上海交大财务报销指南.doc

上海交通大学财务业务办理指南编 写 说 明随着我校各项事业的快速发展，学校各项财务制度、规定、办理流程也和以前有了较大不同。近几年，财务处以财务信息化工作为抓手，全面提高工作效率、提升服务水平。“网上预约报销系统”、“财务管理驾驶舱系统”、“科研项目预算管理系统”等财务信息化工作的推进，极大地提高了我们服务的质量与管理的水平。为使学校师生能更便捷地办理各项财务业务，更明确办理各类财务业务的流程与手续，我们编纂了这本上海交通大学财务报销指南，希望能给大家在办理具体财务业务时提供一点帮助。对于本书中可能存在的错误与不足之处，也请大家提出宝贵意见。财务处 会计核算中心二一一年十二月十四日目 录一、学校高级财务管理平台简介4网上查询系统使用指南4网上预约报销系统操作流程14不等候报销凭证物流管理系统简介15二、财务报销业务流程简介16报销业务基本流程16暂借款申请业务流程18暂借款冲销业务流程18酬金发放业务流程20学生医药费报销业务流程22市内交通费报销业务流程23外埠差旅费报销业务流程24私车公用核准备案及报销业务流程25个人通讯费核准备案及报销业务流程26外币业务因公临时出国人员出国费用报销流程27外币业务非出国出境购汇业务流程29仪器设备及家具购置业务流程31主办会议业务流程33专项资金使用业务流程34修缮装饰工程报销业务流程35三、财务其他业务流程简介36培训班申请开办及收入入账分配流程36科研项目预决算业务流程38科研项目审计查询及复印会计凭证业务流程40票据领用及核销业务流程41预开发票、收据流程43新办、补办银行卡业务流程45支取公积金业务流程46学生收费业务简介48四、财务处办公信息一览表49五、学校银行账户及税务登记号信息50六、境外伙食费、住宿费、公杂费开支标准表51一、学校高级财务管理平台简介网上查询系统使用指南一、系统登录方法教职工请使用工号登录，学生使用学号登录；教工初始密码为工资卡卡号后8位，学生初始密码为学号，进入网上查询系统后在二级菜单栏点击“修改密码”可以修改初始密码，密码至少为5位，可以为数字或字母；附加码为4位数字，请按照下边图片输入。如附加码无法识别请刷新页面，系统将重新生成附加码二、系统使用方法登录进入系统后左边菜单中将列出全部功能，点击各二级菜单下的功能链接访问相关功能（一）个人工资卡卡号、公积金账号查询1、点击“财务数据发布”2、查看财务数据 （二）项目经费查询1、点击“项目成组查询”，列出项目清单，可点击项目代码查询细目 2、指定时间范围以查询项目明细，需要使用其它功能，请点击相应的链接 3、按条件查询收支情况4、显示项目收支情况明细 （三）财务到款查询科研到款、实验到款及其他到款查询 1、点击“财务到款查询”，按照要求指定查询条件 2、若查询条件不够精确，使得查询结果数超过控制数，系统将进行提示，相关的查询结果将不显示3、若指定更加明确的查询条件，则可成功得到查询结果4、查询结果（四）个人帐户查询教职工工资酬金查询及学生奖助学金、医药费查询1、点击“个人工资查询”，教职工查询个人工资、酬金情况，学生可以查询奖助学金发放及医药费报销情况，查询时首先选定查询时间范围2、显示选定时间范围内的个人工资数据列表（五）学生收费查询1、点击“学生收费细目查询”，如果出现此查询页面，则需要先指定查询条件再进行查询2.学生总体缴费情况，将会看到相关学生的总体缴费情况，可以点击学号上的链接查看详细缴费情况3、显示学生详细缴费信息4、点击“缴费详细记录”，将显示各次缴费的时间、金额、发票号等5、点击“未交款项细目”将显示所有欠费情况（六）酬金系统数据录入及上报1、点击“酬金数据录入/薪酬金录入”， 按要求填写项目号和摘要，点击“录入酬金发放单据” 2、根据页面显示逐个录入工号、发放金额等信息，也可以先将发放信息按规定格式制成Excel表，直接导入到酬金发放系统，然后点击“提交本次发放清单” ，完成酬金录入和上报工作，生成酬金发放记录 3、点击酬金发放记录流水号上的链接，打印发放清单后，签字盖章联同校内付款（转账）凭证、报销单交至闵行业务部酬金业务窗口工作人员（七）个人工资酬金税金测算及发放优化方案1、点击“税金测算工具/工资税金测算”，根据系统提示填写当前拟发放金额及预计后续月份平均收入2、点击“开始测试”，页面显示酬金发放优化方案及应缴个人所得税网上预约报销系统操作流程登录网上预约报销系统打印报销确认单选择预约地点、时间保存并预约暂时保存选择支付方式并按系统要求填写有关信息根据报销内容在对应栏目内填写金额报销申请查看修改撤销申请打印报销确认单预约安排填写首栏信息（项目财务编号、附件张数、联系电话、电子邮件地址）、选择所要申请的业务类型（一般报销业务、差旅费报销业务、外汇报销业务、暂借款业务）在确认单上签字、盖章后，携相关合同（协议）、校内付款（转账）凭证及原始票据交至闵行业务部（或徐汇业务部）咨询台不等候报销凭证物流管理系统简介不等候报销凭证物流管理系统主要目标是为了优化不等候预约报销流程，均衡财务内部工作量，公开财务报账过程中每一环节的处理状态。