企业信息化成本与效益分析.doc

【内容摘要】企业信息化是国家信息化的重要内容，是国民经济信息化的基础，也是企业改善管理、适应市场和技术发展变化的重要举措。企业信息化的成本和效益控制直接影响到信息化建设的成败。所以，对企业信息化成本与效益进行分析具有重要意义。本文首先对企业信息化进行了概述，指出企业信息化建设的意义。然后，重点论述了企业信息化成本和效益的构成与表现，成本与效益均可分为显性和隐性两个方面。我们需要针对我国的企业信息化存在的问题，做出有针对性的对策。企业应当结合自身实际情况，将信息化不断地融入到企业管理中，让信息化更好地为企业服务，实现企业效益和竞争力的持续增长。【关键词】企业信息化成本效益构成对策信息技术的迅猛发展，使企业的生存和竞争环境发生了根本性的变化，信息化建设成为企业获取竞争优势的重要砝码。随着信息化的深入发展，经济和社会生活各个领域必然会发生深刻变化。如何开展信息化建设，是企业非常关注的问题，企业如能在第一时间获取、处理和反馈信息，那么就能在白热化的竞争中立于不败之地。因此可以说，信息化建设是企业走向胜利的必由之路。一、企业信息化概述企业信息化是指企业在生产、经营、管理各个环节、各个层次、各个领域采用计算机、通信和网络等现代信息技术，充分开发、广泛利用企业内外信息资源，逐步实现企业运营的全面自动化，不断提高生产、经营、管理、决策、服务的效率和水平，进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。具体到一个企业，企业信息化就是要实现企业生产过程和业务处理的计算机化、自动化，管理方式的网络化，决策支持的智能化和商务运营的电子化。企业信息化以企业业务流程改进为基础，在一定的深度和广度上应用智能网络工具，对企业生产、经营、管理活动中的所有数据、信息和知识进行集成和管理，实现企业内外部信息的共享和有效利用，不断提高企业的经济效益和市场竞争力。企业信息化是国家信息化的重要内容，是国民经济信息化的基础，也是企业改善管理、适应市场和技术发展变化的重要举措，其意义十分重大。（一）增强国家经济的可持续性快速发展，增强国家的综合实力信息化是我国产业优化升级和实现工业化、现代化的关键环节，要把推进国民经济和社会信息化放在优先位置。要大力推进国民经济和社会信息化。以信息化带动工业化，发挥后发优势，实现社会生产力的跨越式发展。企业信息化建设将促进信息技术本身的发展，实现智能网络工具的快速演变，为中国进入信息化社会提供必要的工具支持和数据支持。（二）企业信息化建设将促进商业模式的变化企业信息化为社会带来两种商业模式：运用智能网络工具的商业模式（电子商务）和提供智能网络工具的商业模式（如信息化基础设施和网络服务提供商）。信息技术能够为这两种商业模式提供竞争优势，商业模式的改变可以扩大企业的生存空间，加速企业的发展和现代化。（三）有利于企业适应国际化竞争信息化是企业实现跨地区、跨行业、跨所有制，特别是跨国经营的重要前提。是企业提高核心竞争力，参与国际竞争的迫切需要和与国际接轨的重要途径。（四）增加企业间的技术流通，总体提升整个行业的技术水平信息化可以使企业间的合作和协作更加容易。网络的沟通使许多的企业结成战略联盟和信息伙伴关系，优势互补，实现双方或多方的资源共享和利益分享，从而提升整个行业的技术水平。（五）企业信息化可以改变企业的价值观念我们已经进入信息经济时代，信息将成为企业不断增值的无形资产，企业的全面信息化，将促进企业有形资产和无形资产的有效配置，“财富=信息+经营”的价值观正在改变着世界的经济格局。（六）实施企业信息化将会改变企业的管理模式和组织机构企业信息化可以使企业利用计算机网络进行信息传递和管理，通过网络，企业员工不一定要在本地及办公室时才能处理工作任务，各种资源可以从异地获取，是企业的组织外延和经营外延得以扩展；许多上传下达的信息和任务可通过网络完成，从而哟可能减少一些不必要的垂直管理层次，使组织结构更加扁平化。（七）企业信息化可以提高企业的竞争力和经济效益企业制度生产经营目标，进行市场分析、方案比较、决策优化都可以从信息系统获得及时、准确的有价值信息，提高决策的时效性和可靠性；信息化会提高企业的技术创新能力，改进生产工艺和开发出更多新产品，这些都会提高企业的市场竞争力和经济效益。