出差管理及差旅报销制度.doc

出差管理及差旅报销制度一、 目的：为规范公司的考勤管理、差旅费的预支、报销标准和流程等事宜，特制订本制度。二、 定义：差旅费为因公出差外地所发生的住、行方面的费用。三、 范围：公司全体人员。四、 职责：公司人力资源部和财务部负责流程的制定与实施；公司全体员工确保遵守该流程规定。五、 程序：1、 出差前的准备工作：1.1出差申请： 员工出差前须向主管经理提出口头申请，在部门经理口头批准后方可填写出差申请表办理出差手续。1.2 填写出差申请单： 出差人员在出差前须按照公司规定填写出差申请表，出差申请表需经部门经理批准签字，报总经理签字；签字后的出差申请表方可作为差旅费用借支、考勤登记与差旅费用报销证明之用；对没有按照规定填写出差申请表的员工，财务部不得给予办理差旅借支与差旅费用的报销。1.3.1出差借支差旅费按出差工作计划及计划出差天数进行合理的额度控制。 一般差旅费借款金额为1000元，超过1000元的，出差人员必须在提款的前一天通知财务部，以便财务部做好相关准备。1.3.2出差预支款须填写借款单，根据出差地点、人数、天数等因素，提出借款金额，由部门经理及公司总经理签批后，到财务部领取出差备用金。1.3.3所有票据先交由财务部审核后交总经理签字方可报销。1递交合格的报销明细A） 请客户吃饭 需要出示当天吃饭有饭馆名和菜品明细小票。各个级别的报销数额不等。B） 乘车票据需要在票据背面记录时间日期乘车路线（起点、终点），事由。C） 停车票据需要注明停车时间、地点、事由。D） 采买物品数量明细经过核对有核审人签字，商家提供的带时间日期的小票明细。E） 快递费需要记录发货物品明细或收货物品以及经手人。2、差旅费用标准：差旅费用开支总原则：因公出差，实行费用按标准补贴制度，补贴项目分为三类：住宿费用、餐费补贴、交通费补贴，原则上严格按照既定的标准执行，超支部分自理；特殊情况需要事前通知上级并报请公司同意后方可超支，返回后书面说明情况，公司领导签字后凭票据予以核销。地区类别划分：一类地区二类地区三类地区一线城市及特殊旅游地区二线城市三线城市及以下差旅级别划分：级 别岗 位一级董事长、总经理二级副总经理 部门经理三级部门员工费用开支及补贴标准：类别标准级别一类地区二类地区三类地区住宿费餐费交通费住宿费餐费交通费住宿费餐费交通费一级实报实销实报实销实报实销二级260100实报实销22080实报实销18060实报实销三级200803016060201404015注：交通费按出差实际天数凭发票（出租车、公交车票均可）在限额标准内报销，超支部分个人自理。原则上出差遇两人及以上同性的，按两人一个标准间住宿，其住宿金额不得超过标准。如果是两个异性人员出差，可按一人一间住宿哦，其住宿金额也不得超过规定的标准，出差人员因本着经济便捷的宾馆住宿，遇有特殊情况的必须先请示后住宿的原则。3、交通工具： 公司部门副经理及以上级别员工可根据工作需要适当选择相应的交通工具。其他人员出差原则上不得乘坐超标准交通工具，因特殊原因需要乘坐飞机、火车软卧、动车一等座、轮船二等轮以上交通工具的，须事先报批后方可发生，并在报销时由总经理在该票据背面签字证明方可。没有经过批准超标准乘坐交通工具的，按在出差人员所属级别可以乘坐的交通工具标准内给予报销，超出部分自理。3.1、乘坐火车在车上过夜或连续乘车超过8小时以上的，可购买同车硬卧票并据实报销。3.2、因个人原因造成购票损失或退票的手续费不予报销。4、关于出差补贴与费用报销的详细说明：4.1、报销人在填写差旅费报销单时必须按照去回的顺序注明起止月、日、时，且在实际报销差旅费用时须按照出差的地区、时间与费用类别等进行有序粘贴。4.2、出差人员在报销时应当分别填写住宿城市的名称、在该城市的实际住宿天数及发生的住宿费用金额。住宿费用按实际住宿天数计算（夜间乘坐火车时不报销当天的住宿费用补贴），凭住宿发票的限额标准内报销，超支部分个人自理。4.3、单次出差连续到达数个城市的，各城市之间的住宿费用可以相互占用，但实际住宿费用开支最高不得超过按各城市住宿费用标准的总和。4.4、差旅费报销单只能报销出差期间的差旅费用，出差期间所发生的业务招待等费用不作为差旅费用报销，应另用“费用报销审批单”单独填写与差旅费用同时报销。 六、其他特殊说明： 1、所有员工办理借款均须遵循“前帐不清，后款不借”的原则。 2、出差期间差旅费票据丢失，经当事人书面申请，部门领导确认同意后，可以找替代发票报销，此类事件每年不得有两次及以上。 3、员工在出差期间住朋友或亲属家，按实住天数每天计发50元的住宿补贴。 4、报销的票据中有不合格票据的（假票、无理由的代用票等），财务部不得给与办理报销手续，但应及时通知报销人说明相关原因。 5、出差人员返回公司后，应自返回当天起五个工作日之内填写费用报销单据并办理费用报销手续，超过一个月不报销的，不得给予办理费用报销（特殊情况除外），手续不齐全的报销单据，各部门不得予以审核通过。七、附住： 本管理办法自2019年3月1日起执行，在此日期之前发布的公司有关的差旅费用制度废止，公司其他的制度或规定中有与本制度规定内容不符的，统一按照本制度执行。本制度由财务部负责解释。