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网上报销管理系统解决方案 目录 第 1 章 项目背景 3 1 1 公司财务信息化状况 3 1 2 公司报销业务状况 4 第 2 章 需求分析 6 2 1 总体需求 6 2 2 具体需求 7 2 2 1 功能需求 7 2 2 2 性能需求 10 2 2 3 集成需求 11 2 2 4 运行界面需求 11 2 2 5 安全性需求 12 第 3 章 功能设计 13 3 1 总部借款报销业务分析 13 3 1 1 总部借款业务分类 14 3 1 2 总部报销业务分类 14 3 1 3 总部借款 报销和还款业务流程分类汇总 14 3 2 预算管理功能设计 15 3 2 1 预算编制 16 3 2 2 预算调整 19 3 2 3 预算执行控制 20 3 2 4 预算统计与查询 20 3 3 借款管理功能设计 21 3 3 1 电子借款申请单的格式和说明 21 3 3 2 电子借款流程 23 3 3 3 总部借款流程的特殊要求 25 3 4 报销管理功能设计 28 3 4 1 电子报销单的格式和说明 28 3 4 2 电子报销流程 33 3 4 3 报销冲抵借款业务流程 40 3 4 4 总部报销流程中的特殊处理 41 3 5 还款管理功能设计 42 3 6 综合查询 43 3 6 1 预算执行情况的查询 43 3 6 2 预算项目执行情况查询 44 3 6 3 个人业务查询 44 3 6 4 个人借还款查询 个人信用 44 4 6 5 部门借款报销情况查询 44 3 6 6 组合查询 44 第 1 章 项目背景 随着信息化在企业管理中的不断深入 财务管理也发生了重大革新 一个 网络财务时代已经到来 网络化财务管理把财务管理从财务部门内部扩展到全 企业乃至整个供应链 在预算 成本等诸多方面掀起了一次企业全员的财务革 命 1 1 公司财务信息化状况 总部在完成财务核算平台建设的基础上 财务信息化工作正在向财务管理 纵深方向发展 借款报销业务作为总部财务管理的前端 直接与业务信息接触 提高借款报销业务的信息化水平具有覆盖面广 流程明确 易于推广等特点 此外总部已经实现了 CA 认证以及网上公文处理系统已经上线 因此具备了实 施网上报销系统的技术基础和应用基础 网上报销系统作为信息收集平台 实现了报销流程的标准化 规范了填单 要求 审批流程 并且与账务核算系统 预算管理系统和网上银行系统紧密集 成 实现了报销信息的及时反映和所有费用支出数据的收集和规范 完成了数 据的共享和集成 通过网上报销系统 能够使经费预算从业务发起时就得到控制 加强了预 算的控制手段 使预算管理工作落到实处 并能够利用实时统计和数据分析能 够为各级决策人员提供详细的费用支出明细和预算执行情况 网上报销系统是公司信息化建设的一个重要组成部分 有助于公司总部利 用信息化手段提高借款 报销业务的处理能力 以适应工作模式的转变 从而 为公司优化管理提供有力的支持 总部已经实行了无币化报销 但实际工作中仍存在一定的问题 比如手工 录入的业务单据信息不规范 查询困难 手工审批的业务流程不透明 效率低 预算和支持控制的难度大 业务决策的支持数据少等 总部网络化的财务管理其前端是由业务带来的资金流信息 其中一大部分 是费用的报销 这部分业务发生的资金的金额和数量都比较大 而且传统的以 纸化报销单为介质的费用报销模式暴露出的成本高 效率低 意见多 矛盾大 的问题日趋严重 此外 在财务精细化管理的要求 随着预算编制的不断深入 和细化 如何加强费用预算支出的控制手段 使预算管理工作能够落到实处 成为急待解决的问题 要想深入开展预算管理 降低报销成本 提高工作效率 必须借助财务信息化的手段实现网上报销 1 2 公司报销业务状况 目前总部的费用报销采用手工填写报销单的方式 这种传统的手工报销方 式存在以下主要问题 1 预算控制手段比较落后 1 总部目前采用经费本的方式进行预算控制 仅限于对经费总量控制 财务人员在报销时采用手工统计的方式进行预算控制 效率低 准确性差 实 效性差 2 对预算执行情况的分析需要耗费大量工作 时间滞后很长 不能及时 给各级领导 各部门反馈经费收支情况和预算使用情况 2 报销速度较慢 影响工作效率 1 报销人需要耗费大量时间等待领导审批单据 2 领导每天需要耗费大量的时间和精力等待处理提交者的单据签批 无 法专心于更重要的管理和决策工作 3 财务人员要进行登记经费本 记账 手工填写网上支付文件 每次都 需要进行核对校验 耗费时间 严重影响工作效率 也影响了报销款的支付速 度 3 数据重复处理 财务工作量大 在手工报销流程中 财务人员要进行登记经费本 记账 手工填写网上支 付文件 由于缺乏有效的信息手段需要对相同的对象进行三次重复性处理 每 次都需要进行复核 校验 增加了财务人员的工作量 严重影响工作效率 出 错的风险较高 使财务人员无法将时间分配到更有价值的管理工作中去 4 填单不规范 财务审核程序多 1 由于借款报销涉及政策较多 分散在不同文件 员工往往不能全面熟 悉有关政策 在填制单据时信息容易不全或出错 直接影响到了会计信息的质 量 为企业内部控制留下了巨大隐患 增加了财务风险 2 在手工报销模式下 员工将大量单据送至财务部 财务部门既要审核 原始单据 既要对业务填制内容 审批权限 经费预算等进行全面核查 又要 审核业务审批流程 最后才能编制记账凭证 输人会计信息系统 不仅工作量 巨大 而且出错率也比较高 5 信息不能及时完整反馈 难以满足管理需求 由于整个报销过程是手工方式进行 无论是领导还是报销人无法及时准确 了解本部门及个人的报销情况以及预算费用支出的具体细节 难以满足员工查 询及管理的需要 因此 应通过建立网上报销系统 规范管理 加快报销速度 减少财务人 员等相关人员工作量 增加报销过程透明度 加强预算监控 提高总部财务管 理水平 