通过不等候报销凭证物流管理系统，经办者可以在“网上预约报销系统”中查看送交的报销单据的具体物流状态，主要分为“预约成功”、“预约单已接受，等待分配”、“预约单已分配，等待制单”、“制单完成，等待复核”、“复核完成，等待付款”、“付款完成”六个操作环节，每个环节都可以查看到操作人及其工作窗口和联系电话。如果送交的报销单据在某一环节存在较长时间停滞、或对送交的报销事项急需修改的，经办者可以直接打电话与该环节的操作人员联系。二、财务报销业务流程简介报销业务基本流程申请人登录“网上预约报销系统”，按系统提示进行预约，并打印上海交通大学预约报销确认单将填写完整的上海交通大学预约报销确认单和相关合同（协议）、校内付款（转账）凭证及原始票据交至闵行业务部（或徐汇业务部）咨询台经咨询台人员初审合格后，该业务进入财务审核流程友情提醒：一、 说明：（一） 原始发票必须真实、合法，并填写完整，要求如下：1客户名称（即发票抬头）：上海交通大学；2、日期、内容、数量、单价、大小写金额填写完整；3、发票上必须加盖对方单位的财务专用章或发票专用章。（二） 单位公章和主管章要求如下：1、上海交通大学预约报销确认单应填写完整、准确，加盖的公章和单位负责人签章应与在财务处备案的样章一致；2、校内付款（转账）凭证上应加盖单位公章和单位主管章；3、专项资金报销业务的主管章为在“211/985工程”办公室报备的项目负责人签章。（三）购买设备、家具业务，相关要求如下：1、购买设备、家具业务，需经校“资产综合管理信息系统”审核通过后方可办理财务预约报销业务；2、固定资产财务报销确认单上需加盖单位公章或器材领用章和设备主管签章。（四）大额资金支付要求：1、以现金或转卡形式支付超过人民币1万元（含），银行转账支出超过人民币10万元（含）的业务，需要登陆财务处网站(网址www.jdcw.sjtu.edu.cn)下载上海交通大学大额资金支付申请表，并按要求填写完整，加盖单位公章和单位主管章或单位负责人签字（在线打印的上海交通大学预约报销确认单不需另外填写以上表格）；2、凡进入个人银行卡的人员经费定义为银行存款支付，超过人民币10万元（含）的业务，需要填写上海交通大学大额资金支付申请表；3、凡单笔银行存款支付在人民币伍拾万元（含）以上（不含各类酬金、人员经费），单笔现金支付在人民币壹拾万元（含）以上的支付业务，根据业务性质（如科研、教学等）需由主管副校长签字,然后再交财务处审批（在线打印的上海交通大学预约报销确认单不需另外填写以上表格）；4、工资及津补贴、养老金和共享改革成果费，抚恤金、遗属补助、回乡人员工资，去世人员社保费退款、丧葬费，教职员工困难补助，出国保证金，学生的生活补贴、困难补助、助学贷款、奖助学金，综合财务预算中后勤服务经费、基建经费，由后勤保障处核准的水电费、燃料费支付款项不需填写上海交通大学大额资金支付申请表；5、单笔转账金额超过人民币2万元（含）的报销业务，需提供相关合同（或协议）。二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。暂借款申请业务流程申请人登录“网上预约报销系统”，按系统提示预约“暂借款业务”，打印上海交通大学预约报销确认单将填写完整的上海交通大学预约报销确认单和相关合同（协议）、校内付款（转账）凭证及暂借经费凭单交至闵行业务部（或徐汇业务部）咨询台经咨询台人员初审合格后，该业务进入财务审核流程暂借款冲销业务流程申请人取得收款单位出具的收款票据后，及时登录“网上预约报销系统”，按系统提示完成”冲账业务”的预约，打印上海交通大学预约报销确认单申请人持填写完整的上海交通大学预约报销确认单、暂借经费单（回单）、原始票据至闵行业务部（徐汇业务部）咨询台进行初审经咨询台人员初审合格后，该业务进入核销流程友情提醒：一、业务说明1、暂借款是指因特殊用途的临时性短期借款，包括差旅费、设备采购、材料采购、项目合作、修缮费用、工程款、学生活动、会议注册费、版面费、举办会议等其他临时性借款；2、办理暂借款时应出具需要暂借款项的证明（如项目预算、设备、材料采购合同、项目协作合同或协议、举办活动的文件、会议通知等）；3、申请人填写暂借经费凭单或上海交通大学预支旅费单时，应注明借款用途、金额、受款单位全称、汇款的需提供受款单位的开户银行和银行帐号；4、根据学校规定，预支差旅费可以暂借现金，其他情况需要办理暂借款，只能提供支票或汇款的形式。原则上一个项目借款超过三笔（含）且未及时冲销的，此账号不得再次借款；5、外埠出差费用借支金额超过人民币叁万元（含）、银行转账借款超过人民币拾万元（含）的业务，需填写上海交通大学大额资金支付申请表（在线打印的交通大学预约报销确认单不需另外填写以上表格），加盖单位公章和单位主管章或单位负责人签字。二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。酬金发放业务流程申请人登陆财务处高级财务管理平台的“登陆网上查询系统”申请人点击财务数据上报/酬金数据录入/新酬金录入,在该项下根据提示操作后在线提交发放清单在线提交发放清单后，点击流水号上的链接，打印发放清单将加盖单位公章和主管签章的发放清单、校内付款（转账）凭证、报销单交至闵行业务部酬金业务窗口工作人员工作人员初审合格后，该业务进入财务审核流程友情提醒：一、 说明1、单笔超过10万元（含）的酬金业务，须填上海交通大学大额资金支付申请表，并按要求填写完整，加盖单位公章和单位主管章或单位负责人签字。