往来款管理办法.doc

往来款管理规定第一章总则第一条：为了保护投资者的的合法权益，规范企业资金往来的行为，保证企业高效的利用资金，并减少坏账的风险，特制定本制度。第二条：本制度所称往来款项是指是企业在经济活动中发生的应收预收款、应付预付款、其他应收款、其他应付款。现就各个项目就行详细规定，预收预付款参照应收应付款的相关规定执行。第二章应收账款管理第三条，应收账款是指因销售商品、材料、提供劳务等，应向购货单位收取的款项，以及代垫运杂费等第四条：应收帐款的管理部门为公司的财务部门和销售部门，财务部们负责数据传递和信息反馈，销售部门负责客户的联系和款项催收，财务部们和销售部门共同负责客户信用额度的确定。客户资信管理制度第五条：信息管理基础工作的建立由销售部门完成，公司销售部应在收集整理的基础上建立以下几个方面的客户信息档案一式两份，由业务经理复核签字后一份保存于公司财务部，一份保存于公司销售部，业务经理为该档案的最终责任人，客户信息档案包括： A、客户基础资料：即有关客户最基本的原始资料，可以尽量详细。包括客户的名称、地址、电话、所有者、经营管理者、法人代表、客户财务的对账电话和负责人等。这些资料是客户管理的起点和基础，由负责市场产品销售的业务人员对客户的访问收集来的； B、客户特征：主要包括市场区域、代理商还是直接客户、销售能力、发展潜力等； C、开票资料：若客户需要增值税专用发票，需提供开票资料，后附一般纳税人资格证书复印件或传真件；D、信用评价：约定客户的信用额度和信用期限。第六条：客户的信息资料为公司的重要档案，所有经管人员须妥慎保管，确保不得遗失，如因公司部份岗位人员的调整和离职，该资料的移交作为工作交接的主要部分，凡资料交接不清的，不予办理离岗、离职手续。第七条：客户的信息资料应根据业务员与相关客户的交往中所了解的情况，随时汇总整理后交业务经理定期予以更新或补充。第八条：实行对客户资信额度和回款期限的定期确定制，由负责各市场区域的业务主管、销售内勤、财务部（以下称信用评定组），在销售总监（或主管市场的副总经理）的主持下，每年（半年）对客户的资信额度、信用期限进行一次确定。确定时对每个客户与公司的业务往来情况及回款情况进行分析，需要更改信用额度和信用期限的，重新填写客户信息档案变更的部分，一式两份，财务部和销售部各备存一份。第九条；初期信用额度及期限的确定应遵循保守原则，根据过去与该客户的交往情况（是否通常按期回款），及其净资产情况（经济实力如何），以及其有没有对外提供担保或者跟其它企业之间有没有法律上的债务关系（潜在或有负债）等因素确定。凡初次赊销信用的新客户信用度通常确定在正常信用额度和信用期限的50%，如新客户确实资信状况良好，须提高信用额度和延长信用期限的，必须经信用评定组讨论后，形成一致意见，经销售总监（主管市场的副总）批准后方可。第十条：客户的信用额度和信用期限原则上每年（半年？季度）进行一次复核和调整，公司信用评定组应根据反馈的有关客户的经营状况、付款情况随时予以跟踪调整。产品赊销的管理第十一条：在市场开拓和产品销售中，凡利用信用额度赊销的，必须严格按照预先每个客户评定的信用限额内办理相关业务，超信用额度的发货需要经销售总监（或主管销售的副总经理）批准；第十二条：财务部门内主管应收帐款的会计每月对照客户信息档案中的信用政策核对一次债权性应收帐款的回款和结算情况，严格监督每笔帐款的回收和结算。超过信用期限仍未回款的，应汇总并及时通知销售部门立即联系客户清收。第十三条：凡前次赊销未在约定时间结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外，一律不再发货和赊销。第十四条：业务员在签定合同和组织发货时，都必须参考信用等级和授信额度来决定销售方式，所有签发赊销的销售合同都必须经主管业务经理签字后方可盖章发出。第十五条：对信用额度在50万元以上，信用期限在3个月以上的客户，业务经理每年应不少于走访一次；信用额度在100万以上的信用期限在3个月以上的，除业务经理走访外，主管市场的副总经理（在有可能的情况下总经理）每年必须走访一次以上。在客户走访中，应重新评估客户信用等级的合理性和结合客户的经营状况、交易状况及时调整信用等级。应收账款监控制度第十六条：财务部门应于月后5日前提供一份当月尚未收款的应收账款帐龄明细表，提交给销售部门。由相关业务人员核对无误后报经主管及销售总监（主管销售的副总经理）批准进行账款回收工作。该表由业务员在出门收帐前核对其正确性，不可到客户处才发现，不得有损公司形象；第十七条：销售部门应严格对照信用额度表和财务部们报来的帐龄明细表，及时核对、跟踪赊销客户的回款情况，对未按期结算回款的客户及时联络和反馈信息给销售总监（主管副总经理）。第十八条：业务人员在与客户签定合同或协议书时，应按照信用额度表中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。如超过信用期限者，按以下规定处理：超过1-30天时，由经办人上报部门经理，并电话催收；超过30-60天时，由部门经理上报主管副总经理，派员上门催收; 超过61-90天时，并经催收无效的，由业务主管报总经理批准后作个案处理（如提请公司法律顾问考虑通过法院起诉等催收方式）；第一十九条：业务员收帐时应收取现金或票据，若收取银行票据时应注意开票日期、票据抬头及其金额是否正确无误，如不符时应及时联系退票并重新办理。