通用集团信息规划流程优化分报告-lz.ppt

业务流程优化方法和原则 通用技术集团信息规划项目业务流程优化分报告 2002年10月 1 目录 业务流程梳理及优化的意义流程梳理及优化工作方法流程梳理的项目组织和保障附件 企业建模和流程设计工具介绍 在影响企业发展的诸多环节中 高效率的流程是一个不可或缺的强有力的推动要素 战略 信息技术 业绩评估 流程 组织架构 环 环 市 场 境 境 业 行 什么是流程 3 流程 process 是把输入转化成客户价值的相关的一系列活动 流程是一组共同为顾客创造价值而又相互关联且循序渐进的业务活动 订单完成 人事 管理流程 业务流程 按企业活动性质划分 组织 战略制定 物料采购 库存管理 产品生产 4 不同企业有形成不同的流程 但都含有共同的特性 结构性 普遍性 目标性 层次性 动态性 整体性 企业的任何经营活动都是由流程组成的 根据不同流程的执行情况可以分为串联 并联或反馈等各种形式 所有流程的设计初衷必须有明确的目的和服务对象 流程主持人应该随时根据企业需要而动态调整甚至重新设计流程 流程可以按层级划分 不同的流程之间应有比较一致的理念 5 而流程的明确定义是什么 为达到期望的管理或业务成果 通过明确的组织人员执行的一系列的管理 业务活动 在此期间 获得了各种输入 产生了特定的输出 另外 一个完善的企业流程还需要以下部分组成 7 组成流程的活动还有有 增值活动 和 非增值活动 之分 8 策略发展1 1企业策略规划流程1 2项目投资管理流程1 3绩效管理流程 财务2 1预算规划流程2 2资金管理流程2 3应付款流程2 4应收款流程2 5成本管理流程 人力资源3 1人力规划流程3 2招聘流程3 3培训流程3 4薪资规划流程3 5晋升管理流程 信息技术4 1信息技术策略规划流程4 2信息技术服务提供流程4 3信息技术资产管理流程4 4系统开发项目管理流程 采购5 1国内采购 原材料 辅助材料 零部件采购流程5 2国外采购 原材料采购流5 3定牌采购流程5 4供应商管理流程 产储销计划6 1产销储计划制订流程6 2产销储计划调整流程 研究开发8 1新产品开发流程8 2研究设计项目管理流程8 3质量管理流程 裁决10 1裁决流程 海外发展策略规划9 1海外发展策略规划流程9 2海外投资项目流程 营销规划7 1品牌宣传与策划流程 内部审计11 1内部审计流程 而企业的管理流程则是这种监督 管理的集中体现 这些管理流程是涵盖了企业高层管理者和主要职能部门在内的各种业务决策过程 9 管理流程与各职能部门和业务单元有密切关系 须藉各部门间的紧密协调 以达到管理功能的目标 10 缺乏明晰管理流程导致的常见问题 管制与稽核的授权层次过高 决策权力过于集中在高层 权利的下放力度不够 既过多增加了高层管理层的负担 又不利于下层具体工作的高效率实施缺乏整合性的职能管理 部门之间各行其事 对内造成管理资源浪费 对外没有统一代表企业的标准部门之间的工作流程职责划分不够清楚 对於每个关键步骤必要的信息输入 产出以及任务接口均缺乏明确的规范 造成流程执行品质难以提升 也导致绩效考核时的困难缺乏明确的流程规划与执行标准 以致员工缺乏遵循的依据 多以个人经验为标准 事後也难以评估绩效以部门或个人的角度来考虑工作分配或实施 忽略整体资源的共用的概念 以致造成流程或工作重复的现象无法透过标准化 量化的流程管理来累绩经验 精益求精 明确清晰的管理流程能够帮助企业解决很多管理运作过程中遇到的问题 为了清晰的描述出企业的流程组成 往往利用流程图的方式将各种流程固化下来 从而成为企业管理活动中的行为准则 绘制流称图使我们可以理解并记录公司核心活动背后的关键细节明确完成流程所需的步骤明确流程中的关键决策点明确与流程相关的文档记录明确相关任务的负责人实现现有流程可视化将复杂流程分解为简单步骤 12 项目准备 策略分析 As is分析 流程研讨会 To be概念 软件功能 软件选择 基于软件的to be概念 定制开发 Add on开发 接口程序开发 系统测试 软件实施 用户培训 上线 切换 组织调整 流程梳理及优化是软件实施的基础工作 前提条件 13 