概述第2节组织结构与功能调查分析第3节业务流程调查与分析.ppt

第5章系统分析 第1节概述 一 系统分析的主要任务 系统分析是在总体规划的指导下 对系统进行深入详细的调查研究 确定新系统的逻辑模型的过程 系统分析的主要任务是定义或制定新系统应该 做什么 的问题 1 了解用户需求 详细了解每个业务过程和业务活动的工作流程及信息处理流程 理解用户对信息系统的需求 包括对系统功能 性能方面的需求 对硬件配置 开发周期 开发方式等方面的意向及打算 最终以需求说明书的形式将系统需求定义一下来 这部分工作是系统分析的核心 需求分析应分析哪些需要求 需求包括 功能要求性能要求可靠性要求安全保密性要求以及开发费用和开发周期可使用资源等方面的限制其中功能要求是最基本的 包括数据要求和加工要求 软件需求规格说明 需求分析 详细调查 1 原则 1 自顶向下 2 用户参与 3 工程化 4 全面与重点相结合 5 友善的工作方式 2 调查范围1 组织机构与功能业务 2 数据和数据流程 3 业务流程 4 决策方式及过程 5 可用资源与限制条件6 现存问题及改进 3 调查方法1 召开调查会 2 访问 3 发调查表 4 参加业务实践 需求调查用表 1 需求调查用表 2 需求分析的子活动 需求预测 系统分析员对系统的基本需求作一假设 需求导出 运用各种信息采集技术向用户调查系统的本质要求 需求确认 将记录的需求反馈给用户进行检验需求说明 利用数据流程图DFD 数据字典 功能描述工具等需求描述工具 PIECES框架 一种需求分析方法 性能 吞吐量 响应时间信息 输入 输出的来源 去向 介质 设备 表达方式 格式 内容 使用频率经济 项目的预算 自动化问题 人员转化问题控制 系统安全性 保密性效率 服务 对意外情况的处理 2 确定系统逻辑模型 形成系统分析报告 在详细调查的基础上 运用各类系统开发的理论 开发方法和开发技术 确定系统应具有的逻辑功能 再用一系列图表和文字表示出来 形成系统的逻辑模型 为下一步系统设计提供依据 二 系统分析的一般步骤 1 现行系统的详细调查 集中一段时间和人力 对现行系统做全面 充分和详细的调查 弄清现行系统的边界 组织机构 人员分工 业务流程 各种计划 单据和报表的格式 种类及处理过程 企业资源及约束情况等 为系统开发做好原始资料的准备工作 2 组织结构与业务流程分析 在详细调查的基础上 用图表和文字对现行系统进行描述 详细了解各级组织的职能和有关人员的工作职责 决策内容对新系统的要求 业务流程各环节的处理业务及信息的来龙去脉 3 系统数据流程分析 分析的流动 传递 处理与存储过程 4 建立新系统的逻辑模型 在系统调查和系统分析的基础上建立新系统逻辑模型 用一组图表工具表达和描述 方便用户和分析人员对系统提出改进意见 5 提出系统分析报告 对系统分析阶段的工作进行总结和向有关领导提交的文字报告 为下一步系统设计提供工作依据 在运用上述步骤和方法进行系统分析时 调查研究将贯穿于系统分析的全过程 调查与分析经常交替进行 系统分析深入的程度将是影响管理系统成败的关键问题 三 详细调查 与系统规划阶段的现状调查和可行性分析相比 详细调查的特点是目标更加明确 范围更加集中 在了解情况和数据收集方面进行的工作更为广泛深入 对许多问题都要进行透彻的了解和研究 1 详细调查的原则 真实性 所谓真实性是指系统调查资料真实 准确地反映现行系统状况 不依照调查者的意愿反应系统的优点或不足 全面性 任何系统都是由许多子系统有机地结合在一起而实现的 规范性 有一套循序渐进 逐层深入的调查步骤和层次分明 通俗易懂的规范化逻辑模型描述方法 启发性 需要调查人员的逐步引导 不断启发 尤其在考虑计算机处理的特殊性而进行的专门调查中 更应该善于按使用者能够理解的方式提出问题 打开使用者的思路 2 详细调查的内容 系统的定性调查 定性调查主要是对现有系统的功能进行总结 包括组织结构的调查 管理功能的调查 工作流程的调查 处理特点的调查与系统运行的调查等 系统的定量调查 定量调查的目的是弄清数据流量的大小 时间分布 发生频率 掌握系统的信息特征 据此确定系统规模 估计系统建设工作量 为下一阶段的系统设计提供科学依据 3 详细调查的方法 调查的方法有多种多样 经常使用的有 问卷调查法 可以用来调查系统普遍性的问题 由初步调查结果可得到组织的基本情况 召开调查会 这是一种集中调查的方法 适合于了解宏观情况 调查人员直接参加业务实践 开发人员亲自参加业务实践 不仅可以获得第一手资料 而且便于开发人员和业务人员的交流 使系统的开发工作接近用户 用户更了解新系统 查阅企业的有关资料 个别访问 某些特殊问题或细节的调查 可对有关的业务人员作专题访问 仔细了解每一步骤 方法等细节 由用户的管理人员向开发者介绍情况 