《SAPFI培训教材》PPT课件.ppt

1 内部文件 严格保密 CovicsBusinessSolutionLtd 财务会计 FI 培训 ERP是EnterpriseResourcesPlanning 企业资源计划 的缩写 最初是由美国的GartnerGroup公司在90年代初提出的 根据GartnerGroup的定义 ERP系统是 一套将财务 销售分销 制造 仓库和其它业务功能合理集成的应用软件系统 什么是ERP SAP System Applications andProductsinDataProcessing 就是数据处理的系统 应用和产品SAP是世界上最大的标准业务应用软件供应商和第四大独立软件供应商全球50多个国家6000多家公司都使用SAP软件 世界500强企业中有80 强在使用SAP软件R 3系统体现了功能性强与技术程度高的完美结合 这也是集成标准软件所必需具有的特征 同时R 3系统还以其高瞻远瞩的信息管理系统为优化业务程序提供正确的业务设施 SAP公司简介 AcceleratedSAP加速实施的SAP SAP实施方法论 ASAP SAPR 3系统 R 3最佳业务实践库 FI财务会计 CO管理会计 AM资产管理 PS项目系统 WF工作流 IS行业方案 HR人力资源 MM物料管理 SD销售分销 PP生产计划 QM质量管理 PM工厂维护 业务流程方案 多国家多公司 全面广泛的实施支持 为各种类型的业务而设计 完备的功能 开放的系统 MM物料管理 SAP导航 登陆 SAPR 3系统菜单具有以下层次结构 主菜单级Menu应用程序级Program任务级TransactionCode SAP导航 SAP标准 用户角色菜单 菜单 标准工具列 抬头 程序工具列 字段输入区 状态栏 SAP导航 SAP窗口 SAP导航 状态列 同时使用多个SAP会话 每个connection最多六个会话 创建新会话方法1 o Transactioncode 方法2 在标准工具列中点选 在原会话启动新事务 n Transactioncode SAP导航 会话框 输入 ex SAP导航 3种退出方式 报价 发票校验 采购申请 收货 采购订单 报价 销售管理 供应商 出具发票 客户 订单 交货 询价 入库 出库 仓库管理 基础生产计划 MRP 物料预测 PP 生产计划管理 采购管理 询价 计划订单 采购 库存 生产 销售分析 库存管理 批准 批准 销售活动 销售计划 库存管理 生产订单 生产控制 CO M R 3后勤处理整理流程 13 财务会计模块概览 14 财务会计和管理会计 财务会计 管理会计 外部会计 内部会计 财务会计也称外部会计 主要依据法律向企业外部人员公布满足法律规定的各种报表信息 例如资产负债表损益表等 管理会计也称内部会计 主要是满足企业内部各级管理人员的需求 从而达到从企业内部队经营状况的管理和监督 15 会计组织 信贷控制范围 组织结构 控制范围 业务范围 经营组织 公司 公司代码 SAPR 3系统财务会计和管理会计中的组织结构有 集团 16 集团的概念 它是SAP系统中的最高等级每一集团建立主数据库一个完整的数据库 包括建立一个完全集成的系统所必须的所有表格 17 如何理解 公司 它是能够产生合法财务报表的最小组织单元财务报表是在公司级别上建立合并的一个公司可以包含一个或多个公司代码所有的公司代码必须使用同样的会计科目和会计年度 18 公司代码 一个必须的企业结构一个合法独立的实体一个能够执行会计业务的最小组织单位进行业务交易的级别会计科目管理的级别产生合法的独立实体和损益报表的级别 19 公司代码 公司代码是最小的独立会计实体 资产负债表和损益表是建立在公司代码级别上的 货币 语言 会计科目表 会计年度结构 20 21 业务范围 用于做内部报表 内部资产负债表和内部损益表的一个内部组织结构用于所有的公司代码 必须在所有的公司代码中有相同的含义根据业务范围 更新总账平衡余额 22 23 信用控制范围 它是一个组织单元或是责任范围 用来控制客户信用范围公司代码可以派给一个也只能是一个信用控制范围多个公司代码可以派给一个信用控制范围 24 集团 公司 公司 公司代码 公司代码 公司代码 信用控制范围 信用控制范围 业务范围 25 控制范围 它是一个用来定义公司的成本 管理会计行为的结构组织单元公司代码只能分配给一个控制范围一个控制范围可以具有多个公司代码这允许跨公司代码成本分摊和报表 26 集团 公司 公司 公司代码 公司代码 公司代码 控制范围 控制范围 业务范围 27 R 3财务会计子模块概览 FI财务会计模块 FI GL总分类账会计FI AR应收账款FI AP应付账款FI AA资产会计FI SL特殊用途分类账FI FM基金管理FI TM差旅管理 28 FI GL总账总账核算的中心任务是提供外部会计及其所涉及账户的概貌 FI AP应付账款A P用于管理与所有供应商相关的会计数据 它也是采购管理的组成部分 FI AR应收账款A R用于管理与所有客户相关的会计数据 它也是销售管理的组成部分 FI AA资产会计该模块记录资产从最初购置直到报废的整个资产周期 该系统可计算折旧值 利息以及其他数据 财务会计子模块功能概述 