同过网上报销系统可以优化整个报销流程 打通企业财务信息传递过 程中的断档 第 2 章 需求分析 2 1 总体需求 财务信息化建设将与整个公司整体信息化建设的步伐相结合 逐步实现财 务 业务流程一体化 在总部财务管理信息化深入推进的过程中 将逐步实现预算管理 网上报 销 财务核算的闭环管理 网上报销系统能够直接从全面预算系统取数 对经 费预算部分进行控制 报销数据自动导入核算系统 对预算执行情况进行汇总 和分析 实现整个预算工作的闭环管理 此外 有效利用现有的高新技术和网络资源 建立快速有效 安全可靠的 网上报销系统 支持费用支出的预算控制功能 实现个人 部门 项目的费用 控制 依靠网络优势和合理的管理流程 实现财务管理的规范有序 监督有力 同时借助于强大的数据库资源为领导提供各类决策依据 1 加强预算控制 1 使经费预算从业务发生时就得到控制 可以实时统计 分析数据 各 部门能够及时了解预算执行情况 增进财务部门与业务部门之间的财务信息交 流 2 利用预算与费用实施的对比控制 建立全程预警的预算管理模式 彻 底改变重预算编制 轻预算执行的情况 3 通过完整的预算执行信息 提高预算编制水平 2 提高工作效率 1 通过系统流程再造和完整的报销表格设计 协助和规范员工填写报销 单据 提高报销信息采集的速度与质量 2 领导可以在任何时间进行单据的网上签批和数字签名 节约领导和员 工的有效工作时间 提高工作效率 3 通过网上报销系统实现原始票据信息自动生成凭证 减少会计人员的 重复劳动 能把更多的精力放到增值的工作上 3 完善内部控制 1 网上报销系统不仅仅是财务流程的电子化 它可以渗透到总部日常管 理的方方面面 以网上报销系统为契机 可以对总部日常管理制度及流程进行 梳理 规范总部管理 把规章制度通过流程的方式固化在网上报销系统中 2 通过其内部的预设流程 使得单据按照正规的流程逐级审批 审核会 计也不再需要将精力过多的投入在流程检查上 提高审批速度 4 提供满足用户需求的决策支持信息 1 网上报销系统将信息触发过程前移到业务人员和相关的业务系统 使 会计信息系统能够收集到关于业务活动的所有信息特征 而不仅仅是价值或金 额方面的信息 提高了信息的透明度 2 能够提供个人 领导及财务人员所需要的相关借款报销信息 为领导 决策提供了信息支持 同时也提高了财务的服务水平 2 2 具体需求 公司总部对网上报销管理系统的需求包括功能需求 性能需求 系统集成 需求 运行界面要求和安全性要求 其中功能需求可分为主功能需求 辅助功 能需求 扩展功能需求三类 如图 2 1 所示 主 功 能 个 人 业 务 处 理 领 导 业 务 处 理 财 务 业 务 处 理 辅 助 功 能 个 人 信 息 管 理 单 据 打 印 组 合 查 询 财 务 信 息 发 布 系 统 管 理 功 能 系 统 初 始 化 流 程 管 理 权 限 管 理 网 上 报 销 系 统 功 能 模 块 需 求 浪 潮 财 务 管 理 系 统 浪 潮 全 面 预 算 管 理 系 统 银 行 系 统 图 2 1 网上报销系统需求示意图 2 2 1 功能需求 主功能需求包括个人业务处理 领导审批处理 财务业务处理 1 个人业务处理 提供在线填单功能 即个人根据业务需要选择相应的业务单据类型进行填 写 业务单据包括借款单 经费报销单 差旅费报销单 还款单 个人填单如 采取汇款方式 必须填写收款人名称 开户行及银行账号等信息 在提交单据 未经审批之前 个人可以撤消 提交单据后 系统自动生成唯一的单据号码 提供个人业务查询功能 支持 查询个人所有申请的单据 支持多维 组 合 各种条件查询 查询个人审批过的所有单据 支持组合查询 查询个人单 据的审批状态 支持个人入卡信息查询 单击查询出的记录可查看具体单据的 情况 个人借还款查询 个人信用 查询个人借还款情况 查询个人未还款情 况 提供个人薪酬福利情况查询 通过调用工资系统的个人薪资费用部分的数 据 可以使用户在线查询出自己的 工资条 和福利费用信息 2 领导审批处理 提供领导审批功能 即领导登录系统默认界面为待审批业务清单界面 可 点击查询每条单据具体情况 显示审批单据所列支预算项目的可用金额 设置 按钮查看 为方便领导审批 可查询提交单据员工的历史单据情况和历史借款 情况 领导可根据情况审批是否同意单据 如同意 根据流程设定 单据将转 至上一级领导或转至会签部门审批 或到财务审批 如不同意 可附说明单据 将返回提交人 领导可以对多条单据进行批处理审批 提供预算项目执行情况查询 即根据权限定义 各级领导可查询权限范围 内的预算项目执行情况 选择特定预算项目后 可查询出该项目的所有明细支 出情况 并可查询具体单据 提供部门借款 报销情况查询 即部门领导可查询本部门所有员工的借款 报销情况 3 财务业务处理 提供会计审核功能 审核登录界面为默认待审核单据列表 会计通过核对 原始凭证 签署审核意见 会计的审核金额可以与提交金额不同 审核金额如 超过提交金额的 10 不允许通过 为方便审批 可查询提交单据员工的历史 单据情况和历史借款情况 审核同意后 由会计打印单据 并粘贴原始票据 传递至出纳 如不同意 签署意见后返回填单人 不允许审核对单据进行批处 理 审核完毕后 可查询审核人员审核的所有业务单据 提供出纳支付功能 出纳对于单据信息没有任何修改的权限 但他有权查 看经过会计核准后的费用详情 并根据最终的核准金额和付款方式 进行支付 处理 处理后签署意见 如果是以入卡方式支付 出纳可以定期导出银行支付 文件 如果是支票支付 出纳必须在系统中录入支票号码 如果是限额支票支 付 出纳必须及时通过银行对账单取得支票实际支付金额 录入本系统的实际 支付金额 借款人如果借限额支票 必须在出纳录入实际支付金额后才能报销 提供生成记账凭证功能 出纳付款后 会计人员定期可以通过本系统直接 生成记账凭证 生成的记账凭证应满足账务系统的要求 本系统处理的常规单 据应能无缝生成凭证 