项目部物质采购管理制度.doc

项目部物质采购管理制度为了进一步加强项目部物质管理，降低工程成本，规范项目部物质采购管理、提高企业经济效益，保证项目部的正常运行的原则，结合公司实际情况，制定本制度。项目部所需的零星材料、本地材料、办公生活用品、零星工程及临时建筑均适合本制度。第一条、 物质采购流程1、5000元以下临时用零星材料、办公用品采购流程采购计划询价使用计划工程部备案报销入库采购项目经理批准2、5000元以上物质采购流程工程部批准项目经理审核采购计划询价使用计划工程部备案报销入库采购第二条、材料计划1、项目部提前5天将工程所需物质的名称、规格、型号、数量等提出项目材料使用计划，填制项目材料使用计划表项目经理签字确认后，由材料员进行询价、比价、定价。2、一些特殊材料（商混、钢材等）要充分考虑到材料的使用环境与供应要求，项目现场负责人应提前做好材料需求计划并与供货商到施工现场与施工技术人员进行技术性交底，以免造成供货条件或环境不能及时供货。3、零星材料计划由项目技术员及时提出，填写零星材料采购明细表经项目经理签字、核实交由材料员进行询价采购。4、对临时急需材料，采购员提出计划，项目经理签字批准后采购，严禁材料人员擅自采购无计划材料。5、材料员在做材料计划工作，应在工程签订合同后根据施工图纸、效果图等拿出主要材料品类，并根据拿出的材料品类开始组织询价及供应商的考察咨询（主要目的是在第一时间开始材料工作，避免工期紧张造成材料供应不及时）。第三条、材料询价、定价程序1、材料员在收到项目部提出的材料计划单后视工程部位需要缓、急一周内完成材料的询价工作，填写材料采购比价单(附2至3家材料供应商的明细报价,联系人、联系电话、供应商名称、地址等报价单须盖供应单位公章)，材料采购比价单经由项目预算人员进行预算对比各相关人员进行意见交流，得以统一建议同意采购后，由项目经理审核批准，再进行材料的合同签订及采购工作。2、对大宗材料的询价、定价、采购，由项目部组织采取公开招标或议标的方式，确定供应商洽商合同，经项目经理审核后方可采购。3、对小型材料、设备的询价、定价、采购，由采购部自行询价报项目部审核，由材料员进行采购。采购时必须注明采购地点、供应商名称、联系人、联系电话（确保信息准确）出现材料组织困难应及时向项目经理汇报。第四条、材料采购程序1、材料员根据项目经理审批的材料采购比价单的情况及时签订采购合同，采购员按项目使用材料的时间、数量组织材料进场；材料员直接联系供料商，要求供货商按要求供货。2、材料员负责对材料的出入库进行全程管理，并根据工程的进展情况及时与供应商联系，确保材料供应顺利进行。第五条、合同签订1、零星材料、办公用品采购，原则上可以不签订合同，项目部填写备案说明，项目经理签字后交采购员采购。3、金额较大的物质采购应签合同（如租房、零星工程）。 第六条、材料款付款程序1、主要材料拨款，材料员根据实际进场材料情况填写材料拨款申请单（此单据由财务部编制），经项目经理与财务部进行审批，作为付款依据。2、材料进场后由财务部按合同签订的付款比例及付款方式进行材料款的拨付，财务部在付款前需与材料供应商和财务会计核对进场材料数量，核实无误后由采购部填写内部付款通知单（此单据由财务部编制），经财务部、项目经理批准后办理付款。3、对于公司指定的长期合作的小型材料（指成批量的零星材料）供应商，原则上不必签合同，但供应商必须提供该批材料的生产厂家、品牌及单价并附供应商的资质证明材料，如：营业执照、税务登记等）4、项目所需材料必须有相应的发票，而且应严格按照当地税务局、项目业主、自己公司的要求开出相应所供材料的合法发票。4月盘点的统计和上报工作。2、需要现金购买的材料，由材料员经办人填写备用金借款单，项目经理批准后，到项目财务部领取，凭票据到项目财务处报销冲备用金帐。3项目经理和财务负责人必须负责监督材料员材料资金的使用，严格控制资金在合同范围内执行。4、材料对账、报账与盘点：（1）每个工程项目必须建立材料采购台账、材料出入库台账、周转材料明细账、租赁台账，由现场负责人、财务会计、材料员分别签字留存。（2）对账时间：每月25日项目经理参与项目会计与材料员进行对账。（3）盘点时间：每月25日到31日项目经理参与项目会计与材料员进行库存盘点第八条、材料、设备、验收、调拨、出入库管理1、材料、设备入库管理（1）材料、设备进场，材料员应立即组织相处仓库管员、项目施工员办理入库，登记入账手续，入库前仓库管员应清点好材料的数量，核对对材料、设备的外观、形状，检验材料的质量，对所进材料的证明、规格型号确认、材质核对。核对无误后由材料员、仓库管员、项目施工员立即填写材料验收单办理入库。材料进场和材料入出库管理附带的各种文件资料由材料员提供给资料员编入资料档案。（2）所有材料入库材料员必须填写材料验收单,同时填写材料收料单，填写时必须与实际收料的类别、型号、数量、单价、金额相符。2、材料验收管理（1）材料进场后材料员在第一时间组织监理、项目施工人员对材料进行验收，砂子、石子按车量方进行抽检，钢筋、木方、水泥、红砖等材料按车点数（过磅）进行抽检。需要复检的材料应会同资料员、供应商采取样本报检。（2）相应负责对进场验收、调拨后材料的使用情况进行全程管理，对退场材料进行整理达到验收标准，不达标进行组织材料退场。（3）对现场报废的材料、物资，由项目部负责进行清理，报公司批准后进行处理，处理费用上交公司财务。3、材料丢失、退场、报废管理。（1)、项目部材料员在日常工作中，如发现周转物资及现场材料有丢失情况是，第一时间将丢失情况向项目部汇报并查清原因，交财务部、材料员备案。（2）、工程结束后，剩余材料堆公司仓库的，盘点后填写剩余材料退库明细表，交财务部留存。退给供应商的材料要填写退料单，（负值，红字体现）。同样财务部、材料员留存。（3）、施工过程中，现场废料处理要填写施工现场废料处理明细表，每月25日后30日前交与财务部、材料员留存。（4）、项目施工过程中，所有现场的生产车辆、机械在项目经理的统一调配下进行专人管理和驾驶。严禁无证驾驶，严禁管理人员在项目经理不知情情况下予以外借。而所有的产生的车辆、机械的台班租赁费在由项目现场负责人与材料员确定后汇报于项目经理处理。