公司接待工作管理制度.doc

公司接待工作管理制度 第一章 总则 第一条 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，使接待工作规范有序特制定本制度。 第二条 接待工作的原则是：热情周到，讲究礼仪，勤俭节约，统一协调。 第三条 本制度适用于公司重大活动，会议等的接待工作。 第二章 职责 第四条 来访信息及接待归口部门，政府职能部门、行业主管部门、体系审核单位等来公司检查工作，归口办公室接待；财务系统国地税部门审查接待归口财务室，供应商来访接待归口办公室，公司客户审厂、参观接待归口销售部，设备生产企业提供安装调试服务接待归口动力安全部。 第五条 各归口部门接到来宾信息后按公司规定制定接待计划填写《接待申请单》，交办公室主任审核，办公室协调接待项目，报总经理审批。 第六条 各归口部门负责具体接待工作，办公室配合。 第七条 办公室为公司接待工作的管理部门。负责按《接待申请单》计划安排接待的准备工作，定点协议单位定期结算工作，接待费用监督审核工作。 第八条 财务室负责票据、按标准费用审核工作，费用报销单经总经理审批后进行账目处理工作。 第三章 接待标准 第九条 招待费适用范围： 1. 业务费：因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费及因业务需要赠送的烟酒茶等。 2. 招待费：因工作关系招待有关人员就餐费，娱乐费，因公接待相关单位人员发生的差旅费，住宿费，在公司餐厅招待时发生的就餐费，因招待领用的酒水、香烟、饮料、水果、干果等。 第十条 根据接待对象级别和对公司业务的影响不同，分为重要来宾和一般来宾。 第十一条 住宿标准 一般来宾安排公司签订协议的宗俊酒店（特价房）和聚鑫源宾馆标准间，重要来宾安排在公司签订协议的碧桂园酒店标准间或大床房，公司执行分档次接待原则，对应接待。费用公司授权人员签单按照协议办公室月结或由办公室根据实际每次结算。 第十二条 用车标准 一般公务来访根据情况需要安排用车的，由办公室统一调度。列入计划的重要来宾来访用车，公司优先予以保证，车型，驾驶员，用车天数等内容，应事先在接待计划中明确。 第十三条 招待用餐标准 为方便工作，午餐都安排在公司餐厅招待，晚餐一般来宾安排公司餐厅招待，重要来宾安排在公司签订协议的饭店招待。总经理参加的实报实销。标准如下： 公司招待用餐标准 为了进一步规范公司内部招待费用标准，确保公司各项接待工作顺利进行，特制定公司招待用餐标准如以： 1、公司餐厅用餐，厨师根据用餐标准制定菜单。酒水及饮品客人直接点用。 2、重要来宾招待餐需提前12小时预定，特殊情况至少需要3小时以上，否则改为酒店招待。 3、以下为具体用餐接待标准明细。 公司餐厅用餐接待标准 工作餐 人数 餐标 菜品数量 酒水、饮品类 凉菜数量 素菜数量 荤菜数量 海鲜数量 汤品数量 主食数量 水果 酒类 软饮类 2-4人 30元/人（成本） 1 1 2 0 1 1 1 白酒、红酒、啤酒均可 可乐、雪碧、果汁 5-6人 2 2 3 1 1 1 1 7-9人 2 3 5 2 1 1 1 10-12人 2 4 6 2 1 1 1 酒店用餐接待标准 招待餐 人数 餐标A类 餐标B类 菜品数量 酒水、饮品类 凉菜数量 素菜数量 荤菜数量 海鲜数量 汤品数量 主食数量 水果 酒类 软饮类 2-4人 80元/人 （总经理亲自招待或特批招待按实际费用报销） 60元/人 现场点餐 白酒、红酒、啤酒均可 可乐、雪碧、果汁 5-6人 7-9人 10-14人 第十四条 陪同人员规定 1. 来宾应由归口部门接待，因业务需要需其他部门陪同时，可说明原因、目的，提前在招待计划中申报，总经理批准后方可参与。 2. 陪同人员应严格控制，非相关人员一律不允许参加，来宾5人以下的陪同人员不超过3人，来宾5~10人的，陪同人员不超过5人。特殊情况须提前请示总经理批准。 第四章 其它 第十五条 计划与准备 公司归口部门在接到来访预约后确认来访目的、来访人员姓名、性别、职务、人数、行程安排等，办公室协助拟定接待计划，填写《接待申请单》（见附页），提交总经理审核。需公司领导出面接待的应提前3天告知办公室通知领导安排接待时间，对于时间紧迫的临时重要接待任务，可现在电话中请示，经总经理同意后实施，在接待任务完成后三天内补办手续。 《接待申请单》标明来访目的，来访人员姓名、性别、职务、来访人员数量、来访日期、来访行程安排，来访是否需要安排车辆接送，主要接待部门，相关配合部门，接待人员分工及职责，接待领导及陪同人员名单，会谈场所，参观路线，会场布置，欢迎条幅、标语，是否安排礼仪，是否安排摄像、照相，是否安排公司宣传资料，宴请的时间，地点、人员标准、住宿标准、是否安排游览、娱乐，是否安排赠送礼品，礼金等。 第十六条 行为规范 1. 接待礼仪： 仪表：面容清洁，衣着得体。 举止：稳重端庄，从容大方。 言语：语气温和，礼貌文雅。 态度：热情诚恳，不卑不亢。 2. 接待人员引见介绍主宾时注意顺序；接受名片时要以恭敬的态度双手接受默读一下后郑重收入口袋中；过走廊时通常走在客人右前方，不是左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”；进电梯时告诉客人上几楼，让客人先进先出；客人落座后要以双手奉茶，先客人后主人，先领导后同事；送客时若送至大门口、车旁，招手待客远去方可离开。 3. 接待中涉及机要事务应注意保密，对不宜摄影照相及参观的场所应向参观人员说明。 第十七条 招待费用管理及报销 1. 在申报接待申请单同时填写借款申请单，依据接待标准而借款。 2. 办公室结算招待费开具发票、收据等时，主要接待部门负责明确附上用餐或住宿人员，职务，陪同人员明细给办公室，以便报销时使用。 3. 办公室在接待结束后（按协议月结的每月25日结算）三日内按照公司财务规定填写报销单，附明细，提交总经理审批后到财务报销，报销费用继续做备用金使用，财务进行账务处理。 接 待 申 请 单 1、 来访单位： 2、 来访目的： 3、 来访人员（姓名、性别、职务）： 4、 接送服务： 1、 到达地点： 到达时间： 到达车次（航班）： 2、 使用车辆： 接送人员及司机 五、住宿标准： 1、 中级、高级接待（三星级□ 四星级□ 五星级□）： 2、 普通（标准间□ 单间大床房□）； 行程安排： 行程 → → → → → 时间 → → → → → 六、就餐安排： 7、 会议时间： 地点： 会议人员： 8、 会场要求：□横幅□席卡□宣传资料□电脑□投影仪□音响□激光笔□纸笔□茶水□水果□瓶装水□会议记录□录音□录像□拍照□翻译□PPT讲解 9、 陪同人员标准（对应访客的陪同职级与人数要求）： 十、参观安排： 十一、其它需求： 接待部门： 申请人： 日期： 总经理审批： 办公室接待意见：