29 财务会计子模块功能概述 FI SL特殊用途分类账根据用户指定的详细程度 从多个应用程序中归纳综合信息 基金管理通过预算技术支持财务核算和控制 差旅管理差旅管理模块可从登记和批准差旅申请直到将实际的差旅费记账 提供范围全面的差旅数据处理程序 控制 CO 与工资核算 HRPayroll 的结合保证了差旅费记账 纳税以及付款的准确和有效 30 总账 主数据交易 31 主数据的概念 是描述那些运用在会计 物料 供应商 客户等业务过程中的行为体在一段期间内 信息往往保持不变每个主数据库具有单一的名字或数字编号 32 主记录包含的数据可控制如何记账和处理业务数据 主数据在系统中保存相对较长的一段时间 而业务数据保存的时间较短 业务数据是从R 3中的正常业务处理获取的数据 为了提高系统的操作性能 可以周期性地将系统内的业务数据进行归档 主数据与业务数据差别 33 资产负债表 资产 资产是你所拥有财产的货币价值 现金应收款工厂和设备存货 34 资产负债表 负债 负债是你欠款项的货币价值 现金应收款工厂和设备存货 应付账款 35 资产负债表 所有者权益 资产 所有者权益 负债 留存收益 过去期间的净收益 36 损益表 收入 收入是销售货品和提供劳务所取得的收益 销售劳务 37 损益表 费用 费用是为了产生收入而需要花费的数额 现金应收款工厂和设备存货 销售费用管理费用 38 损益表 它包含一个留存收益的识别标记在会计年度期末 损益科目结转到留存收益中 39 会计科目表 会计科目表是R 3中所有科目的汇总 每个公司代码使用同一会计科目表中的科目进行日常业务的记账 具有相同基本账户要求的多个公司可以使用同一个会计科目表 会计科目表公司代码段主记录信息可从一个公司复制到另一个公司 40 会计科目表的种类 一次凭证过账即可获取所有三个科目表所需的数据 从而使运营 国家和集团会计科目表得到实时的最新报告 41 会计科目表的种类 运营会计科目表 会计科目表公司代码段主记录可在公司之间复制 可以加快项目的实施进度 确保实施的准确度 每一个公司代码需要有且只能有一个运行会计科目表 主记录 主记录 主记录 主记录 COPY 42 会计科目表的种类 国家会计科目表 由于很多会计报表是基于运营会计科目表中的科目号码运行得出的 这可能不能满足公司代码所在地国家法律法规对科目表的需求 该问题可通过将公司代码分配给一个国家特定会计科目表 备选会计科目表 来解决 SAP在标准的R 3系统中配置了许多国家特定会计科目表的模版 要使用国家会计科目表 首先必须为每一个会计科目主记录中公司代码段部分的备选科目字段输入所对应的国家会计科目表中的科目号码 运行报表时 可以选择想要的会计科目表 注意 日常过账处理是使用运营会计科目表中的科目号码 43 会计科目表的种类 集团会计科目表 集团会计科目表主要是用于集团公司下的公司代码由于使用了不同的运营会计科目表时 需要汇总得到集团报表而使用的一套会计科目表 要使用集团会计科目表 首先必须为每一个会计科目主记录中会计科目表段部分的集团科目字段输入所对应的集团会计科目表中的科目号码 运行报表时 可以选择想要的会计科目表 注意 日常过账处理是使用运营会计科目表中的科目号码 44 总账科目主数据内容 公司代码信息会计科目信息 总账科目代码 总账科目名称 科目种类 资产负债表和损益表 科目组 控制公司代码 45 科目组的概念 用于控制创建会计科目时需要输入的字段确定总账科目的编号范围在创建总账科目主数据记录 配置数据前必须建立 46 科目帐户组 COABSA1000000039999999资产负债表科目COAPLA4000000079999999损益表科目COARAA9000000099999999调整科目 会计科目表帐户组起始号中止号描述 47 总账会计科目信息 总账科目主记录包含2个数据段 会计科目表段和公司代码段 会计科目表段包含如科目号和科目名称等的数据 它同时定义该科目是否是资产负债类科目或损益类科目 该控制信息用于科目余额结转程序 并确定如何处理科目余额 会计科目表段所包含的数据是使用该科目表的所有公司代码所共有的数据 因为一个会计科目表可以被多个公司代码使用 为了使不同的公司代码可控制它们独立的业务处理 有必要将某些数据包含在公司代码段中 48 会计科目表段信息 科目编号10010100会计科目表COA短文本长文本帐户组资产负债表科目损益表科目 49 公司代码段信息 科目货币税务类型统驭科目类型未清项目管理显示行项目字段状态组 50 公司代码段信息 科目货币 它是记账所需的币种 可以指定 记账本位币 外币 就是以外币记账 交易行为数据和会计科目余额要从记账本位币和指定的外币来更新 就是用来记账的任何币种 它是缺省币种 并将显示和更新交易行为数据 系统也存贮如何记账及币种金额 51 公司代码段信息 税务类型 可以指定是否与销项税 进项税相关 如果总账科目与税务无关 就不需要指定 52 统驭科目包括 客户 供应商 资产等统驭科目不能直接被过账 确保总账数据与明细账数据的实时集成记录明细账时 系统自动更新相应的统驭账户总账被自动更新 公司代码段信息 统驭科目类型 53 统驭科目 54 统驭科目 55 