包括：提高内部运营效率和质量；提高员工的业绩，增强企业的学习能力；提高员工的满意度和忠诚度；可以全面提高企业的管理水平和经济效益，增强企业的核心竞争力和参与国际竞争的能力。二、企业信息化成本构成由于成本的降低能导致利润的增长，所以成本降低也是企业效益的一个来源。企业有必要控制信息化的成本，如果成本控制的不好，企业信息化的优越性就体现不出来，甚至带来信息化建设的失败。企业实施信息化的成本是显然存在的，但具体在哪儿有多少，具体是如何构成的，很难简单的明了，必须进行系统化的分析。一般我们可以将企业信息化的成本分为显性成本和隐性成本。（一）企业信息化的显性成本（1）系统初始构建成本企业在进行信息化系统建设初期，必然包括网络产品、硬件产品和系统软件的购置以及综合布线和系统集成等软硬件和人力物力的成本。网络建设成本包括应用系统软件开发成本主要指购买应用软件的成本。如果企业需要立志要进行信息化的建设，那么选用购买应用信息化软件就是一笔投资，算作初始投入成本。（2）过程建设成本我们可以将企业信息化建设的过程中发生的成本一般包括：软件的开发实施费用、培训费用、软件参与人员的人力成本以及相关费用等。软件的开发实施费用主要指软件选型以后，本企业和合作方的软件参与人员就选定的软件所进行的二次定制开发的费用。软件的培训费是指软件的提供方对于软件的购买方进行操作技术转让的过程期间所发生的费用。软件的培训包括使用人员的专业培训和素质培训。软件参与人员的人力成本在企业的信息化过程中所占的比例也很大。企业信息化工作人员包括信息技术人员、技术管理人员和技术经济人员，他们的成本包括人员的工资、奖金、福利和各种保险。（3）后期维护与更新成本后期的维护成本包括应用软件的后期维护、维护人员的工资、硬件网络产品的损耗、机器维修等。信息化系统的后续维护几乎是不可避免的，但后期的维护成本可以通过加强企业信息化的前期实施来加以改善。如果前期的工作能做到结合了企业自身的实际情况，因时因地的进行软件选型、实施、培训等相关工作，使得信息化系统的构建和实施能适应企业的实际需要。那么后期的维护的次数和范围相对来说会减小，必然带来成本的降低。另外，面对突飞猛进的信息技术，企业的信息化系统必将逐步落后于新技术的更新，这样就为企业的信息化系统的相应的更新提出了要求。同时，企业自身处在不断的变革进步之中，企业的生产规模或者企业业务以及组织形式的变革和进步，也必然推动企业信息化的基础平台和上层软件系统适时的更新。（二）企业信息化的隐性成本隐性成本是根据企业的信息化前后的业务情况和经营环境的变化进行主观估计的。隐含成本是机会成本的一种，但是不足以涵盖企业建设信息化所发生的所有的机会成本。隐含成本可以分为系统成本和非系统成本。（1）系统成本系统成本主要指任何企业进行信息化建设都会发生的成本。任何企业建设信息化，无论选择哪家软件合作伙伴，进行何种建设方式，都会发生的共性的成本。企业的信息化实际上是企业管理体制上的技术改造项目。既然是改造，就存在原有管理体制向新的管理体制转变的过程。因而，这里的转变就涉及到新的管理模式的适宜性、有效性和充分性。在新旧转换的过程中必然存在一个磨合期。新的体制能否较好的解决了企业目前存在的问题，能否增强了企业的核心竞争力，都需要实践的检验和验证，这就造成了机会成本的产生。同时，企业信息化系统的开发不利与使用不当也存在一定的风险成本。信息化项目在建设过程中，软件的提供开发商往往不会完全按照“量身定做”的原则为企业进行设计，他们的开发方案并不一定是十分的吻合企业实际需要，软件系统与实际操作存在的技术障碍，导致使用人员消极或不愿使用、数据不能定期更新和系统维护跟不上等现象，这样将影响系统的使用效率和使系统无法产生相应的效益，并使企业的投资付诸东流。（2）非系统成本非系统成本的产生来源于各企业的千差万别的项目建设背景和环境。每一个企业在进行信息化建设的过程中，都会有企业自身的一些问题。比如员工的工作失误和离职，企业机构的临时调整，合同纠纷，自然灾害等不可抗力，诸如此类偶然因素都会给企业的信息化带来成本。（3）企业信息化的机会成本机会成本又称择一成本，他是企业将一定的资源作某种用途时所放弃的其他各种用途中的最大收入，或者是将一定的资源保持在这种用途上必须支付的成本。