2、校内付款（转账）凭证、上海交通大学报销单（简称：报销单）、发放清单应填写完整、准确，加盖的公章和单位负责人签章应与在财务处备案的样章一致；3、专项资金报销业务的主管章为在“211/985工程”办公室报备的项目负责人签章。二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）。硕士和博士研究生科研助教、管理助教发放业务流程申请单位将填写完整的研究生兼管理助教酬金付款凭证、学生勤工助学经费审批单交学指委-学生事务中心申请单位将核准的硕士生、博士生兼科研助教申请表及付款凭证交学指委-学生事务中心学指委-学生事务中心将核准并汇总的发放信息交财务处信息管理科信息管理科核准发放信息后，于每月3日办理发放手续友情提醒：一、说明1、学生可以登录高级财务管理平台，进入网上查询系统，点击“个人账户查询/个人工资查询”，来查询科研助教、管理助教进卡款项；2、若银行卡挂失，财务处信息科会及时电话通知学生来领取现金；3、若遇节假日和寒暑假，财务处会另发通知调整发放时间。二、业务受理部门： 1、信息科：办理学生科研助教、管理助教进卡业务；2、会计核算中心闵行业务部：办理学生科研助教、管理助教审核入账业务。学生医药费报销业务流程申请人携学生证、病历卡、转院单、医药费收据到校医院办理医药费报销手续校医院将核准的报销信息登入学生医药费报销系统，并保存好学生医药费报销的原始票据每周二财务处信息科有专人根据学生医药费报销系统中的信息办理学生医药费进卡业务，并于每周五进学生银行卡友情提醒：一、 说明1、每周五进学生银行卡的医药费是学生医药费报销系统中上周二至本周一的报销信息；2、财务处每周四派人到校医院将学生医药费报销的原始票据取回并审核归档；3、学生可以登录高级财务管理平台，进入网上查询系统，点击“个人账户查询/个人工资查询”，来查询医药费报销进卡款项；4、若银行卡挂失，财务处信息科会及时电话通知学生来领取现金；5、若遇节假日和寒暑假，财务处会另发通知调整发放时间。二、业务受理部门：1、信息科：办理学生医药费进卡业务；2、会计核算中心闵行业务部和徐汇业务部：办理学生医药费审核入账业务。市内交通费报销业务流程登录“网上预约报销系统”，按系统提示进行预约，并打印上海交通大学预约报销确认单将填写完整的上海交通大学预约报销确认单、校内付款（转账）凭证及原始票据交至闵行业务部（或徐汇业务部）咨询台经咨询台人员初审合格后，该业务进入财务审核流程友情提醒：一、说明1、政策依据：上海交通大学调整市内交通费报销方式暂行办法(沪交内(财)201112号)；2、市内交通费：指学校教职工、学生因工作、学习需要，在上海市内搭乘公共交通、轨道交通、出租车、轮渡等发生的费用，以及部分教职工使用自有车辆办理教学、科研、行政管理、其他对公业务而在上海市内发生的汽油费、路桥费、停车费等费用；3、在上海市内搭乘公共交通、轨道交通、出租车、轮渡等发生的费用，学校仅受理公共交通卡充值票据；汽油费、路桥费、停车费根据发票按实报销；4、科研项目报销公共交通卡充值票据，在项目预算批准的范围内，按年度拨款金额的5%核定市内交通费额度，每个项目每年报销上限为10,000元人民币；5、用学校下达的预算经费购买交通卡并充值的，由所属单位领导作为责任人按部门预算进行控制和审批； 6、交通卡充值点设在后勤集团财务处，充值时间为周一至周五上午10:30下午4:30；7、教职员工可在校内交通卡充值点用现金或项目经费结算充值，也可以在全市各交通卡充值点充值。用现金充值的，可以凭交通卡充值票据报销；用项目经费充值的，由后勤集团根据校内付款（转账）凭证与财务处定期结算。二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部简称（闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。外埠差旅费报销业务流程登录“网上预约报销系统”，按系统提示进行预约，并打印上海交通大学预约报销确认单将填写完整的上海交通大学预约报销确认单、校内付款（转账）凭证及原始票据交至闵行业务部（或徐汇业务部）咨询台经咨询台人员初审合格后，该业务进入财务审核流程友情提醒：一、说明1、政策依据：上海交通大学调整市内交通费报销方式暂行办法（沪交内（财）【2011】12号）；2、外埠出差旅费：指学校教职员工和在读学生，因教学、科研、行政管理以及其他对公业务的需要，赴外埠出差所发生的交通费用、住宿费、伙食补助费、邮电费等费用，但不包括出差期间发生的医疗费；3、外埠出差费用构成：（1）出差地交通费：外埠出差交通补贴标准为人民币80元/天、人；（2）城市间交通费：指上海与出差地之间的往返飞机、火车、轮船、和长途车票的票价；（3）出差地住宿费：指在出差期间实际在出差地发生的住宿费，包括旅馆、饭店、招待所、宿舍等住宿费；（4）出差期间的伙食补助费：指出差期间应由学校支付的、用于弥补出差地餐饮价格的补助费，标准为人民币15元/天、人（深圳、汕头、珠海、厦门20元/人、天）；（5）其他费用：指因出差而发生的费用，如乘机保险费，长途乘车保险费、订票费、特殊原因引起的退票费等。