费用报销管理办法.doc

XXXXXXXXXXX有限公司费用报销管理办法第一章总则- 3 -第二章报销流程及审批职责- 3 -第三章招待费报销原则及标准- 5 -第四章交通费报销原则及标准- 6 -第五章差旅费报销原则及标准- 7 -第六章物料采购报销原则及标准- 11 -第七章会议（培训）费报销原则及标准- 12 -第八章业务推动费报销原则及标准- 13 -第九章其他事项报销原则及规定- 13 -第十章填报规定及票据要求- 15 -第十一章附则- 17 -第一章 总则第一条 为加强公司成本管控力度，提升费用支出管理水平，规范和确立费用开支标准及流程，保证各项支出的合理性、合规性，特制定本办法。第二条 本办法作为公司财务支出审批授权管理办法具体操作细则，在财务支出审批授权管理办法效力内执行。第三条 本办法旨在规范公司报销支出流程及填报规定，并重点对交通、招待、差旅、会议等日常费用的具体报销原则及支出标准做出规定。第四条 本办法适用于董事会、监事会、经营管理层、公司各部门以及各分公司，控股子公司费用报销管理参照本办法的规定。第五条 各分公司可参照本办法，结合当地的实际情况及税务、监管要求，制定切合本单位实际情况的报销管理实施细则，但各项费用标准不得高于本办法规定，且执行力度不得低于本办法所设定要求。第二章 报销流程及审批职责第六条 公司财务支出分为财务费用、管理费用、销售费用、资本性支出和税务支出，依据管理要求不同，各费用项目对应不同的支出审批流程。第七条 未经审批人审核批准的预算动支申请，以及应执行但未执行事前预算动支申请流程的支出，不得支付。第八条 报销流程为公司支出流程中的一个“子流程”，公司支出流程主要包含“内请流程（含合同）”、“费用申请流程”及“费用报销流程”，前两项流程为事前控制流程，报销流程为事后审核流程。事前控制流程非每项支出的必须流程，报销人需依据不同的费用项目而选择不同的支出流程。对于需要立项的费用项目，应提前进行“内请”，涉及合同及协议的，需同时完成“合同审批流程”（财务支出项目审批流程详见附件1）。第九条 费用报销必须按财务支出审批授权管理办法规定的报销审批流程签批方为有效。凡需要两个或两个以上审批人签批的支出项目，只有在所有审批人全部签批后该申请方可支出。第十条 根据支出审批程序，经办人需打印“费用报销单”及相关附件，与粘贴好的原始单据交由部门负责人（或指定第一责任人）手工签批后送交财务部门。第十一条 部门负责人对报销支出的真实性、必要性及预算额度的充足性负责并审批。第十二条 财务部门对发票的真实合规性、金额的准确性、费用填报的合理性进行审核，对报销事项的合理性、必要性负责。第三章 招待费报销原则及标准第十三条 公司招待费分为一般招待和加班误餐津贴两类。一般招待是指公司举办内部活动、会务及与外部往来单位工作业务交流时发生的交际性支出；加班误餐津贴指公司给予员工因加班产生的误餐费，员工因公出差享受的误餐津贴在“差旅费”项目列支。第十四条 公司招待工作应坚持“统一安排、对口接待、有利工作、内外有别、热情俭朴”的原则，各部门招待费支出在下达的预算额度内统筹安排。第十五条 招待费报销时应同时提交招待费明细表（详见附件2-1），招待费发票需与明细表中列示的招待时间、招待地点及金额保持一致。第十六条 部门及个人单次招待消费1000元以上的需提供消费小票或报销人银行卡刷卡记录。第十七条 公司员工在符合公司规定的情况下周末加班或工作日加班至晚上7:30以后的可以报销误餐津贴，误餐标准为30元/餐/人。当月加班误餐津贴随加班交通费在次月30日前提交报销，过期视同放弃。报销时须提供部门主管签字确认的交通费及误餐津贴报销清单（详见附件2-2）。第十八条 员工在异地发生的招待支出应随差旅费一同提交报销，报销时应同时提供差旅费用明细表（详见附件2-3）及招待费明细表（详见附件2-1），计入部门“招待费”预算项目。第十九条 员工出差期间按规定可享受误餐津贴，计入“差旅费”预算项目，与差旅费包含的费用项目一并填列差旅费明细表（详见附件2-1）报销。误餐津贴标准参照第五章“差旅费报销原则及标准”规定执行。第四章 交通费及车辆使用费报销原则及标准第二十条 交通费包含市内交通费及车辆使用费。