办公室5S管理手册.doc

办公室5S管理手册一、目的为配合公司质量管理体系的有效实施，创造良好的工作环境，和谐融洽的管理气氛，提升员工真、善、美的品质，不断规范日常工作，促使5S活动向形式化-行事化-习惯化演变，塑造公司良好的形象，特编写了办公室5S管理手册。二、范围5S管理手册详实地介绍了5S的定义、目的、效用，推行要求。三、定义与目的5S就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以S开头，简称为5S。1S-整理 定义：区分要与不要的东西，工作现场除了要用的东西以外，其他一切都不放置。目的：将空间腾出来活用 2S-整顿 定义：要的东西依规定定位、定方法摆放整齐，明确数量，明确标示。目的：不浪费时间找东西 ，提高工作效率。3S-清扫 定义：清除工作现场内的脏污，并防止污染的发生。目的：消除脏污，保持职场干干净净、明明亮亮 4S-清洁 定义：将上面3S实施的做法制度化，规范化，维持其成果。目的：通过制度化来维持成果 5S-素养定义：培养文明礼貌习惯，按规定行事，养成良好的工作习惯。 目的：提升人的品质，成为对任何工作都讲究认真的人 四、5S实施要求办公室要求办公桌图1入座后左边办公桌电话电脑屏幕键盘台式文件柜鼠标纸篓便笺活动办公柜笔筒日历座椅过道文件架图2入座后右边办公桌台式文件柜鼠标电话电脑屏幕键盘纸篓便笺笔筒日历座椅文件架活动办公柜过道桌面文件柜物品摆放标准各部门可按本部门特点制定规范，内部统一。建议按照如下标准存放文件：第一层 待办文件第二层 待办文件第三层 已办文件第四层 已办文件第五层 已办文件文件夹使用标准（1）均统一选用蓝色系文件夹（2）目录标准1、尺寸：5.5X30cm2、字体标准：华文中宋小初3、对齐方式：上对齐4、颜色：白底黑字序号内 容时 间负责人1无污点，无灰尘每日使用者2桌面不得放置私人物品每日使用者3每日使用的物品整齐有序固定位置摆放（包括电话、文件柜、电脑、个人使用的打印机、文件夹、日历、笔筒、便笺），不得摆放闲置不用的物品（每日均不使用）（图一、二）每日使用者4文件柜应整齐，将待办文件和已办文件由上到下有序排列，可参见桌面文件柜物品摆放标准。每日使用者5文件夹整齐竖立，不影响正常工作，（每月不使用的资料不得放置在桌面的文件夹） 每日使用者5文件分类区分和整理。每季度、每半年或者每年使用一次的个人资料应区分，设置独立的文件夹，标识后进行区域存放，并将使用频繁的资料文件夹放置在其他材料的外部。一月使用一次的物品、每天都使用的物品和每小时都要使用的物品应保存在办公桌或随身携带。按需要使用者6文件夹应粘贴标识，标识应醒目区分所存材料，区分是否进行处理（严禁将保密材料放置在桌面上）参见文件夹使用标准使用文件盒，参见文件盒使用标准使用前使用者7电脑以及打印机等电器连接线不应过长，固定连接线应有序打结和捆绑每日使用者8办公抽屉应摆放整齐，并按照使用频次依次由里至外、下至上的循序摆放，零散物品应装盒或袋，个人物品应放在抽屉的最下层。参见办公柜物品摆放标准。立式文件柜物品符合摆放标准每日使用者9衣服柜应整齐挂在个人衣柜中每日使用者10电脑显示器置写字台左前角或中间，竖式主机置桌面下。每日使用者11卡座屏风：除规定张贴的使用者信息外，内外侧不允许有任何张贴。每日使用者12垃圾篓置写字台下，罩塑料袋，桌洞下不得堆积杂物。