软件系统实施方案.doc

OA 项项 目目 实实 施施 方方 案案 书书 1 月 20 北京软件技术有限公司 2003 UF Seeyon Co Ltd All rights reserved This document contains information that is proprietary and confidential to UF Seeyon which shall not be disclosed outside the recipient s company or duplicated used or disclosed in whole or in part by the recipient for any purpose other than to evaluate this file Any other use or disclosure in whole or in part of this information without the express written permission of UF Seeyon is prohibited Date 2015 01 06 目 录 目 录 1 第一部分 工作目标和范围 3 1 1 建设目标 3 1 2 项目目标 3 1 3 项目实施的功能模块 3 第二部分 实施流程介绍 4 2 1 项目咨询阶段 4 2 2 项目准备阶段 4 2 3 项目建设阶段 5 2 4 项目交付阶段 5 2 5 运行支持阶段 5 第三部分 项目实施计划 6 3 1 项目实施流程 6 3 2 项目实施主计划 6 3 2 1 实施进度表 6 第四部分 项目组织结构 10 4 1 概述 10 4 2 项目组织 10 4 2 1 项目组织结构 10 4 2 2 东锅工业 OA 项目组织成员 11 4 2 3 项目实施方成员介绍 11 表 4 2 项目实施方成员介绍 11 4 2 4 组织间的协调 11 4 3 项目成员角色和职责 12 4 3 1 东锅工业项目组 12 4 3 2 恒弘科技有限公司项目组 14 第五部分 项目计划和主要工作内容 16 5 1 准备阶段 主要工作和预期成果 16 5 1 1 项目成员主要工作 16 5 1 2 预期成果 16 5 2 项目建设阶段 主要工作和预期成果 16 5 2 1 项目成员主要工作 16 5 2 2 预期成果 16 5 3 项目交付阶段 主要工作和预期成果 17 5 3 1 项目成员主要工作 17 5 3 2 预期成果 17 5 4 运行支持阶段 主要工作和预期成果 17 5 4 1 项目成员主要工作 17 5 4 2 预期成果 17 第六部分 项目管理规范和过程 18 6 1 沟通方式 18 6 2 项目会议安排 18 6 3 项目状态定期报告 18 第七部分 项目实施关键成功因素 19 第八部分 项目验收内容和产品功能验收标准 20 8 1 项目验收里程碑 20 8 2 产品功能验收标准 20 8 2 1 系统管理 20 8 2 2 协同工作 20 8 2 3 公文管理 21 8 2 4 文档管理 21 8 2 5 公共信息 22 8 2 6 日程 计划 会议 22 8 2 7 常用工具及个人设置 22 第一部分 工作目标和范围 1 1建设目标 通过在东锅工业实施北京用友致远 A6 协同工作系统 提供协同工作 表单管理 公文管理 公共信息 日程 会议管理 常用工具以及系统管理等应用模块 使单位日常协 作 公文传送等信息在各部门 分厂 办公室 群组 个人之间进行及时高效 有序可控 全程共享的沟通处理 从而全面提高东锅工业的办公效率和管理应用水平 1 2项目目标 1 实现单位管理逐步转变到无纸化办公 通过北京用友致远 A6 协同工作系统建立单 位内部的 OA 办公自动化信息通讯平台 便于单位内部协同工作与沟通交流 2 规范单位管理行为 通过北京用友致远 A6 协同工作系统的信息流程约束 规范管 理过程 追求理想管理结果 实现管理规范化 流程制度化 3 