生成凭证后不再需要修改 生成凭证中应包括科目 摘 要 金额 个人往来 科研项目等基本信息 会计人员可以单张或批量生成凭 证 辅助功能需求包括个人信息管理 单据打印 组合查询 财务信息发布 1 个人信息管理 员工可以自助的维护个人常用信息 当员工发生调动或账户变更等情况时 只需要在此进行维护即可 2 单据打印 提供统计和打印的功能 可灵活设置统计项和单据的打印格式 并打印 3 组合查询 查询功能设置为多条件查询 可以输入一个条件 也可以输入多个条件组 合查询 查询时根据查询条件进行分权限的查询 查询条件为 预算项目 部门 处室 时间 人员 金额 借款 报销 报销费用类型 借款内容 报销内容 单据状态等 以上各种状态可以进行复合查询 查询时需要根据人员的不同权限设定具 体的查询范围 4 财务信息发布 提供财务信息发布的窗口 可以查询最新发布的财务制度和规定 也可以 查看一些财务的小知识 如如何鉴别发票的真伪等 扩展功能包括系统初始化及维护 流程管理和权限管理 1 系统初始化及维护 系统初始化及维护中的基础数据字典的初试化及维护提供预算项目 费用 类型 会计科目 个人职务消费数据 差旅费个人补助数据 出差地点类型 出差地点维护 业务类型 支付方式 银行账号 帐套 组织机构 角色与权 限维护等 系统初始化及维护中的数据对应关系的初始化及维护提供预算项目与部门 之间的关系 预算项目与帐套 单位 之间的关系 费用类型 开支内容 与会 计科目之间的关系维护 及出差地点与出差地点类型之间关系的初始化和维护 2 流程管理 提供用户根据业务的实际情况以及业务流程的变动情况自定义审批流程的 功能 3 权限管理 需要提供授权管理等 并按照权限进行审批或查询等 2 2 2 性能需求 为保证网上报销业务的顺利进行 对网上报销系统的运行速度 稳定性 操作友好性和系统安全性等方面提出如下需求 方便 客户端应完全基于 IE 浏览器 不需要额外的配置 简化系统的 安装和维护 快捷 实现与账务系统无缝连接 直接生成记账凭证 与网络银行 实现数据规范对接 可以直接产生付款信息在网上支付报销费用 友好 提供友好的用户界面 为各种不同职责人员提供不同的界面 提供常用 易用的操作风格 便于系统使用 维护和管理 扩展性 实现与内网门户和办公系统的系统集成 能够实现系统的 平滑升级和扩充 可靠性 保证系统是一个有机整体 传输中不致出现数据丢失 当 某节点发生故障时 不会导致整个系统的瘫痪 并发访问响应速度 要求系统多人并发访问的平均反馈速度和公司 OA 系统的速度基本一致 安全 采用完善 可靠的安全机制 在软件级 系统级 应用级 企业级均有安全机制 领导审批使用先进的 CA 数字认证 2 2 3 集成需求 网上报销管理系统是公司总部财务管理信息化体系中的有机组成部分 通 过网上报销管理系统与预算管理系统 账务管理系统 网银系统的数据共享和 流程协同 才能有效支持从预算执行 借款 报销 冲账到预算考核 分析的 报销业务全什么周期的管理 因此 对系统集成提出如下需求 1 实现与预算系统的集成 2 实现与账务系统的集成 实现与账务系统的集成 可以将网上报销系统 中的借款数据 报销数据批量传递到账务系统 并将借款 报销业务的财务处 理信息传递回报销系统 3 实现与网银系统的集成 通过网上报销系统 企业的资金支付业务能力 会有极其显著的提高 出纳能够通过网上报销系统获取准确的付款信息 并通 过对这些信息的批量处理可以轻松的生成网络银行所需要的接口文件 并传递 到网络银行系统中完成资金支付 4 实现与管理数据中心的集成 按照公司信息共享的标准规范要求 在总 集成商和管理数据中心开发商的配合下 从本系统的业务数据库中整理提取有 关报销类共享数据 经过必要的格式转换后 自动提交到管理数据中心中的报 销数据库中 5 同时要预留与人力资源管理 导入组织 角色等 固定资产管理等系 统的接口 2 2 4 运行界面需求 1 客户端同时支持浏览器界面和图形用户界面 2 支持个性化用户界面和打印输出 允许用户自定义界面 菜单 显示 风格 工具条 界面显示项和位置 允许用户自定义账表输出的栏 位和大小 3 界面采用简单明了的表达方式 如树型结构 弹出式窗口 具有缺省 值 操作提示 自动检查 自动纠错功能 具有在线帮助 在线学习 工具 4 软件功能符合财务人员操作习惯 5 能灵活地定义参数和处理规则 可方便地采用符合自己业务特点的方 案 2 2 5 安全性需求 系统的安全性除了在系统中建立权限控制 信息加密等安全措施外 还应 通过以下几个层面来进一步加强 1 网络层面 通过计算网络本身的安全措施 防火墙等 来实现计算机网 络层面的安全 2 系统层面 系统通过定义系统角色 实现对系统功能层面上的访问控制 且系统的系统管理员和安全管理员权限互斥 各个系统用户的使用域管 理 通过唯一标识身份的 KEY 与系统中的角色唯一绑定 避免安全管 理员透过数据库管理系统来创建大权限现象的发生 3 数据层面 系统提供对所控制的数据进行访问控制的能力 保证适当人 在适当的时刻看到适当的数据 4 存储层面 系统提供数据加密功能 可对系统管理的各类文档进行加密 处理 第 3 章 功能设计 在对总部借款报销业务分析以及借款报销业务与预算管理业务关联关系分 析的基础上设计网上报销系统的功能 满足公司总部对借款报销信息化支持借 款报销业务的功能和操作友好性方面的要求 得到的网上报销系统的功能树如 图 3 1 所示 图 3 1 系统功能树 3 1 总部借款报销业务分析 总部借款报销业务包括借款 报销 还款三大业务 其中报销根据是否偿 还以前的借款又可以分为报销及报销冲抵借款两类 三大业务之间的关系如图 3 2 所示 网上报销管理系统 预算管理 预 算 编 制 预 算 调 整 预 算 执 行 控 制 预 算 统 计 与 查 询 借款管理 借 款 单 审 批 管 理 借 款 单 管 理 借 款 单 查 询 借 款 单 打 印 管 理 报销管理 