外贸业务员管理办法.doc

外贸业务员管理办法（一） 日常工作1. 作息时间上午：08:3012:00工作 中午：12:0013:00休息 下午：13:0017:30工作如果有特殊情况，需向公司业务经理请假说明。2. 外部培训：为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，比如：阿里巴巴公司提供的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩。3. 熟悉产品-了解产品知识，相关术语，建立一份所有产品的价格表，并经常更新。4. 阿里平台的利用：资料更新（如产品图片更换、公司基本信息修改）是非常重要的一个方面。就好比是公司的一张脸，需要给人以新鲜的面孔。阿里巴巴的后台操作工具my alibaba是为了针对跟进买家操作特别设计的，可以自己非常方便的完成部分资料发布及更新。具体要求如下：A、首先建立一个产品关键词表，因为所有的操作都须围绕关键词来；B、每天发布20个新产品，可使用导入功能，将时间最早的老产品导入，发布成新的产品，24小时后将被导入的老产品删除（防止产品越积越多，造成页面繁乱）。C、发布20个新产品时按照关键词发布，尽量做到每个产品主推的关键词都不同，以达到全面覆盖关键词，从而全面提升曝光量。D、橱窗产品每2周更新一次，主要考虑更换部分图片，以保持网页新鲜感。5. 综合整理一天要做的事情，列出每天的六点计划，把要处理的事情分为四类：（1） 紧急 （2）重要 （3）日常（4）临时6. 和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘出来存入备忘录。 7. 每周一上午9点业务经理给业务员开晨会，安排本周工作计划，每周五下午三点前交本周工作总结，并于下午5点开总结会议，做工作反馈和总结。 总结内容应包括：（1） 所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，本周进程，下周计划。（2） 总结一周内遇到的业务上等各种问题。8. 每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。9.对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总结，进行客户评价分析。10.对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和计划。（二） 客户开发前期工作1. 收到询盘及报价时，要及时跟业务经理确认是否已有同事联系，如没有，及时跟踪和处理。2. 在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与工厂沟通，并记录该信息。需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。3. 业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到付帐号。不能取得样品费又不能到付，须经业务经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息，快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期，须跟踪样品测试结果。（三） 报价及合同签定1. 收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，应与业务经理确认相关信息后在给客户报价，做报价单或形式发票给客户，并要求客户签字回传。2. 收到客户签字确认形式发票后，严格按照公司合同范本制作销售合同。销售合同必须包含全部客户所需单据，需支付的订金。需支付佣金需与客户签定佣金协议。3. 付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。信用证审查无误后，报经理复核。4. 将填写完整的合同，佣金协议等递交业务经理审核，总经理审批。5. 合同盖章后，扫描发给客户确认签字。6. 如客户对销售合同有异议，合同修改后重新确认。7. 双方签字盖章后，合同签订完毕，须将签字盖章原件备案。（四） 安排生产（备货）非常重要：应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货！（部门配备一个专门的跟单员，归业务经理管理。不能业务员一条龙操作。）1. 原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金或信用证经复核无误后，开始安排生产计划，进行生产。业务员需要和工厂协调好生产包装，发货和单据制作的时间表。2. 业务员应每天与工厂沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情况。3. 业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。4. 跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。5. 对于外商要求按自己的要求生产的，业务人员应和工厂进行沟通，确保产品的质量及规格符合要求；外商对于产品有包装或唛头及产品颜色等有特殊要求的，对此业务员要对客户的特殊要求进行仔细核对并及时确认，正式包装或印刷前需经外商再次确认。