提高效率 节约开支 通过北京用友致远 A6 协同工作系统的实施应用 促进使用 者的办公效率提高 人员沟通实时快捷 任务传递高效清晰 及时了解任务 工作的进度 节约单位在日常办公中的纸张 消耗品 通讯等费用 达到开源节支 增产增效的目的 1 3项目实施的功能模块 本项目实施的主要功能模块如下所示 A6 协同企业版 版本号 A6 协同企业版 版本号 协同管理 2 50sp1 系统管理 2 50sp1 公文管理 2 50sp1 日程 计划 会议 2 50sp1 公共信息管理 2 50sp1 常用工具 2 50sp1 电子文档管理 2 50sp1 个人设置 2 50sp1 表单应用 2 50sp1 综合办公 2 50sp1 第二部分 实施流程介绍 恒弘科技有限公司的实施流程是北京软件技术有限公司实施顾问在多个行业多个单位 多年来实施 OA 项目经验总结 如图 2 1 所示 2 1项目咨询阶段 项目咨询阶段的目的是 对现有业务和 IT 现状进行调查和初步诊断 明确咨询与实 施的目标与范围 根据现状制定具体的行动方案 2 2项目准备阶段 项目准备阶段的目的是 确定合适的项目经理 建立双方的项目组织 建立项目组织的高效的决策和解决问题 的机制 并在项目组织内部 对于项目的远景达成共识 对客户业务运作流程进行调研 确定包含实施主计划的工作任务书 召开项目启动会 使客户的高层以至全体员工 对因项目实施带来的过程和方法的变 革有清楚的认识 同心协力 推进项目实施 2 3项目建设阶段 项目建设阶段的目的是 对客户实施范围内的业务进行深入全面的分析 澄清客户的 图 2 1 自北京科技公司 OA 实施流程 实施咨询实施咨询 项目准备项目准备 项目建设项目建设 项目交付项目交付 运行支持运行支持 1 调查分析 2 制定项目实施 建议书 3 项目组建设 4 业务调研 5 制定工作任务书 6 培训准备 7 项目启动会 8 系统安装测试 9 项目组培训 10 业务分析与设计 11 系统配置与测试 12 制作客户化操作 手册 13 最终用户培训 14 系统权限设计 分配 15 辅助建立客户 内部支持体系 16 现场支持 17 远程支持 项目管理 需求 并结合产品拟定应用方案 建立一套系统运行的良好制度 2 4项目交付阶段 项目交付阶段的目的是 建立一个良好的软件使用规范 完成大量用户的操作培训 完成从模拟运行阶段到正式运行的转换 2 5运行支持阶段 运行支持阶段的目的是 系统上线后的运行支持 对出现的问题进行分类并快速解决 项目总结和验收 项目交接和顾问撤离后的维护 第三部分 项目实施计划 3 1项目实施流程 项目实施流程图用图形化的方式表述了整个项目的进展 如下图所示 其具体的步骤请见实施主计划 3 2项目实施主计划 项目实施主计划详细的描述了项目的进程 并明确了资源配置和项目各阶段应该完成 的内容 项目共有五个里程碑 项目组成立 系统安装 系统上线 用户培训 项目验收 3 2 1实施进度表 实施计划进度简表 项目 项目 准备 需求 调研 项目启 动会 产品安装 及项目组 培训 用户 培训 试运行 及考试 辅助 运行 项 目 验 收 项目准备 7 天 需求调研 5 天 项目启动会 1 天 产品安装及项目组培 训 2 天 用户培训及考试 3 天 试运行 7 天 项目验收 1 天 备注 以上时间可根据具体实际情况再作调整 东锅工业协同 OA 系统实施计划讨论表 进程安排 阶段 任务 交付成果 文档 确定用户 OA 项目相关协调人员 用户 OA 系统基本资料调研 通讯 网络 服务器等辅助设备 到位情况 成立项目小组 领导沟通 系统初始化 数据录入 2006 2 16 上午 实施立项 需求调研 项目小组会议 东锅工业基础数据调研表 东锅工业实施计划表 东锅工业系统安装确认书 制定培训计划 培训教材 环境准备 系统操作培训 2006 2 16 下午 项目小组成 员培训 系统管理员培训 培训计划 培训大纲 培训 PPT 培训试题 系统简 易操作手册 用户培训确认书 2006 2 16 下午 系统流程研 