公司代码段信息 未清项目管理 为什么显示科目需要结清呢 因为要以结清一个款项为目的来使借贷相抵 例如收货 发票表示收取平衡 需要进行未清账项管理的科目标识为未清或已清 这些科目类型的余额总等于未清项目的余额 统驭科目在分类帐账级别利用分类帐未清项特征进行未清项管理 56 公司代码段信息 显示行项目 所需科目的借贷方详细信息可以选择性地显示 当将款项过账到科目并显示分录项时 需要额外的储存空间和系统时间 57 科目编号10020100银行账户公司代码1000 期间借贷借贷余额累积余额50 000 00110 000 001 000 009 000 0059 000 00225 000 0015 000 0010 000 0069 000 00 凭证号凭证类型凭证日期记帐码本位币金额10000000SA2007 01 154010 000 0010000001SA2007 01 15501 000 00 20000010SA2007 02 104025 000 00 58 公司代码信息 下列科目不应使用行项目显示统驭科目具有累积作用的科目和可在其他模块 例如存货科目 分析的科目产出和投入的税收科目 这是因为只有与凭证有关的税务信息是必需的 59 公司代码信息 字段状态组 它是用于控制账户中哪些字段在输入凭证时出现的标识器 配置数据 60 字段状态组文本ZEXP费用ZGBS资产负债表ZREV收入 字段状态组ZGBS资产负债表 选择组 总数据 额外账户分配 物料管理 付款行为 资产会计 税 61 字段状态组 总数据隐藏需要输入选择输入分摊编号文本发票参考合并发票 62 科目主数据 总账过账 科目编号10020100公司代码1000 凭证输入控制字段状态组ZGBS 总账10020100银行公司代码1000项1 借输入 40金额资产购买凭证估价日期分摊文本 63 货物已收 发票未收账户 存货借贷 费用借贷 货物已收 发票未收借贷 或 150 150 150 采购申请 采购订单 收货 对会计无影响 集成MM FI通过自动的账户分配 64 货物已收 发票未收账户 收到发票 付款 货物已收 发票未收借贷 供应商应付借贷 供应商应付借贷 现金借贷 150 150 150 150 65 创建总账科目 一次创建二次创建 会计科目表 公司代码 66 创建总账科目 一次创建 菜单路径 创建 主数据 总账 财务会计 会计 67 创建 科目表 创建总账科目 二次创建 会计科目表级菜单路径 主数据 总账 财务会计 会计 生成 公司代码 主数据 总账 财务会计 会计 公司代码级菜单路径 68 总账业务 69 在SAP中 交易行为是以凭证形式储存 每一笔交易触发产生至少一张凭证 每一张凭证被分配一个唯一的凭证编号 凭证将一直作为完整单元保留在系统中 直至它产生结果为止 如果业务交易无财务信息 虽产生其他凭证 但不会产生会计凭证 文档规则 70 会计凭证 每张会计凭证包括一个凭证头和至少两个行项目 抬头部分包含和管理与整个凭证有关的数据 例如凭证编号 记账日期 公司代码 货币类型和凭证相关的文本 行项目构成了凭证细目 每个行项目会包含账户 金额和其他相关记账信息 只有完整的凭证才可过账 凭证的完整包括凭证抬头的完整以及凭证借贷方余额为零 71 凭证类型的概念 它是区分不同交易类型的方法并决定能够被过账的会计形式 例如 可将所有的会计凭证按业务类型不同分成 总账凭证 收款凭证 付款凭证 客户发票 供应商发票等 72 凭证类型 凭证类型决定凭证的编号范围 系统通过不同的凭证类型编号范围存储一种凭证类型的所有凭证 编号范围可以是外部定义也可以是内部定义 凭证类型决定可以过账的账户类型 在R 3中有5种不同的账户类型 D借方 顾客 K贷方 供应商 S总账科目A资产M物料SAPR 3预留了若干号码范围用于R 3中的特殊用途 例如 X1和X2这两个范围保留作为样本和重复输入凭证的编号范围 73 过账码 设定是否将该项目汇入借方或贷方并决定可被过账的会计科目类型 借方 贷方 工资费用总账 供应商 客户 74 过账码 R 3中的每一个凭证行项目与且只与一种记账码相关联 由于记账码控制了每一个凭证行项目是借方还是贷方 因此过账行项目时没有必要使用其他任何标识来指定是贷方或借方 记账码也控制了用于行项目过账的特定科目类型 客户 供应商 G L科目 资产 物料 记账码同时还帮助控制行项目的字段状态 字段状态指行项目的屏幕布局 根据行项目上所使用的记账码的定义 个别字段可以是禁止 可选或必需的 R 3的目标是确保数据输入的精确和有效 使用字段状态功能可控制允许字段的适当组合出现在数据输入过程中以预防包含和排除错误 75 过账期间的概念 在过账前 必须定义一个过账期间一个财务年度被分为若干个过账期间每一个过账期间包括一个起始日期 76 总账过账 77 总账过账 菜单路径 总账过账 凭证输入 总账 财务会计 会计 78 总账凭证 凭证日期 过账日期 过账代码 凭证类型 期间 公司代码 货币 兑换率 会计 抬头 金额 业务范围 成本中心 凭证类型 订单 金额 分录项1 金额 业务范围 成本中心 凭证类型 订单 金额 分录项2 79 日期和过账期间 公司代码 会计凭证的要素 货币类型 