每日使用者13每日整理桌面，关闭电源，整理物品，保持固定的位置离开前使用者文件盒使用标准（1）均统一选用蓝色系文件夹与牛皮纸文件盒（2）侧面目录标准1、尺寸：4X18.3cm2、字体标准：宋体初号加黑3、对齐方式：上对齐4、颜色：白底黑字（3）首页目录标准1、目录格式标准分为序号、编号、文件名称、备注（见附表）2、编号标准要求QHDMCC（秦皇岛移动）-ZHB（部门开头字母）-X001（X文件编号）3、目录纸张标准：B54、字体标准（范例）（4）封面目录标准（横幅）1、尺寸：8.0X5.0cm2、字体标准：宋体加黑二号3、对齐方式：居中3、颜色：底色为白色（5）、文件索引要求1、同类型文件需加装封面，封面可采用粘贴、铁夹或装订形式，按顺序自下而上错开索引标志2、索引标志只需要手写编号即可3、首个文件索引从文件底部开始办公柜物品摆放标准（1）活动办公柜物品分层标准如下图所示：第一层办公用品第二层笔记本、学习记录、培训笔记第三层个人用品（包、茶叶） （2）第一层抽屉摆放规范订书器散物架计算器立式文件柜物品摆放标准（1）顶部无杂物(少量绿色植物除外)（2）柜体整齐、净,玻璃清洁无手印（3）上柜第一层放置各种业务书籍、学习书籍,第二层放置各种档案文件夹（4）下柜放置各种物品或需保存资料,并贴明标签区隔物品种类型号（5）标签按照公司统一标准制作,粘贴办公室要求办公椅序号内 容时 间负责人1无污点，无灰尘每日使用者2办公椅上不得放置或者搭挂衣服或背包等物品每日使用者3办公椅应整齐放置在固定位置上，方向应对应办公桌，不得歪斜每日使用者4人离开时椅子调正，离开半个小时以上，椅子应放回桌洞内每日使用者办公室要求公用设施序号内 容时 间负责人1无污点，无灰尘每日使用者2公用设施应放置在指定专用位置上，便于共同使用每日使用者3办公室设施应进行标识，并明确责任者和监督者以及设备状态（红色代表故障，绿色代表正常）每日使用者4报刊、图书等摆放架应整齐，看后及时放在报架上，每半月及时更新报纸。每年不使用的图书或资料及时撤柜，并要时存档。图书资料摆放应统一方向，便于识别。使用后应原位放好。每日使用者5暂时存放文件的存储柜应整齐，文件应分类分区标识后摆放，便于查阅。机密文件应专人上锁保管。每日使用者6下班前及时关闭电源每日责任人办公室要求地面和墙壁序号内 容时 间负责人1无污点，无灰尘，蜘蛛网等，污秽应即擦拭除去每日使用者2垃圾分类，并送往指定地点每日使用者3地面无纸屑、烟头（办公室内禁止吸咽）每日使用者4地面不得长期（5天以上）堆放物品（包括资料），临时堆放物品应放在制定的区域（不得影响正常进出），整齐摆放每日使用者5墙壁上悬挂的壁画、宣传材料等不得歪斜每日责任人6窗台上除放置的花草外，不得放置其他物品，每个墙台放置的花草数量应小于3，并均匀放置，花草大小应适宜，不得影响正常工作。枯萎的花草应及时撤离每日责任人7门窗玻璃上除粘贴责任人标签和部门标识外，不允许粘贴其它物品每日责任人会议室要求序号内 容时 间负责人1无污点，无灰尘，垃圾及时清理每日责任者2公用设施应放置在指定专用位置上，便于共同使用，并保持整洁，配套设施应齐全和完整（如饮水机桶装水、纸杯、茶叶等），核查食物品不超过保质期每日责任者3公用设施应进行标识，并明确责任者和监督者以及设备状态（红色代表故障，绿色代表正常）每日责任者4桌椅应完好，离开会议室前，应将椅子推放到桌子下。每日使用者5会议室门外应对会议室的使用状态进行标识，如会议室正在使用，空闲每日使用者6会议室墙台上禁止防止任何物品，保持清洁每日责任人7长期使用会议室（超过一天）应按照办公室要求实施每日使用者8临时使用的电源线应安全整齐每日使用者9桌面堆放的材料应有序，不得平铺在整个会议室中每日使用者10离开前应关闭所有电源设施每日使用者吸烟间要求序号内 容时 间负责人1地面无污点，无灰尘每日责任者2公用设施应放置在指定专用位置上，便于共同使用，并保持整洁每日责任者3烟灰缸应整洁放在桌面上每日责任者4烟灰缸中的烟蒂不应超过烟灰缸的1/2每日责任者5吸烟时应关门，即使排气每日使用者6离开后关闭电源每日使用者走廊要求序号内 容时 