用户通过自定义表单设计数据的显示模板和打印模板。整个设计工具采用HTML编辑器完成，允许用户结合word/eXcel以及第三方编辑起等创建个性化的表单应用。自定义表单支持主从表等复杂表单设计，方便快捷。1.2.3 信息交流平台信息交流平台包括新闻、公告、通知、内部消息，信息交流平台不仅作为独立的功能应用，还给系统提供丰富的信息提醒手段，其中内部消息与系统的各模块结合实现新信息、新流程、新任务、新催办等到达时的提醒。通讯沟通平台给组织提供了丰富的打破组织边界与地理位置限制的沟通方式，弥补传统沟通方式的不足，使的组织的沟通能力大大加强，沟通成本大幅降低，其中的特点如下： 内部消息：方便的选择收件人及群发功能，提醒用户，同时可以在内部消息里直接链接到相关需要处理的事务或者需要了解的消息上去 新闻管理：用户可以通过该平台获取公司最新动态，行业资讯等信息。 通知、公告管理：公司的信息发布平台，公司通过该平台可以向员工进行行政通知、活动公告、要求下发等等操作。一些的发布内容都可以进行指定范围的定向发送。1.2.4 个人办公平台协同OA提供了多种个人办公套件供用户使用，将个人的日常办公实现电子化管理。用户可以管理自己的个人信息、进行个性化设置、管理自己工作日志/日记，管理本人和下属的工作汇报、进行日常工作日程安排、通讯录等。具体功能如下： 个人通讯录：包括内部联系人、公共联系人与个人联系人，内部联系人为系统内部的员工通讯信息，可按部门查询，可设定查看权限范围，公共联系人为共享的联系人信息，默认公开给所有人查看，可设定查看范围，个人联系人为当前用户自己的联系人信息。 日程管理:管理个人工作日程安排，可共享日程安排；日程安排提供日、周、月、列表多种表现视图；在事件显示方式上当天内分时段事件、全天事件、跨天事件、循环事件等均以不同方式显示等多种表现形式；支持循环事件；另提供日程提前提醒，共享日程到达时可以短信提醒，即时通讯提醒等多种方式提醒。 工作汇报: 可向领导汇报工作，工作汇报提供了周报、日报等多种形式。 协作管理:为多人员、跨部门协同工作提供了信息化的平台。员工可以发起协同工作请求，发布工作内容及职责安排，可以上传文件、图片等信息；指定相关参与人员并与他们交流，参与者也可以根据不同协同工作的重要程序进行标记和排列顺序。1.2.5 客户管理平台客户管理核心功能是对客户、合同、产品以及供应商相关的各种数据的管理，针对不同层次的用户在系统里有不同的管理权限和管理范围。比如公司总经理可以看到所有员工的负责的客户，部门经理可以看到本部门所有员工的负责的客户，普通职员只能看到自己负责的客户。1.2.6 人事管理平台人事管理平台包括考勤管理、薪资管理、档案管理、通讯录管理、招聘管理和培训管理等模块。1.2.6.1 考勤管理可以设置员工的排班、假期等参数，支持自动打卡和打卡机信息导入，可以自动管理考勤信息，标识出该员工是否有考勤异常。并支持员工对于异常的考勤提出申诉审核的请求。1.2.6.2 薪资管理可以设定基本工资、社保基数、公积金基数、社保公积金比例、个人所得税。并根据人力经理的要求上报工资，生成相应的工资条1.2.6.3 公共通讯录管理允许人事管理员维护公司公共通讯录，员工可以在工作台界面上快捷的进行人员信息查找，极大方便了员工之间的相互联系。1.2.6.4 招聘管理为用户提供全套的招聘流程管理，包括招聘需求，招聘计划，面试筛选，人才档案等。面试筛选最多支持四轮，可以提前录用。