Excel分析与决策-第1章Excel入门.ppt

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第1章Excel入门 1 第一章Excel入门本章内容1 1认识Excel20001 2创建工作簿及输入数据1 3编辑数据1 4修饰工作表1 5公式函数与图表1 6打印输出下一页返回目录第1章Excel入门 2 1 1认识Excel2000 1 1 1启动和退出Excel1 1 2基本概念1 1 3用户界面上一页下一页返回本章首页第1章Excel入门 3 1 1 1启动和退出Excel 1 启动Excel在Excel中最经常使用的是启动与退出启动Excel有多种途径比较常见的方式有通过鼠标单击开始按钮选择程序菜单单击 MicrosoftExcel 选项双击任何一个Excel工作簿文件扩展名为 xls 则自动启动Excel 同时打开此工作簿双击桌面Excel程序图标上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 4 2 退出Excel退出Excel也有多种途径比较常见的方式有在Excel 文件菜单中选择退出选项单击Excel窗口右上角的关闭图标上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 5 1 1 2基本概念工作簿在Excel中工作簿是工作表图表及宏表的集合它以文件的形式存放在计算机的外存储器中工作簿文件必须命名如 2000年销售统计等新创建工作簿 Excel自动给一个名字形如Book1 Book2 等工作表工作表是用于编辑显示和分析一组数据的表格工作表由排列成行和列的单元格组成工作表总是存储在工作簿中新建工作簿时 Excel自动给工作表命名形如Sheet1 Sheet2 等用户可以重新赋予工作表有意义的名字如 1998年应收款明细 2000年等上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 6 单元格单元格是构成工作表的基本元素用于输入显示和计算数据一个单元格内只能存放一个数据如果输入的是文字或数字则显示文字和数字若输入的是公式函数则显示其结果每个工作簿包含一张或多张工作表每个工作表由65 536行 256列个单元格构成工作簿相当于会计的一本账簿工作表相当于会计账簿中的一张帐页而每张帐页中表格栏目就是单元格上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 7 单元格位置单元格位置用来唯一标识一个单元格的坐标它由列号行号组合表示其中行号用1 2 3 65536表示列号用A B C IV表示例如第五列第18行单元格位置是E18 要表示若干连续单元格的位置可以用首尾单元格的坐标描述比如第A列第1行到第E列第5行的单元格区域用A1 E5表示注意必须先写列号后写行号上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 8 基本概念示意图工作簿名称工作簿单元格列号行号第一张工作表及其名称第二张工作表及其名称第三张工作表及其名称上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 9 1 1 3用户界面用户界面如图所示上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 10 1 2创建工作簿及输入数据 1 2 1Excel工作流程 1 2 2创建新工作簿 1 2 3输入数据 1 2 4保存和关闭工作簿 1 2 5打开工作簿上一页下一页返回本章首页第1章Excel入门 11 1 2 1Excel工作流程上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 12 1 2 2创建新工作簿创建工作簿有三种途径启动Excel自动创建工作簿自动命名为Book1 或Book2 Book3 每个工作簿默认包含三张工作表单击工具栏中新建按钮自动出现一新工作簿本方法与方法1结果一样单击文件菜单选择新建本方法与前两种方法不同之处在于它首先出现一对话框允许选择模板然后Excel再根据模板来创建新工作簿上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 13 1 2 3输入数据 1 单元格定位及当前单元格要想向某一指定单元格内输入数据必须事先定位到此单元格也就是将此单元格变成当前单元格输入的数据只会进入当前单元格选定当前单元格的方法有两种一种是用鼠标单击某一单元格另一种是用光标移动键使光标移动到某一单元格上来改变当前单元格当前单元格四周有黑色一边框如图所示当前单元格上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 14 2 输入数据Excel可以处理常见数据类型输入各种类型数据的步骤相同将要输入数据单元格变为当前单元格在此单元格中输入数据按回车键结束上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 15 数值型数据Excel中全部的数字只能是由0 9 正负号小数点百分号等组成数据精度为15位例如要输入数值 3 14 直接通过键盘向当前单元格内输入即可如图所示 Excel将太大或太小数据用科学计数法表示如将 91230000000000表示为 9 