提高质量改善客户服务缩减时滞减少成本减少纸面作业空间需求最小化压缩管理层提高应变能力提高员工士气 明确 高效的管理或业务流程可以给企业带来巨大收益 14 1 审核2 取货3 发货 企业 营销总部 省级营销中心 市级营销中心 销售的传统模式 用户急需 市级营销中心 省级营销中心 1天 申请 1 收货2 上架3 取货4 包装 5天 5天 用户急需 市级营销中心 省级营销中心 1天 1 包装2 发运3 结算 1天 邻市营销中心 急调 1天 共需11天 共需2天时间虽短 但运费骤增 典型案例 等级森严 逐级上报 同一地区人为划为两个部门 导致不能为顾客创造满意的价值 久而久之 在市级站中会自发产生一个为其他市级站处理紧急业务的流程 实属无奈 但总比通过省中心好 出现情况的两种解决模式 在某些省会里 省级中心往往与市级中心在同一个办公区域 然而当出现情况时 会出现以下两种应付方式 常见的业务流程缺陷 五脏俱全 各自为政 等级森严 逐级上报 15 两个平行业务部门互不干涉 各自为各自的经济着想 导致全局受损 A机场 B机场 A B 出现故障 请求增援工程师 争取当晚修好 时候已晚 不如明早再去 可省住宿费几百美圆 推迟一天派出工程师 飞机停运一天 损失数十万美元 同属一个管理机关的 常见的业务流程缺陷 以短期或局部利益为中心 牺牲长远或整体利益 典型案例 16 新药推出计划仅实验一项就用了近两年时间 加上生产与推广 共用了三年时间 公司少获利百万美圆以上 制药公司 药品管理局 获准上市 新药开发流程 某制药公司 药品管理局 研究成功一种新药 要求提供30名病人服药一周的实际结果 研究药品实际方案 专家逐个审阅 逐个面谈 招聘愿做实验的医生和病人 征得各医院的同意 医生填写表格 考察 预付定金 病人实验 对药品缺陷返回修改 2周 14周 8周 4周 8周 1周 反反复复 共花费两年时间 获准上市 常见的业务流程缺陷 条框太多 流程部分串行处理 典型案例 17 福特汽车公司应付帐款部采购业务流程再造 重组的类型范例 可以看出 流程重组对信息技术在企业中的应用多么重要 许多企业开始对业务流程进行重组思考 废除不能为顾客创造价值的工序 降低成本 提高效率 18 目录 业务流程梳理及优化的意义通用集团流程梳理的工作方法通用集团流程梳理的项目定义及组织保障 19 在明确的总体标准和方法指导下 每一个管理和业务流程重组需要在现状调研的基础上 明确优化需求和目标 最终经过研讨和确认得到优化后的流程 管理要求 风险控制要求成本控制要求 现存的问题 责任不明 效率低等行业优秀做法研究 利丰等 调查研究现有业务 管理流程 现状调研阶段 优化重点需求优先级确定初步重点优化方案确定 需求和目标研讨阶段 优化设计阶段 优化设计业务 管理流程必要的的人员和岗位调整建立配套制度和考核措施 20 流程设计优化前 需确定流程优化导向 在流程设计和优化过程中需着重关注流程接口 传递方式 责任人和制度约定 流程导向接口 各环节流程切换的交接的载体尽量界定清楚有效的传递方式接口价值 质检和审核有效性制度上的约定 格式合约 非格式合约审批权限审批范围和重点审批时间的约定 21 用适当的业务控制满足并超越客户现在和将来的服务期望 如 增加项目的一次性成功率 与客户合作或参与产品设计 缩短业务处理时间 增加业务机会 超越客户需求 降低成本 提高质量 如 缩短付款单据处理时间及服务和交付时间 降低资源消耗 争取竞争机遇 如 降低每次付款和发票处理的成本 进行采购合并 增加折扣 良好的流程设计可以使流程成本大幅度下降 其幅度会远远超出传统削减成本的做法 质量 成本 时间 通过适当的关键控制点的设立来降低营运风险 风险 业务流程设计的目的是 风险 成本 速度和质量的优化和控制 22 流程优化的主要思考角度 清除 简化 整合 自动化 等待时间运输加工 此步骤是否是增值活动 库存 此库存是否有必要 失误 此步骤是否容易造成失误 重复检验 表格程序沟通技术 低技术能满足要求时不要采用高技术 工作流 是否清晰顺畅而非在部门间流来流去 工作 把一些工作合二为一交由一个人处理 团队 把一些团队合并处理同一类事务 通过IT技术简化流程或加快流程周转速度 23 流程设计的三对主要矛盾 