报 销 单 管 理 报 销 单 审 批 管 理 报 销 单 冲 账 管 理 报 销 单 查 询 报 销 单 打 印 管 理 还款管理 还 款 单 管 理 还 款 单 查 询 还 款 单 打 印 管 理 综合查询 预算 执行 情况 查询 预算 项目 执行 情况 查询 个 人 业 务 查 询 个 人 借 还 款 查 询 部门 借款 报销 情况 查询 组 合 条 件 查 询 还 款 报 销 报 销 冲 抵 借 款 借 款 报 销 图 3 1 借款 报销 还款业务关系示意图 3 1 1 总部借款业务分类 预算项目根据预算项目的责任部门分为公共开支项目和部门预算项目 借 款人只能申请使用本部门的部门预算项目或公共开支项目中的预算经费 总部 的预算项目明细表参见附件 1 总部预算项目一览表 根据所借款项从哪类预算项目中支出 可将借款业务审批流程分为二类 一类为部门预算项目借款 另一类是公共开支预算项目借款 第二类借款流程 除需要借款人所在部门的有关领导审批以外 还需要该公共开支预算项目的归 口管理部门会签 3 1 2 总部报销业务分类 根据报销单据的不同 将报销分为经费报销和差旅费报销两类 经费报销 又根据报销业务的审批流程不同分为典型报销 实物报销 药费报销 带薪休 假报销 固定资产购置报销 探亲路费报销 出国经费报销 课题费报销八类 实物报销指所报费用类型为办公用品 办公耗材 包括低值易耗品 资料 费时 需要实物验收人签字 并附所购实物的清单 药费报销需行保部卫生处 领导审批 带薪休假费报销需企业文化部领导审批 固定资产报销需行保部领 导会签 并附固定资产登记表和所购固定资产清单 探亲路费报销需人力资源 部领导审批 出国经费报销根据出国费和出国培训费不同分别审批流程 出国 费需办公厅领导会签 出国培训费需人力资源部领导会签 课题费根据归口管 理部门不同分别审批流程 纳入总部课题研究的课题费需发展计划部会签 对 于自行开支的课题费只需本部门审批 总部的费用类型清单及与报销流程的关系参见附件 3 总部费用类型一览表 3 1 3 总部借款 报销和还款业务流程分类汇总 总部借款 报销 还款的业务流程分类如表 3 1 所示 表 3 1 总部借款 报销 还款业务流程分类表 序 号 业务 类型 流程 分类 标准 流程类型 使用单据类型 说明 1 部门预算项目借款流程 借款申请单 2 借款 预算 项目 类型 公共开支预算项目借款流 程 借款申请单 需归口部门领导会签 3 典型报销流程 经费报销单 4 实物报销流程 经费报销单 办公用品 耗材 资料费报销 需实物验收人签字 5 药费报销流程 经费报销单 药费报销 需卫生处领导审批 6 带薪休假报销流程 经费报销单 带薪休假费报销 需企业文化部领导审批 7 固定资产报销流程 经费报销单 固定资产报销 需行保部领导会签 8 探亲路费报销流程 经费报销单 探亲路费报销 需人力资源部领导审批 出国经费报销流程 经费报销单 出国费需办公厅领导会签 出国培训费需人力资源部 领导会签 课题费报销 经费报销单 纳入总部课题研究的课题 费需发展计划部会签 对 于自行开支的课题费只需 本部门审批 9 报销 费用类型 差旅费报销流程 差旅费报销单 10 还款 还款流程 还款单 3 2 预算管理功能设计 预算管理业务涉及预算编制 预算调整 预算执行控制及预算查询四个方 面的内容 如图 3 3 所示 预算编制 生成预算表 预算类 预算项目 预算数等 生成表的方式 手工录入 EXCEL 导入 复制历史数据 系统导入 预算调整 预算执行控制 预算统计与查询 年中预算表调整 预算项增减 预算数增减 预警量调整等 调整方式 手工调整 系统接口 借款 报销流程 中有权限的节点 可以显示该预算 项目余额 提供预算预警 超预算强制不予 报销与借款 自动生成预算执 行情况表 按权限提供预算 执行情况的查询 穿透查询某预算 项目发生明细 按条件查询预算 调整记录 图 3 3 预算管理业务内容示意图 3 2 1 预算编制 总部全面预算按照年度核批 当年的预算指标当年使用 不结转下年 为 了在总部借款 报销业务中实行预算控制 每年年初 需要在网上报销系统中 生成该年度的预算表 作为该年度预算管理和控制的基础 3 2 1 1 预算表所含内容及说明 总部的预算项目及预算表中所包含的内容如附件 1 总部预算项目一览表 总部预算表中的各项内容说明如下 1 项目名称 预算表中的项目名称潜在的包含预算类别 一级预算子类 二级预算子类 预算项目等概念 呈层层分支关系 最终形成树型目录结构 如 日常公共管 理经费 的预算类下含 公共办公费 物业费 离退休费 等一级预算子类 公共办公费 的一级预算子类下又含 公共办公用品 会议费 交通费 等 二级预算子类 公共办公用品 的二级预算子类下含 办公耗材及设备维修 办公用纸 的预算项目 只有预算项目是最终需要进行预算数分配的项 在进行预算统计时 预算 类或某一级预算子类的预算总额或预算余额总数由该预算类或该级预算子类下 所包含的所有的预算项的预算数或预算余额加和形成 2 单位名称 单位名称包含总部和科技委两类 对应现行总部两个帐套的现状 除职务 消费外 其余任何一个预算项目对应其中的某一个帐套 3 归口部门 归口部门是该项预算项目的归口管理部门 4 预算数的说明 预算表编制时 对某个预算项给出的年度控制数 该数可在年终时进行调 整 5 预警量 对每个预算项 按金额 当该预算项余额不足该金额时 或按百分比 当 该预算项余额为该预算项初值的百分值之内时 系统会产生报警提示 6 是否为公共开支 对每个预算项 可定义为公共开支 如果该预算项不是公共开支 则只有 隶属于其归口部门的员工才可以在借款或报销时申请动用该预算项目 公共开 支的预算项目为总部所有员工都可以在借款或报销时申请动用的款项 3 2 1 2 预算表的生成方式 系统提供以下四种预算表的生成方式 手工录入方式 历史数据复制 方式 EXCEL 表格导入方式 