第二十一条 市内交通费包含市内公交费、出租车费；车辆使用费包含过路过桥费、停车费及燃油费（不包含业务条线发生的租车费用）。第二十二条 员工出差期间由出发地或目的地往返于机场、车站、码头以及异地乘坐市内交通工具所发生的费用，计入“差旅费”预算项目，与差旅费包含的其他费用项目共同填列差旅费明细表申请报销。第二十三条 员工在以下情况可以报销交通费：1) 员工例行公事市内外出及参与组织公司职场外活动或培训需要携带大量物品或贵重物件情况下乘坐出租车的费用。2) 员工工作加班至晚上六点以后由公司返回住地发生的交通费。3) 需要调用行政车辆但办公室不能予以调配安排，使用私有车辆出行发生的市内交通费，具体标准参照第二十五条规定执行。 第二十四条 车辆使用费分为公司车辆使用费和私车公用使用费二种。公务车辆报销要求写明出行日期、出行事由、出发地、目的地、里程数、费用明细（过路过桥费、停车费、燃油费、维修保养费、洗车美容费、每百公里耗油率等）。过路过桥费发票日期应与出行期间一致，燃油费发票日期可在出行日前十日起至出行结束当日内有效（发票付款人名称必须为公司名称），且不再报销其往返公司与出行地的其他交通费用。第二十五条 员工确因公务外出需要使用车辆，但公司不能满足相应需求的情况下，经部门负责人及分管领导批准，填写私有车辆公务出行审批表（详见附件2-4），可使用自有车辆安排出行。第二十六条 私有车辆用于公务外出按规定程序报经批准者，凭车辆燃油费、过路过桥费发票报销既定路程的合理费用。市内及周边地区发生费用的可报销总额以乘坐出租车所发生的费用为上限，异地发生费用的可报销总额按乘坐出差交通工具（参照第三十四条规定）发生的费用为上限。过路过桥费发票日期应与出行期间一致，燃油费发票日期可在出行日前十日起至出行结束当日内有效（发票付款人名称必须为公司名称），且不再报销其往返公司与出差地的其他交通费用。第二十七条员工私有车辆用于市内公务出行的费用使用部门“交通费”预算额度，用于异地出差的使用部门“差旅费”预算额度。第二十八条车辆出行发生的违章行驶相关罚款及经济纠纷，应由驾驶人自行负责，公司不承担任何责任。第二十九条当月加班交通费随加班误餐津贴在次月30日前一并提交报销，过期视同放弃。报销日常公出市内交通费时须提供上级主管签字同意的员工外出申请单（详见附件2-5）。第三十条普通员工报销的非加班产生的市内交通费及车辆使用费应与加班产生的市内交通费分开填列，发票也应分开粘贴，报销时须提供经部门主管签字确认的交通费及误餐津贴报销清单及经部门主管和办公室签字确认的公务车辆费用报销清单（详见附件2-6）。第五章 差旅费报销原则及标准第三十一条 差旅费指员工因公务需要在外埠出差期间发生的相关费用，包括交通费、住宿费、误餐津贴及出差杂费。第三十二条 员工出差应事先在人力资源管理系统中提交出差申请，经批准后方可公出。第三十三条 员工预支差旅费，需填写个人借款申请单，审批后至财务部领取借款需同时提交审批的出差申请单。第三十四条 事项完成后一周内办理报销还款手续，归还借款时由出纳开具收款收据核销借款。上次借款未清还原则上不得再次借款。第三十五条 借款额度职位等级借款额度副总经理及以上高级管理人员40元（含）以下部门负责人/分公司负责人30元（含）以下部门副总经理/部门总助分公司副总经理/分公司总助20元（含）以下其他人员10元（含）以下备注：超出以上各项额度的特殊事项由总经理最终审批。第三十六条 差旅费报销时须提供出差审批表及差旅费明细表。发票日期、往返地必须与实际出差日期、出差地一致，单据上如登记旅客姓名的，该姓名必须与实际出差人一致。第三十七条 差旅费中的交通费指出差期间往返于办公地点、住所、酒店、机场、车站及码头之间乘坐交通工具所发生的费用。其中普通员工单次出差在出发地及目的地往返于机场、车站及码头之间的交通费总额应不超过200元，出差目的地发生的往返于酒店及办公地点之间的交通费每天最高不得超过100元，报销时凭有效票据在差旅费用明细表中详细列明乘车时间、起讫地点以及具体事由等信息。