既自上而下又自下而上 整体策略自上而下 创造顾客价值自下而上 既需不断沟通又要坚定不移 即要很快付诸实施又要不断变革 管理 业务人员是合作者 因为他们推动流程 企业的发展 客户的需求是无止境的 导致变革将也是无止境的 管理 业务人员是阻碍者 因为流程也许会改变他们已经习惯的方式 设计的流程应当尽快付诸实施 而且应该坚决实施 24 在项目过程中 将主要应用以下方法 流程作业现场调查文档调查研讨会大面积访谈问卷调查案头分析和研究现有解决方案的跟踪 调查典型案例调查 分析流程描述工具 如ARIS软件 25 流程梳理及优化工作采用Aris描述工具 ARIS是辅助进行业务流程优化和集成信息系统的软件工具 同时还是企业流程建模的方法论 26 应用ARIS进行业务流程管理 27 流程图表达示例 过程 流 事件 数据 组织 28 目录 业务流程梳理及优化的意义通用集团流程梳理的工作方法通用集团流程梳理的项目定义及组织保障 29 流程梳理工作成功关键因素 制定切实可行的流程梳理优化目标需要具有协调能力 对流程梳理工作有了解的人作为项目的总负责人分工明确 责 权 利到位 30 代理出口流程业务流程梳理项目 医药的销售流程业务流程梳理项目 4S分销流程业务流程梳理项目 MRO海外经销 MRO国内营销 流程业务流程梳理项目 物流管理流程业务流程梳理项目 自营进口流程业务流程梳理项目代理进口流程业务流程梳理项目投标流程业务流程梳理项目 一般商品自营出口流程业务流程梳理 金融事业部业务运作流程业务流程梳理项目 成套商品自营出口流程业务流程梳理 招标流程业务流程梳理项目 普通商品分销流程业务流程梳理项目 医药的研发 制造流程业务流程梳理项目 通用集团业务内容及包含的流程梳理项目 包括创新业务 31 单机自营进口 自营进口 进口 出口 通用集团贸易主营业务 代理进口 成套代理进口 单机代理进口 成套自营进口 招标 当前集团内部贸易主营业务流程的相似性仍没有定论 拟通过试点招标流程描述 确定集团业务的各流程的相似性程度 通用集团贸易类主营业务流程优化结果仍待确认 32 通用集团流程推进工作管理组织结构 信息化推动办公室 在业务人员的帮助下 绘制出当前业务流程图 然后通过与管理人员的沟通 研讨制定出优化后的业务流程 对每个项目的最终结果负责协调集团内部资源 保障信息化建设工作顺利开展对建设中的重大问题进行决策 流程梳理负责人 流程分析员 1 2人 关键业务人员 1人 项目实施小组 33 企业过程建模工具 介绍 ArisCasewiseSystemArchitectRationalRoseKBSI 企业过程建模工具在国外被称为BPA BPM工具 34 高端功能 静态 动态流程仿真 成本分析 流程诊断 常用的企业过程建模工具介绍 35 国外咨询公司使用的企业过程建模工具 36 业务流程建模在国外企业日益普遍 随之带来了业务流程分析 BPA 软件市场去年增长了20 收入 而BPA软件开发商数量减少为25 30左右 几个优秀软件总市场占有率达到30 以上 从GartnerResearch2002年4月公布的市场调查报告 可以看到IDS Scheer公司的产品在可实施性和理念的完备性方面名列前茅 37 ARIS与VISIO的主要不同点 既是方法学 又有相应的一套工具集支撑 既具备低端的流程绘制功能 又具备流程分析 仿真能力 只是一套工具集 没有方法学支撑 只有低端的流程绘制功能 不具备流程分析 仿真能力 ARIS VISIO 38 ARIS的多视图集成模式实现VISIO难以实现的任务 ARIS提供了多视图结构 各个视图中的元素可以相互关联 从而可以清楚的 一致性的 规范的描述企业的复杂现状 VISIO难以从多个角度 统一完整的描述企业 39 ARIS特有的事件驱动建模方法可以清楚的分析流程 ARIS中每一个流程节点都要考虑到组织 数据等多方面的要求 并要有一个事件作为驱动 ARIS提供了相应的语法检查工具辅助分析人员定义流程 VISIO流程分析中没有语法上的规定 更不支持语法检查功能 40 ARIS中清楚定义逻辑关系 能够明确的表达分支流程 VISIO流程分析中没有定义逻辑语义 ARIS提供了清晰的流程分析方法