全面预算管理系统接口导入方式 上述四种 方式都由系统中定义的预算管理员来执行 预算管理员为总部财务部财务处相 应人员 1 手工录入方式 系统提供界面 让预算管理员增加预算类和预算项 分配该预算项的归口 部门和责任人 界定预算数 给出预警类型和具体的预警量 定义是否为公共 开支预算 同时系统提供友好的编辑界面 对于已生成的预算类和预算项进行编辑和 修改 包括 预算类和预算项本身的删减 预算数 预算归口部门 责任人 预算预警类型预警量 及是否为公共开支的调整 同时提供预算项目之间先后 顺序调整的手段 2 历史数据复制方式 每年年初在预算未批准之前 系统要提供根据往年历史数据 按照某种规 则自动生成本年度预算的功能 在该方式上 用户目前的潜在需求包括两方面 一是可以往年任意一年的预算编制表或预算执行表为范本 生成本年度初始预 算表 再调整 二是选择范本后 可以定义以该范本中各项预算数的某一百分 比值 如 1 3 来自动生成本年度初始预算表 3 EXCEL 表格导入方式 提供根据 EXCEL 表格形式的预算表 直接导入系统的功能 4 全面预算管理系统接口导入方式 预留与全面预算系统的接口 全面预算系统中完成预算编制后 预算编制 表直接由全面预算系统导入网上报销系统 同时预算的调整 预算的执行等功能 都在全面预算管理系统中进行 3 2 1 3 预算表生成的其他特殊处理 1 对 职务消费 预算项目的特殊处理 用户要求职务消费的预算细化到每个人 并以人为单位进行职务消费的控 制 不再要求一个季度报销一次的限制 仅进行总量控制 某人职务消费当年 的预算指标当年使用 不结转下年 在年初进行年度预算表的生成时 要求系统提供按 什么职务享受多少职 务消费 的粗略的原则 先初始化总部所有员工当年的职务消费初始预算 然 后由预算管理员进行微调 减轻预算管理员一个个录入的烦琐的工作量 2 对 综合机动费 预算项目的特殊处理 领导的综合机动费年初时只能确定某个主管领导下的总额 该年度中 如 果某一部门需要使用该领导的综合机动费 则按照 综合机动费使用管理暂行 办法 提供总部综合机动费使用审批表 交预算管理员 由预算管理员对预算 表进行调整 在 该领导综合机动费 的一级子类下增加该预算项目 作为该 笔综合机动费控制的基数 该部门想使用这笔款项时 要在借款或还款单的项 目中选择该预算项目 3 2 2 预算调整 3 2 2 1 预算调整的内容 1 预算类和预算项目的增加和删除 预算年度中支持预算项目的增加和删除 但要注意 一旦该项目已经有发 生额 则不允许删除该预算项目 2 某一预算项目中的预算数等的调整 预算年度中支持任一预算项目中相关的预算数 预算归口部门 预算负责 人 预警量 是否为公共开支等的调整 并可以填写调整说明 3 2 2 2 预算调整的方式 支持两种调整方式 一是手工调整 二是全面预算管理系统调整后 通过 接口直接由全面预算系统导入 3 2 2 3 预算调整的特殊需求 1 关于想删除已有发生额的预算项目的处理 当预算管理员想删除有发生额的预算项目时 系统将自动将该预算项目的 已发生额作为该预算项目预算数 并将该项目预算余额自动变为 0 系统按上 述规则处理完成后 弹出友好提示 请预算管理员确认并自动生成说明 该说 明预算管理员可调整后保存 2 关于减少某预算项目预算数 且其调整后的预算数小于实际已发生额的 处理 该情况的处理 和想删除已有发生额的预算项目的处理类似 系统将自动 将该预算项目的已发生额作为该预算项目预算数 并将该项目预算余额自动变 为零 系统按上述规则处理完成后 弹出友好提示 请预算管理员确认并自动 生成说明 该说明预算管理员可调整后保存 3 有关预算项目增减与费用类型的关联 当预算项目与费用类型有对应关系 当预算项目发生增加或删减时 将影 响到该对应关系 要求系统在预算项目发生增减时 强制弹出可能发生的对应 关系的调整的界面 让预算管理员调整对应关系 以免无此对应关系后可能产 生的出错情况 4 在预算调整过程中与全面预算系统保持预算同步的问题 在全面预算管理系统使用后 要严格界定预算管理系统和网上报销系统在 预算调整业务上的工作方式 以避免两个系统数据不一致的问题 建议在全面 预算管理系统使用后 所有的预算编制和预算调整工作都在全面预算管理系统 中进行 然后以接口的方式导入网上报销系统 3 2 3 预算执行控制 1 借款和报销流程中有权限的节点可以显示该预算项目余额 在借款审批流程或报销审批流程中 默认的 或被授权的 该项借款或报 销费用项目所关联的预算项目负责人可以根据表单上显示的预算余额 判断该 笔借款或报销是否通过 以此达到预算过程控制的目的 2 提供预算预警 对每个预算项目 按金额 当该预算项余额不足该金额时 或按百分比 当该预算项余额为该预算项初值的百分值之内时 系统会产生报警提示 以 此达到预算预先控制的目的 3 超预算强制不予报销与借款 当超过预算时 在借款人或报销人填单环节 就弹出提示信息 不予报销 或借款 3 2 4 预算统计与查询 在预算统计与查询方面 系统需要提供以下功能 自动生成预算执行情况表 总部预算执行表如附件 2 总部预算执行表 可穿透查询某个预算项目的具体发生情况 部门领导可查询本部门归口管理的预算项目执行情况 个人可根据授权查询相关预算项目执行情况 公司领导可查询公司总部的预算执行情况 按预算表 预算项目 预算周期等条件查询预算调整记录 3 3 借款管理功能设计 3 3 1 电子借款申请单的格式和说明 电子借款申请单的格式如单据 3 1 所示 单据 3 1 电子 借款申请单 格式 借 款 申 请 单 部 门 日期 借款人姓 名 职 别 电话 借款金额 大写 核准金额 会计填 项目 费用类型 支付方式 卡号 借 款 事 由 月 日 凭单 摘 要 还款金额 结 欠 处室领导 部门领导 会签部门领导 审核人 实际领款人 出纳 电子 借款申请单 的栏目注释如表 3 2 所示 表 3 2 电子 借款申请单 