《上司的日程管理》PPT课件.ppt

第三节上司的日程管理 学习目标 1 掌握日程管理的内容和原则 2 学会制作日程表的方法3 学会日程表的变更与管理 一 日程表管理的意义 内容 原则 日程管理有利于工作的计划性 为上司管理好他的时间 提高工作的效率 工作日程的安排通常都是按时间来划分的 有年度安排 月安排 周安排和日安排 日程管理必须兼顾效率与健康 请上司事先确认 日程表适当保密的原则 二 制作日程表的方法 1 年度日程表不必要太细 只要把年度一些固定的重大活动 如董事会 全国经销商大会等重要活动记录在这个表内就可以 2 月内日程表根据年度日程表进行安排的 上面注明上司出差 开会等重大事项 每个月连续制作 3 本周日程表一周之内的主要活动 如开会 外出拜访客户 听取汇报等记在这个表内 这是上司一周之内具体安排的基本依据 4 当天日程表依据周日程表制定出来 领导日程安排 张俊是苏州工业园区某跨国公司总经理的行政秘书 6月19日下午 总经理对小张说 后天深圳有一个业务洽谈会议我要参加 明天晚上7 00前必须赶到深圳先参加预备会议 在深圳住一个晚上 后天晚上还要赶回苏州 我和你一起去 可以搭乘上海到深圳的航班 现在给你有12000元人民币的银行通用卡 密码是12121256 请你去安排一下 谢谢 思考 如果你是行政秘书小张 你准备怎么安排 试计划一张总经理的旅行日程表 提示 从苏州到上海的时间大概需要4小时 从上海到深圳的航班需要3 5小时 其他时间自己安排 分析 这是一个需要计算 有筹划 必须合理安排经费与时间的比较复杂的问题 请看小张是如何处理的 首先 要考虑 从苏州出发直到返回苏州 要用钱的地方有哪些 经过了解和大致的估算 得知 苏州到上海走高速公路的通路费180元 在上海机场自备汽车的停车费60元 上海到深圳的一等机票费1850元 2人 到达深圳后的晚餐费60元 2人 在深圳的一晚住宿费500元 2人 会议当天的三餐费150元 2人 会务费800元 深圳回上海的一等机票费1850元 2人 回到上海后的点心或餐费40元 2人 上海到苏州走高速公路的通路费180元 备用金2000元 合计是12120元 因此 小张得出 必须按照预先测算省着点用 只能在12000元以内 绝对不能超出 否则总经理要怪小张不会有计划地用钱 其次 总经理到深圳去出差 除了用钱的问题外 另外还有些什么重要的问题必须考虑呢 经过仔细思考分析 他得出还有以下两个问题也必须解决 第一个问题 出差应带的一些物件 如生活必需品 开会所需的各类文件资料等 第二个问题 从苏州到深圳的时间安排 这是一个很重要的问题 必须给予精密的考虑 做出科学合理的安排 用什么方法来安排时间是切实可行 科学合理的呢 经过深思 小张采用了目前常用的 倒推法 于是做出了这样的安排 由上表的倒推中可以看出 明天 6月20日 上午8 00从苏州发车去上海比较合理 拟订的日程表如下表所示 小张秘书于是先传真相关证件到上海机场 预定了上海到深圳的一等机票与返程机票各2张 接着通知总经理于明天 6月20日 上午8 00乘车去上海 告诉总经理上海去深圳的开航时间是下午1 00等其他事项 然后再准备齐全资料与一点生活用品 带上银行通用卡 这样 总经理交代的事情就初步搞定了 得到了总经理的赞许 3 5突发事件的处理 3 5 1突发事件的含义和类型1 含义突发事件是指因无法抵抗的自然力或者不能安全预料和克服的人为因素造成的突如其来的事件或者事故 具有不确定性 2 突发事件的类型 1 突发性政治事件 2 突发性群众事件 3 突发性治安事件 4 突发性自然灾害 5 突发性责任事故 6 突发性外部危机 意外事故的处理 