1.2.6.5 培训管理建立培训计划，审批通过后安排培训，并在培训后对每个人的培训结果进行评分。后期可以查询到每个员工的参与培训的情况及培训所得分数。1.2.7 行政管理平台行政管理平台为日常工作中的各项办公事务提供了丰富的管理功能，包括固定资产、办公用品、办公费用、车辆管理、会议管理、投票调查、档案管理、图书管理等模块。1.2.7.1 固定资产固定资产管理主要针对企业中所有的高价值不动产进行管理，包括资产的维护、折旧、采购和处理。1.2.7.2 办公用品管理办公用品管理主要针对企业中所有的包括了电脑、服务器、办公家具、低值易耗的从采购、领用、盘点、回收等整个过程进行管理。1.2.7.3 投票调查为公司行政进行员工调查提供了方便的平台，可以设置任意主题，任意选择项，可以单选多选，可以设置员工登陆后立即弹出投票窗口1.2.7.4 用车管理管理车辆的详细信息及车辆的预订流程设置等及车辆的状态维护，车辆的使用预订情况管理及使用之后的详细用车信息的录入管理以及使用费用的管理，及根据用车信息产生的用车情况统计表1.2.7.5 会议管理管理会议室的详细信息及会议室的预订等，会议室的使用预订情况管理，并根据会议申请信息产生的会议记录1.2.7.6 档案管理此模块是管理员对各职能部门归档的各种文件进行登记、修改，组入案卷。在案卷未封卷之前，可以对档案中的文件进行卷内文件移动、卷间文件移动、甚至可以移出案卷；封卷后，可以对案卷进行拆卷、案卷移交，提供了方便的档案目录和档案内容检索查询及借阅管理功能。普通用户可按需要提出借阅申请，经管理员批准授权后，实现网上借阅。1.2.7.7 图书管理图书管理包括图书分类管理、图书信息录入、图书查询及图书借阅等功能。为企业建立一个统一、完善的图书信息库，并实时跟踪图书的使用情况。2 售后服务南昌易泽信息技术有限公司对于本项目十分重视，在售后服务方面将尽我们最大的努力，最大限度地保证本项目售后服务工作的及时和高效。易泽承诺提供12个月的免费售后服务；在服务期内如出现系统运行故障，在远程无法解决的情况下，将以最快的速度抵达现场。我们承诺，法定工作日（周一到周五8：00至17：30）1小时响应，4小时内技术支持工程师抵达现场；节假日期间8小时内技术支持工程师抵达现场。售后服务和技术支持的为本系统及本系统所涉及的各种问题，内容主要包括：针对用户的技术咨询、培训服务、系统维护、软件升级、安全预警及故障诊断、处理。S-OFFICE功能清单V2. 0协同办公系统功能清单版本V2.0功能模块功能名称子功能名称功能说明工作流程发起流程从这里发起一个工作流程待办事宜查看所有等待我处理的流程已办事宜查看所有我已经处理过的流程办结事宜查看所有我已经处理过并且结束了的流程我的请求查看所有由我发起的工作流程流程查询查看所有与我有关的流程流程监控监控流程的流转，并可以将流程强行推送流程委托可以将自己的流程委托给其它人办理超时查询查看所有超过了指定时间未处理的流程流程配置流程分类配置流程的类别，以便于流程管理定义流程自定义流程的流转路径和条件定义表单自定义流程使用的表单流程岗位配置特殊上下级关系供流程使用文档中心个人文档查看个人文档新建个人文档查看共享文档查看他人共享的文档文档目录转移将文档转移至其它目录公共文档查看公共文档新建公共文档文档目录设置设置公共文档的目录结构及阅读权限文档查询提供公共文档的查询、编辑等功能。