栏目注释表 栏目名称 栏目注释 部门 借款人所在部门 当借款申请人填写该单据时 系统自动生成 日期 借款人提交 借款申请单 日期 借款人填写单据时系统自动生成 在提交时刷新 借款人姓名 借款人的姓名 必须是总部正式在岗职工 当借款人填写单据时 系统自动生成 职别 借款人的职别 当借款申请人填写单据时 系统自动生成 电话 借款人常用的联系电话号码或手机号码 个人信息维护中有的话 系统自动填写 否则需要借款人自己填写 预算项目 预算项目类型 在借款人填写单据时弹出字典项供选择 预算项目类 型参见附件 1 需要和借款流程类型关联 即如果选择部门预算项目 则仅出现部门预算项目类型 费用类型 费用类型 在借款人填写单据时弹出字典项供选择 费用类型参见附件 2 支付方式 支付方式 在借款人填写单据时弹出字典项供选择 用户可自定义支 付方式 常用支付方式有 现金 入银行卡 POS 机刷卡 限额支票 定额支票 汇款 汇票 托收承付等 卡号 如果申请人选择支付为 入银行卡 时 系统自动显示该申请人的银行卡号 借款金额 大写 由借款人填写借款金额 在 前填写大写金额 在 后填写 小写金额 如为限额支票借款 请填写限额支票的限额数 核准金额 会计 填 由财务部门根据相应的标准文件内容进行填写的 不管怎样借款 会 计会根据这个标准进行最后的限额核定 如果为限额支票借款 填写 实际的限额支票的限额数 借款事由 填写该借款用途及经费出处 处室领导 借款人所在处室领导签字 在借款流程中 处室领导审批 节点时 处室领导处理完该节点提交下一节点时 系统自动生成 部门领导 借款人所在部门领导签字 在借款流程中 部门领导审批 节点时 部门领导处理完该节点提交下一节点时 系统自动生成 会签部门 领导 公共开支预算项目借款流程 还需有该预算项目归口部门的部门领导 签字 在公共开支预算项目借款流程中 归口管理部门领导审批 节 点时 归口管理部门的领导处理完该节点提交下一节点时 系统自动 生成系统自动生成 审核 财务主管人员审核出纳工作无误后签字 领款人 出纳执行借款业务时 由实际领款人手写签名 出纳 出纳执行借款业务时 由出纳手写签名 月 日 凭单 摘 要 贷方金额 结 欠 由财务部门填写 用于借款人还款时 财务人员在登记报销记录 3 3 2 电子借款流程 根据所借款项从哪类预算项目中支出 可将借款业务流程分为部门预算项 目借款流程和公共开支预算项目借款流程两类 3 3 2 1 部门预算项目借款流程 部门预算项目借款流程如图 3 4 所示 申请人 在线填单 处室领导 审批 部门领导 审批 财务 审核 出纳 付款 生 成 凭 证 接 口 开始 结束 网上报销系统 财务管理系统 图 3 4 部门预算项目借款流程示意图 部门预算项目借款流程中各节点说明如表 3 3 所示 表 3 3 部门预算项目借款流程节点说明表 节点 节点说明 申请人在线填单 填写 借款申请单 中的电话 选择预算项目 费用类型 支付类型 借款金额 借款事由等项 及其他相关信息 选择是直接提交给处长 节点 节点说明 审批 还是跳转到部长审批 此流程 可选择的预算项目字典范围仅为责任部门为该申请人所 在部门的部门预算类型预算项目 当申请人选择 限额支票 定额支票 汇款 汇票 托收承付 等支付方式时 还需要提供收款人 收款人账号等信息 具体各 支付方式需要提供哪些信息请见 2 4 借款流程的特殊说明 处室领导审批 申请人所在处室领导审批 决定是否批准此项借款业务 可填写审批 意见 如果不批准选择退回申请人 如果通过选择提交部门领导审批 部门领导审批 申请人所在部门领导审批 决定是否批准此项借款业务 可填写审批意见 如果不批准选择退回申请人 如果批准选择提交财务部门审核 财务审核 财务部负责人员 目前是总部财务处会计 决定是否通过此项借款业 务 如果通过则根据相应的标准填写 借款申请单 的 核准金额 打印借款单 将电子流程节点提交给出纳处理 并将打印的纸质 借 款申请单 交给出纳 出纳付款 出纳以电话等方式通知领款人领款 领款时 领款人在纸质 借款申 请单 上的实际领款人栏手写签名 出纳在纸质 借款申请单 的出 纳栏手写签名 生成凭证 出纳付款后 通过接口 将有关数据传送到财务管理系统 生成凭证 由相关人员打印 记账凭证 和 借款申请单 等贴在一起存档 3 3 2 2 公共开支预算项目借款流程 公共开支预算项目借款流程如图 3 5 所示 申请人 在线填单 处室领 导审批 部门领 导审批 财务 审核 出纳 付款 生 成 凭 证 接 口 开始 结束 网上报销系统 财务管理系统 归口部门 领导审批 图 3 5 公共开支预算项目借款流程示意图 公共开支预算项目借款流程中各节点说明如表 3 4 所示 公共开支预算项目借款流程 与部门预算项目借款流程不同之处 在表 3 4 中以 斜体 下划线 加以标识 表 3 4 公共开支预算项目借款流程节点说明表 节点 节点说明 申请人在线填单 填写 借款申请单 中的电话 选择预算项目 费用类型 支付类型 借款金额 借款事由等相 及其他相关信息 选择是直接提交给处长 审批 还是跳转到部长审批 此流程 可选择的预算项目字典范围仅为公共开支预算项目类型 当申请人选择 限额支票 定额支票 汇款 汇票 托收承付 等支付方式时 还需要提供收款人 收款人账号等信息 具体各 支付方式需要提供哪些信息请见 2 4 借款流程的特殊说明 处室领导审批 申请人所在处室领导审批 决定是否批准此项借款业务 可填写审批 意见 如果不批准选择退回申请人 如果通过选择提交部门领导审批 部门领导审批 申请人所在部门领导审批 决定是否批准此项借款业务 可填写审批 意见 如果不批准选择退回申请人 如果批准且该部门本身就是该预 算项目的归口管理部门 则选择提交财务部门审核 如果批准但该部 门不是该预算项目的归口管理部门 则选择提交归口管理部门审批 归口部门领导审 批 由申请人在在线填单环节所选择的预算项目的归口管理部门的领导审 