EXCEL常用函数的PPT教程.ppt

使用函数 函数的类型1 常用函数 函数的使用 VLOOKUP VLOOKUP函数函数名称 VLOOKUP主要功能 在表格或数值数组的首列查找指定的数值 并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值 使用格式 VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup 参数说明 VLOOKUP 需在第一列中查找的数据 需要在其中查找数据的数据表 需返回某列值的列号 逻辑值True1或False0 注意 如果range lookup为TRUE或省略 则table array的第一列中的数值必须按升序排列 否则 函数VLOOKUP不能返回正确的数值 如果range lookup为FALSE table array不必进行排序 2 返回错误值 VALUE 没有找到匹配数值 N 0 函数的使用 COUNTIF SUMIF COUNTIF函数函数名称 COUNTIF主要功能 统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目 使用格式 COUNTIF Range Criteria 参数说明 Range代表要统计的单元格区域 Criteria表示指定的条件表达式 特别提醒 允许引用的单元格区域中有空白单元格出现 SUMIF函数函数名称 SUMIF主要功能 计算符合指定条件的单元格区域内的数值和 使用格式 SUMIF Range Criteria Sum Range 参数说明 Range代表条件判断的单元格区域 Criteria为指定条件表达式 Sum Range代表需要计算的数值所在的单元格区域 1 选中所需要的数据 如图 数据透视表的使用 数据透视表是交互式报表 可快速合并和比较大量数据 您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总 而且可显示感兴趣区域的明细数据 源数据第三季度高尔夫汇总的源值数据透视表C2和C8中源值的汇总 数据透视表的使用 创建数据透视表打开要创建数据透视表的工作簿 请单击列表或数据库中的单元格 在 数据 菜单上 单击 数据透视表和数据透视图 在 数据透视表和数据透视图向导 的步骤1中 遵循下列指令 并单击 所需创建的报表类型 下的 数据透视表 按向导步骤2中的指示进行操作 按向导步骤3中的指示进行操作 然后决定是在屏幕上还是在向导中设置报表版式 通常 可以在屏幕上设置报表的版式 推荐使用这种方法 只有在从大型的外部数据源缓慢地检索信息 或需要设置页字段来一次一页地检索数据时 才使用向导设置报表版式 如果不能确定 请尝试在屏幕上设置报表版式 如有必要 可以返回向导 在屏幕上设置报表版式从 数据透视表字段列表 窗口中 将要在行中显示数据的字段拖到标有 将行字段拖至此处 的拖放区域 如果没有看见字段列表 请在数据透视表拖放区域的外边框内单击 并确保 显示字段列表 被按下 若要查看具有多个级别的字段中哪些明细数据级别可用 请单击该字段旁的 对于要将其数据显示在整列中的字段 请将这些字段拖到标有 将列字段拖至此处 的拖放区域 对于要汇总其数据的字段 请将这些字段拖到标有 请将数据项拖至此处 的区域 只有带有或图标的字段可以被拖到此区域 如果要添加多个数据字段 则应按所需顺序排列这些字段 方法是 用鼠标右键单击数据字段 指向快捷菜单上的 顺序 然后使用 顺序 菜单上的命令移动该字段 将要用作为页字段的字段拖动到标有 请将页字段拖至此处 的区域 若要重排字段 请将这些字段拖到其他区域 若要删除字段 请将其拖出数据透视表 若要隐藏拖放区域的外边框 请单击数据透视表外的某个单元格 注释如果在设置报表版式时 数据出现得很慢 则请单击 数据透视表 工具栏上的 始终显示项目 来关闭初始数据显示 如果检索还是很慢或出现错误信息 请单击 数据 菜单上的 数据透视表和数据透视图 在向导中设置报表布局 数据透视表的使用 在向导中设置报表布局如果已经从向导中退出 则请单击 数据 菜单上的 数据透视表和数据透视图 以返回该向导中 在向导的步骤3中 单击 布局 将所需字段从右边的字段按钮组拖动到图示的 行 和 列 区域中 对于要汇总其数据的字段 请将这些字段拖动到 数据 区 将要作为页字段使用的字段拖动到 页 区域中 如果希望Excel一次检索一页数据 以便可以处理大量的源数据 请双击页字段 单击 高级 再单击 当选择页字段项时 检索外部数据源 选项 再单击 确定 按钮两次 该选项不可用于某些源数据 包括OLAP数据库和 Office数据连接 若要重排字段 请将它们拖到其他区域 某些字段只能用于某些区域 如果将一个字段拖动到其不能使用的区域 该字段将不会显示 若要删除字段 请将其拖到图形区之外 如果对版式满意 可单击 确定 然后单击 完成 数据透视表的使用 常用快捷方式 快捷键 1 按 Ctrl 箭头键 可移动到工作表中当前数据区域 数据区域 包含数据的单元格区域 该区域周围为空白单元格或数据表边框 的边缘 2 按 Ctrl Shift 箭头键 可将单元格的选定范围扩展到与活动单元格同一列或同一行中的最后一个非空白单元格 3 按 Ctrl Shift 空格键 可选择整个工作表与 Ctrl A 区别 4 F9 计算所有打开的工作簿中的所有工作表 5 Ctrl D 使用 向下填充 命令将选定范围内最顶层单元格的内容和格式复制到下面的单元格中 6 按 Alt Shift F1 可插入新的工作表 7 按 Ctrl Enter 可使用当前条目填充选定的单元格区域