在正式包装或印刷等特殊要求按照客户要求生产后，客户有要求变更的，其中额外产生的费用应向客户及时反映。费用在公司承担之内的，由公司承担；费用在公司承担之外的，由客户承担。在正式包装或印刷等特殊要求按照客户要求生产中或生产后，如发现包装或印刷等特殊要求有不符合客户要求的，其中为业务员自己的疏忽产生的额外费用，业务员要为自己的疏忽承担一定责任，由总经理视情况作出决定。（五） 发货1. FOB条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，如果是CIF条款，或FOB条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确认合适的轮班和发货时间。2. 业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜；一般在船期前二日，安排装柜、运输。3. 货物报关出口后，把所有单据包括商业发票，箱单，原产地证，提单等扫描存档，并发给客户，进行确认。4. 公司按照客户预订交货时间生产后，并通过了报关、报检等一系列出口程序之后，由于业务员疏忽而造成交货延期，包括期间因商检、报关、港杂等产生的费用，同时给公司造成一定的损失，业务员要为其疏忽承担一定责任。5. 在订舱过程中，业务员应按照公司合作货代（包括陆海运）进行操作；对客户指定货代的情况，在向客户指定货代公司询价后，如果指定货代的海运费价格在市场价格的正常范围内，业务员可以按照客户指定货代安排订舱，但业务员要向其所在生产企业提供关于客户指定货代的邮件或其他直接相关信息；如果指定货代的海运费价格高于或是远远高于市场价格，业务员应该及时把海运费的实际情况向客户说明，同时建议客户用海运费较低的货代公司，以降低客户的购买成本。如客户不同意业务员建议的，业务员应上报经理批准实施。（六） 收汇收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇。全部收汇后，业务人员请对相关资料进行整理，将相关单据交至财务，及时到外汇局、税务局办理核销、退税；其中业务员要为自己操作的票数进行核销。并注意对外商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。（七） 文件资料管理业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），必须保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。 （八） E盘文件管理1. 所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件，按固定格式统一存放在E盘，保证所有资料在E盘对应的文件夹下都能找到。E盘：高级客户：客户-Business Report-CustomerFile-Packing-Shipping document 低级客户： 客户-邮件 潜在客户： 客户-邮件 2. 文件存放说明：Business Report 下存放业务进展，工作总结。Customer File下存放来往邮件，传真，及报价。Packing下放置与包装有关的文件，图片。Shipping document下按合同号设置文件夹，分别存放各合同与出货有关的单据。保证所有与客户有关的往来文件，原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。（九）邮件管理 统一使用Foxmail管理。邮件记录需在F盘保存。总经理、业务经理有权查看工作邮箱。（十）合同号登记本 业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于业务经理归档于公共文件柜。具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称，产品名称，数量，预计发运日期，目的地。合同号登记本统一挂在部门白板上，以确保所有信息公开透明。（十一）单证保管在每一票合同操作完成之后，业务员要及时做出一个出货所需费用的详细清单，并上交到总经理以作备案。 货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管。（十二）奖惩制度 业务员严格按照以上规定执行，对于严格执行者给予激励加分，如违反以上规定第一次给予警告，第二次给予扣分。薪酬激励基本工资（每月发放）外贸业务提成（每月、季度或半年发放一次）+ 奖金（每半年或一年发放一次） 为激励外贸人员多做业绩，可采用浮动底薪制及分层提成法。浮动底薪制：例如基本工资最低800元，每月根据业绩量给予不同的底薪，完成2万以内800元，2万4万1000元，依次递增；分层提成法：按照销售金额提成而非利润，提供给外贸人员产品成本价（最低销售价），实际销售金额低于成本价部分按照2%提成，高于成本价20%之内部分按照8%提出，高于成本价20%50%之内部分按照12%提成，高于成本价50%以上部分按照15%提成。奖金根据每季度阿里巴巴有效利用率、工作态度及方法、业绩情况等综合而定,奖金额度不少于相应期间的基本工资。（十三）客户信息处理业务员在本企业工作期间开发的客户为公司所有，业务员不得以公司名义私下与客户进行交易；一旦公司发现，业务员要为自己的行为承担一定责任。对于公司的客户，业务员要遵从公司的分配。业务员有义务提供客户信息，以供公司备案；同时，公司也有义务为各个业务员的客户进行保密，以免造成业务员之间的矛盾。