二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。私车公用核准备案及报销业务流程申请单位于每月5日前，将经学院负责人审批同意并加盖所属单位公章的申请表交至闵行业务部主任申请单位在递交申请表后5个工作日内未收到不予批准回复，即完成私车公用备案登记业务完成备案登记后即按市内交通费或外埠差旅费报销流程办理报销业务友情提醒：一、说明1、私车公用报销范围：教职工使用自有车辆办理教学、科研、行政管理、其他对公业务而发生的汽油费、路桥费、停车费等费用，以及在办理对公业务过程中发生的小额维修费用；车辆的保险费、养路费、保养费、大额维修费用不在报销范围之内；2、院系教师办理私车公用报销业务，只能使用科研项目经费（在项目预算批准的范围内）。二、业务受理部门：1、会计核算中心闵行业务部简称（闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：办理私车公用报销业务；2会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）：办理私车公用核准备案业务。个人通讯费核准备案及报销业务流程申请单位将填写完整的上海交通大学电话月租费报销（补贴）审批表（简称：电话费审批表）交至人力资源处审核人力资源处将盖章核准的上海交通大学电话月租费报销（补贴）审批表返回给申请单位 申请单位将核准的上海交通大学电话月租费报销（补贴）审批表交至会计核算中心副主任进行报备，并告知本单位已备案的教职工可以办理电话费报销业务接到通知的教职工可以按财务报销基本流程办理电话费报销业务友情提醒：一、 说明：1、若已备案的住宅电话和手机号变更，可由部门签字盖章后直接交至会计核算中心副主任办理变更手续；2、手机费只能从横向科研经费中支付；3、机关部处及学院领导由行政经费报销电话及手机费的人员名单，学校组织部会在每年5月和11月向财务处提供；4、网络费按照住宅电话的备案信息报销100元/月、人。二、业务受理部门：1、会计核算中心闵行业务部简称（闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：办理个人通讯费报销业务；2、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）：办理个人通讯费备案业务。 外币业务因公临时出国人员出国费用报销流程申请人取得人力资源处出国批件(赴港澳批件)申请人于出国前10-15天，登录“网上预约报销系统”，按系统提示预约“外汇业务-暂借出国生活费”，打印上海交通大学预约报销确认单（简称：报销确认单）申请人可先行垫付出国相关费用，若选择信用卡支付请保留信用卡对帐单；若通过银行柜面购汇，需保留银行提供之单据申请人持人事处出具的出国批件（赴港澳批件）、填写完整的报销确认单、校内付款（转账）凭证、暂借经费单至闵行业务部咨询台咨询台工作人员初审合格后，申请人持相关资料至闵行业务部外汇业务窗口办理购汇业务申请人应于回国15个工作日内，登录“网上预约报销系统”，按系统提示预约“出国生活费用报销（含冲帐）”，打印报销确认单申请人持填写完整的交通大学预约报销确认单、校内付款（转账）凭证、原始凭证至闵行业务部咨询台进行初审，若办理冲账业务需提供暂借经费单（回单）申请人持经咨询台工作人员初审合格的资料至闵行业务部外汇业务窗口办理报销或借款核销业务： 友情提醒：一、说明：1、申请人需注意保留飞机票、登机牌，住宿费发票，会议注册费发票，城市间交通费发票等，以供回国后报销；2、申请人在国外开支取得的原始凭证均需注明用途、币种和金额；3、申请人若在出国前未办理购汇手续，可于回国后15个工作日内，登陆财务处主页，预约“出国生活费用报销(含冲账)”栏，我处将按报销当日汇率办理报销业务；4、申请人如有特殊需求，请在预约系统备注栏中注明，并提供相应的证明文件（如：对方单位的邀请函，会议通知，与对方签订的合作协议等）。二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）。外币业务非出国出境购汇业务流程申请人需持有国际会议注册表、版面费录用通知等相关文件申请人登录“网上预约报销系统”，按系统提示预约“外汇业务-暂借境外电汇及票汇”，打印上海交通大学预约报销确认单（简称：报销确认单）申请人可先行垫付相关费用，若选择信用卡进行境外汇款，请保留信用卡对帐单；若通过银行柜面转帐支付，需保留银行提供之单据(换汇水单、境外汇款申请书客户联、手续费单据等)申请人持国际会议注册表、版面费录用通知等相关文件、填写完整的报销确认单、暂借经费单、校内付款（转账）凭证至闵行业务部咨询台申请人将经咨询台工作人员初审合格的资料交外汇业务窗口工作人员，并在其指导下填写境外汇款申请书，工作人员告知申请人领取回执的时间申请人于约定时间（一般为周五）到闵行业务部外汇业务窗口领取汇款回执申请人取得收款单位出具的收款收据后，登录“网上预约报销系统”，按系统提示预约“电汇、票汇报销（冲账）业务”，打印报销确认单申请人持填写完整的报销确认单、校内付款（转账）凭证、原始凭证至闵行业务部咨询台进行初审，若办理冲账业务需暂借经费单（回单）申请人持经咨询台工作人员初审合格的资料至闵行业务部外汇业务窗口办理核销业务。