凭证类型 记账码 科目 记账金额 科目分配 80 会计凭证的4个日期 凭证日期 可看作原始凭证的日期记账日期 更新账务的日期转换日期 外币汇兑日期输入日期 会计凭证录入系统的日期 81 会计凭证的记账货币 SAP系统中 有四种货币类型 业务交易货币 会计业务发生时所使用的货币记账本位币 更新账值的货币 即公司代码货币首选并行本位币 用于其他评估所使用的货币 例如集团货币次选并行本位币 用于其他评估所使用的货币 例如欧元在SAP系统中 可以实时记录和查看业务交易货币和记账本位币 用户可以通过进一步配置 选择性地使用首选并行货币和次选并行货币 82 会计凭证的记账科目 每一个行项目必须包括一个科目 行项目输入的有效科目类型包括客户它可能是一个总分类账 也可能是一个明细分类账 例如一个客户号或资产号 记账代码的科目类型用来标识允许对哪类的科目过账供应商总分类账科目资产原材料等 83 会计凭证的更改 只要凭证已记账并分配了凭证号码 凭证就成为了数据库的永久部分 R 3将跟踪记录凭证的任何变化并根据用户需求在合适的时间进行凭证的归档 在对凭证进行更改时 影响会计系统 科目号码 金额等 的数据在任何环境下都无法更改 只有通过调整或冲销凭证才能这些字段错误进行更正以维护有效的审计线索 凭证更改规则决定哪些字段以及在什么环境字段可以更改 例如 在记账客户发票后 支付条件或文本是否可以更改 根据凭证更改规则使用原始凭证号码可以更改凭证 84 会计凭证的冲销 冲消凭证的条件 原始凭证未包含已清算的行项目 如果凭证确实包含了已清算的行项目 那么在冲销时必须重设这些行项目 原始凭证仅包含了客户 供应商或总账行项目 原始凭证被记账到FI系统中 其他模块中产生的凭证应该在该处进行更正 更改会自然反映到FI中 所有其他科目分配值 例如 成本中心 仍然有效 如果不指定凭证冲销的记账日期 系统将使用要冲销凭证的记账日期作为冲销凭证的记账日期 凭证冲销后产生新的凭证号 85 凭证号的含义 它是为审核每一个公司代码在一个财务年度中的每一凭证而设置的 所有被过账的交易必须设置一个凭证号 在一张凭证被过账前 必须为凭证类型设置一个号码范围 这些号码可以由系统内部设定或由用户在外部设定 86 日常业务记账的特点 所有主数据的合法化 如公司 会计 货币等其他合法化标准借方总额 贷方总额快速查找帮助工具 根据匹配码 未来和以前期间的日常输入公司内部交易 87 根据匹配码快速查找帮助工具 用于查找专项账目所需账目清单匹配码被用来查找所SAP中的主数据 如会计 成本中心 供应商 客户等 88 未来及以前期间的过账 过账由总账负责人控制可以将账目过账到未来或以前期间 根据过账日期以前期间的过账被自动地结算到下一期间 更新过的未收款余额及留存收益 89 记账技巧 参考凭证 会计凭证样本和保存 设置数据功能都有助于在输入新凭证时减少输入数量 提高效率 参考凭证指当记账时 可以复制的以前记账的凭证 使用以前用过 或频繁使用 的科目分配 会计凭证样本指模型凭证 也可以被复制到新的记账凭证中 科目分配模型 包括缺省情况下位于已记账凭证的行项目 可能包含未限定数量的行项目并包含已记账金额 账户分配模型中的记账不必完成 例如 账户可以包含在模型中而成本中心和金额字段为空 以待使用模型时 在最终记账中完成 总账快速输入 在通常的行项目记账中 每个行项目将要求可以为用户显示可用字段的新屏幕 该有限选择长度通常为1或2行 可以使许多行项目出现在同一屏幕 多行项目输入要比标准输入快许多 保存 设置数据功能允许重复记账时某些数据的自动输入 90 预制凭证 当凭证信息不完整或过账之前需要审批时 可以通过预制凭证的功能在系统中将凭证进行预制 未完成的凭证可以先预制并稍后记账 此操作可由相同或不同用户完成 预制凭证保存后将产生一个凭证号 该凭证号属于正式凭证号范围 预制的优点之一是可以在开始预制时联机评估凭证中的数据以用于报表 而不是必须等到已完成数据并记账 例如 可以将预制凭证中的金额用于销售 采购报表的预先税 预制凭证时不支持替换和验证 但是当预制完成并记账时支持替换和验证 您可以单独地也可以通过清单集中对预制记账 如果通过清单记账多张预制凭证 在凭证成功记账后 系统将给出记账清单 91 总账查询 92 总账查询 菜单路径 查询余额 账目 总账 财务会计 会计 93 显示账目余额 科目编号100000银行账号 公司代码PAST 期间借贷金额余额C fbal 50 000 00110 000 001 000 009 000 0059 000 00225 000 0015 000 0010 000 0069 000 00 凭证号码凭证类型凭证日期币种金额 2000000000SA01 15 97USD5 000 002000000001SA01 15 97USD1 000 00 2000000010SA01 28 97USD5 000 00 94 资产负债表的产生 95 资产负债表的生成 信息系统 菜单路径 期间处理 总账 财务会计 会计 96 XXCorporation资产负债表200X331 资产流动资产现金500银行存款12 500货币资金13 000应收账款50 