讨 东锅工业应用流程调研 领导动员 项目动员2006 2 17上午 东锅工业项目启动会 系统操作介绍 启动会 PPT 系统操作 PPT 2006 2 17 下午 培训环境 检查和调整 培训教材 环境准备 2006 2 18 2 19 员工培训 制定培训计划 培训教材 环境准备 系统操作培训 培训计划 培训大纲 培训试题 系统简易操作手册 用户培训确认书 2006 2 19 中高层干部 培训 制定培训计划 培训教材 环境准备 系统操作培训 培训计划 培训大纲 培训试题 系统简易操作手册 用户培训确认书 2006 2 20 2 24 高层领导培 训 一对一培训 2006 2 20 2006 2 27 试运行 2006 2 28 上午 二次培训 答疑和深化应用培训 项目文档整理 对项目实施进行验收2006 3 1 项目验收 与客户项目进行交接 准备进入 后续实施和维护阶段 项目验收报告 系统使用规范 客户档案登记表 1 以上工作计划 为预计工作日安排 具体时间会根据 OA 实施进度略微调整 2 培训安排 培训环境 容纳 100 人左右教室 备有高清晰度投影仪 不出噪音的扬声器 培训教室需要可为用户提供操作的电脑 电脑要求安装 IE6 0 取消广告拦截功能 培训和考核时间需要预先确定 避免培训和考核时间拖延 第四部分 项目组织结构 4 1概述 东锅工业 OA 软件实施项目将由恒弘科技有限公司和东锅工业 共同合作完成 在这一 部分 将定义各方参加项目的主要办公自动化及其职责 项目组织结构和人员配备要求等 基本情况 4 2项目组织 4 2 1项目组织结构 整个项目的组织机构如图 4 1 所示 东锅工业 OA 项目实施小组配备人员 项目总监 1 人 项目经理 1 人 IT 人员 1 人 办公自动化管理业务 2 3 人 OA 办公管理业务 2 3 人 恒弘科技有限公司实施小组配备的角色 项目总监 1 人 项目经理 1 人 技术顾问 实施经理 1 人 实施工程师 2 人 支持顾问 1 人 项目组织机构图 恒弘科技公司 东锅工业 项目总监 项目总监 项目领 导小组 恒弘科技公司 东锅工业 项目经理 项目经理 项目实 施小组 支持小组 技术 顾问 实施 经理 实施工程 师 业务 部门 项目 成员 4 2 2东锅工业OA项目组织成员 表 4 1 东锅工业 OA 项目组成员 姓名 部门与职务 联系方式 项目组角色 黄有全 组长 曾华 副组长 范一平 组员 徐颖明 组员 陈静 组员 廖义 组员 顔杰 组员 白海瑛 组员 4 2 3项目实施方成员介绍 表4 2项目实施方成员介绍 姓名 部门与职务 联系方式 项目组角色 淦勇 西部大区客户总监 13980539891 项目经理 胡继勇 西部大区实施经理 13980539892 实施工程师 曾楠 西部大区客户经理 13980539893 项目支持 王丹 总经理 13980539894 项目副经理 吕建忠 实施经理 13980539895 实施工程师 彭勇刚 实施人员 13980539896 实施工程师 4 2 4组织间的协调 恒弘科技有限公司项目经理负责制定整体项目计划及明确各方的责任 各方的项目经 理负责明确各自内部的人员分工 任何重大的事宜及项目任务的变更需经各方项目经理的协商并达成一致意见方可实施 4 3项目成员角色和职责 4 3 1东锅工业项目组 领导小组 由东锅工业决策人员和相关业务高级管理人员组成的项目领导小组 领导 小组组长由 担任 领导小组成员 组成 领导小组的职责主要有 对项目工作小组提供承诺 支持 指导 为项目的实施提供人力 财力 场地等的大力支持 负责实施项目形成的管理制度 规程的审批 决定对与项目相关部门及责任人的奖惩 解决项目工作小组无法解决的重大问题 或扩大化问题 按照项目实施的成果组织实施项目的进行和新的业务流程规划 决定办公自动化管理软件项目整体策略 把握总体方向 审定项目各项方案和项目实施目标 检查考核项目组织实施工作 审批和保证项目投资落实 确保项目实施按计划进行 督促各部门与项目组 项目组与技术支持单位的工作协调 