友情提醒：一、说明：1、申请人办理电汇业务时，请提供对方单位准确的银行账号；2、申请人若未办理电汇、票汇暂借手续，可凭收款单位出具的收款收据及申请人的支付凭证（银行汇款凭证或信用卡对账单），登陆财务处主页，预约“电汇、票汇报销（冲账）业务”栏，我处将按报销当日汇率办理报销业务；3、购买进口实验设备、材料或试剂等，需在办理预约手续前，至设备处进口科办理批复手续；4、购买外文图书，需列出图书清单，经分管教学的院长签字后，方可办理预约手续；6、电汇境内外手续费将从经费中直接扣除(无需另开经费)。二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）。仪器设备及家具购置业务流程申请人登陆“资产综合管理信息系统”，点击“资产管理平台业务申请”，进入交大统一身份认证界面申请人登陆进入后，分步点击设备申请/设备购置新增/新增业务，按提示将信息填写完整后保存并提交申请提交后，待学院、设备处审核通过后，申请人再次登录“资产综合管理信息系统”，在“待财务入账”中点击“预约”，进行财务报销预约预约成功后，申请人同时打印上海交通大学预约报销确认单和上海交通大学固定资产财务报销确认单将盖章确认的上海交通大学预约报销确认单、上海交通大学固定资产财务报销确认单、相关合同（协议）及原始凭证交至会计核算中心咨询台经咨询台人员初审合格后，该业务进入财务审核流程友情提醒：一、说明：1、单价800元（含）以上且使用年限一年以上的仪器设备购置需办理固定资产登记业务；家具购置不设金额和使用年限限制均需办理固定资产登记手续；2、办理金额2万元（含）以上的设备、家具购置业务，需提供由实验室与设备处加盖合同章的购销合同；3、大型进口设备由实验室与设备处进口科统一采购；4、若所购仪器设备用于科研项目产品预研而非学校使用，则填写上海交通大学科研项目预研产品仪器设备验收入库单；5、在上海交通大学预约报销确认单上加盖单位公章和单位负责人章；在固定资产财务报销确认单上加盖单位公章或器材领用章和设备主管签章。二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。主办会议业务流程申请人将开办会议申请书（含会议预算）、上级主管单位或学校同意举办会议的批件交会计核算中心副主任核算中心副主任核准开办的会议，根据申请单位需要开设会议专用校内财务编号并告知申请人，同时将会议立项批复交至信息管理科和稽核科信息管理科根据收到的会议立项批复书开设会议专用校内财务编号稽核科根据批复书审核申请人的票据领用资格，向核准的票据领用人发放会议用票据申请人应将收取的会务费及时解交闵行业务部（或徐汇业务部），不可坐支申请人应在会议结束一个月内，至稽核科核销已领用票据，并结清相关费用信息管理科应在申请人结清会议相关费用六个月内，注销该会议校内财务编号友情提醒：一、 说明：1、我校内部门主办的会议，根据学校规定按会议总收入的3%收取学校管理费；2、申请人领用票据前，要先经财务处领导审批同意；3、申请人应按批准的会议预算开支相关费用。二、业务受理部门：1、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）：办理会议立项手续，审核会议预算；2、稽核科：领用、核销会议用票据；3、信息管理科：开设会议专用校内财务编号；4、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：办理会议收入及开支报销业务。专项资金使用业务流程持经“211/985工程”办公室审批的项目批准书至预决算科办理财务立项和预算调整手续登录“网上预约报销系统”，按系统提示进行预约，打印上海交通大学预约报销确认单将填写完整的上海交通大学预约报销确认单和相关合同（协议）及原始票据交至闵行业务部（或徐汇业务部）咨询台经咨询台人员初审合格后，该业务进入财务审核流程友情提醒：一、说明：1、办理设备购置业务需通过实验室与设备处论证且经校“资产综合管理信息系统”审核后方可办理预约报销业务；2、上海交通大学预约报销确认单应填写完整、准确，加盖的公章和单位负责人签章应与在财务处备案的样章一致；3、专项资金报销业务的主管章为在“211/985工程”办公室报备的项目负责人签章。二、业务受理部门：1、预决算科：办理财务立项和预算调整手续；2、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：办理财务报销业务。