间负责人1地面无污点，无灰尘每日责任者2公用设施应放置在指定专用位置上，便于共同使用，并保持整洁每日责任者3消防设施应整齐放置在消防柜中每日责任者4消防水带应整齐盘整放入消防柜中每日责任者5消防设备应标示，红色表示故障，绿色标志正常可用每日责任者6消防柜正常打开，不得锁闭每日责任者7消防指示灯正常，悬挂整齐，不得出现歪斜每日责任者8走廊内不得放置杂物每日责任者9廊灯完好，无故障每日责任者10墙壁上除统一悬挂壁画或者文件宣传等内容外，不得悬挂其他物品每日责任者11壁画或者文件宣传材料应统一样式，在相同高度上悬挂，不得歪斜每日责任者12下班后关闭电源每日使用者五、5S现场管理检查与奖惩办法（一） 检查组成员组成及职责省公司组成以内审检查室为首的5S项目检查小组，分公司成立以党群工作部为首的检查小组，组成小组成员，履行如下职责： 1、制定并下发阶段性检查标准；2、记录检查内容，向被检查者解释5S内部审核中出现的不合格项和需改进的方面；3、对纠正和预防措施的反馈进行跟踪管理。（二） 检查的形式、周期及内容5S检查分为个人自查、部门检查、分公司检查和省公司检查。1、个人自查（1）个人整理流程为先整理文件办公用品清理桌面。（2）清理各自责任设备，流程为先清理外部杂物外表卫生内部卫生关闭电源。（3）清扫完毕，进行自我检查合格后。5S自查标准 部门：检查结果：优秀 ：合格 ：不合格5S自我诊断表序号检查区域检查内容5S小组评价检查标准YN1办公区域非必需品是否弃除具体标准见表格下方2办公桌面显示屏放在标准位置;面、缝隙无灰尘键盘放在标准位置;面、缝隙无灰尘鼠标放在标准位置;缆线、面、底无灰尘笔筒放在标准位置;不超过2支笔/无杂物文件无隔日文件文件架（夹）分类、分页水杯放在标准位置;贴士板1、纸张大小一致；2、纸面无涂改； 3、无翘角私人物品无办公桌下电脑主机1、无灰尘； 2、无杂物； 3、摆放位置统一 电缆1、集束捆绑； 2、目视隐藏；移动办公柜1、周表无灰尘； 2、上部无杂物； 3、抽屉有标示； 4、内部无杂物、私物； 5、物品分类存放杂物无地面无纸屑、灰尘纸篓1、放在标准位置;、废弃物不超过1/2； 3立式文件柜顶部杂物无立式文件柜上部卫生状况无灰尘玻璃面卫生状况1、无手印； 2、无灰尘；文件夹1、无倾斜； 2、有打印版标示； 、无过期文件； 零散文件无隔日文件杂物无私人物品无立式文件柜下部特殊物品标签标签齐全散落文件无散落、全部入夹私人物品无 监督员： 2、部门检查（1）各部门办公室人员依次作为5S监督员，行使监督职能，每人一周。（2）5S监督员每日早晨上班时按照标准（见表：5S自查标准）对各区域人员的清理状况进行检查，检查不合格地方则放上“红色”目视牌，并认真做记录，以备5S项目小组检查。（3）每周部门主任抽查一次：各部门领导对整个办公区域进行综合检查，检查内容包含（见下表：部门主任检查表）；对检查出的问题应当即责令责任人立即整改并跟进整改状况；检查表格请留存，以备5S项目组旬查与月查，并记入绩效考核。部门主任检查表办公现场检查表总评优 良 一般 差天气状况 阴 晴 雨日期20 年 月 日 检查时间段 办公室照明系统 办公室地面卫生情况-天花板上灯泡是否有损坏Y/N -地面是否有纸屑Y/N-天花板四角是否有蛛网Y/N -地面是否有灰尘、污渍Y/N-空调风口是否有灰尘Y/N 办公室物品摆放规范检查所有设备 -所有台面物品是否统一定位摆放Y/N（参见摆放规范）-复印机外部是否整洁Y/N -绿色植物是否干净、底托无灰尘Y/N -复印机内部部是否整洁Y/N -抽查 姓名 办公桌面卫生，是否合格Y/N-打印机外部是否整洁Y/N -抽查 姓名 桌面文件柜，物品摆放是否合格Y/N-打印机内部是否整洁Y/N -抽查 姓名 活动办公柜，物品摆放是否合格Y/N-传真机内、外部是否整洁Y/N 办公室文件存放温度 -抽查 姓名 文本文件是否目录、索引俱全Y/N-温度 度，是否适中Y/N -抽查 姓名 电脑桌面是否符合要求Y/N（冬季：20度夏季：26度） -抽查 姓名 硬盘文件是否分类、分时间存放Y/N办公室宣传信息 -抽查 姓名 是否存在游戏程序Y/N-报刊杂志是否摆放整齐Y/N 主要问题 -报刊杂志是否有过期Y/N （报纸3天之内、杂志当月（季） 整改反馈 检查人： 3、分公司检查（1）每旬检查一次。