其他还有专家调查等方法 可以根据系统调查的具体需要确定调查方法 总的原则是 以了解清楚现状为最终目标 4 系统调查中应注意向题 在系统详细调查阶段应注意以下几个问题 调查前要做好计划和用户培训 根据系统需要明确调查任务的划分和规划 列出必要的调查大纲 规定每一步调查的内容 时间 地点 方式和方法等 对用户进行培训或发放说明材料 让用户了解调查过程 目的等 并参与调查的整个过程 调查要从系统的现状出发 避免先入为主 要结合组织的实际情况管理现状 了解实际问题 得到客观资料 调查与分析整理相结合 调查中出现的问题应及时反映并解决 分析与综合相结合 调查过程中要深入了解现行组织各部分的细节 而后根据相互之间的关系综合起来 使得对组织有一个完整的了解 规范调查图表 为便于开发者和用户对调查中得到的结果和问题进行交流和分析 调查中需要简单易懂的图表工具 系统分析人员的调查过程主要是大量原始素材的汇总过程 应当具有虚心 热心 耐心和细心的态度 分析员必须对这个内容进行整理 研究和分析 形成描述现行信息系统的文字材料 还可以将有关内容绘制成描述现行系统的各种图表 以便在短期内对现行信息系统有全面详细地了解 且与各级用户进行反复讨论 研究 反复修改 力求这是准确 四 系统分析的成果与文档内容 系统分析阶段的成果就是系统分析报告 它反映了这一阶段调查分析的全部情况 是下一步设计与实现系统的基础 系统分析报告形成后必须组织各方面的人员 包括组织的领导 管理人员 专业技术人员 系统分析人员等 一起对己经形成的逻辑方案进行论证 尽可能地发现其中的问题 误解和疏漏 对于问题 疏漏要及时纠正 对于有争论的问题要重新核实当初的原始调查资料或进一步地深入调查研究 对于重大的问题甚至可能需要调整或修改系统目标 重新进行系统分析 系统分析报告要包括以下内容 1 组织情况简述 主要是对分析对象的基本情况作概括性的描述 它包括组织的结构 组织的目标 组织的工作过程和性质 业务功能 对外联系 组织与外部实体间有哪些物质以及信息的交换关系 研制系统工作的背景如何等 2 系统目标和开发的可行性 系统的目标树是系统拟采用什么样的开发战略和开发方法 人力 资金以及计划进度的安排 系统计划实现后各部分应该完成什么样的功能 某些指标预期达到什么样的程度 有哪些工作是原系统没有而计划在新系统中增补的 等等 3 现行系统运行状况 以作业流程图 数据流程图等工具 详细描述原系统信息处理以及信息流动情况 另外 各个主要环节对业务的处理量 总的数据存储量 处理速度要求 主要查询和处理方式 现有的各种技术手段等 都应作一个扼要的说明 4 新系统的逻辑方案 新系统的逻辑方案是系统分析报告的主体 这部分主要反映分析的结果和我们对今后建造新系统的设想 它应包括本章各节分析的结果和主要内容 第2节组织结构与功能调查分析 一 组织结构调查 1 组织机构 组织机构是一个组织内部部门的划分及其相互之间的关系 2 组织的特点 在交换物资 资金过程中 产生信息流 组织既是信息的接收者 有时信息的输出者 组织具有层次性 3 组织结构调查内容 弄清组织内部的部门划分 各部门之间的领导与被领导关系 信息资料的传递关系 物资流动关系与资金流动关系 此外 还应详细了解各级组织存在的问题以及对新系统的要求等 4 组织结构调查工具 组织结构图的画法各不一定 需要针对具体组织进行描述 组织机构的划分总是随着功能的扩展或缩小 人员的变动等因素的变化而变化 以功能为基点分析问题 则系统将会相对于组织的变化而有一定的独立性 即可获得较强的生命力 所以在分析组织情况时还应该画出其业务功能一览表 这样做可以使我们在了解组织结构的同时 对于依附于组织结构的各项业务功能也有一个概貌性的了解 也可以对于各项交叉管理 交叉部分各层次的深度以及各种不合理的现象有一个总体的了解 在后面的系统分析和设计时应特别注意避免这些问题 组织机构图 二 功能结构调查 1 功能 功能指的是完成某项工作的能力 为了实现系统目标 系统必须具有各种功能 各子系统功能的完成 又依赖于下面更具体的工作的完成 管理功能的调查是要确定系统的这种功能结构 2 功能结构描述工具 功能结构图业务功能一览表是一个完全以业务功能为主体的树型表 其目的在于描述组织内部各部分的业务和功能 三 组织 功能分析 1 分析的目的 通过组织 功能分析 使组织的功能进一步理顺 提高管理效率 2 分析工具 组织 功能联系表 组织 业务关系图 业务功能一览表 四 功能重组与组织变革的分析 管理信息系统受到组织机构的影响 但同时管理信息系统对组织结构和功能也会产生重大影响 这种影响产生的结果是 组织结构发生重大变革 组织的功能出现重新组合 组织结构由传统向现代组织转变 如扁平化 学习型组织等 按照业务流程 