会议会务需求确认单.doc

会务需求确认单（通用版）一、会议基本信息:会议时间： 月 日 时 分至 时 分会议地点：会议主题：会议天数：会议基调：参会人数：首席领导：嘉宾首席身份：嘉宾国籍：会议级别：外部大型会议 外部高级会议 外部中小型会议 内部大型会议 内部高级会议 内部中小型会议会议主持人：保密： 是 否会议期间是否需要服务人员在场内支持： 是 否会务支持人员数量： 人是否需要相关兄弟部门介入：是 否 介入部门：主办部门会务负责人联系电话二、会务需求信息:场地布置台型布置：剧场型 U字型 双U字型 分组鱼骨型 课桌型 圆形 回形 绒布台面（白色、绿色、红色、蓝色） 椅子颜色（白色、绿色、红色、蓝色） 桌花（ 个） 讲台花 桌签（需提供详细名单；如分场次勿忘增减桌签）会场宣传：背板制作 悬挂条幅 欢迎牌 指路牌 签到台地点： 水台位置： 吸烟台数量及位置： 其他： 灯光、光线情况： 好 较暗 窗户（窗帘、纱帘） 是否受朝向影响（西晒）会场周边安静 会场周边保密 是否有其他公司同期开会 温度（和人数相关）贵宾休息室：有 无 需要 不需要 放置茶歇（是 否）会议设备顶端固定Baco 移动Baco 移动投影幕 固定式悬挂投影幕 录音设备 DVD录像设备（录像带） 音响设备（音响师） 激光笔 网口网线电话口 电话设备相机（合影、电池、座位安排） 插线板（几个电源插口） 打印机（驱动、数据线、纸） 备用笔记本、投影 视频播放设备连接（AV、进场音乐） 手持麦克 支 耳麦 支 随身领夹麦克 支（手机要远离麦克） 电源是否有电 设备测试情况 会务用品会议资料袋（通知、发言稿、公司简介、会务手册、礼品等） 签到表（请假事由、backup）、桌签、胸卡、人员联系方式、领导职务清单 笔纸（带LOGO的信纸） 白板（红蓝黑三色白板笔、板擦、磁钉、夹子、大白纸） 会务手册(参加人员、分工、议程、会务安排等） 备用桌子、椅子 衣架 联想之歌（联想旗帜） 上场音乐 颁奖用品（奖杯/奖状、鲜花、礼仪/服装、托盘、颁奖音乐）药箱 对讲机 食品（水、夜宵、方便面、零食、一次性用具） 摄像设备用品（录像带、专用电池、电源线等） 翻页笔其他用品：告示贴、剪刀、钉书器（钉）、润喉糖、曲别针、绳子、胶带（宽、窄）、蜡烛、扩音器、秤、手电、扩音喇叭、游戏道具(奖品)、签字笔、圆珠笔、铅笔、像皮、转笔刀、胶水、涂改液、裁纸刀、直尺、大头针、支票夹、各式文件夹、复写纸、双面胶、大小信封等住宿环境要素：交通（往返时间、交通路线图） 宾馆接待量（可考虑几家宾馆同时使用） 中式风格 西式风格 娱乐设施 停车场 卫生/安全 周边商场 周边餐厅 复印社 商务中心 照片彩扩店 医院 旅游景区 外部环境幽雅 适宜散步 适宜轻松交流 服务态度与水平 每个房间提前通风 房间设施检查防蚊虫用品 房间朝向（阳、阴、海景、山景）硬件要素： 星级（ 三星、四星、五星、超五星） 单间 标间 三人间 套间 叫早服务 房卡 退房要求（最迟保留到几点） 酒店传真车辆车辆安排（往返接机、接机牌、如遇大型会议最好安排一位公司中层在机场接机，感受好。）车辆挡风玻璃上的车证 车况（座位数、车型、是否有VCD、行李架等）预留车位 预留会务用车 是否有领导拼车 接送车辆提前15分钟到达接送地点等候路线图（场地整体，包括内外、出入口、停车场等）；场地周边四个方向如何到达。场地平面图（每一层的都要有，最好标出卫生间和安全出口）餐饮正餐： 用餐人员宗教礼仪 餐厅风味（家常、川、鲁、粤、淮、湘、其他 ） 用餐形式（自助、桌餐、餐券） 确定菜单 上菜时间（凉菜、热菜） 包间（数量、大小、布置、音响设备、其他 ） 备用包间 备用早餐券（有人早上来不及吃早饭，在早上签到时可准备一部分备用） 是否有酒水开瓶费 是免服务费 备烟茶歇配套设施：（注意:上、下午茶歇的提供时间要控制好）玻璃杯 热毛巾 茶 西点 黑咖啡（配：袋糖、鲜奶） 350ml矿泉水 雪碧 健怡/可口可乐 冰块 热水 瓷茶杯 咖啡杯 糖盏 咖啡勺 一次性杯垫 盘子 叉子 纸抽 指示牌 欢迎签（水果）果盘 费用标准： 元/份 数量： 份西点 费用标准： 元/份 数量： 份现场自助餐 费用标准： 元/份 数量： 份娱乐娱乐设施：（务必提前预定） 保龄 游泳 台球 乒乓球 K歌舞厅 网球 沙弧球 羽毛球 温泉 按摩 桑拿 射击 划船 攀岩（登山） 棋牌 电动游戏 拓展 钓鱼 骑马 观看表演 其他： 支持人员酒店服务员人数： 到达会场时间： 服装： 姓名： 性别： 备注： 公司内部人员：（如遇大型、重要的会议时使用此项）会务人员 警卫（负责安全、路线引导和物品看管） 纪要人 写会议议程 翻PPT人员 资料收集时间要求 前期、后续宣传 司机食宿安排 外协公司人员食宿安排 考勤安排 全体人员需熟悉场地其他注意事项 会议室、住宿、娱乐位置要尽量集中，不要距离太分散。注意避开酒店装修施工。 签订协议，提前3周预留房间，保持和服务员、餐厅、前台、销售人员的良好联络关系。 洗手间距离会场远近与数量和大小等要留意，以免人员多排队等候。 会场出入口、进退场是否方便，注意提前查看安全通道位置，做好安全预案。 窗户（朝向，通风好，光线适宜）；注意第一个人不要离投影幕太近。有窗户的会议室，不要让主要领导面向窗户，避免晃眼。 布置会场的时间（几天？每天布场工作时间？用电量？场地是否会停电？工人用餐） 着装要求；嘉宾邀请，遇到Q&A时，谁上场非常重要，名单要定好，避免尴尬 会议休息期间的安全问题，是否提前沟通，锁门还是让大家带走。 会前、会后调查问卷、意见反馈、赠送小礼品、材料回收 结帐方式、外地使用汇票、服务费 发票（手撕、机打、收据）；是否先行垫付后续分摊。 本着全面、不遗漏、精细、节约的原则办会。确认结果 全部满足 部分调整。需要调整和确认内容说明：需要确认的信息： 需要调整的信息：