修缮装饰工程报销业务流程申请人登录“网上预约报销系统”，按系统提示进行预约，并打印上海交通大学预约报销确认单 将填写完整的上海交通大学预约报销确认单、修缮合同、施工许可证、校内付款（转账）凭证及原始票据交至闵行业务部（或徐汇业务部）咨询台经咨询台人员初审合格后，该业务进入财务审核流程友情提醒：一、说明1、支付金额10万元（含）以上由申请人填写上海交通大学大额资金支付申请表；2、修缮装饰合同金额5万元（含）以上，以审计处出具的竣工决算报告为最后核算依据；3、修缮装饰合同金额5万元以下，根据合同规定支付款项；4、修缮装饰工程开工前须到基建处办理施工许可证。二、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）。三、财务其他业务流程简介培训班申请开办及收入入账分配流程培训班开办申请及收入入账流程将经教务处非学历管理办公室核准的申报表交至综合管理科，申请审核收费标准将经综合管理科核准的申请表交至稽核科，申请领用相关票据将经综合管理科核准的申请表交至预决算科，申请开设校内财务编号申请单位根据核准的收费标准收取相关费用，并开具收据申请单位将收取款项和收据记账联交至闵行业务部（或徐汇业务部）办理入账手续，同时将收据存根联送至稽核科办理核销手续开办培训班收入分配流程将经教务处非学历管理办公室核准上海交通大学非学历办学经费分配情况表交至综合管理科审核综合管理科待学校收到教育部返还已上缴预算外资金后，凭核准的上海交通大学非学历办学经费分配情况表进行收入分配友情提醒：一、说明：1、收入分配政策依据：上海交通大学非学历教育办班及培训收费及其分管理细则（沪交内（教）200913号）；2、票据领用人需具有会计从业资格证书。二、业务受理部门：1、综合管理科：审核培训班收费标准，办理收入分配手续；2、稽核科：领用、核销票据；3、预决算科：开设校内财务编号4、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：办理办班收入及分配的入账手续。科研项目预决算业务流程一、科研项目预算审核及用印流程课题申请人根据国家各部委、地方政府申报书规定的各项要求填写课题计划任务申请书课题申请人将填写完整的课题计划任务申请书交给学院的科研秘书进行初步审核初审通过后，由科研秘书或课题申请人将申请书交财务处科研经费管理科对预算明细表进行审核，并在学院开具的加盖学院公章的用印单上签字确认科研秘书或课题申请人凭科研经费管理科签字确认的用印单在申请书上加盖财务负责人章和财务专用章财务处盖章后由科研院相关部门对申请书内容进行进一步的审核，审核通过后由科研院在申请加盖校印的用印单上盖章确认课题申请人凭科研院盖章确认的校印用印单去校办在申请书上加盖上海交通大学校印、法人印二、科研项目决算审核及用印流程课题负责人根据863、973、自然基金、其他行业部委科研项目以及各类文科项目等要求填报中期决算报表、年度决算报表、结题决算报表课题负责人或经办人将决算报表交财务处科研经费管理科审核，并在学院开具的加盖学院公章的用印单上签字确认课题负责人或经办人凭科研经费管理科签字确认的用印单在决算报告上加盖财务负责人章和财务专用章财务处盖章后由科研院相关部门对决算报告内容进行进一步的审核，审核通过后由科研院在申请加盖校印的用印单上盖章确认课题申请人凭科研院盖章确认的校印用印单去校办在决算报告上加盖上海交通大学校印、法人印友情提醒：一、说明：办理科研项目预决算审核及用印业务，需开具二份上海交通大学用印申请单（简称：用印单），一份用于加盖财务印，一份用于加盖校印。二、业务受理部门：科研经费管理科：审核预算申请书、决算报表；加盖财务负责人章和财务专用章；科研项目审计查询及复印会计凭证业务流程科研项目经办人将科研项目审计查询及复印会计凭证申请书交财务处科研经费管理科审核确认工作人员受理后，科研项目经办人于三个工作日（含）后至闵行业务部或徐汇业务部查询窗口领取相关资料，遇紧急事件酌情加急处理科研项目经办人将经科研经费管理科核准的申请书、复印资料清单和填写完整的用印单交至闵行业务部(或徐汇业务部)查询窗口工作人员友情提醒：一、 说明：1、上海交通大学用印申请单（简称：用印单）应加盖单位公章和主管签章；2、申请书应写明审计项目的财务编号,要有项目负责人签章并加盖所属单位公章；3、复印汇款、来款银行凭证，在查询窗口登记即可。二、业务受理部门：1、科研经费管理科：核准科研项目审计事项；2、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：查询、复印会计凭证。票据领用及核销业务流程校内相关单位到财务处综合管理科申报收费项目、收费标准（如开办短训班，请参见培训班申请开办及收入入账分配流程；如举办会议，请参见主办会议业务流程）经综合管理科审核通过、具有收费资质的单位，由其指定票据经办人，持相关资料（见友情提醒：一），到稽核科领用票据收到款项后，根据收费项目、收费标准，开具相应票据，将“收据联”交给缴款人或汇款人，将“记帐联”、现金解款单等单据交到财务处会计核算中心闵行业务部（或徐汇业务部）在收费事项结束一个月内（或本装票据整本全部使用、机打票据满500份），将相关票据的“存根联”交回稽核科，办理票据核销手续（见友情提醒：二）至每年12月31日，无论票据是否使用完毕，均需到稽核科办理票据核销手续，同时由各单位票据经办人制作20年校本部财务处票据领用/核销统计表，交到稽核科友情提醒：一、各类收费业务领用票据须提交的资料（一）日常管理性收费经综合管理科审核通过者，持上海交通大学收费票据领用证即可。