文档样式设置设置默认的文档的样式，以便在撰写文档时快速应用信息发布企业信息查看新闻查看公告查看通知新闻发布新闻管理提供针对新闻的增、查等功能公告管理提供针对公告的增、查等功能，并可以查看公告的阅读记录通知管理提供针对通知的增、查等功能，并可以查看通知的阅读记录企业相册查看相册浏览相册及相册内的照片新增相册分类管理管理相册分类日程计划日志管理可以撰写自己每日的工作日志，也提供对下属的日志查看和回复我的日程查看日程新增日程日程管理设置自己的日程计划，并支持每天、每周、每年自动安排日程消息中心内部消息撰写消息已收消息已发消息消息查询待发消息电子邮件可以绑定外部电子邮箱客户管理客户客户信息管理客户信息，包括新增和编辑联系人客户相关联系人管理联系记录客户联系记录管理客户池客户资源池，由客户经理竞抢客户客户转移客户经理之间的客户资源转移人事管理我的档案查看我的个人档案我的考勤我的签到查看我的签到情况外出登记请假登记出差登记考勤管理考勤设置设置排班、假期、管理员等考勤信息考勤指示外出、请假、出差等的审批签到校验针对异常的考勤，由个人发起的考勤疑议签到记录查看所有人的签到情况考勤统计统计报表，直观的展示考勤情况及考勤异常人事组织单位信息部门信息员工信息员工档案薪资中心我的薪资查看我的薪资情况薪资管理管理薪资构成及基本数额薪资录入录入员工的薪资通讯录个人通讯录私有化的通讯录公共通讯录公司公用通讯录公共通讯录管理公共通讯录管理，包括增删改查等功能。招聘管理招聘需求发起招聘需求申请，并可转化为招聘计划招聘计划根据招聘需求发起的招聘计划招聘计划审批人才档案招聘筛选招聘过程的记录，用于人才的筛选招聘录用生成录用记录并生成员工档案培训管理培训计划建立培训计划，用于经费的安排和预定培训计划审批培训记录记录每个人的培训信息及结果办公资产办公用品类别管理办公用品分类管理供应商管理办公用品提供商管理办公用品管理库存管理办公用品的库存管理，包括库存初始化和库存盘点入库管理办公用品采购入库管理物品申请办公用品领用申请申请审批使用查询办公用品使用记录明细，可导入报表固定资产资产参数设置设置资产的原值、残值及折旧系数等参数固定资产类别固定资产管理管理和维护固定资产固定资产折旧对固定资产进行手工折旧固定资产查询图书管理图书类别管理图书分类管理图书信息管理图书借阅图书借阅申请借阅审批图书管理员设置档案管理卷库管理文件库管理案卷管理文件袋管理文件管理档案借阅档案借阅申请借阅审批档案借阅申请审批借阅记录档案借阅记录查询档案统计档案的数量统计及借阅次数统计文件销毁档案文件的销毁及还原公文管理发文管理公文拟稿公文核稿发文队列公文待发送列表，包含发文、归档、收文记录收文管理收文登记登记收文并设置下一步处理公文批阅公文分发将公文分发至相关人员公文查阅查阅分发至手上的公文公文设置分类设置公文分类管理模板设置管理公文模板，可以快速应用于公文拟稿收文设置设置收文的权限范围行政综合用车管理用车申请申请使用车辆我的用车查看自己的用车申请记录，包括使用后归还车辆用车审批审批车辆使用申请用车管理车辆信息管理及用户记录查询车辆维护车辆维护信息登记会议管理会议安排申请使用会议室会议室管理会议室信息管理我的会议查看自己的会议申请及需要参加的会议会议审批审批会议室使用申请会议室设备管理系统管理组织机构单位管理公司信息管理部门管理公司组织机构信息管理用户管理公司员工信息管理角色管理人员权限控制菜单配置界面设置工作台相关显示内容设置系统提醒设置系统各功能模块默认提醒方式设置系统安全设置系统性能、流量等设置系统访问控制系统访问控制数据字典管理自定义字段管理客户自定义功能表单自定义下拉框管理客户自定义下拉框的数据内容