123E 13 上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 16 日期与时间型数据一般用斜线和破折号用作日期分隔符冒号用作时间分隔符例如输入日期2000年5月31日如图所示输入日期求时间必须是Excel可识别的否则将认为是文字型数据文字类型无法进行时间的加减运算其默认显示格式由控制面板中区域设置中日期与时间格式决定若在同一单元格内同时输入日期和时间在其间必须输入空格加以分隔上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 17 文本型数据输入文本型数据可由汉字字母数字及其他符号组成例如输入产品名称如图所示如果要将数值型数据作为文本型数据保存必须在前面加单撇号上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 18 3 填充数列在一行或一列中产生相同数据向某单元格输入第一个数据鼠标指向此单元格填充句柄当前单元格矩形框右下角实点如图所示此时鼠标变为号按住鼠标左键向下也可以是向上左或右拖动上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 19 在一行或一列中产生等差或等比数列向某单元格输入第一个数据从而确定数列中第一个数据及所在位置单击编辑及填充子菜单选择序列菜单项出现如图对话框上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 20 在对话框中确定如下内容数列在工作表上是以行还是列方式生成数列的类型对日期型数列是按哪种时间单位增加或减少确定等差或等比数列步长值及其数列的终止值单击确定按钮即可生成相应数列例如按上述步骤在第1行生成等差数列1990 1991 1992 2000 如图所示上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 21 1 2 4保存和关闭工作簿 1 保存工作簿保存工作簿步骤如下单击文件菜单选择保存子菜单也可以直接单击工具栏中保存图标如果是第一次保存则出现如下对话框上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 22 确定工作簿存放的磁盘和文件夹上图选择的文件夹位置是 Excel书稿确定工作簿文件名称上图输入的文件名称是教材例子最后单击保存按钮如果新命名的工作簿文件与已有的重名则Excel自动出现提示询问是否覆盖已有的文件如图所示上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 23 2 关闭工作簿关闭工作簿的步骤如下单击文件菜单选择关闭子菜单如果工作簿被修改但未保存则自动提示是否保存单击是按钮则在关闭前保存工作簿内容单击否按钮则不保存工作簿内容直接关闭工作簿上次编辑内容将丢失上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 24 1 2 5打开工作簿打开工作簿的步骤如下启动Excel后单击文件菜单选择打开子菜单也可以直接单击工具栏中打开图标用鼠标确定工作簿存放的磁盘和文件夹选择工作簿文件名称单击打开按钮上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 25 1 3编辑数据 1 3 1编辑工作表数据 1 3 2管理工作表上一页下一页返回本章首页第1章Excel入门 26 1 3 1编辑工作表数据 1 编辑单元格数据编辑单元格数据有两种方法一种是在单元格内编辑即用鼠标双击要编辑单元格则单元格内数据就处于可编辑状态此时可以直接修改另一种是在编辑栏内编辑即选定单元格后单元格内数据自动出现在编辑栏内用鼠标单击编辑栏就可以在编辑栏内对单元格数据编辑了例如编辑单元格A1中数据的过程如图所示双击后处于可编辑状态的数据数据编辑栏上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 27 2 选择复制剪切和粘贴单元格数据对反复出现的数据直接利用复制操作复制它然后粘贴到目的地而不必重复输入对需要搬家的数据可利用剪切和粘贴操作达到目的无论是哪种操作都需要先选择单元格或单元格区域 1 选择操作选择一个单元格很简单只要用鼠标单击单元格即可如图所示处于选择状态的单元格上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 28 也可以选择单元格区域方法如下选择该区域左上角单元格按住鼠标左键向该区域右下角方向拖动到达该区域右下角单元格后释放鼠标按键该区域反向显示如图所示表明选择操作成功如果取消选择的区域只需在区域外的任何其他位置单击鼠标即可处于选择状态的单元格区域上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 29 2 复制操作复制操作将处于选择状态数据复制到一临时存储区此临时存储区对用户是不可见的仅仅起到数据中转站的目的其步骤如下选择要复制的区域单击工具栏中的复制按钮或编辑菜单中的复制菜单 3 剪切操作剪切操作也将选择的区域数据复制到临时存储区但剪切操作将使选择区域数据搬家其步骤如下选择要复制的区域单击工具栏中的剪切按钮或编辑菜单中的剪切菜单上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 30 4 