标准公文模板制作方法.doc

对照标准制作模板 规范格式方便应用徐州市政协 徐智勇文章摘要：如何规范党政机关行政公文的格式？如何使印发的行政公文符合国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式国家标准的规定？本文以党政机关行政公文常用的红头文件为目标，逐一对照办法和标准中对行政公文各要素的具体要求，详细阐述了如何使用微软Word文字处理软件制作标准行政公文模板的方法和步骤。以供学习参考、交流探讨、互助共进。相关公文格式标准1行政机关的公文种类：主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、批复、函、会议纪要等。2部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。3“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。4“报告”不得夹带请示事项。5人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。6公文的结构层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。如层次较少可以跨层使用，但层次序列、序数格式不变。7公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。8标识公文横向距离的长度单位为字。一个字指一个汉字空间。9标识公文中纵向距离的长度单位为行。以一个标准正文字体高度加一个标准行间空白为一基准行。10公文各要素标识规则：国家行政机关公文格式标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（含）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词（含）以下的各要素统称版记。Word公文模板制作首先打开Word，进入Word窗口界面。一、设置页面国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式国家标准中有关页面的具体格式要求（以下简称“格式要求”）：公文用纸采用定量为60g/m280g/m2的胶印纸或复印纸。一般采用A4型纸，成品幅面尺寸为210mm297mm。公文页边与版心尺寸：天头（上白边）为37mm1mm，订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156mm225mm（不含页码）。排版规格：正文使用小二号仿宋字体，一般每页排20行，每行24个字。制作设置方法：1选择“文件”菜单，选择“页面设置”。2选择“纸张”附签，选择纸张类型为A4。3选择“页边距”附签，选择方向为“纵向”，将页边距分别设置如下：上3.7厘米、下3.5厘米、左2.7厘米、右2.7厘米。4选择“版式”附签，将页眉边界设置为2.5厘米，页脚边界设置为2.2厘米。 5选择“文档网格”附签，单击“字体设置”，设置“中文字体”为“仿宋”，“字号”为“小二号”。6选中“指定行和字符网格”，设置“每行”为“24”个字符，“每页”为“20”行。二、设置页码制作设置方法：1选择“插入”菜单，选择“页码”；2设置“位置”为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”为“外侧”。3单击“格式”按钮，设置“数字格式”为全角的显示格式，单击“确定”按钮完成页码设置。4双击选中页码，将字号设置成“四号”，然后在页码两边各加上一条全角方式的短线“”，并与页码之间空一半角空格。三、设置公文份数序号、密级和保密期限、紧急程度格式要求：涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。如需标识秘密等级，用小二号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，在秘密等级和保密期限之间用“”隔开。如需标识紧急程度，用小二号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识密级与紧急程度，密级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。制作设置方法：1公文份数序号：“绝密”、“机密”公文需要标识份数序号，可在公文印制完成后使用打码机在第1行左顶格印制序号。2设置密级和保密期限：在第1行设置一个右空为0的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐位置，输入“秘密五年”，秘密两字之间空1字，字体设置为小二号黑体。（可根据修改密级和期限）3设置紧急程度标识：按国家标准规定设置，根据有无密级标识选择紧急程度的排版位置。操作方法同上。四、设置发文机关标识格式要求：发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。制作设置方法：1在版心第3行输入发文机关标识，如“委员会文件”。2设置该行文字字体为“小标宋”，字体颜色为“红色”，字号为“60磅”，字符缩放比例为66%（缩放比例可根据字数多少进行调整，以美观大方为准则）。3设置该段落为“分散对齐”，设置段落行距为“固定值85磅”。五、设置发文字号格式要求：发文字号由机关代字、年份和序号组成。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用二号楷体字标识签发人姓名。上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。制作设置方法：1发文机关标识下空一标准正文行，输入发文字号，如“徐政协20063号”。注：必须是六角“”括号，而不能是“ ”括号。2六角符号插入方法：选择“插入”“符号”“符号”附签，找到六角符号“”、“”后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。3设置该行文字居中；设置字体为仿宋，字号为3号。4如果是上行文，还需要标识签发人姓名。设置上行文发文字号和签发人标识：设置发文字号为左对齐空一字符；设置一个右空1字符的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐处，输入“签发人：李建国”，并设置 “李建国”三字为二号楷体字。（可按此方法另行制作一个上行公文模板）六、设置红色分隔反线格式要求：发文字号之下4mm处印制一条与版心等宽的红色反线。制作设置方法：1首先选中“视图”“工具栏”“绘图”，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线。2选中该直线，在直线上单击右键，选择“设置自选图形格式”，反线的属性要在这里进行设置。3选择“颜色和线条”附签，设置“颜色”为“红色”，“虚实”设置为“实线”，“粗细”设置为“2磅”。4选择“大小”附签，设置“宽度”为“15.6cm”。5选择“版式”附签，单击“高级”按钮，设置“水平对齐”方式为“居中”、相对于“页边距”；设置“垂直对齐”方式为绝对位置，绝对位置选择“页边距”、“下侧7.7厘米”。 