000流动资产合计63 000固定资产设备100 000累计折旧 5 000 总固定资产95 000资产合计158 000 负债流动负债应收账款5 000应付票据1 000流动负债合计6 000负债合计6 000所有者收益留存利益留存利益100 000短期收益52 000总留存收益152 000所有者收益合计152 000负债及所有者收益158 000 97 循环 重复 日记账 存储日记账样本包括账目 金额 重复次数 名称 结束日期系统可以自动将日记账过账通过标准试算表审核日记账 98 外币结算 外币科目余额外币未结项 US RPD 99 外币科目余额计值 USDRMBUSDRMB1 1022000080002 204600068000 借贷8000RMB 银行科目 USD 汇率差异导致的汇兑损失 银行 项目11USD 2200RMB银行 项目21USD 2300RMB 交易时 重新计值 USD 2000RMB 30USD 60000RMB 借方汇兑损失8000贷方银行账号8000 日常收入 30 100 外币未结项目的估价 应收账款1 2000应收账款调整科目2 200 收入科目1 2000 日常收入 发票 10USD rate 1USD 2000RMBValuation 10USD rate 1USD 1800RMB 方案 汇兑损失2 200 101 外币未结项目的估价 不计发票及付款的差异 计发票及付款的差异 应收账 银行 确认损失 2 2000 2 250 2 1750 应收账 1 2000 银行 应收账款调整科目 3 2000 3 200 3 1750 汇兑损失 2 200 确认损失 3 50 2 200 1 发票 10USD 2000RMB2 收款 10USD 1750RMB 1 发票 10USD 2000RMB2 计值 10USD 1800RMB3 付款 10USD 1750RMB 102 应付账款 供应商主数据交易 103 采购流程图 提出要求 采购申请 供应商 采购订单 收货及发票 校验发票 应付账款 达成协议 104 应付账款主数据 供应商 每一个供应商都必须有主数据 它是物料和财务的中心数据 一般数据地址控制数据付款交易 采购组织采购数据 公司代码数据账户管理付款交易 105 统驭科目nnnnnn付款条款ZB01项目类型0005付款方式S U 统驭科目nnnnnn付款条款ZB20项目类型0001付款方式C T 1000 3000 公司代码数据 公司代码数据 供应商主记录 姓名1姓名2地址电话号码5005001012345678 一般数据 银行明细 供应商 公司代码 106 统驭科目nnnnnn付款条款ZB01排序码0005 一般数据 银行明细 公司代码数据 采购组织nnnn工厂nnnn 采购组织数据 科目 采购 一般 供应商 集中维护供应商主记录 107 供应商主记录 科目组 科目号码 供应商主记录 科目组 国内的供应商 KRED 按数字顺序 内部的 标题名称 国外的供应商 KREA 按数字顺序 50 000 89 999 内部的 标题名称国贸术语 合作性质的 VERB 按字母顺序 A Z 外部的 名称 一次性的 CPD 按数字顺序 90 000 内部的 标题名称地址 10 000 49 999 间隔 设置 屏幕格式 108 什么是一次性供应商呢 它是只发生一次生意行为的供应商 109 统驭账户功能 应付账款 电厂 分类账 总账 发票 110 自动过账的含义 它是系统自动生成的分录 税 税码在凭证内输入 系统会自动生成相应的税额分录依照销项税率 111 供应商余额 上一年结转的供应商余额 各个期间的借贷交易总金额 112 结清未清项规则 当未清项的余额被冲销后 该未清项成为一个已清项 已清项有一个清算凭证 113 预付定金 预付定金是特殊总账交易金额过账到预付定金调节账户 而不是到供应商主数据 114 应付票据 使用应付票据付款支付应付票据 115 应付票据付款 付款 供应商账户 特殊总账科目 应付票据 应付款 11 400 11 400 11 400 11 400 11 400 11 400 应付票据 应付票据 116 支付应付票据 供应商账户 11 400 11 400 11 400 11 400 11 400 银行 特殊总账科目应付票据 应付票据 117 应收账款 118 供应链 应收账款流程 119 供应链 应收账款流程 应收账款 收入 银行科目 应收账款 120 客户主数据 一般数据 销售数据 公司代码数据 121 客户主数据 它是销售和财务的中心数据 而且必须为每个客户建立 现金应收款工厂和设备存货 公司代码数据即与财务有关的银行及付款信息 现金应收款工厂和设备存货 一般数据即通讯地址 销售数据即价格 发货 122 统驭科目nnnnnn支付条款ZB01项目分类0001催款过程0002 统驭科目nnnnnn支付条款ZB01项目分类0005催款过程0001 1000 3000 公司代码数据 公司代码数据 客户主记录格式 姓名1姓名2地址电话号码5005001012345678 一般数据 银行明细 客户 公司代码 123 统驭科目nnnnnn付款条款ZB01项目分类0005 一般数据 