批 决定是否批准此项借款业务 可填写审批意见 如果不批准选择 退回申请人 如果批准选择提交财务部门审核 财务审核 财务部负责人员 目前是总部财务处会计 决定是否通过此项借款业 务 如果通过则根据相应的标准填写 借款申请单 的 核准金额 打印借款单 将电子流程节点提交给出纳处理 并将打印的纸质 借 款申请单 交给出纳 出纳付款 出纳以电话等方式通知领款人领款 领款时 领款人在纸质 借款申 请单 上的实际领款人栏手写签名 出纳在纸质 借款申请单 的出 纳栏手写签名 生成凭证 出纳付款后 通过接口 将有关数据传送到财务管理系统 生成凭证 由相关人员打印 记账凭证 和 借款申请单 等贴在一起存档 3 3 3 总部借款流程的特殊要求 3 3 3 1 关于大额借款业务的特殊要求 当借款金额大于 3 万元 含 3 万 时 在填写 借款申请单 时 必须同 时填写大额支出报告 在处室领导和部门领导审批节点 领导在对 借款申请 单 进行审批的同时 也要对 大额支出报告 进行审批 大额支出报告的格式如单据 3 2 所示 单据 3 2 电子 大额支出报告 格式 大额支出报告 单位 元 部门 日期 经办人 预算项目 开支标准 开支金额 大写 说明 处室领导审批 处室领导签字 部门领导审批 部门领导签字 电子 大额支出报告 的栏目注释如表 3 5 所示 表 3 5 电子 大额支出报告 栏目注释表 栏目名称 栏目注释 部门 借款人所在部门 与 借款申请单 中的部门一致 系统自动生成 日期 借款人提交借款申请单日期 与 借款申请单 中的日期一致 系统自动生成 经办人 即借款人的姓名 与 借款申请单 中的借款人一致 系统自动生成 预算项目 预算项目类型 与 借款申请单 中的预算项目一致 大额支出报告 中的此栏目系统根据 借款申请单 自动生成 开支标准 由借款人填写 开支金额 与 借款申请单 中 借款金额 大写 一致 由系统根据 借款申请单 自动生成 说明 由借款人填写 处室领导审批 当借款金额大于 3 万元 含 3 万元 时 借款申请人所在处室领导在借 款流程的 处室领导审批 节点 除了要审批 借款申请单 外 还需 要在 大额支出报告 的处室领导审批栏填写审批意见 处室领导签字 由系统自动生成 部门领导审批 当借款金额大于 3 万元 含 3 万元 借款申请人所在部门领导在借款 流程的 部门领导审批 节点 除了要审批 借款申请单 外 还需要 在 大额支出报告 的部门领导审批栏填写审批意见 部门领导签字由 系统自动生成 3 3 3 2 关于部分支付方式须提供的附加信息及不同处理方式 借款申请人在填写 借款申请单 时 需要选择支付方式 总部现有的财 务借款 报销业务支持的支付方式包括 现金 入银行卡 POS 机刷卡 限额 支票 定额支票 汇款 汇票 托收承付八种 除现金支付方式外 其他支付方式在申请人在线填单节点需要提供一些类 似卡号 收款人姓名等的附加信息 出纳付款节点需要填类似支票号的附加信 息 同时进行相应的处理 各种支付方式需要提供的附加信息和不同的处理方式如表 3 6 所示 表 3 6 各种支付方式的附加信息和处理方式表 支付方式 申请人填附加信息 出纳填记录信息 出纳具体的操作方式 现金 入银行卡 卡号 系统追加银行卡支付的 EXCEL 表信息 出纳定期将表送银行 将钱入卡 POS 机刷卡 在 POS 机上转账 限额支票 收款人 限额数 用途 支票号 定额支票 收款人 定额数 用途 支票号 汇款 收款人 账户号 用途 汇票 收款人 账户号 用途 托收承付 3 3 3 3 关于一张借款申请单多笔款项的问题 要支持一张 借款申请单 借多笔款项 如多张支票 多笔汇款 的业务 需求 申请人要分别填写每笔借款的附加信息 如每张支票的收款人 限额数 用途等 3 4 报销管理功能设计 3 4 1 电子报销单的格式和说明 公司总部报销用到两种单据 一是经费报销单 二是差旅报销单 经费 报销单 用于除差旅费外的所有范围内费用的报销业务 差旅费报销单 用 于报销国内出差费用 含出差期间发生的交通费 住宿费 会务费 资料费及 各种出差补助 3 4 1 1 电子 经费报销单 的格式和说明 电子 经费报销单 的格式如单据 3 3 所示 单据 3 3 电子 经费报销单 格式说明 经费报销单 部门 日期 附件 张 项目 经费出处 开支内容 开支金额 核准金额 备注 小计 领款人 开支金额合计 大写 姓名 支出金额 核准金额 核准金额合计 大写 偿还 月 日借据 结算后退回 补领 元 报销人 实物验收人 处室领导 部门领导 会签部门领导 审核人 实际领款人 出纳 电子经费报销单栏目注释如表 3 7 所示 表 3 7 电子经费报销单栏目注释 栏目名称 栏目注释 部门 报销人所在部门名称 报销人填写单据时系统自动生成 日期 填写报销日期 填表日期 报销人填写单据时系统自动生成 附件 张 填写后附的单据的张数 报销人填写 项目 经费出处 预算项目类型 在报销人填写单据时弹出字典项供选择 预算项目类型参见附件 1 开支内容 费用类型 在报销人填写单据时弹出字典项供选择 费用类型参见附件 2 一栏 只能填写一个费用类型 不得合并 开支内容与报销流程关联 如实物报销流程的开支内容只能是办公用品 办公耗 材和资料费 开支金额 由报销人填写与 开支内容 相一致的支出金额 核准金额 由财务部门根据相关标准填写 备注 填写与报销有关的其他事项的说明 开支金额合计 大写 由报销人填写以上各项开支的合计金额 使用汉字大写书写 核准金额合计 大写 由财务部门填写以上各项核准金额的合计金额 使用汉字大写书写 姓名 领款人栏 由报销人填写本次报销费用中实际支付现金的付款人的姓名 支出金额 领款人栏 与付款人相对应的实际付款金额 核准金额 领款人栏 由财务部门经过审验核对后 根据相关标准填写 偿还 月 日 借据 号 结算后退回 补领 元 报销人在线填单节点 1 如果是报销冲抵借款 则由报销人填写所冲抵的借款是 