在每个重要阶段关键点 负责项目组验收和监督系统切换运行 组织项目阶段实施 鉴定 听取实施小组 恒弘科技有限公司的工作汇报 提出指导性意见 解决重大 问题 并决定下一阶段工作重点和行动计划 对项目经理和实施小组给予适当的授权 签收项目实施中交付的各种交付件资料 时间要求 4 8 小时的项目参与时间 项目经理 指派一名专职项目经理参加到项目组中与恒弘科技有限公司项目经理共同 工作 作为恒弘科技有限公司和东锅工业之间的联系渠道 解决有关业务部门等方面的问 题 被指派到项目中参与的 OA 实施和调研员工必须成为项目组的一部分 项目经理职责主要有 保证能够在整个项目实施期间能够专职地在项目组中工作 与恒弘科技有限公司项目经理及相关人员一起检查工作说明书及附件 根据要求 定期向东锅工业 OA 项目领导通报项目的进展 并在必要时寻求支持和 干预 指派和管理参加项目组的东锅工业员工 组织安排适当的高级管理人员 内部用户 信息技术人员接受访谈 参加研讨会 工作会议 及时解答恒弘科技有限公司的实施咨询并提供所索取的信息 文档资料 与恒弘科技有限公司项目经理协调处理任何由东锅工业提出的对项目计划 进度或 程序的更改 与恒弘科技有限公司项目经理一起采取必要的行动去纠正项目计划或工作范围的可 能偏差 根据变更程序协助处理变更申请 进行授权范围内的决策 与恒弘科技有限公司项目经理及相关人员一起决定项目实施策略和方案 时间要求 专职 对项目经理的要求 有很强的项目管理和组织技能 熟悉东锅工业整体业务流程 熟练使用计算机常用办公软件 深刻理解本项目目标 范围 标准 最好有相关项目经验 很强的分析技能等 办公自动化管理软件项目实施小组 为了更好的使东锅工业办公自动化管理软件项目 的实施项目的执行 要求由相关办公自动化管理人员 组成项目实施小组 在项目经理的 领导和管理下 与恒弘科技有限公司项目组一起实施办公自动化管理软件项目 项目实施小组办公自动化业务成员 主要职责 根据实施顾问的要求提供详细的需求和信息 收集和确认现有业务流程 随同恒弘科技有限公司顾问对东锅工业目前现状和将来发展进行评估 协助进行业务流程的调研 掌握恒弘科技有限公司顾问进行培训的知识和技能 进行各种业务数据整理 包括测试数据 正式运行数据 对办公自动化管理软件项目进行应用测试等 和恒弘科技有限公司顾问一同进行业务流程设计和重整工作 和工作组成员审核项目交付件 主要技能要求 必须深刻了解公司的办公自动化业务流程和需求 很强的分析能力 熟悉常用的一些分析方法 良好的计算机操作能力 OFFICE WINDOWS 等 沟通能力强 项目实施小组 IT 人员 主要职责 根据 IT 顾问的要求提供详细的 IT 需求和信息 参与 OA 软件 IT 配置工作 主要技能要求 熟悉公司办公自动化管理部门的 IT 状况 具备系统管理 网络管理 安全管理 数据库管理等能力 良好的分析和沟通能力 熟悉 Windows 2000 Server 等操作系统 office 等办公软件 4 3 2恒弘科技有限公司项目组 项目经理主要职责 做好项目管理工作 控制项目目标与范围 控制项目风险 控制客户期望值 保证 项目质量和进度 监督完成对实施项目的前期调研 需求确认 组织项目小组成员制定项目实施方案 项目实施目标 项目实施总体计划 负责审核项目实施工作的具体安排 确保项目实施按计划保质保量完成 督促 协 调和安排项目组成员工作以及与东锅工业项目经理的日常沟通 工作任务安排与协 调 负责编制项目实施工作任务书 并与东锅工业项目经理进行确认 负责项目阶段成果确认和整个项目的验收工作 提供项目实施总结及验收报告 并 获得用户签字 并与东锅工业项目经理进行确认 向实施部提出项目评估申请 完 成项目移交工作 协助客户方项目经理开展工作 组织讨论 编写 项目实施方案 决定项目实施方案和方法 组织制定培训计划 决定项目组人员分工和具体工作安排 组织客户方编制客户化手册 实施经理主要职责 完成对实施项目的前期调研 并直接向项目小组报告 协助项目经理共同制定项目实施方案 