酒店旅游团体接待工作流程.doc

酒店旅游团体接待工作流程酒店旅游团体接待工作流程一、 预订和接待1、预报与确认（1）接到国内外旅行社传真或书信订房，先与预订部联系，了解要求订房日期是否能安排，然后交领导批示，汇报有关事宜。（2）领导批示后，复传真或书信确认订房。（3）确认传真、书信 发出后，复印一份交预订部订房。（4）把订房及批复的传真、书信房到该旅行社的档案中，同时要做工作记录，注意其订房的时间变更及人数增减，及时汇报并与预订部联系，通知变更情况。2、准备工作（1）按照对方订房单（机、车票，接送服务等）要求，与各部门联系落实。（2）团队抵达前要检查房间是否按要求安排好，落实订餐，记录该团队进餐的地点。（3）检查机、车票及提出的要求是否落实。（4）了解其准确的抵达时间，与有关的旅行社联系或找到该团地方陪同人员，搞清有关接送及活动安排情况。3接团（1）团队抵达时，要与领队联系，了解是否有另外的问题出现或提出什么特别要求，同时落实该团队进餐时间，通知宴会部或餐厅。（2）与行李组联系，迅速把该团的行李送到楼层、房间，记录领队的房号，以便随时联系。二、与旅行社的书信、传真来往和签合同1、书信（1）接到书信后，要了解其内容，针对具体的情况，向领导汇报（特别是报价信）。（2）复信写好后，要认真检查，交领导审阅认可后，盖上本不部门印章，复印一份留档，把原稿寄出。2、传真（1）接传真后，了解其内容，向领导汇报，请示处理的方法。（2）复传真时，要注意检查电文，特别是报价传真，一定要审核价格是否准确，以防止出现漏洞。3、合同（1）草拟合同前，先要了解该年度（旺，淡季）的团体房价、餐价及散客价、回收率、（2）合同拟好后，先呈领导审阅，批复后送打字室打印。（3）合同取回后要认真审核，确信准确无误后，盖本部门印章，呈领导签署。（4）签后，复印一份存档，把签好的合同寄发（或让对方旅行社到馆签署）。（5）收到签复合同后，在登记册上分类登记，复印一式三份，一份交预定，另两份交财务。3、文件档案工作（1）来往文件、书信、传真、计划要按日期次序存档，一些重要的文件要写出内容提要。（2）凡各人处理完的文件，一定要签署，以便查核。（3）参加洽谈后，要及时缩写备忘录。