第三十八条 员工出差往返出发地和目的地乘坐的交通工具依职位等级、路程远近决定，具体规定如下：（1） 交通工具选择标准：原则上，出差目的地距出发地500公里（含）以内且有火车直达的，应选择火车出行；500公里至1000里（含）以内，如有高铁直达或换乘的，应选择高铁出行，如无高铁直达或换乘的，可选择飞机出行；超过1000公里的，可选择飞机出行。（2） 飞机舱位选择标准：董事、监事及高级管理人员可乘坐商务舱，如乘坐的航班无商务舱则可乘坐头等舱；其他人员需乘坐经济舱。（3） 火车席位选择标准：部门负责人及以上职级人员、分公司负责人可以乘坐软卧或一等席位，其他人员需乘坐硬卧或二等席位。（4） 特殊情况如携带大额现金、支票或重要文件等，经分管领导事先批准可选择适宜的出行方式。第三十九条 出差交通工具选择飞机出行的应由办公室统一订票，机票低于6六折以内或选择其它交通工具出行的，可自行订票，由办公室统一订票的需在差旅费明细表中注明交通工具费用由办公室统一报销。第四十条 员工以自驾车方式发生的交通费，参照第四章“交通费报销原则及标准”规定执行。第四十一条 住宿费指出差期间入住酒店或旅馆发生的相关费用，不包括桑拿、迷你酒吧等娱乐性非必须支出。住宿费发票必须是出差期间内的当地发票，报销时需提供住宿费清单。员工出差在三日以上的，可以报销在酒店的洗衣费用，但总体费用不应超出住宿标准。住宿期间发生的食品（饮料）等费用从差旅误餐津贴中相应扣减。第四十二条 住宿费标准依职位等级分别设定，详见下表：职位等级住宿费标准/间副总经理及以上高级管理人员40元（含）以下部门负责人/分公司负责人30元（含）以下部门副总经理/部门总助分公司副总经理/分公司总助20元（含）以下其他人员10元（含）以下第四十三条 除部门负责人/分公司负责人（含）以上职级员工外，其他员工出差时必须安排同性别员工入住标准间。第四十四条 以上标准适用二线城市，出差前往一线城市的，住宿标准上浮20%，其他城市下浮10%。城市标准见附件4第四十五条 出差参加会议（培训）的，若住宿由主办方组织安排的（不承担住宿费用），住宿费用可按组织方安排的酒店标准凭发票据实报销，报销时需提供会议（培训）邀请或通知。第四十六条 员工同一次出差前往多个地点的，其住宿相关费用可按总额控制原则核定（即发生的住宿费按出差天数计算，总计不超过额度即可）。出差人在同一地点出差期间超过1个月（不含）以上的，需安排短租或选择入住经济型酒店，其住宿费用按出差住宿标准的70%内核定报销。第四十七条 任何人员不论何种原因住宿相关费用超出正常标准的，需事先报经部门负责人及分管领导批准。第四十八条 员工出差期间发生的误餐津贴，在差旅费用明细表中按出差期间分项填写，具体标准如下：（1） 总公司部门负责人/分公司负责人（不含）以上人员出差期间的发生的餐费支出需请示上级批准，并随差旅费报销时提交招待费明细表。（2） 总公司部门负责人/分公司负责人（含）以下人员出差，过夜误餐津贴标准为100元/人/天，不过夜误餐津贴标准为80元/人/天。（3） 出差期间由对口单位接待的以及参加会议或培训活动由组织方统一安排食宿的，不得申请出差误餐津贴。第四十九条 出差杂费包括出差期间的订票费、机场行李打包费等，需与火车票、机票一起报销。退票费及升舱费等原则上不予报销，有特殊原因的需写明情况报部门负责人审批同意后方可报销。第五十条 员工出差期间的误餐、交通津贴报销应提供出差期间对应的餐饮（食品发票）及交通费发票。第五十一条 员工出差期间发生的招待事项，参照第三章“招待费报销原则及标准”规定执行。第五十二条 单次出差的全部费用应一次性提交报销，不允许分次报销，没达到标准按实报实销原则。第五十三条 国（境）外出差费用标准按照一事一请示方式，经总公司总经理审批同意后方可执行。第六章 物料采购报销原则及标准第五十四条 物料采购包含办公用品、低值易耗品、会议用品、宣传用品等零杂物资的购置。第五十五条 购买办公耗材，如硒鼓、墨盒等，报销时应选择“办公用品”下的“电子类低值易耗品”费用项目。第五十六条 物料采购款项应尽量选择对公支付，5000元以上的采购支出必须选择对公支付。预付款后经办人要在两周内收回发票报销。分批次预付款要列明总价款、已付款、本次付款金额，以及收回发票时间，能先行收回已付款部分的发票要及时收回报销，采购合同有相关规定除外。