上文我们已经谈到，隐性成本属于机会成本的一种，分析隐性成本，主要分析存在于企业进行信息化建设的过程之中所发生的机会成本。但是，在企业进行信息化建设的过程之外，同样存在机会成本。在整个的建设周期中，不同成本的产生发生在不同的阶段。但是有一点是可以确定的，从企业决定上不上信息化开始，一直到企业的信息化的完成与日常维护，都存在择一成本，也就是机会成本。可以说，企业信息化建设面临的所有的问题中，除掉显性成本，其余的所有成本都可以定义为机会成本。机会成本有时是非常大的，而且往往会大于已经存在或产生的显性成本。这是企业进行信息化建设必须要考虑的重要问题。机会成本的产生归根结底只有一个原因信息的不对称。这里的信息不对称以企业为核心存在几个方面，有软件供应商企业社会技术背景企业、行业应用企业等。由于信息的不对称使企业很难寻找到最优的方案，通常情况下，信息的不对称越大，那么企业信息化建设的机会成本就越大。要想建少企业的机会成本，必须加强企业的信息获取。三、企业效益分析企业信息化给企业带来的效益同样可分为显性效益和隐性效益。显性效益是可以反映在会计账目上的，而隐性效益是不能通过会计账目反映出来，但却对企业利润有影响。（一）显性效益（1）增加销售收入企业通过电子商务系统可以进行网上新品发布、新品宣传、新品促销、市场需求调研和企业文化传播，还可以方便管理客户关系，为客户提供售前、售中和售后的个性化服务，巩固已有客户和吸引更多新客户。这样，可以增强市场营销能力，扩大产品销售范围和销售对象，增加销售收入，同时，由于网上广告费用比传统媒体要低，所以能降低市场营销费用。（2）消除交易成本，使企业有效产量增加交易成本是在商品分销和批发过程中产生的成本，它是市场价格高出企业出厂价格的那一部分，是中间批发商的利润来源。交易成本虽不反映在企业的生产成本中，但它影响了市场的需求与供给，进而影响到企业的有效产量，有效产量是在利润最大化下的产出，也是能够销售出去的产出。在通常情况下，企业的供给将随着价格的上升而上升，同时成本也会随着上升。在竞争性市场中，企业只是价格的被动接受者，其边际成本的变化反映了企业供给的变化。随着产品销量的增加，交易成本会增加。交易成本叠加到生产成本上后会使企业的边际成本上升更快，因而当边际成本达到与价格相等时，企业的有效产量会相对较低。如果企业采用电子商务作为产品销售手段，就可以消除产品流通的中间环节，把交易成本降低到可以忽略为零的程度。这时，企业虽然仍只能接受市场价格，但有效产量将增大，所以，销售收入将增加。（3）降低要素配置成本，同时使企业有效产量增加企业还可以使用电子商务系统作为生产过程中的要素配置手段，进行网上投入品采购、供应商关系管理、网上人才招聘、网上技术引进和网上融资等，提高要素配置的方便性和及时性，降低要素配置成本以及要素本身的成本，使企业效益增加。另外，由于生产成本的降低会使边际成本上升变得缓慢，所以，有效产量将增大销售收入将增加。（4）节省库存成本企业可以利用信息系统缩短投入品采购和成品供应提前期，加快库存周转，维持较低库存，节省库存成本。库存成本包括物品保管成本和资金占用成本。广义上还包括资金被占用而不能它用所带来的机会成本，以及由于价格和利率波动所带来的资金贬值部分。（5）降低日常运营费用企业可以利用基于互联网的企业外部网和电子邮件系统，代替传统的电话和传真，进行企业内部之间以及企业外部之间的通讯往来，尤其是与外地以及国外客户之间的通讯往来，这样，可以节省大量的通讯费用。企业内部的文件往来也可以通过企业内部网来进行并在计算机屏幕上阅读，而不必再纸张上打印出来再分发传阅，这样就节省了纸张的开销。同时，由于重要文件被保存到光盘等介质上，体积小，质量轻，所以，可以节省文件存档的家具和空间开销。（二）隐性效益（1）提高企业的无形资产企业信息化增加了企业的技术含量，改善了企业的形象，为企业的快速发展注入了动力。特别是对于上市公司来讲，它有助于提升大众对公司的信心和预期，使公司的市场价值得到增长。这些都会带来企业无形资产的增加。（2）提高作业效率，节省时间成本企业可以利用信息系统来提高有关环节上的作业效率，这表现在：减少停工待料和生产设备的闲置以及由此而带来的时间成本。时间成本不仅是指时间本身的流失，也是指在等待时间内造成的市场机会的流失。减少向批发商或顾客延期供货，节省客户等待时间，提高客户满意度。