（二）开办短训班，收取培训费开办短训班者，需先到学校非学历教育管理办公室办理相关手续，持由非学历办批准同意的上海交通大学非学历教育办班申报表，连同上海交通大学收费票据领用证，办理票据领用手续。（三）举办会议，收取会议注册费等1、国际会议需提供上级主管部门同意举办会议的批复或与相关合作单位签订的合同文本，若为复印件则每页须加盖领用票据单位公章；2、需提供会议通知、领用票据的申请报告，均需会议负责人签字并加盖单位公章；3、上海交通大学收费票据领用证； 4、国际会议原则上提前三个月办理相关手续。二、关于核销票据的说明（一）核销票据，事先需自制封面（格式由稽核科指定），封面要求如下：1、盖公章；2、标注票据起讫号；3、标注作废票据号码；4、整本票据收费金额；5、经财务处审核人员确认的票据号码、缴款金额，以及盖好的“现金收讫章”、“银行收讫章”；6、经办人签字及联系方式；7、上交票据日期（年、月、日）；8、特殊情况需另外附文字说明（含单位财务主管签字、单位公章、经办人签字、经办人联系方式，等等）。三、开具票据需保证如下事项（一）完整填写所开具票据的每一项内容，包括：1.日期（年、月、日）；2.收费对象（单位名称（全称），或个人姓名）；3.收费内容（根据经学校核准的收费项目开具，未申报收费项目者不得自行开具）；4.人民币金额（根据票据格式，大写和/或小写，数字大写的正规写法：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万）；5.收款人签字或盖章（收款人签字需全名，不得以姓代替）；6.开具票据须依次开具（现金和支票收费不得分别从票据的两头开具）。（二）收款单位盖章一般情况下由学校财务处统一盖章，个别单位经协商和核准后例外。（三）开具票据人员需按学校规定（上海交通大学关于规范学校收费管理工作的实施细则【沪交内（财）2003 41号】）执行，无会计上岗证者，需报财务处综合管理科核准、备案；每个单位原则上只能指定一名经办人办理。四、注意事项（一）开具票据，金额大小写不得涂改。（二）作废票据，需在首联标注“作废”字样（用复写纸），或盖上“作废”章，并需联次完整保存；未用完票据，不得擅自作废。（三）票据核销，需持上海交通大学票据领取登记本。（四）所领用票据需及时核销，不得超过一个自然年。（五）需自行开具票据的单位，应根据本单位情况，制定相应票据管理规定，规范业务流程，岗位职责明确。预开发票、收据流程经办人将填写完整的预开发票（含收据）申请表暨承诺函和合同交至闵行业务部(或徐汇业务部)查询窗口工作人员核准资料后，开具发票或收据交经办人一个月后，预开发票的款项未按时到帐，学校将扣发责任人的工资或冻结等额科研经费一个月内，责任人负责将预开发票或收据款项划入我校银行账户，并至会计核算中心办理核销手续友情提醒：一、 说明1、 增值税发票办理预开增值税发票业务时，应提交与增值税发票上销项税款等额的校内付款(转账)凭证，方可办理业务。2、 税控机打发票（1）办理预开税控机打发票业务时，应按预开发票金额交清税款，方可办理业务；（2）已经科研院项目管理中心认证为技术转让和技术开发的科研项目合同，不需预交税款。二、 表格下载及申请要求 1、政策依据：关于规范“预开发票”业务规定的通知（财务处【2004】58号）；2、请在学校财务处网站(网址www.jdcw.sjtu.edu.cn)下载“预开发票（含收据）”申请表暨承诺函；3、办理预开发票业务的经办人（简称：经办人）为各单位持有有会计从业人员资格证书的财务人员，责任人为预开发票项目负责人；若经办人为非会计人员，请在财务处网站下载“预开发票”无会计上岗证人员单位备案表；4、预开发票金额超过100万元者，必须有学校主管业务副校长签字批准；5、若发生不可预见的问题导致预开发票的款项无法进校，预开发票责任人负责将发票追回；6、任何校内单位如果有三笔以上（含）预开发票业务超过承诺期限还未到帐的，财务处将停止对该单位办理预开发票业务，由此而引起的一切后果，均由该单位自行承担。三、 业务受理部门：1、会计核算中心闵行业务部(简称:闵行业务部)：预开增值税发票业务、预开税控机打发票、预开收据；2、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：预开税控机打发票、预开收据。新办、补办银行卡业务流程申请人将工作证（学生证）原件、身份证复印件交至闵行业务部(或徐汇业务部)查询窗口工作人员登记工作人员将登记的信息交至信息管理科审核，信息管理科将核准的信息提交至我校开户银行，办理银行卡信息管理科收到银行卡后，将按申请人预留的联系方式通知本人取卡友情提醒：一、 说明1、若不慎遗失银行卡，请及时拨打电话95566办理挂失手续，然后按照以上流程补办银行卡；2、申请办卡时，请预留本人的手机号，这样可以将银行卡和手机绑定，及时将银行卡的进（出）账信息以短息方式发送到手机上。