对功能重组 如业务流程重组理论等 第3节业务流程调查与分析 一 业务流程调查的任务及方法 1 任务 业务流程调查主要任务是调查系统中各环节的业务活动 掌握业务的内容 作用 及信息的输入 输出 数据存储和信息的处理方法及过程等 它是掌握现行系统状况 确立系统逻辑模型不可缺少的环节 2 方法 调查业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行 内容包括各环节的处理业务 信息来源 处理方法 计算方法 信息流经去向 提供信息的时间和形态 报告 单据 屏幕显示等 系统调查过程中 业务流程调查的工作量非常大 需要耐心细致工作 系统开发人员与用户之间联系非常密切 需要彼此间进行良好的沟通 调查中 既要完成好自身工作任务 又要考虑所调查业务与其他业务彼此间的联系 二 业务流程的描述工具 1 业务流程图 业务流程图 TransactionFlowDiagram TFD 是用规定的符号来表示具体业务处理过程 业务流程图的绘制基本上按照业务的实际处理步骤和过程绘制 2 业务流程图图例及画法 业务流程图图例没有统一标准 但在同一系统开发过程中所使用图例应是一致的 有关业务流程图的画法 目前尚不太统一 但大同小异 只是在一些具体的规定和所用的图形符号方面有些不同 而在准确明了地反映业务流程方面是非常一致的 业务流程图是一种用尽可能少 尽可能简单的方法来描述业务处理过程的方法 由于它的符号简单明了 所以非常易于阅读和理解业务流程 但它的不足是对于一些专业性较强的业务处理细节缺乏足够的表现手段 它比较适用于反映事务处理类型的业务过程 基本符号 图例说明 业务处理单位 业务处理描述 表格制作 传递 存储 收集资料 图例说明 业务处理单位 业务处理描述 表格制作 传递 存储 收集资料 本框内容为具体流程 业务流程图绘制举例 物资管理的业务流程图 其处理过程是 车间填写领料单到仓库领料 库长根据用料计划审批领料单 未批准的退回车间 库工收到已批准的领料单后 首先查阅库存账 若有货 则通知车间前来领取所需物料 并登记用料流水账 否则将缺货通知采购人员 采购人员根据缺货通知 查阅订货合同单 若已订货 则向供货单位发出催货请求 否则就临时申请补充订货 供货单位发出货物后 立即向订货单位发出提货通知 采购人员收到提货通知单后 就可办理入库手续 接着是库工验收入库 并通知车间领料 物资管理的业务流程图 其处理过程是 车间填写领料单到仓库领料 库长根据用料计划审批领料单 未批准的退回车间 库工收到已批准的领料单后 首先查阅库存账 若有货 则通知车间前来领取所需物料 并登记用料流水账 否则将缺货通知采购人员 采购人员根据缺货通知 查阅订货合同单 若已订货 则向供货单位发出催货请求 否则就临时申请补充订货 供货单位发出货物后 立即向订货单位发出提货通知 采购人员收到提货通知单后 就可办理入库手续 接着是库工验收入库 并通知车间领料 成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台账 发货时 发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库 并发货 同时填写三份出库单 其中一份交给成品库保管员 由他按此出库单登记库存台账 出库单的另外两联分别送销售科和会计科 试按以上业务过程画出业务流程图 案例 业务流程 根据业务流程图发现问题 表格分配图 3 业务流程图的特点 按业务部门划分的横式图 图中描述的主体是票据 帐单 票据 帐单的流程路线与实际业务处理过程一一对应 4 业务流程图的作用 业务流程图是系统分析员作进一步系统分析的依据 业务流程是系统分析员 管理人员相互交流的思想工具 系统分析员可以直接在业务流程图上拟出计算要处理部分 利用业务流程图分析业务流程是否合理 三 业务流程分析 1 分析的目的 分析现行系统中存在的问题是为了在新系统建设中予以克服或改进 系统中存在的问题可能是管理思想和方法落后 业务流程不尽合理 也可能是因为计算机信息系统的建设为优化原业务流程提供的新的可能性 这时 就需要在对现有业务流程进行分析的基础上进行业务流程重组 产生新的更为合理的业务流程 2 分析的内容 业务流程分析过程包括以下内容 现行流程的分析 分析原有的业务流程的各处理过程是否具有存在的价值 其中哪些过程可以删除或合并 原有业务流程中哪些过程不尽合理 可以进行改进或优化 业务流程的优化 现行业务流程中哪些过程存在冗余信息处理 可以按计算机信息处理的要求进行优化 流程的优化可以带来什么好处 确定新的业务流程 画出新系统的业务流程图新系统的人机界面 新的业务流程中人与机器的分工 即哪些工作可由人机分工 计算机自动完成 哪些必须有人的参与