粘贴操作粘贴操作能将复制或剪切操作复制到临时存储区的数据粘贴到指定位置粘贴数据的其步骤如下选择要复制或剪切的区域复制或剪切该区域选定要粘贴目的地左上角单元格单击工具栏中的粘贴按钮或编辑菜单中的粘贴菜单被复制的单元格区域执行粘贴操作复制到此上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 31 3 插入行和列根据需要可以在两行或两列之间插入新的空白行或列 1 插入行的步骤选择要插入空行位置的任意一单元格单击插入菜单选择行则在当前行的前面插入新的一行如图所示 2 插入列的步骤选择要插入空列位置的任意一单元格单击插入菜单选择列则在当前列的前面插入新的一列插入的新空白行上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 32 4 删除行和列选择要删除行或列的任意一单元格单击编辑菜单选择删除选择对话框中的整行或整列选项单击确定按钮即可上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 33 1 3 2管理工作表 1 插入删除工作表 1 插入工作表步骤单击某工作表标签使该工作表成为当前工作表单击插入菜单选择工作表则在当前工作表前面插入一新工作表如图所示插入的新工作表上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 34 2 删除工作表步骤单击要删除工作表标签使该工作表成为当前工作表单击编辑菜单选择删除工作表出现警告对话框若选择确定则删除工作表工作表删除是永久性删除无法恢复上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 35 2 重新命名工作表可以给工作表起一有意义的名称以方便使用重新命名工作表的方法如下单击要重新命名工作表的标签使该工作表成为当前工作表单击格式菜单选择工作表中重命名向标签中输入新的名称也可以双击工作表标签重新命名工作表如图所示输入新工作表名称上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 36 3 工作表窗口的拆分和冻结根据需要可以将当前屏幕分成几个平铺的窗口每个窗口中都显示同一个工作表 1 工作表拆分步骤选择某单元格此位置就是进行拆分的分割点单击窗口菜单选择拆分选项系统自动将工作表分为四个独立的窗口如图所示撤销工作表拆分只要单击窗口菜单选择撤销拆分窗口即可上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 37 2 工作表冻结步骤选择某单元格此位置就是进行冻结的分割点单击窗口菜单选择冻结窗格选项系统自动将工作表分为四个独立的窗口而且上左面窗口被冻结如图所示虚框内容被冻结虚框内容被冻结上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 38 1 4修饰工作表 1 4 1数字修饰1 4 2行高和列宽1 4 3对齐1 4 4边框和颜色上一页下一页返回本章首页第1章Excel入门 39 Excel可以实现对数字格式丰富和完整的格式定义其步骤如下选择要进行格式化的单元格区域单击格式菜单选择单元格选项屏幕上弹出单元格格式对话框如图所示 1 4 1数字修饰上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 40 选择对话框中的数字页面从分类列表中选择合适的数字格式类型如果对所选数字格式类型满意此时对话框右侧出现相应示例则单击确定按钮如图所示上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 41 1 4 2行高和列宽 1 改变列宽鼠标指向工作表中某两列的坐标 A B C 的垂直线上如图1 28所示当鼠标形状变为十字时拖动该边界垂直线左右移动上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 42 也可以通过菜单改变列宽方法是单击鼠标所在列任意单元格在格式菜单中选择列在从下拉列表中选择宽度出现列宽对话框如图所示输入新的列宽值就可以改变列宽上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 43 2 改变行高改变行高与改变列宽相似具体方法是鼠标指向工作表中某两行的坐标 A B C 水平线上当鼠标形状变为十字时拖动该边界垂直线上下移动也可以通过菜单改变行高方法是单击鼠标所在行任意单元格在格式菜单中选择行在从下拉列表中选择行高出现行高对话框输入新的行高值就可以改变行高上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 44 1 4 3对齐用户使用Excel时如果没有设定格式输入单元格内的数据都将按照默认的格式显示即文字左对齐数字右对齐根据需要可以改变上述设置常用的对齐方式有四种即左对齐右对齐居中合并及居中左对齐数据在单元格内靠左端放置右对齐数据在单元格内靠右端放置居中数据在单元格内放置在中间合并及居中将所选范围内的单元格合并形成一个大的单元格数据放置在此单元格中间上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 45 操作步骤选择要对齐的单元格区域单击工具栏中上相应按钮如图所示上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 