二、业务受理部门：1、信息管理科：与中国银行接洽，新办、补办银行卡业务；2、会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）、会计核算中心徐汇业务部（简称：徐汇业务部）：办理银行卡登记业务。支取公积金业务流程申请人携带相关资料（详见说明）至闵行业务部查询窗口工作人员审核申请人递交资料并指导申请人填写公积金提取申请表资料审核无误，工作人员出具上海市住房公积金提取证明申请人持上海市住房公积金提取证明和公积金提取申请到相关建行办理提取公积金手续友情提醒：一、说明（一）离、退休职工提取公积金所需资料：1、离、退休证原件及复印件；2、建行储蓄卡；3、身份证原件及复印件；4、社保卡。（二）户口迁出本市或出境定居提取公积金所需资料1、提供注销原因，户口迁出本市或出境定居的户口簿、护照；2、建行储蓄卡；3、身份证原件及复印件；4、社保卡。（三）完全丧失劳动能力提取公积金所需资料1、市或区（县）劳动能力鉴定委员会出具的鉴定书；2、与单位终止劳动关系的证明；3、建行储蓄卡；4、身份证原件及复印件；5、社保卡。（四）职工死亡提取公积金所需资料1、继承人或受遗赠人需提供职工死亡证明；2、继承人或受遗赠人需提供合法继承身份的证明或法院的有关文书；3、建行储蓄卡；4、身份证原件及复印件；5、社保卡。（五）建造、翻建、大修提取公积金所需资料1、乡镇或城镇用地证明或房地产权证；2、区、县建管部门同意建造、翻建、大修的批复或证明、建设用地许可证、施工执照、施工合同等，属于合作建房的，提供合作建房合同（协议书）；3、建行储蓄卡；4、身份证原件及复印件5、社保卡。（六）购买自住公有住房且房款未付提取公积金所需资料1、上海市公有住房出售合同；2、中国建设银行上海市分行房地产信贷部个人购房交款凭证；3、建行储蓄卡；4、身份证原件及复印件；5、社保卡。（七）购买自住商品房或公有住房房款已付清提取公积金所需资料1、房屋买卖合同；2、购房发票（交款凭证）；3、房地产权证（仅限于产证发证日的六个月内提取）；4、建行储蓄卡；5、身份证原件及复印件；6、社保卡。（八）提前结清购房贷款提取公积金所需资料1、贷款结清凭证；2、建行储蓄卡；3、身份证原件及复印件；4、社保卡。二、政策咨询网址与电话（一）网址：www.shgjj.com （二）声讯电话：95001100三、业务受理部门：会计核算中心闵行业务部（简称：闵行业务部）。学生收费业务简介一、学费、住宿费的收费方式1、主要收费方式：银行卡扣款；2、新学年开学注册日现场收费：POS机刷卡收费、现金收费；3、会计核算中心闵行业务部和徐汇业务部学生业务窗口零星应急收费：POS机刷卡收费、现金收费。二、学生二专及重修学费的收费方式1、银行卡扣款；2、网上收费：登陆上海交通大学收费服务平台校园支付通网站（网址http:/pay.sjtu.edu.cn），按系统提示完成缴费手续；3、会计核算中心闵行业务部和徐汇业务部学生业务窗口零星应急收费：POS机刷卡收费、现金收费。三、考试报名费的收费方式1、网上收费：登陆上海交通大学收费服务平台校园支付通网站（网址http:/pay.sjtu.edu.cn），按系统提示完成缴费手续；2、会计核算中心闵行业务部和徐汇业务部零星应急收费：现金收费。四、办理出国成绩单、在读证明、学历学位证明、火车票优惠卡等业务的收费方式1、网上收费：登陆上海交通大学收费服务平台校园支付通网站（网址http:/pay.sjtu.edu.cn），按系统提示完成缴费手续；2、校园卡刷卡收费3、会计核算中心闵行业务部和徐汇业务部零星应急收费：现金收费。五、学生公寓水电费收费方式：银行卡扣款、常工电子海豚充值卡充值四、财务处办公信息一览表服务内容联系电话办公部门、地点学生奖助学金发放查询34206457信息科、新行政楼B226教职工人员经费发放查询34206459信息科、新行政楼B226科研经费管理（科研分配、科研项目预算、决算及审计咨询）34206458科研经费管理科新行政楼B224学校预算经费咨询34206448预决算科、新行政楼B209“985”、“211”等专项经费咨询34206447预决算科、新行政楼B209财务制度咨询34206441综合管理科、新行政楼B220预开发票3420643062933918会计核算中心闵行业务部新行政楼B102 12号窗口会计核算中心徐汇业务部中院101 查询岗票据领用及核销3420645562933047稽核科（闵行）新行政楼B218稽核科（徐汇）中院103学费、住宿费查询3420643062933918会计核算中心闵行业务部新行政楼B102 12号窗口会计核算中心徐汇业务部中院101 查询岗外汇业务咨询34206431会计核算中心闵行业务部新行政楼B102 15号窗口办理公积金业务34206437会计核算中心闵行业务部新行政楼B102 2号窗口一般报销业务咨询34206437会计核算中心闵行业务部新行政楼B102 5号窗口五、学校银行账户及税务登记号信息一、基本存款账户账户名称：上海交通大学银行账号：439059226890开户银行：中国银行上海市交通大学支行二、专用存款账户账户名称：上海交通大学银行账号：435159257166开户银行：中国银行上海市交通大学支行账户用途：核算民口科技重大专项