一家公司的员工在下班回家时遭遇车祸身亡 其家属纠集亲戚朋友冲进公司 硬要拉经理去向死者磕头 经理见势 赶紧回避了 其家属亲朋不罢休 在公司里大吵大闹 弄的公司一片混乱 正常工作无法开展 关键时刻秘书小仇挺身而出 冷静地向死者家属说 我们公司的员工 自然是我们的亲人 他的不幸遇难 我们都很悲痛 我是经理秘书 我一定代表经理前来吊唁 并参加治丧 与此次交通肇事有关单位的交涉及处理善后工作 我会向经理请示并与有关部门协调 尽快给你们答复 一席话 说得对方哑口无言 虽然还有人蛮不讲理地坚持要领导出来 但许多人已不再胡搅蛮缠 一场风波基本平息 思考题 1 面对突发事件 作为秘书该如何应对 2 小仇秘书的做法 有哪些值得我们借鉴 3 如果当时小仇秘书不出面 后果会怎样 秘书应该怎样应对突发事故 宏达公司承办了今年的纺织品行业的年会 经过精心的筹备 年会如期召开 由于之前准备充分 秘书处的秘书们虽忙不乱 大会各项工作也按计划有序地进行着 大会第四天 按照会议日程是与会代表参观宏达公司从德国引进的纺织生产流水线的时间 这套设备很先进 能大大提高生产效率 引起了与会代表的很大兴趣 按照计划 这次参观由张秘书和李秘书带队 公司专门调拨两辆豪华大客车接送参观代表 准时到达参观地点后 公司派出程伟高级工程师伟参观代表们做讲解 两位秘书要求大家在参观时一定要注意安全 服从安排 一切行动听指挥 代表们兴致勃勃地边参观边听讲解 其中有一个年纪较大的女代表对流水线非常感兴趣 但她眼神不太好 所以总想靠流水线近一点好看清楚 张秘书提醒她好几次 请她离得远些 但她最终没有听从劝告 当她再次靠近时 她脖子上的丝巾由于太长 被机器卷了进去 越卷越紧 其他代表吓得大叫其来 还是程工程师冷静 赶紧拉闸 让机器停下来 把这位女代表解下来 她已经昏过去了 张秘书见状 当机立断 叫李秘书带领其他代表继续参观 自己立即跟车送女代表去医院 同时 打电话向张总经理报告 张总经理交代一定要全力救治 张秘书在医院里安排好一切 一直陪伴这位女代表直到她醒来 安慰她安心治疗 好好修养 张秘书向大夫询问女代表的伤 势 大夫说没什么大碍 治疗些日子就可以出院了 张秘书马上向公司领导汇报了女代表的情况 请领导放心 然后开始填写 事故情况记录表 和 工伤情况报告表 并请有关的一些证人填写证人记录 这一天 可把张秘书给累坏了 思辩题 1 事故情况记录表 和 工伤情况报告表 有什么作用 各自包括什么内容 2 在本案例中 张秘书做得怎么样 分析 出现事故 秘书人员要沉着冷静 积极寻找对象 应急处理 如果有人受伤 立即救护 同时 事故应该立即报告给上司 让他知道事故的详细情况 以便上司做出正确的判断 进行下一步的指挥 再者 所有事故 火灾和其他突发事件应做记录 即使事故的结果没有发生伤害或者破坏 也应该按照单位的要求详细做记录 1 发生事故时 秘书要填写 事故情况记录表 如果事故中有人受伤 则涉及到的每个人都要填写一张 工伤情况报告表 里面的主要信息要有 完成表格人员 事故涉及人员 事故见证人 填写表格的人员签名和日期 注意一定不要有伤情鉴定医生 在 事故情况记录表 中需要填写事故当事人 受伤人 事故证人 填表人的姓名 符合法律要求 能监督事故 保证采取措施消除事故隐患 也可以作为安全教育的案例资料 还可提供准确的记录 便于应对有关赔偿的法律案件判定时使用 失火现场的两个秘书 今天是局里年终的总结汇报会 各个部门都已经准备了很长时间了 为了使发言更形象精彩 很多部门还作了PowerPoint要演示 秘书部门也早早定好了局里最大的第一会议室 把会场布置的庄重华丽 并准备好多媒体设备 让技术人员进行调试 一切准备就绪 上午九点会议正式开始 