第五十七条 物料采购报销时需提供入库单（详见附件2-7）及出库单（详见附件2-8）、供应商盖章的送货清单或购货小票；单笔采购销金额在5000元以上的，须提供对方盖章的报价单或采购订单；单笔采购金额在20000元以上的，须提交正式采购合同及采购订单。第五十八条 公司配备个人使用的低值易耗类办公设备，采购时应提交经办公室签批的申请单、入库单及出库单，作为公司财产统一管理。第七章 会议（培训）费报销原则及标准第五十九条 会议（培训）分为外部会议（培训）与内部会议（培训）。（1） 外部会议（培训）是指外部单位组织的各种会议（培训）活动，如行业内组织的会议（培训）等。（2） 内部会议（培训）是指公司内部组织的各种会议（培训），如公司级别会议、渠道系列会议、部门级别会议、公司员工培训、各销售渠道组织的内、外勤培训班等。 第六十条 会议（培训）费报销时应根据会议（培训）的性质选择对应的报销类型。渠道与外部单位之间的沟通会、答谢会、表彰会、培训会应选择“业务推动费”或“业务培训费”预算项目。第六十一条 总公司部门以现场方式召集的会议，包括各类管理干部和内勤员工的培训会议、系统工作会议应根据公司会议管理办法规定履行会议申请审批。第六十二条 内部会议（培训）报销时须提供内请、会议（培训）费用预算/结算明细表（详见附件2-9）、会议（培训）通知、会议议程（或培训课程表）、会议（培训）参加人员签到表（签字版）、会议（培训）举办酒店协议（或与旅行社签订的代办合同）、会议费用明细清单、会议（培训）现场全景照片1张以上。第六十三条 外部会议（培训）报销时需提供参加会议（培训）的邀请函（或相关通知）、会议议程（或培训课程表）。因会议发生的交通、住宿及伙食等相关费用由组织单位统一安排的，根据组织方开具的发票据实报销。未统一安排的，应参照第五章“差旅费报销原则及标准”规定执行。第八章 业务推动费报销原则及标准第六十四条 业务推动费指公司业务渠道以获取销量、达成业务计划为目的的具体方案发生的费用，包括赠送费用、渠道启动会、高峰会、表彰会、庆功宴、产品说明会及其他产品推广支出。第六十五条 业务推动费报销时，应提供内请、竞赛方案、项目费用预算申请表、经批准的奖励计算表、物品采购合同或采购订单及其他财务要求的相关支持性或说明性材料。第六十六条 奖励现金、实物或宣传赠品的应附奖品领用签收表，以旅游方式兑现的应有旅游合同及旅游名单，以上奖励方式均需合并纳税，报销时应附纳税情况报告；对公司以外人员奖励或随机发放公司赠品的，报销时应予以代扣代缴税金。第九章 其他事项报销原则及规定第六十七条 探亲费用：总公司外派干部及分公司外派干部享受探亲假费用报销；探亲假费用报销原则及标准参照公司外派干部待遇暂行规定的通知执行。第六十八条 关于代扣代缴税金的规定：支付奖品、礼品、纪念品、旅游、消费活动费、软件使用费等需代扣代缴税金的，具体操作按资金部工作通知书执行（代扣代缴申请表详见附件2-10及附件2-11）。第六十九条 广告（宣传）费报销规定（1） 广告（宣传）费指用于公司形象宣传、产品推广并且能取得正式广告业务发票的支出，不包括人事招聘广告项目。（2） 广告（宣传）费报销时，应提供内请、广告制作合同及制作清单、广告发布的图文资料（广告效果图）、广告业专用发票或当地税务机关认可的广告业务发票及其他与广告相关的必要资料。第七十条 租赁费报销规定（1） 租赁费包括房屋租赁费及车辆租赁费。（2） 租赁事项必须在租赁合同签订前报批，租赁合同须经相关部门及法律合规部（标准协议除外）审批后签订，在合同期内的租金支付无须再报批，续租时按第一次租赁时提供的资料重新上报。（3） 租赁费报销时应提供内请、租赁合同、租赁发票、付款通知书及其他财务要求的支持性或说明性材料。第七十一条 资产购置费用报销时，应提供内请、资产购置申请清单、采购合同或采购订单、签收单、资产入库单等。固定资产的采购、验收、日常管理等事项，应根据公司固定资产管理办法规定执行。第七十二条 装修费报销时应提供内请、装修合同、工程验收报告及装修发票；尾款结算时须提供完工结算清单、装修验收证明及其他财务要求的支持性或说明性材料。