（2）5S项目组、各部门副主任以上人员参与组成检查组。（3）周一公布检查结果，并执行奖惩。（4）近期检查表附后供参考： （部门中心）办公现场检查表日期20 年 月 日 检查时间段 办公区域 办公室地面卫生情况-办公用品摆放是否一致 Y/N -地面是否有纸屑Y/N-办公区域有无非必需品Y/N -地面是否有灰尘、污渍Y/N-文件柜内物品摆放是否合格 Y/N 绿色植物是否干净、底托无灰尘Y/N问题项说明： 问题项说明： 检查所有设备 -责任人是否明确Y/N 抽查项-复印机外部是否整洁Y/N -抽查 办公桌面，是否合格Y/N-复印机内部部是否整洁Y/N -抽查 桌面文件柜，物品摆放是否合格Y/N-打印机外部是否整洁Y/N -抽查 活动文件柜，物品摆放是否合格Y/N-打印机内部是否整洁Y/N -抽查 衣柜，物品摆放是否合格Y/N-传真机内、外部是否整洁Y/N 问题项说明：问题项说明： 办公室文件存放办公室宣传信息 -文本文件是否目录、索引俱全Y/N -报刊杂志是否摆放整齐Y/N -电脑桌面是否符合要求Y/N-报刊杂志是否有过期Y/N -硬盘文件是否分类、分时间存放Y/N （报纸10天之内、杂志当季） -是否存在QQ或游戏程序Y/N问题项说明： 问题项说明： 自检记录是否完备 Y/N 问题项说明： 检查人： 3、省公司检查（1）每年检查一次。（2）5S项目组以及相关人员组成检查组。（3）周一公布检查结果，并执行奖惩。（4）近期检查表附后供参考： 分公司 （部门中心）办公现场检查表日期20 年 月 日 检查时间段 办公区域 办公室地面卫生情况-办公用品摆放是否一致 Y/N -地面是否有纸屑Y/N-办公区域有无非必需品Y/N -地面是否有灰尘、污渍Y/N-文件柜内物品摆放是否合格 Y/N 绿色植物是否干净、底托无灰尘Y/N问题项说明： 问题项说明： 检查所有设备 -责任人是否明确Y/N 抽查项-复印机外部是否整洁Y/N -抽查 办公桌面，是否合格Y/N-复印机内部部是否整洁Y/N -抽查 桌面文件柜，物品摆放是否合格Y/N-打印机外部是否整洁Y/N -抽查 活动文件柜，物品摆放是否合格Y/N-打印机内部是否整洁Y/N -抽查 衣柜，物品摆放是否合格Y/N-传真机内、外部是否整洁Y/N 问题项说明：问题项说明： 办公室文件存放办公室宣传信息 -文本文件是否目录、索引俱全Y/N -报刊杂志是否摆放整齐Y/N -电脑桌面是否符合要求Y/N-报刊杂志是否有过期Y/N -硬盘文件是否分类、分时间存放Y/N （报纸10天之内、杂志当季） -是否存在QQ或游戏程序Y/N问题项说明： 问题项说明： 自检记录是否完备 Y/N 问题项说明： 检查人： （三）5S检查奖惩办法1分公司每旬检查完毕，由5S项目组对各部门5S现场管理执行情况进行综合评比并排名，并在公司内部进行通报，12月份开始执行奖惩办法。奖：第一名：1000元；第二名：800元。罚：倒数第一名：1000元；倒数第二名：800元。各部门按每日自查记录、部门领导检查记录与月查记录确定部门员工责任权重，落实奖惩。2省公司5S检查奖惩办法省公司每年检查完毕，由5S项目组对各部门5S现场管理执行情况进行综合评比并排名，并在全省进行通报，评选先进单位三名，并对后两名进行通报。