七、设置公文标题格式要求：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。行政机关的公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、报告、批复、函、会议纪要等。“请示”应当一文一事。“报告”不得夹带请示事项。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题一般位于发文字号下空两行，使用二号小标宋字体，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。制作设置方法：1在发文字号下空2行，输入标题内容。多行标题回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2设置标题文字为二号小标宋字体，居中排列。3对标题段落进行如下设置：选中标题段落，去除段落设置标签“如果定义了文档网格，则对齐网格”项前面方框中的对勾。（如果不设置此项，则多行标题段落之间的行距过大）八、设置主送机关格式要求：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。标题下空1行，左侧顶格用小二号仿宋字体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。制作设置方法：公文标题下空1标准正文行，左侧顶格，输入主送机关名称加全角冒号；设置字体为小二号仿宋，回行时仍顶格。九、设置公文正文格式要求：正文一般使用小二号仿宋字体，位于主送机关名称下一行，每自然段首行左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。应当使用国家法定计量单位。公文的结构层次序数：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。如层次较少可以跨层使用，但层次序列、序数格式不变。文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。制作设置方法：正文设置的主要原则：主送机关名称下一行，每自然段首行左空两字，回行顶格；公文正文主体使用小二号仿宋字体，文内各级标题及需要重点突出的可设置其他字体标识。正文字体一般不使用加粗。十、设置附件标识格式要求：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用小二号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”（或带序号）。制作设置方法：公文如有附件，则在正文下空1行左空2字，输入“附件”加全角冒号，然后输入附件名称；附件如有序号则使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。如：附件：1十一、设置成文时间格式要求：单一机关制发公文的成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。单一机关制发公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”，如“二六年三月十八日”。公文印制完成后需加盖发文机关印章。单一机关制发公文的成文时间右空3字，与正文之间空3行。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。制作设置方法：1在正文（或附件名称）下空3行，按照公文签发日期输入成文时间（注：“”不能输入为数字“0”和字母“O”，应使用输入法软键盘中的“单位符号”输入或使用插入符号的方法输入）。2设置成文时间为右对齐空3字。（可在段落格式中设置右缩进）十二、设置主题词标识格式要求：公文版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。公文版记各要素之间均加一条反线，宽度同版心。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用小二号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用小二号小标宋体字；词目之间空1字。制作设置方法：1输入“主题词”后加全角冒号；设置字体为小二号黑体。2输入词目，词目之间空1字；设置字体为小二号小标宋。十三、设置抄送单位标识格式要求：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文如有抄送，在主题词下1行左空一字，用3号仿宋字体标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后加标句号。如主送机关移至主题词之下，应该标识在抄送机关之上，标识方法同抄送机关。制作设置方法：1选择“表格”菜单，“插入”一个行2、列1的表格；2选中表格，右键选择表格属性，设置表格宽度为15.6厘米，横向居中；选择“边框和底纹”按钮，在“预览”窗中将每行的横线选中，竖线取消。3在表格第1行左空1字输入“抄送”加全角冒号，后面输入抄送单位名称，设置字体为三号仿宋。4拖动标尺调整悬挂缩进，使回行后的文字与冒号后的抄送机关名称对齐。（可加按Alt键微调）十四、设置印发机关和印发时间标识格式要求：印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关位于主题词之下）占1行位置，用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。制作设置方法：1表格第2行左空1字输入印发机关名称，设为三号仿宋字体。2设置一个右空为1字的右对齐制表符，按Tab键将光移至右对齐位置，输入“20XX年X月X日印发”（使用阿拉伯数码），设置字体为三号仿宋。十五、设置印制份数标识制作设置方法：在公文最后一行，输入“共印XX份”，右对齐（空0），设置字体为小二号仿宋。十六、保存成模板文件单击“文件”“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做调整，默认即可）。至此，公文模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。制作完成后的公文模板样式如下图：十七、调用模板以后需要编排这种类型的公文，只需要调出该模板，进行公文内容修改即可。1选择模板创建新公文。选择“文件”“新建”“常用”附签，选中所需模板（即制作完成的公文模板），单击确定，即可创建一个新公文。2编排公文各要素内容。按照新文档的需要，对公文要素进行修改，比如删改密级、修改发文字号、输入版记项目内容等；正文内容可直接输入，也可从其它文档中复制。3调整公文各要素位置。主要是调整文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词等要素的位置。至此，如何对照国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式国家标准，来制作、保存和使用Word公文模板的方法、步骤已阐述完毕。依据此法，还可以制作一些工作中常用的其他公文模板，以方便日常使用，提高工作效率。