（3）提高企业管理水平和管理效率会计法要求会计信息的具有真实性，并强调企业法人代表对其负有责任。因此，一些集团性企业已把子公司或分公司的财务部门纳为集团总部财务部门的纵向管理范围。显然，这种管理模式要想有效还必须借助信息技术的支持。通过网络和信息系统，总部财会人员可以随时调出子公司或分公司的各种账目进行检查和审核，并通过特制的有关联定义的统计表格来评估可以账目的真实性。从而加强财务监管的力度和有效性，防止潜在的财务风险。对于既有商业单位又有工业单位的企业集团们，通过网络和信息系统，集团总部市场营销部门可以及时准确的按时间、按地点、按客户统计出各商品的销售数量和销售速度，统一制定供货计划和进行配送。对于那些库存不够的商品，可以把需求预测信息反馈给计划雨生产部门，以便及早安排某种商品的生产和相应投入品的供应。同时，在这种运作模式下，零售企业通常只需配备经理和财务两名管理人员，其余为一般作业人员即可，这样，既可以降低管理费用，又可以提高管理效率。（4）网络直销、创新防伪网络直销是指生产厂家借助联机网络、计算机通信和数字交互式媒体且不通过其他中间商，将网络技术的特点和直销的优势巧妙地结合起来进行商品销售，直接实现营销目标的一系列市场行为。顾客可以直接在网上订货、付款、等着送货上门，这一切大大方便了顾客的需要。网络直销大大减少了过去传统分销中的流通环节，免除了支付给中间商的费用，有效地降低了成本。生产者可以根据顾客的订单按需生产，做到实现零库存管理。同时网上直销还可以减少过去依靠推销员上门推销的昂贵的销售费用，最大限度控制营销成本。网络直销能满足当前企业与消费者的交流水平方面的不足，借助于网络，厂家在网上发布有关产品信息，使用Email等工具，及时实现与顾客一对一的互动交流。企业还可以很容易地获得快速、便宜、易加工的反馈信息，跟踪消费者的需求及其变化情况，根据他们的要求安排生产和销售，避免了传统企业在接到订单之前就已经完成了产品制造的盲目性，使企业能应对消费者的较高的可选择性。利用互联网的交互特性，网络直销从过去单向信息沟通变成双向直接信息沟通，增强了生产者与消费者的直接连接。企业还可以利用网络和信息技术来开发新的产品防伪系统，如电话查询、网络查询、激光防伪码，这种防伪系统有3部分组成：产品防伪生成子系统、防伪标识制作子系统、客户查询子系统。通过这种手段，可以加强对假冒伪劣产品的防范力度，有利于企业产品销售。四、结语在企业信息化建设过程中,控制成本并提高效益，对信息化建设的成败至关重要，企业应该抓住最重要最关键的影响因素,避免人力、资金等方面的浪费,提高信息化的效果,达到稳步提高本企业核心竞争力的目的。企业信息化建设的历程和经验告诉我们：企业信息化建设并非能够立见成效的，而是在信息化发展到一定程度时其效益才逐渐显现，因此要动态长远的评价企业信息化的成本与效益。同时，信息化建设只是一种手段，它不是万能的，不可能解决企业的所有问题。企业应当结合自身实际情况，将信息化不断地融入到企业管理中，让信息化更好地为企业服务，实现企业效益和竞争力的持续增长。参考文献：1冯美霞,冯庆祥,2001:企业投资信息系统成本与效益分析，应用能源技术第5期。2郭艺勋,黄诗盈，2005：信息系统成本与效益评估方法分析，第10届计算机模拟与信息技术会议管理学报。3曹巧艳，2007：信息系统效益评估存在的问题，内蒙古科技与经济第8期。4刘秋生，2007：企业信息化工程建设效益分析，中国管理信息化（综合版）第4期。5黎小兰，刘秋生，赵广凤，2006：企业信息化建设的成本与效益分析，商场现代化第34期。6司有和，2006：企业信息管理学，科学出版社。7韦沛文,陈婉玲，2006：企业信息化教程，清华大学出版社。8丁秋林，2008:企业信息化咨询，华夏出版社。9李华，2010：中小企业信息化建设现状的分析，企业科技与发展第16期。10赵建涛,钟瑛,王飞，2009：企业信息化建设与管理，现代企业教育第八期。11高侠，2009：企业信息化管理需要注意的几个问题，技术与市场第16期。12聂彤彤，2004：信息系统的成本效益分析，中国信息导报第10期。13江禹,李东，2001：企业信息系统的成本效益分析框架，计算机系统应用第1期。14傅湘玲，2006：企业信息化集成管理理论与案例，北京邮电大学出版社。