银行明细 公司代码数据 销售地区NORD001销售部门B001价格组01 销售范围数据 科目 销售 一般 客户 集中维护客户主记录 124 客户主记录 科目组 科目号 客户主记录数据 科目组 国内的客户 DEBI 按数字顺序 内部的 标题名称 国外的客户 DEBA 按数字顺序 50 000 89 999 内部的 标题名称国贸条款 合作伙伴 VERB 按字母顺序 A Z 外部的 名称 一次性 CPD 按数字顺序 90 000 内部的 标题名称地址 10 000 49 999 间隔 设置 屏幕格式 125 客户主数据的使用 它是过账到客户的账户的缺省值 例如付款条件显示分录的能力未清项的管理 催款流程 当未清项结清时 每一分录都和一个结清项联系 126 统驭科目功能 当金额过账到分类账时 系统立即自动地过账到总账分类账包括应收账款 应付账款 应收账款 百货公司 分类账 总账 发票 127 财务会计凭证输入原理 凭证输入采用复式记账法 至少包含一个借项分录和一个贷项分录 只有当借贷平衡时 凭证才能被过账 在线数据检查 例如 过账日期 凭证日期 科目代码等 128 财务凭证的数据 凭证日期过账日期凭证类型货币汇率等等 过账码科目代码金额税文字 凭证结构 表头 分录 1 分录 2 分录 N 129 自动过账的含义 它是系统自动生成的分录 税 税码在凭证内输入 系统会自动生成相应的税额分录依照销项税率 130 客户余额 上一年结转的客户余额 各个期间的借贷交易总金额 131 客户余额 账户分析 公司代码 1000客户 RB01 账户分析 账户余额 销售 特殊总账交易 未清项 支付历史 132 客户余额 分录显示 公司代码 1000客户 RB01 分录显示 未清项 已清项 特殊总账交易 待处理项 133 未清项清账规则 当未清项的余额被冲销后 该未清项成为一个已清项 已清项有一个清账凭证 134 收款 输入凭证抬头 凭证日期 过账日期 银行科目 有效日期 公司代码 货币 汇率 输入银行信息 未清项选择 账户 标准选择 附加选择 金额 特殊总账标志 账龄 135 预收定金 预收定金是特殊总账业务金额过账到预收定金统驭科目 而不是到客户主数据中分配的统驭科目 136 银行存款 预收定金过账 特殊总账账户预收账款 定金 百货公司 分类账 总账 预收定金凭证 137 催款原则 催款就是根据账龄向客户催收到期的应收款项 我们可定义一个或多个催款流程 每个流程具不同的催款层次 催款层次同未清项过期天数相关 例如30天 45天 90天客户记录分配有催款流程 138 催款流程 修改变量 发出日凭证过账日公司代码选取客户范围定义运行日 139 固定资产 140 1 资产购置与应付帐款分步式 通过中间科目2 资产购置与应付帐款同步 无定单3 资产购置与应付帐款同步 有采购定单 外部购置 141 输入 PK会计科目金额业务类型有效日期70资产5 00010015 9 CY31供应商5 000 会计科目 次级科目 总帐科目 资产 供应商 资产原值 负债 5 000 5 000 5 000 5 000 无PO的外部购置 142 2 创建资产 6 记帐到资产 4 货物接受 7 资产资本化更新总帐科目 有PO的外部购置 143 Example 报废 购买日期1 9 CYfor 5000 报废30 11 CY 记帐 凭证日期1 9 CY记帐日期1 9 CYPK40会计科目 资产清理金额5000PK75资产金额5000 资产ASSET 资产子编号业务类型260资产价值日30 11 CY金额数量百分比 资产报废 144 记帐日期MMDDYY资产xxxxxxxxxxxx 转移到 资产yyyyyyyyyyyy资产价值日MMDDYY完全转移X记帐金额百分比 资产转移 145 资产分类 确定记帐科目 折旧码 0000 不计算折旧 行项目管理 在建工程 146 外部购置1外部购置2外部购置3 AUC行项目 在建工程资本化 147 Rules 资产价值使用年限残值率 资产购置 SAP折旧系统 财务总帐自动记帐 折旧凭证 Dr 制造费用 折旧 Cr 累计折旧 A Dr 营业费用 折旧 Dr 管理费用 折旧 Cr 累计折旧 B Cr 累计折旧 C 财务查询管控 月结执行折旧系统 资产折旧或摊销 148 折旧表 折旧范围 折旧期间 资产折旧 149 折旧码 折旧年限 折旧开始日期 转换年份 残值率 采用哪一种折旧方法 资产的折旧期有多长 资产什么时候开始折旧 从一种折旧方法转换到另一种折旧方法的时间 折旧完毕剩余价值率是多少 折旧范围 150 记帐规则总帐会计折旧凭证类型编号范围 折旧记帐运行 产生批处理会话 RABUCH 资产更新 处理会话 总帐会计更新 数据的连贯性 折旧记帐 151 会计年度变更 152 推荐步骤OKNotOK1 检查折旧清单和资产历史记帐折旧输入经调整的记帐折旧条件数据表模拟折旧值2 检查资产负债表和损益表运行年终结算程序返回第一步1 注意 如果某些折旧值被改变 另一些折旧记帐被运行不得不执行 3 检查年终结算报表 会计年度改变被记帐 数据归档 年终结算 153 资产报表 154 月末处理 155 期间处理的内容 财务日历自动付款和收款信函和催款周期性分录期末结算余额表报告 