第二十条：收取的汇票金额大于应收帐款时非经业务经理同意，现场不得以现金找还客户，而应作为暂收款收回，并抵扣下次帐款； 第二十一条：收款时客户现场反映价格、交货期限、质量、运输问题，在业务权限内时可立即同意，若在权限外时需立即汇报主管，并在不超过3个工作日内给客户以答复。如属价格调整，回公司应立即填写价格调整表告知相关部门并在相关资料中做好记录； 第二十二条：业务人员在销售产品和清收帐款时不得有下列行为，一经发现，一律予以开除，并限期补正或赔偿，严重者移交司法部门。1、收款不报或积压收款。2、退货不报或积压退货。3、转售不依规定或转售图利。坏账管理制度第二十三条：业务人员全权负责对自己经手赊销业务的账款回收，为此，应定期或不定期地对客户进行访问（电话或上门访问，每季度不得少于两次），访问客户时，如发现客户有异常现象，应自发现问题之日起1日内填写“问题客户报告单”，并建议应采取的措施，或视情况填写“坏帐申请书”呈请批准，由业务主管审查后提出处理意见，凡确定为坏帐的须报总经理批准后按相关财务规定处理。第二十四条：业务人员因疏于访问，未能及时掌握客户的情况变化和通知公司，致公司蒙受损失时，公司应对相关业务人员进行处罚。第二十五条：销售部门应全盘掌握公司全体客户的信用状况及来往情况，业务人员对于所有的逾期应收帐款，应由各个经办人将未收款的理由，详细陈述于帐龄分析表的备注栏上，以供公司参考，对大额的逾期应收帐款应特别书面说明，并提出清收建议，以避免此类帐款将来因故无法收回形成呆帐。 第二十六条：业务员发现发生坏帐的可能性时应争取时效速报业务主管，及时采取补救措施，如客户有其他财产可供作抵价时，征得客户同意立即协商抵价物价值，妥为处理避免更大损失发生。但不得在没有担保的情况下，再次向该客户发货。第二十七条：“坏帐申请书”填写一式三份，有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等，均应一一填写清楚，并将申请理由的事实，不能收回的原因等，做简明扼要的叙述，经销售部门及总经理批准后，连同帐单或差额票据转交业务主管处理。第二十八条：凡发生坏帐的，应查明原因，如属业务人员责任心不强造成，于当月份计算业务人员销售成绩时，给予相应的处罚。应收账款交接制度第二十九条：业务人员岗位调换、离职，必须对经手的应收帐款进行交接，凡业务人员调岗，必须先办理包括应收帐款在内的工作交接，交接未完的，不得离岗，交接不清的，责任由交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责；凡离职的，应在30日向公司提出申请，批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放，由此给公司造成损失的，将依法追究法律责任。离职交接依最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前要交接完成，若交接不清又离职时，仍将依照法律程序追究当事人的责任； 第三十条：业务员提出离职后原则上须把经手的应收帐款全部收回或取得客户付款的承诺担保，若存在超信用期限未回款的情况不予办理离职； 第三十一条：离职业务员经手的坏帐理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效。第三十二条：“离职移交清单”至少一式三份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字，并监交人签字后，保存在移交人一份，接交人一份，公司档案存留一份； 第三十三条：业务人员接交时，应与客户核对帐单，遇有疑问或帐目不清时应立即向主管反映，未立即呈报，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任； 第三十四条：公司各级人员移交时，应在完成移交手续并经主管认可后，方可发放该移交人员最后任职月份的薪金，未经主管同意而自行发放由出纳人员负责； 第三十五条：业务人员办交接时由业务主管监督；移交时发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者，除限期赔还外，情节重大时依法追诉民、刑事责任； 第三十六条：应收帐款交接后一个月内应全部逐一核对，无异议的帐款由接交人负责接手清收，（财务部应随意对客户办理通讯或实地对帐，以确定业务人员手中帐单的真实性。）；交接前应核对全部账目报表，有关交接项目概以交接清单为准，交接清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接，日后若发现帐目不符时由接交人负责。第三章应付账款管理第三十七条：概念解释应付账款是指企业因购买材料、商品和接受劳务供应等经营活动应支付的款项。供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。 抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。 到货收检记录：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。 暂估应付款：采购货物的所有权已经转移至本公司，但是供应商的正式发票尚未到达财务部的应付款项。当供应商的发票送达财务部时，应将暂估应付款转入应付账款。公司的暂估应付款和应付账款构成了公司资产负债表上的应付账款第三十八条：公司应付账款的管理部门为供应部和财务部，财务部们负责数据传递和信息反馈，供应部门负责客户的联系和对账。物资采购报销流程 第三十九条：物资采购前要由用料申请人先填写物资需求计划，物资需求计划经部门领导签字同意后，交与采购人员，采购人员制作“采购定单”并进行采购。 第四十条：首次购进原料、辅料、工具用具，尤其是定制品，采购者应坚持先取样品，征得使用部门及领导同意后，方可进行采购或定制。 第四十一条：物资采购返回单位，须经物资使用部门核实、检验部门验收签字，出具“到货收检记录”和“入库单”。第四十二条：物资采购报销必须以发票为据，不准出现白条报销。第四十三条：资采购前，预借物资款，必须经财务主管领导签字批准方可借款，执行借款流程；物资采购完毕，需及时报销。第四十四条：物资采购报销须填写请款单，执行费用报销流程第四十五条：凡不按上述规定采购者，财务部以及各业务部门的财务人员，应一律拒绝支付。应付账款入账程序 有票应付款 第四十六条：财务部业务会计对采购定单、供应商发票、检验入库单、到货收检记录进行审核，即“四单符合”审核。四单中的第一单“采购定单”是指由采购合同、采购定单、委托加工单等组成的合同单据。第二单“供应商发票”是指由供货方提供的合法的增值税发票。采购金额在200元以上的，原则上需提供增值税专用发票。第三单“入库单”是指由仓储部管理员填写的统一编号的手工入库单。第四单“到货收检记录”指的是质检部出具的检验合格的报告单。财务部业务人员在“四单符合”审核后，制作记账凭证并按照会计复核、批准程序入账。 第四十七条：有关部门对合同、订单的修改原件（复印件），应及时传递到财务部。 暂估应付款 第四十八条：仓库管理员在收到供应商的合格来货（经检验合格）后，填写入库单并将入库信息传递给财务部门。未经质量检验合格的货物不得入库。 第四十九条：财务部核对每一张入库单，确保信息准确无误。将无票入库货物作为暂估入库进行核算。 第五十条：对货物入库后超过一个月发票未达的无票应付款，财务部应及时与采购部联系并跟踪。 应付账款 第五十一条：供货方开来发票，从无票应付款转入应付账款时，必须经过“四单符合审核”。财务部业务人员应当在“四单符合审核”后，方可将无票应付款转入应付账款。第五十二条：财务部在“四单符合审核”中发现不符或不完全相符时，应立即通知供应部。供应部应及时与供应商联系处理，并在一周内将问题调查清楚并合理解决。财务部应同时将所有四单不符的情况记录，并定期跟踪和向财务经理汇报。 第五十三条：对在“四单符合审核”中多开票、重开票的供应商应提出警告，情节严重的，要考虑给予处罚或更换。第五十四条：更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料。这些资料应附在相应的调整凭证后。第五十五条：财务部每月打印出有借方余额的应付账款，并通知采购部及相关部门。采购部及有关部门应及时与供应商联系解决，并将结果在一周内告知财务部。对超过两个月的有借方余额的应付账款，财务部应向财务经理和总经理作书面汇报。对账 第五十六条：财务部每月应核对应付账款总账与明细账，对存在的差异及明细账中的异常项目和长期未达项目，财务部应会同采购人员进行调查，并经财务经理书面批准后及时处理。 第五十七条：财务部每年至少获得一次供应商对账单，对发现的差异应及时与供应商联系解决。 第四章其他应收款管理第五十八条：其他应收款是企业应收款项的另一重要组成部分。其他应收款科目核算企业除买入返售金融资产、应收票据、应收账款、预付账款、应收股利、应收利息、应收代位追偿款、应收分保账款、应收分保合同准备金、长期应收款等以外的其他各种应收及暂付款项。 第五十九条：公司的财务部是其他应收款的管理部门。第六十条：往来款会计应于每月月底核查账上的其它应收款，并及时进行催收。对于超过3个月仍未收回的其他应收款，应进行整理并注明原因上报财务经理。对于其他应收款的贷方余额应及时转入其它应付款科目中。第六十一条：对于长期挂账的预付账款（超过2年），经批准后应转入其他应收款，并按照规定计提坏账。第六十二条：财务部每年至少获得一次其他应收款的对账单，对发现的差异应及时与相关单位（个人）联系解决。第五章其它应付款管理第六十三条：其它应付款指企业应付、暂收其他单位或个人的款项。第六十四条：其它应付款的管理部门是财务部。第六十五条：往来款会计应于每月月底核查账上的其它应付款，对于其它应付款的借方余额，应及时查明原因，进行整理并注明原因上报财务经理。暂时无法平帐的转入其他应收款。第六十六条：财务部每年至少获得一次其他应付款的对账单，对发现的差异应及时与相关单位（个人）联系解决。本规定自批准之日起执行。