月 日借据 单据号 XXX 的借款 2 系统自动根据单据上的开支金额合计 和所冲抵的借款单上的借款额计算退回 还是补领 XXX 元 会计审核节点 1 会计根据核算后 可以修改退回还是补领 xxxx 元 报销人 填写经费报销单的人员姓名 在申请人在线填单时系统自动生成 实物验收人 购买办公用品 低值易耗品 资料 书等实物时必须有实物验收人签字 实物验 收人为同部门的其他人员 实物为固定资产是由资产管理部门进行资产验收 并 填写 固定资产管理卡片 在 实物报销流程 和 固定资产报销 两个流程 中的 实物验收人审核 节点 实物验收人处理完该节点提交下一节点时 系统 自动生成 处室领导 报销人所在处室领导签字 在报销流程中 处室领导审批 节点时 处室领导处理完该节点提交下一节点时 系统自动生成 部门领导 借款人所在部门领导签字 在报销流程中 部门领导审批 节点时 部门领导处理完该节点提交下一节点时 系统自动生成 会签部门领导 当带薪年假费等报销时 需要其他部门的领导会签 在相关流程的相关节点 参加会签的人处理完该节点时 系统自动生成 审核人 财务主管人员审核出纳工作无误后签字 实际领款人 出纳执行借款业务时 由实际领款人手写签名 出纳 出纳执行借款业务时 由出纳手写签名 3 4 1 2 电子 差旅费报销单 的格式和说明 电子 差旅费报销单 的格式保留原纸质单据的格式 如单据 3 4 所示 但在进行差旅费报销时 还要填报销单据的明细信息 以便系统自动进行伙食 补助等计算 如单据 3 5 所示 单据 3 3 电子 差旅费报销单 格式说明 差旅费报销单 部门 日期 附件 张 项目 地点 单位 日期 自 月 日至 月 日共 天 领款人开支 项目 人 数 单 据 开支 金额 核准 金额 出差补 助 人 数 天 数 标 准 核准 金额 姓 名 支出金额 审核金额 车船 费 途中补 机票 款 误餐补 住宿 费 交通补 会务 费 无卧补 其他 开支金额 大 写 核准金额 大 写 偿还 月 日借据 元结算后退回 补领 元 备注 报销人 处室领导 部门领导 审核人 实际领款人 出纳 单据 3 4 电子 差旅费报销单 格式说明 差旅费明细单 对应 差旅费报销单 号 城市间交通费明细 请每张票据分别填写一行 票据 张 票据 号 往或 返 起止日 期 起止地 点 单 位 事 由 交通工 具 出差 人 领 款 人 金额 核准金 额 途中 补 其他费用明细 票据 张 票据号 费用类型 单据几张 领款人 金额 核准金额 备注 差旅费明细单中的费用包括住宿费 会务费 机场 火车站往返车费 及 其他 电子 差旅费报销单 的说明如表 3 8 所示 表 3 8 纸质差旅报销单栏目注释 栏目名称 栏目注释 部门 报销人所在部门名称 报销人填写单据时系统自动生成 日期 报销日期 填表日期 报销人填写单据时系统自动生成 附件 张 后附的单据的张数 根据 差旅费明细单 系统自动生成 项目 预算项目类型 报销人填写单据时弹出字典项供选择 预算项目类型参见附件 1 地点 单位 报销人填写出差地点 人数 开支项目 报销人填写与开支项目栏相应的参与人数 单据 开支项目 报销人填写与开支项目栏相应的单据张数 开支金额 开支项目 报销人填写与开支项目栏相应的支出金额 核准金额 开支项目 会计部门根据相应标准填写与开支金额相应的已核准金额 人数 出差补助 报销人填写与出差补助栏相应的参与人数 天数 出差补助 报销人填写与出差补助栏相应的天数 标准 出差补助 报销人填写与出差补助相应的标准 核准金额 出差补助 会计部门根据相应标准填写与出差补助标准金额相应的已核准金额 开支金额合计 大写 由报销人填写以上各项开支的合计金额 使用汉字大写书写 核准金额合计 大写 由财务部门填写以上各项核准金额的合计金额 使用汉字大写书写 自 月 日至 月 日 共 天 报销人填写出差的起止日期 姓名 领款人 报销人填写本次报销费用中的实际支付先进的付款人的姓名 支出金额 领款人 报销人填写本次报销费用中的实际支付先进的付款人的姓名相应的金额 审核金额 由财务部门经过审验核对后 根据相关标准填写 领款人 偿还月日借据 元 结算后退回 补领 元 报销人在线填单节点 1 如果是报销冲抵借款 则由报销人填写所冲抵的借款是 月 日借据单 据号 XXX 的借款 2 系统自动根据单据上的开支金额小计 和所冲抵的借款上的借款额计算 退回还是补领 XXX 元 会计审核节点 1 会计根据核算后 可以修改退回还是补领 xxxx 元 报销人 填写差旅费报销单的人员签字 在填制表单节点系统自动生成 处室领导 报销人所在处室领导签字 在报销流程中 处室领导审批 节点时 处室领导处理完该节点提交下一节点时 系统自动生成 部门领导 借款人所在部门领导签字 在报销流程中 部门领导审批 节点时 部门领导处理完该节点提交下一节点时 系统自动生成 会签部门领导 当带薪年假费等报销时 需要其他部门的领导会签 在相关流程的相关节点 参加会签的人处理完该节点时 系统自动生成 审核人 财务主管人员审核出纳工作无误后签字 实际领款人 出纳执行借款业务时 由实际领款人手写签名 出纳 出纳执行借款业务时 由出纳手写签名 3 4 2 电子报销流程 3 4 2 1 典型报销流程 典型报销流程如图 3 6 所示 申请人 在线填单 处室领 导审核 部门领 导审核 财务 审核 出纳 付款 生 成 凭 证 接 口 开始 结束 票据整理并粘贴 注明报销 单流水号及报销人姓名 并 将贴好的原始票据送财务处 找出与借款单对应的 原始票据 以便稽核 网上报销系统 财务管理系统 图 3 2 典型报销流程示意图 典型报销流程中各节点说明如表 3 9 所示 表 3 9 典型报销流程节点说明表 节点 节点说明 申请人在线填 单 填写 经费报销单 中的开支内容 开支金额等项 选择是直接提交给处长审批 还是跳转到部长审批 申请人粘贴票 据 申请人整理票据 贴在空白纸后 在纸上注明 经费报