印章管理流程.doc

*印章管理流程1 目的和职能11印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展，关系到公司法律和经营风险的承担，为理顺公司的印章管理工作，维护公司的利益，制定本流程。 12 公司总经理授权由行政部全面负责公司的印章监督管理工作，包括印章的设置、发放、使用、回收，以及负责维护本流程。2 工作程序21 印章的种类、形制、刻制、登记、交接、废止 211 印章的种类、形制、刻制 公司设置两种类型的印章：1） 行政公章。该印章设置一枚。2） 财务印鉴专用章。公司设财务专用章、发票专用章等。3） 法人代表印章。 非经总经理批准，任何部门或个人不得增设印章种类。 公司行政部设定各印章规格形制，报总经理批准后刻制。 212 印章的登记、交接、废止 1）各印章管理人员向行政部领取印章，行政部做好印章领用保管台账。台账中应明确印章全称、领用日期、领用印模， 2）保管公司印章的人员因人事变动或离职，应将所保管的印章交回行政部，并进行登记，方才完成交接手续。 3）各部门、各分公司、各门店印章损坏、遗失的，填报补发印章申请单，补发相关的印章。 4）因机构设置调整、名称变更、人员更换等，印章自相关更换撤并文件下发时废止。 5）印章废止时，印章管理人员应将保管的印章及时交还行政部。 6）行政部门应及时办理报废审批，注明废止印章名称、时间等具体内容，印章作废，经公司总经理批准，必要时要发布公章作废公告。公司行政部应将已废止印章妥善保管三年后方可销毁。22 印章的使用范围221 公司行政公章的使用范围公司、分公司行政公章只能在下列文件上使用： 1）以公司名义向政府、主管部门、往来单位、银行提交、呈报的公文、报告等文件；2）对公司内部发布的有普遍约束力的决定、通报等文件； 3）以公司签订的各种授权文书、合同、协议、备忘录等契约性文件；4）经总经理批准同意使用公司行政公章的文件。 222 财务印鉴专用章的使用范围 公司财务专用章只能在下列文件上使用： 1）公司财务部履行专项工作职责所形成的各种文件、报告、凭证、资料、票据、单据等； 2）总经理批准可以使用专用章的文件资料。 2.2.3法定代表人印章的使用范围适用于由公司法定代表人签章的文件、法人代表证书、法人代表授权委托书、统计报表等。23 印章的使用程序231 印章的保管公司各类印章专管人员应保证印章的保管安全，使用规范，建立印章使用台帐，若不慎遗失、损毁、被盗，应迅速向公司总经办报告，并登报声明，同时追究当事人责任。从各类印章启用之时起，各领用部门和印章专管人员将无条件承担该印章使用的一切责任，对因印章使用、保管不慎给公司(子公司)权益造成损害的，应追究相关责任人的责任。 1）公司行政公章由保管；2）财务印鉴专用章、法人代表印章由财务部负责人或指定的专人保管；232 印章的使用程序 1） 公司各级人员需使用行政公章须按要求填写印章使用申请单，将其与所需盖印的文件一并逐级上报，由总经理批准后交公章保管人盖章。 2） 公章保管人应对文件内容和公章使用申请单载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。3） 用印后印章使用申请单作为用印凭据由公章保管人留存，定期归档。4） 公司财务部人员依日常的权限及常规工作内容以及本流程的规定使用财务专用章等无须经上述使用程序，但财务负责人应进行审核和承担责任。5） 公司所有印章原则上不许带出公司办公地点，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用申请单，载明事项，经公司总经理或总经理授权的人员批准后由两人以上共同携带使用。6） 公司总经理可以依照工作权限决定对行政公章的使用，可以无须经过上述使用程序。24 违规处理241 印章保管人遗失公司行政公章、财务专用章、发票专用章等，视为“严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的”的行为，人力资源部可以依据相关流程采取相应的处罚措施。造成公司损失的,应该予以赔偿。242公司工作人员无视本流程的规定或违反本流程作业或有负有监管责任的人员营私舞弊或疏于履行监管职责的，人力资源部可以依据相关流程采取相应的处罚措施。造成公司损失的,应该予以赔偿。243公司工作人员私自翻刻、模仿、涂改本流程所列明的印章或臆造公司印章的，人力资源部可以依据相关流程采取相应的处罚措施。造成公司损失的，应该予以赔偿，同时公司将保留刑事诉讼的权利。附：表一：印章领取登记表表二：印章使用申请单