第七十三条 印刷费报销时应提供内请、印刷费发票、印刷合同（协议）、印刷品订单、签收单等。业务宣传内容须经相关部门审核。第十章 填报规定及票据要求第七十四条 费用报销必须一事一报，不得将非相关事项列入同一报销单之内，亦不得将同一报销事项拆分若干项目分别报销。第七十五条 支出事项及提供的原始单据必须真实、完整、有效。各类支出事项应提供必要的支持性附件（报销附件要求详见附件3）；对于内部制作的表格、文字说明等支持性附件，应经相关责任人签字确认。第七十六条 支出事项对应预算中心、成本费用中心和预算科目须填报完整正确，相应金额应合理、准确的分配到各对应的预算及成本费用中心，需要费用分割的项目应填写发票分割单（详见附件2-12，成本中心见附件4）。经预算动支申请批准的支出事项报销时，内容必须与预算动支申请相符，且报销金额不得超过已批准的预算动支申请金额。对于超出原预算动支申请内容或金额的任何支出，经办人须结束原预算动支申请，重新提交与实际支出相符的预算动支申请。对公转账收款方应与发票开具单位一致，不一致时，需有发票开具单位提供的“收款委托书”，“收款委托书”上应明示委托收款方的户名、开户行、账号、委托收款金额等信息，“收款委托书”应有发票开具单位盖章。第七十七条 报销摘要撰写需完整清晰，报销单上部摘要说明应简明扼要地填写支出事项，描述应与发票内容基本一致；报销单下部说明则须就支出事项进行详细描述，不能为空。第七十八条 不得使用税务机构已注销或停用的过期、作废发票。发票使用有效期为3个月，超出3个月以上的发票视同过期发票，不再允许使用；因特殊原因超过报销时限的，需提供分管领导签字的情况说明作为报销附件。为保证预算进度统计的准确性、防范税务风险，当年开具的发票，必须在次年三月份之前报销完毕，不得递延使用。第七十九条 报销发票必须真实、合法、有效，填写规范，严禁各类常用票据之间互相替代。（1） 发票抬头必须为“富德（白山）麦矿泉有限公司（XX分公司）”（简称应遵照当地税务机关要求），不得出现个人姓名（需实名制的除外）或其它单位名称。（2） 发票的内容须具备：1.开具日期；2.开具单位发票专用章；3.付款公司名称；4.经济业务内容；5.大小写必须一致。发票内容要素不齐的为无效票据。（3） 发票上应有具体的商品名称。大额发票如果在一张发票上无法开具物品所有名称、数量的，须在发票后面附购货清单，并加盖与发票相同的财务（发票）专用章。（4） 发票所记载的各项内容均不得刮擦、涂改，不得出现不同字迹和不同复写颜色，经涂改的发票为无效票据。（5） 发票上标明需附其他票据方可作为报销凭证的，相关单据需完整提供。（例如：国际航空旅客运输专用发票上注明该发票需附机票方可作为报销凭证的，则报销时需附相关机票）。（6） 发票遗失后应向发票开具方提出重新开具发票的申请，如果对方不能重开，则应要求对方提供该发票的复印件，并加盖开具方发票专用章方可作为报销的附件。如以上处理方式与机构所在地税务机构的规定冲突，则以当地税务机构的规定为准。第八十条 票据的粘贴要求工整规范，具体要求如下：（一） 不同类别的票据如：招待费、公杂、差旅费等票据分开粘贴单粘贴，票据数量少于10张的可不受此限制。（二） 票据应均匀分类、平整的粘贴在“粘贴单”上，粘贴单四周不可超越。粘贴单应保持干净、整洁，粘贴应从下往上、从右至左成阶梯状，整齐排列布满，避免集中在粘贴单中间，保证每张发票都粘贴在粘贴单上，不宜上下重叠（票贴票），严禁使用订书机装订。（三） 票据粘贴完整后，应在“粘贴单”右下角填上汉字大写的票据张数和数字小写的票据金额，相关金额和数字不得涂改。（四） 作为发票补充说明的小票须与正式发票粘贴在同一粘贴单上，补充说明需另行附表。第十一章 附则第八十一条公司全体员工应严格遵照本办法规定执行，公司财务部门、审计监察部等相关职能部门具有不定期专项检查的权利，对违反本规定的员工将根据公司员工违规处罚管理办法相关规定予以处罚。第八十二条 本办法未涉及的报销事宜，公司财务部门有权决定具体处理办法。第八十三条 公司原有制度所涉及的报销规定与本办法相抵触的，以本办法为准。第八十四条 本办法自发布之日起实施，。附件：1、财务支出项目审批流程2、报销工具表 17