156 周期性财务活动 信函 自动付款和收款处理 定期分录 预制和产生财务报表 催款和应计计算 结账活动 财务 157 自动付款处理 要支付哪些项目 系统根据定义的参数决定并选中要哪些未清项进行支付 支付时间 基本上 未清项的截止日期决定支付时间 但是您可以通过配置来指定更详细的支付截止日期 支付接收人 如何支付 使用规则来选择支付方法 支票 汇票 银行转账等 发生支付的地点 158 指定国家 支付选择程序流 支付控制 当前参数 对外付款和报表 支付运行 运行建议 资料建议方案 159 自动催款 为了提醒发生欠款的客户或供应商 R 3提供了对付款人自动催款的功能自动催款程序使用下列功能 催款步骤催款等级催款区域催款内容计算并打印利息 过期付款 账号已过期 请尽快交纳 信贷管理员IDES INT 160 催款运行流程 161 信函客户和供应商 信件格式的账户报表和未清项列表 单独信件和标准信件 余额确认 凭证摘要客户的信函仅包括 付款通知 汇票收费表 您发送给业务伙伴的所有评估和报表都被当作信函 信函 162 利息计算 R 3利息计算程序计算并登记由于项目未支付或支付过迟形成的客户 供应商未付账款的利息 生成用户定义的收据信函 它产生特定事务的明细 配置选项确定了记息日和利息率 163 未清账项清账 未清账项实际上是未完成的交易 例如 没有清账的客户发票在付款之前将保留在该客户的账户中 当核销这些未清项目时 系统将根据清账的发生为其分配清账凭证的编号和日期 为此 客户账户中的发票将指示为已收 而银行结算账户中的项目将指示为到账 客户ABC 借方 30002000 5000 贷方 可以清账借方 贷方 164 清账凭证明细 清账凭证是发票在A P 应付账款 中付款或在A R 应收账款 中收款时自动进行的 创建清账凭证时始终使用清账的标题信息 行项目在该凭证中可以显示也可以不显示 清账中所包括的账户可在凭证总览中显示 165 重复录入和应计业务 重复性记账分录是有规律地重复出现的会计业务 可以通过创建参考凭证来提高期末处理的速度 计提和待摊分录是在记账期末对需跨期摊提的业务调整过账 并在下一期间进行冲销的会计业务 166 重复性分录 实际凭证 重复性分录原始凭证是为经常性的业务而创建的 如利息支付 合法收费以及财产税等 下列数据在重复性分录时不改变 记账码 PK 科目行项目金额 运行计划 运行日期 输入基本数据 执行常用分录程序 SAPF120 167 应计项目是调整过账 这在每一个过账期末都可能需要 您可使用一个独一无二的凭证类型从其它凭证中区别出应计凭证 您也可为应计和冲销创建一特定应计凭证类型 R 3中的应计凭证分录 财政年度YYYY 凭证类型AB 凭证类型AC 168 应计日记账分录冲销 应计通常在当月输入 而冲销则通常在次月 程序SAPF080R创建冲销过账并对选中的应计凭证进行登记 财政年度YYYY 打开的过账期间 冲销 SAPF080R 05 10 12 09 169 应计日记账提示 下列情况下应计记账最好使用重复性分录凭证 应计不必在下月内冲销账户保持相同金额不必逐月更改可以使用样本凭证或科目分配模板并使用特定的凭证类型创建应计分录 账户保持相同但金额逐月更改需要在下月冲销应计 170 记账期间 R 3中的记账期间变式可控制打开和关闭过账期间 财政年度YYYY 打开的过账期 结算期 171 期末结算 预结算管理结算财务结算 周期3 周期4 周期6 周期7 周期8 周期9 周期5 172 预结算 日记账分录 周期性分录和应计分录过账 确保包括整个系统中的所有分录 折旧 物料估价 薪金 发票处理等 全部完成 确保已连接所有外部程序 173 管理结算 会计期间的预先结算整个组织当中的再分配和成本结算内部报告的检查和分析前期会计周期的重新打开以改正和调整记账数据 174 财务结算 资产负债表上所有的值都正确并处在适当的位置上吗 执行重新调整程序以确保业务范围和利润中心相平衡外币重估以解决汇率的波动对账FI CO执行财务会计比较分析创建财务报告以供检查和分析 资产负债表 175 期末报告 资产负债表 损益表G L科目信息系统财务报表版本报告关键值 指数报告特殊用途分类账 用于其它定制格式的报告 176 过账期间控制 期间1 期间2 期间3 期间4 期间5 期间6 期间7 R 3使用过账期间变式来控制过账期间的打开和关闭 凭证 当前日期 3月15日 177 过账期间变式 变式 自科目 至科目 自期间1 年度 至期间 至期间 授权组 年度 自期间2 年度 年度 A 使用过账期间变式可以将许多公司代码一起进行控制 可同时打开两个期间范围 科目类型 客户 供应商和总分类账 可整个或单独进行控制科目范围在科目类型中 也可以进行控制 使用授权组 过账期间只对有限的用户可用 178 过账期间控制举例 过账期间 特别时间间隔 概述 本例期间2的结算 我们改变了表的设置 禁止在期间3报告期间进行任何额外的日记账输入 前一年度的附加结算期间仍然未清 也许突出的审计或税务问题是原因所在 对这些区域维护可能稍后进行 本例中 期间2的账簿已结算完 可防止过账期间2中的日记账 财务报表将使用期间的最终数字来生生成 