局长作了一个简短的开场白 下面由各个部门的负责人做部门总结 各个部门负责人边放演示文稿边进行演讲 会议进行得很热烈 由于部门多 上午没有进行完 中午吃完饭稍作休息后 下午1 30 会议继续进行 在进行到统计处刘处长发言时 笔记本电脑不知什么原因 突然冒出白烟 着起火来 把刘处长吓得跳了起来 退出老远 会场一片混乱 这时 秘书小王正好在给大家倒水续茶 见状拎着暖壶就冲了过去 想向电脑泼水救火 另一秘书小张连忙拦住她 说 不能泼水 电脑会爆炸的 说完 跑过去拔掉电源插头 把主席台桌布上厚厚的台布扯下来扔在地上 让小王把手上暖壶的水全部倒在台布上 她拎着湿台布把它罩在了燃着的电脑上 刚罩上就听 砰 的一声巨响 电脑爆炸了 幸亏有台布罩着 没有碎片飞出来 这时 保安员也拿着灭火器冲上来 把火灭掉了 大家惊吓的心平静下来后 纷纷夸小张处事冷静 否则后果严重 局长也夸小张做得好 思辩题 1 你怎样评论现场另一秘书小王的表现 2 秘书小张在失火现场沉着应对的表现得到了大家的好评 你认为她的表现是否还有欠缺 3 遇到电器类的物品着火应该怎样处理 分析 作为职业秘书 平时应该加强对突发事件的知识和技能的学习和训练 遇到电脑 电视机一类的物品着火 一定要将供电电源切断后再灭火 坚持 先断电 后灭火 的原则 有时 即使已经拔下电源插头 机内的元件仍然很热 可能迸出热焰及产生毒气 所以应该及时组织疏散人群 把人群撤离到安全地带 不要让人群在事故现场围观 再者 切勿向失火电器泼水 这样会因为温度突然降低而爆炸 为防止电脑爆炸伤人 应该迅速用湿棉被或地毯盖住电脑 阻止烟火蔓延 并可挡住爆炸物飞起伤人或损毁财物 3 5 2常见突发事件的处理办法 1 突发性自热灾害的处理 1 立即了解受灾地点和大致灾情 2 将情况立即报告领导 3 经领导同意后通知有关部门启动自然灾害应急预案 4 亲自或安排人员赶赴现场了解第一手灾情及救灾情况 向领导及时反馈 重大灾害应陪同领导到现场指挥 5 安排人员24小时值班 以保持信息畅通 2 突发性责任事故的处理 1 立即了解事故发生的地点 单位 伤亡情况 2 立即通知责任部门赶赴事故现场组织抢救 抢险 控制事故发展 3 向领导报告情况 重大事故应请领导现场指挥 4 要求有关方面在抢救和抢险的同时保护好现场 以便分析事故 查找原因 分清责任 5 协助领导调查事故原因 重大事故要成立事故调查组展开调查 事故调查过程中 秘书要始终作好记录 6 办公室要有人值班 保证信息畅通 3 突发性治安案件的处理 1 立即用电话了解案件发生的地点 环境和大致情况 2 立即通知公安部门迅速控制现场 抓捕嫌疑人 阻止事态发展 3 向领导者报告案件情况和处理结果 4 提醒有关方面注意保护现场 以便公安部门取证 4 突发性政治事件的处理 1 立即电话了解事件发生的地点 人数 形式等详细情况 必要时亲自到现场调查 务必弄清情况 以便领导作出正确判断 2 立即向领导报告调查情况 并请示处理办法 3 事先制定预案的 经领导人同意后通知有关部门紧急启动预案 无预案的 报告公安部门采取恰当措施平息事态 4 事后协助公安部门或有关部门对事件进行深入调查 准确定性 对组织者或幕后策划者 要依据事实 依法处理 3 5 3处理突发事件的原则与要求 1 处理突发事件的原则 1 加强对突发事故 事件的组织领导 2 坚持实行统一指挥的原则 3 分级 分部门负责的原则 2 要求 1 注意紧迫性 反应要快 行动要及时 2 既要大胆 果断 又要细致 稳妥 3 详细了解事件发生的时间 地点 人员伤亡情况等 4 及时报告有关领导 并赶赴现场 协调处理突发事件 同时做好赶赴现场所需要物品的保管和日常维护工作 5 妥善处理善后工作