项目实施目标 项目实施总体计划和实施的 详细计划 负责按实施合同 实施方案界定的工作范围并按项目实施总体计划确定的时间进度 开展实施工作 服从项目经理的工作安排 与东锅工业项目经理协调与沟通 保证 项目实施工作的正常开展 负责实施过程中各种实施文档的提供 整理与确认 负责提供经双方确认的恒弘科技有限公司各模块初始化及日常操作流程指导性文档 及操作注意事项说明书 实施工程师主要职责 负责本项目数据库和 OA 系统和安装 调试 与技术支持人员合作 配合解决东锅工业公司网络和软硬件平台故障引起的系统问 题 负责系统技术层面的培训工作 如 安装 系统维护等培训 按计划完成各项实施任务并提交相关报告 支持顾问职责 1 为项目维护提供支持 在项目组工作繁忙或需要时 随时增援项目组工作 第五部分 项目计划和主要工作内容 5 1准备阶段 主要工作和预期成果 5 1 1项目成员主要工作 1 参加项目启动大会及周例会 2 了解项目的管理规范和沟通原则 3 明确自己的角色与责任 4 审核和签署恒弘科技有限公司提交的项目附件 5 1 2预期成果 1 就项目的目标 范围 计划和管理规范与东锅工业领导小组及项目小组达成共识 确认 项目成员的角色 责任及必要的技能 2 这一阶段的主要交付件 3 项目组成员名单 4 项目实施主计划 5 2项目建设阶段 主要工作和预期成果 5 2 1项目成员主要工作 1 参加相关建设阶段的培训 2 掌握业务流程设计原则和规范 3 收集业务流程的数据流和信息流 4 分析相关的岗位职责 5 收集报告 报表需求 6 准备静态业务数据和进行数据的录入工作 7 参与系统配置 8 按照测试计划对软件进行测试并熟悉相关的功能 9 完成日常的项目管理工作 10 审核和签署恒弘科技有限公司提交的项目交付件 5 2 2预期成果 1 系统安装确认 2 培训记录 培 训计划 培 训总结 3 应用方案 4 数据准备方案表单 5 测试案例清单 系统测试计划 测试问题记录 测试报 告 6 向东锅工业 OA领导小组的汇报会 汇报内容为本阶段的工作成果 5 3项目交付阶段 主要工作和预期成果 5 3 1项目成员主要工作 1 业务人员准备系统的业务数据 2 IT 人员参与硬件平台的配置 3 参与系统权限的设定与测试 4 按测试计划对系统进行测试 5 参与对其他用户的培训教育 6 在恒弘科技有限公司实施顾问的指导下编写基于岗位和业务流程的客户化操作手册 7 学习和审定手册 8 按数据规范录入各项起初数据 9 审核和签署恒弘科技有限公司提交的项目交付件 5 3 2预期成果 1 产品环境安装确认书 2 培训计划 培 训总结 3 静态数据转换计划 4 客户化标准操作手册 系统运行制度 5 系统切换计划 系统切换报告 5 4 运行支持阶段 主要工作和预期成果 5 4 1项目成员主要工作 1 依据业务对系统进行操作 2 审核和签署恒弘科技有限公司提交的项目交付件 5 4 2预期成果 项目验收总结报告 第六部分 项目管理规范和过程 6 1沟通方式 1 会议 2 定期汇报 3 项目交付件确认 4 培训 知识转移的主要方式 5 调研配合 6 备忘录 电 子邮件等其他方式 6 2项目会议安排 1 项目启动会 东锅工业项目经理主持 全体项目人员和特请人员参与 2 向领导小组汇报会 项目里程碑结束后 由东锅工业项目经理汇报 恒弘科技有限公司项 目经理参与 3 项目结束总结报告会 由东锅工业项目经理主持 全体项目成员 领导 实施小组以及项 目外的相关人员参与 6 3项目状态定期报告 1 项目周状态报告 2 项目阶段报告与项目总结报告 3 会议纪要 问题记录 第七部分 项目实施关键成功因素 要保证项目的成功实施 有一些要素必须得到充分重视 项目的成功与否 直接取决于项目全过程中 各方面对这些要素的重视和承诺 办公自动化管理软件项目实施项目的成功取决于以下主要因素 见表 7 1 表 7 1 项目关键成功因素表 1 高层管理的支 持和及时决策 高层管理要对项目给予支持承诺 并愿在项目各种重大情况出现时给予支持 