信息系统建设项目启动会实操指南.doc

项目启动会实操指南ZZZZ有限公司一、 概述本指南主要为指导ZZZZ公司监理项目组在项目启动阶段的准备及执行过程，并达到项目启动会的规范标准性操作。预期读者为ZZZZ公司相关领导、部门领导、项目组成员及新入职监理人员。二、 项目启动会召开时间在和业主沟通确定项目启动会召开时间前，需要完成以下工作：1. 监理合同已签订完成；2. 承建单位得到中标通知书或确定获得该项目执行权后10个工作日内；3. 监理项目组已确定，内部分工明确，监理工作制度和监理规划（初稿）已形成；4. 监理对项目和用户需求及项目建设内容有初步的了解；5. 具体时间可由业主方、监理方及相关集成单位和承建单位共同确定，通常是业主单位确定，并由业主单位通知参会各方。三、 项目启动会召开目的1. 项目正式启动，项目干系各方进入角色，协同开展工作，让各方了解项目管理规范，并以会议纪要方式确认，以有效执行项目整体管理；2. 业主授权监理，并确立监理机构在项目中的监理地位，使承建单位受控；3. 建立健全项目相关管控制度：建立项目质量、进度、变更管控制度；建立风险预控方案、安全文明施工、档案等管理办法；4. 建立良好的协同工作环境：建立项目干系人通讯录、书面明确项目干系各方责权；建立会议、文档邮件流转/审核/签署、沟通汇报制度等。5. 确定项目日常联系人和现场负责人。6. 若监理进入较早，或与承建方同时期进入，工程处于未开工状态，则该启动会议上需要明确工程/项目开工条件，相关手续及初步确定工程/项目开工时间。四、 项目启动会召开前准备1. 确定启动会时间、地点；2. 确定启动会参与人员，特别是需要确定业主方参与人员级别，以对应确定监理参与人员的级别。3. 依据启动会的主要内容，准备监理工作内容及相关规范要求，最好以PPT形式提出监理的工作计划和内容，并提出对项目整体执行、监督管理的工作要求；4. 准备启动会签到表，确定会议纪要记录人员。启动会由监理单位出具会议纪要。五、 项目启动会的组织1. 参会人员：建设单位项目负责人、技术人员和项目主管领导，监理单位总监理工程师、总监理工程师代表、监理工程师等，承建单位项目经理、技术人员及项目主管领导2. 主持方：通常业主方主持，也有项目授权监理主持；3. 会议纪要：启动会议签到表格式由监理出具，会议纪要由监理编写并负责发送参会各方签字确认；六、 项目启动会的召开及会议内容1. 项目参会人员签到；2. 主持人：介绍项目启动会目的，各方参会成员；3. 业主方：介绍项目整体情况、人员组织分工；对工程整体质量、进度、管理等各方面建设要求；并根据监理合同宣布对监理机构的授权； 4. 监理方：总监或总监代表介绍监理组织结构、监理工作计划、管理规范、监理工作要求及相关项目管理制度及监理审核审批流程，如开工报审流程、支付流程等；5. 承建方：介绍组织机构、人员及其分工；驻现场人员计划；项目技术思路、实施计划等；汇报项目启动准备情况；6. 三方共同讨论确定：l 确定各方在施工过程中参加项目例会的主要人员，项目实施方式、召开项目例会周期、地点、会议议程等；l 依据各方的启动准备情况，业主方明确工程开工条件具体情况；若工程没有正式开工，则该启动会需要对项目方案计划进行沟通，初步明确项目开工条件及报审流程，并初步确定开工时间点，通常在启动会后15天左右完成开工准备工作，由施工方提交开工报审表及相关开工报审文件，监理审核合格后下发开工令，工程施工正式开工。工程项目开工报审，至少需要具备以下条件： 项目施工安全协议签订完成； 施工组织设计已经总监理工程师批准； 项目施工方案、设计图纸得到用户和监理确认； 承包单位管理人员已到位，机具、施工人员已进场； 主要工程材料已落实； 进场道路及水、电、通讯等已满足开工要求。l 三方就项目关键点、难点、风险进行交流探讨；l 对下一步工作进行部署；l 其他应注意事项。7. 建立项目通讯录，明确项目负责人及日常联系人及基本沟通机制；8. 项目监理机构负责起草会议纪要，并与会各方代表确认、会签。（会议纪要通常当天会后整理完成电子版并发送各方进行电子版确认，下次会议时书面确认最终版纸质档，并各方留存一份。）9. 会议结束。七、 项目启动会流程图八、 项目启动会会后监理主要工作1. 项目启动会结束后向承建单位发出监理工作联系单，明确项目启动/开工需要提交材料。并将承建单位在项目实施过程中，承包单位向监理机构报审用表下发给各单位。业主方及承建方在工程/项目启动阶段需要提交监理的文档清单如下表：项目类型开工报审需要提交材料备注软件开发类招标文件、投标文件、承建合同及其它前期立项材料等业主方提供软件开发计划（含人员组织管理）、配置管理计划、质量保证计划、项目开工报审表（格式监理提供）；承建方提供系统集成类实施方案、实施计划、采购计划、项目开工报审表（格式监理提供）等；集成方工程类施工方案、施工计划、施工设计图纸、安全协议及施工特殊工种人员资质证书、项目开工报审表（格式监理提供）等。施工方2. 将ZZZZ监理表式中电子版发放给承建单位，并说明填表方法和监理用表编号说明。3. 明确各方项目编号，规范文档命名方式和版本要求，以便于将来文档的归档整理。4. 发送各方会议纪要电子版。5. 将会上收集到的各方的联系方式，汇总为*项目工作联系名单，发送给相关各方，以便各方加强沟通。