期间1 期间2 变式 0001 0001 0001 A 自科目 至科目 自期间1 年度 至期间 年度 年度 自期间2 至期间 ZZZZZZZZ ZZZZZZZZ 1998 1998 1998 1998 1998 1998 4 4 4 16 16 16 179 FI CO调节 调节过账 选择 处理选项使得运行报告时您可以有非常灵活的选择 RKAKALFI报告在业务具有一个或多个公司连接在同样的控制区域以及跨公司CO分配和跨商业区域过账发生时使用 然后 该报告比较FI和CO的总过账并创建调整输入 控制区域 从期间 到期间 测试运行 财政年度 后台处理 附加费用 X 公司代码 180 资产负债表重新调整 确保创建业务范围资产负债表所需要的每一个业务范围为零余额 如果利润中心会计是活动的 同时重新调整用来组成利润中心 分配应收和应付账 税款过账和现金折扣过账 评价不同的汇率 资产 程序SAPF180 181 SAPAG 估价的结果基于当前汇率 该汇率是精确的资产负债表报表必需的 未清项评估 SAPF100 给未清项基本科目 如A P和A R 管理执行外币评估资产负债表科目评估用于被RFSBEW00处理的外币科目管理 您可以使用本地货币和与本地货币保持平行的货币来评估外币 外币评估 182 物料接收 发票接收重新分类 RFWERE00 分析物料接收和发票接收的清账 并生成调整过账 在资产负债表中正确显示下列业务事务 货物已发送但未开发票货物已开发票但未发送 GR IR重新分类 发票 发票 5000 GR IR 5000 GR IR 物料接收尚无开票 5000 5000 5000 5000 物料已开票尚无接收 重新分类 重新分类 183 资产负债表损益表和RFBILA00 使用某个公司代码的总分类账来创建财务报表 可以创建如下的财务报表 资产负债表收入 损益 表 公司代码 184 资产负债表 损益表 会计科目表 总分类账 财务报表版本 报告年份 进一步选择 语言 到 公司代码汇总 比较年份 特别评价参数 到 常规选择 公司代码 经营范围 货币类型 到 到 输出控制 经营范围汇总 可选科目号码 资产负债表类型 兑换汇率类型 兑换关键日期 显示货币 您可以为各种不同的组织单元创建财务报表 例如 整个集团 公司代码 经营范围等等 如果愿意的话 还可以为各种不同的货币类型 如集团货币 硬通货等创建财务报表 您可选择执行财务报表的语言 可在资产负债表之间选择 例如未清算和已清算的资产负债表 注意 该报告中所有的可用选择区域在本幻灯片中并不是都已得到描述 资产负债表选择条件 185 财务报表版本 在R 3系统中可创建不同的财务报表版本 一个财务报表版本 允许总分类账的清晰和结构化的视图 创建用来满足公司的外部报表需求以及一些内部报表需要 例如 一个审计员可能比一个科目管理员更需要账簿的不同视图 186 财务报表版本目录 当程序RFBILA00执行资产负债表和损益报表时 您必须指定一个版本 国家版本公司集团版本其它 资产负债资产负债资产负债科目1科目4科目3科目5科目10科目2科目2科目2科目13科目3损益科目6科目7 187 G L信息系统 总分类账信息系统基于R 3的执行信息系统 EIS 功能 它是使用对话框的信息系统 可以根据数据说明中所包含的全部特征评估数据集 总账科目交易图表和资产负债表以及损益表结构是总账信息系统的主数据库 资产负债表关键特性报表和财务凭证版本可以作为报表类型使用 188 财务报表版本报告 您可以使用实际的和 或计划的数据来完成任何类型的差异分析 按年度 半年 季度和月来比较 R 3系统发布的标准报告在您创建自己的报告时可用来做参考 189 指标或比率报告在G L信息系统中可用例如 净运营资本 流动资产 流动负债 R 3系统具有标准发布的关键值报告 可在定义自定义报告时用做参考 资产负债表 FraserInc 1998 流动资产 200 000 流动负债 105 000 净运营资本 关键值 95 000 关键值报告 190 余额结转 未结余额表 上一财政年年度 新的财政年年度 资产负债表科目客户 供应商科目FB120FB100损益表科目FB40 资产负债表科目客户 供应商科目BCF120BCF100P L科目损益表留存收益BCF0BCF40 FB 上年余额 BCF 余额结转 损益表科目结转到一个或多个留存收益科目 191 损益计算 年度 或月度 损益在您执行损益报表时自动计算出来 不需要进行传统的过账 即将销售收入 销售成本 费用接转至本年利润科目 期末您不需做任何手工过账工作 下面的两条资产负债表项目自动由R 3计算出来 利润或亏损 年度结转的利润或亏损 192 FY 财政年度BCF 余额结转 R 3启动 于01 01 1999开始会计未清项目转换 同时对12 31 1998的余额转换创建1999年的期初余额表开始过账新的财政年度自动打开本年度 按月报表分录月底结算创建2000年期初余额表 按月报表分录月底结算1999年底结算 FY1998 12 FY1999 BCF0102 16 FY2000 BCF0102 16 5 000 5 000 3 000 4 000 6 000 过账期间明细 财政年度