恒弘科技有限公司将定期提供项目状态报告 描述项目里程碑 问题 风险 变更等 需要高层管理给予决策的问题 将会及时地逐级上报给高层管理部 门 以便及时做出决策 这一逐级上报将通过客户的项目经理完成 2 交付文件及时 批准 客户检查和批准交付件应该在规定的时间内完成 提交后的1 2个工作日 内 以便恒弘科技有限公司转入下一阶段的工作 3项目人员到位 项目组应由合适的人员组成 并在工作需要时到位 4项目定义 关于项目范围和要求必须有一个明确且各方同意的基准定义 该基准在本文件 中定义 5跟踪和反馈 通过会议和及时的向管理部门的总结 向项目组进行经常性的反馈 环保局和 旭光公司都应同意利用周例会的方式来对项目进行跟踪和反馈 第八部分 项目验收内容和产品功能验收标准 8 1项目验收里程碑 为保证项目质量 将项目进程所完成的以下可交付结果定义为项目里程碑 必须进行 验收与批准 在第一期和第二期的试点工程和扩展工程中分别设有下述里程碑 里程碑1 项目小组成立 交付结果 项目小组名单 实施方案 里程碑2 系统安装 交付结果 系统安装确认书 里程碑3 系统上线 交付结果 产品安装盘 用户手册 含 安装手册 管理员手 册 用户使用手册 需求调研报告 等 里程碑4 用户培训 交付结果 培训计划 系统简易操作手册 培训试题 培训总 结 里程碑5 项目验收 交付结果 项目验收报告 8 2产品功能验收标准 在项目验收里程碑 应用确认 项目验收中 需要参照下面产品功能验收标准进行相 关验收 产品功能验收标准如下 8 2 1系统管理 1 可以分别设置部门 职务级别 岗位信息 并匹配到每个人员的基本信息中 2 可以对各种工作流程 格式内容进行自定义 3 可以制定系统模版 并授权给相应的人员使用 4 可以对数据进行备份和恢复 8 2 2协同工作 5 可以发起和审批流程 6 可以可视化自定义工作流程 7 可以自定义格式 8 可以直接调用各种 Word Excel 文件并以正文的方式发送处理 9 可以调用系统模版 10可以自定义个人模版 11可以对事务进行继续 回退 中止 撤销等操作 12可以加签 13可以转发 14可以对协同进行预归档 15可以对协同事务进行通知 提醒 16可以对正文进行修改 17可以实现痕迹保留 8 2 3公文管理 18可以实现发文管理 19可以实现收文管理 20可以可视化自定义工作流程 21可以自定义格式 22可以直接调用各种 Word Excel 文件并以正文的方式发送处理 23可以调用系统模版 24可以对事务进行继续 回退 终止 撤销等操作 25可以加签 26可以转发 27可以对公文进行通知 提醒 28可以对正文进行修改 29可以实现痕迹保留 30可以盖章 签名 8 2 4文档管理 31可以实现对文档的分类管理 32可以对文件夹进行授权管理 33可以对文档进行借阅 34可以对文档进行移动操作 35可以对文档进行映射操作 36可以实现对文档的排序 37可以实现对文档的条件查询 38可以实现文件夹的授权有继承性 39可以实现对文件夹和文档树型结构显示 8 2 5公共信息 40可以发布公告 41可以发布调查 42可以参加讨论 43可以按照职务级别 部门或全部发布信息 44可以由文档管理员对已经发布的公告 调查 讨论进行删除或归档 8 2 6日程 计划 会议 45可以制定自己的日程安排 46可以查看他人的日程安排 47可以查看资源的使用情况 48可以编写日计划 周计划 月计划 49计划可以总结和修改 50计划可以抄送给其他领导或同事 51可以对抄送 报送给自己的计划进行审批 52可以发起会议 并可以选择与会人 会议时间 会议占用资源等 53会议发起人可以将会议撤销 8 2 7常用工具及个人设置 54可以查询和自己有关的协同 公文和公共信息 55可以查阅员工的通讯录 56可以自定义外部联系人和查询 57有万年历 计算器 58可以通过在线 RTX 实现简单沟通 59可以修改个人密码 B 60可以实现代理设置 指定一个代理人处理与自己有关的事务 61可以对个人的模版进行删除等维护