企业邮箱使用管理规定.doc

企业邮箱使用管理规定为了便于对外联络工作和各部门间的交流与合作，提高工作效率，同时确保公司企业邮箱系统的稳定、可靠、安全和正确使用该系统收发电子邮件，公司特制订本管理规定：一、申请与开通1、建立企业邮箱的目的主要是方便对内对外联系，为合理有效的使用邮箱，申请开通企业邮箱的人员，先提交相关申请，经本部门经理同意后，经总经理审批同意后，由综合部创建并开通企业邮箱账号。（申请表见后附表）2、申请与开通流程：同意批准同意申请综合部经理部门经理总经理邮箱管理员员工创建开通账号后，告知员工3、企业邮箱格式：以姓名“李一”的员工为例，该员工的企业邮箱是姓名拼音全二、登录1、登录企业邮箱网址： 2、邮箱登录用户名：员工名字拼音全写；3、重名或重音的命名规则：先批准开通的用户按上述规则命名，后批准开通重名或重音用户，在上述规则后增数字1、2序列数字加以区分；4、邮箱的初始密码为a123456。首次登陆邮箱后系统强制修改密码。建议不要使用身份证、生日、卡号、重复或连续等易被他人破译的简单密码。若忘记邮箱密码，及时通知综合部邮箱管理员，修改后其通知使用人员本人。使用人在收到密码后必须及时更改密码。任何人都不得擅自将邮箱密码透露给他人，防止因密码泄漏造成电子邮件丢失或被非法阅读。三、使用1、员工在工作交流（包括公司内部或对外联系工作）中需要使用电子邮件的，须使用企业邮箱来收发邮件。2、企业邮箱的使用采用直线汇报的形式，与直接上级进行工作汇报和沟通，如与其他部门或跨级沟通，要抄送给本部门领导，起到知会的作用。3、发往各部门邮箱的文件须注明接收人的姓名及来文地点等信息，防止错收造成延误。4、各级、各层收到邮件后，主接收人必须立即予以回复或转发上级领导，严禁拖沓、推诿、延迟，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处罚。5、企业邮箱只限于工作业务使用，任何人不得利用其收发私人信件和注册论坛、不良网站等。6、任何人都不得利用企业邮箱危害公司的安全，泄露公司的秘密。7、在使用企业邮箱时必须遵守国家有关的法律法规，不得侵犯国家的、社会的、集体的利益和公民的合法权益，不得从事违法犯罪活动，严禁制作和传播垃圾邮件及诈骗邮件。8、综合部有权撤销违法乱纪着的企业邮箱使用权，并交由有关部门处理。9、企业邮箱实行员工自行管理制度。员工自己负责电子邮箱的日常收发，查看和维护工作，并要定期清理邮箱过期或垃圾邮件。10、离职人员不得删除离职前最近1个月内的所有工作文件。四、注销公司员工正式离职后，综合部将注销其使用的邮箱。为了避免因员工离职而造成的工作影响，在职员工或部门若因工作需要查看或暂时保留该邮箱，部门经理或工作相关员工须在员工办理离职手续时，提交书面申请到综合部申请保留该邮箱。五、附企业邮箱申请表姓 名部门岗位申请理由部门经理总经理综合部经理管理员六、本制度由综合部负责解释和修订，自下发起执行。