46 1 4 4边框和颜色 1 边框设置步骤选择设置边框的单元格区域单击格式菜单选择单元格弹出单元格格式对话框如图所示选择边框页面对线型进行设置注意可以设置斜线单击边框按钮然后在边框区域中进行设置上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 47 2 颜色设置步骤颜色设置包括文字颜色单元格背景色等组成通过工具栏中的有关按钮可以设置颜色步骤如下选择设置颜色的单元格区域单击工具栏中填充颜色按钮或字体颜色按钮弹出调色板对话框如图所示选择对应颜色即可上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 48 1 5公式函数与图表 1 5 1公式1 5 2函数1 5 3图表上一页下一页返回本章首页第1章Excel入门 49 1 5 1公式公式是Excel的核心功能之一它使工作表具备了计算能力用户只需输入原始数据进一步的计算用公式来实现准确快速又方便 1 组成公式的要素公式由三要素组成号这是公式的标志操作符表示执行哪种运算有关操作符见表数引用的单元格函数及常数上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 50 2 使用公式以计算A产品各季度销售金额合计为例选定单元格F5 在单元格F5中输入公式 B5 C5 D5 E5 敲回车计算结果如图所示上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 51 如果继续计算B C D产品四个季度的销售金额可以继续向F6 F7 F8中输入类似公式但是这样做显然比较麻烦为此 Excel提供了非常简单的手段即公式复制公式复制是Excel中非常著名的功能利用公式复制使带有重复性的操作得以简化实现了过去只能编写程序才能方便完成的功能公式复制操作有两种常用方法一种是利用单元格填充句柄步骤如下在某一单元格中输入公式鼠标指向此单元格的填充句柄向下复制上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 52 第二种方法是利用单元格复制和粘贴操作实现公式复制步骤如下在某一单元格中输入公式复制此单元格向其他单元格粘贴按上述方法之一实施则单元格F6 F7 F8中分别输入了公式 B6 C6 D6 E6 B7 C7 D7 E7 B8 C8 D8 E8注意公式必须以号开始如果公式输入不正确则Excel报错上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 53 3 引用单元格 1 相对引用单元格或单元格区域引用相对于包含公式的单元格的位置在复制包含相对引用的公式时 Excel将自动调整复制公式中的引用以便引用相对于当前公式位置的其他单元格在上面的示例中单元格F5中含有公式 B5 C5 D5 E5当公式复制至单元格F6 F7 F8时其中的公式自动改为 B6 C6 D6 E6 B7 C7 D7 E7 B8 C8 D8 E8 上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 54 如果在复制公式时希望单元格坐标不随着引用位置不同而变化那么应使用绝对引用绝对引用的格式是在单元格行或列前加上符号或是按一次F4键例计算出各季度销售金额占全年总销售额的百分比在单元格B11中输入公式 B9 F 9 向单元格C11 D11 E11中复制公式C11 D11 E11中的公式分别为 C9 F 9 D9 F 9 和 E9 F 9 注意这里单元格F9必须采用绝对引用形式写成 F 9形式因为公式无论如何复制公式中除式分母单元格的坐标是不能变的上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 55 3 混合引用在某些情况下复制时只想保留行固定不变或者是列固定不变这时可以使用混合引用即同时包含绝对引用和相对引用例如引用 H5使得列保持不变但是行就变为相对于新的复制单元格符号保持不变 H 5的情况正好相反列调整到新单元格位置而行还是固定在第5行不变符号保持行不变可以使用创建绝对引用的方法创建混合引用输入符号或者按F4键循环选择一种组合上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 56 4 不同工作表间单元格的引用对同一工作簿内工作表单元格引用格式如下工作表名单元格引用例如在同一工作簿中将工作表Sheet1的单元格B5 Sheet2的单元格B5 Sheet3的单元格B5求和结果放到Sheet4的单元格B5中则在工作表Sheet4的单元格B5中输入公式如下 Sheet1 B5 Sheet2 B5 Sheet3 B5 上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 57 1 5 2函数在Excel中为用户提供了各领域常用的函数如统计财务金融等函数用户如果使用这些函数的话只需写出函数名加以调用 Excel将自动计算出结果上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 58 1 组成函数的要素函数由四要素组成号表示是函数也可以是一般的公式函数名每个函数都有一个名称括号表示函数的参数部分参数函数运算所需的数据一般是常数单元格引用也可以是另外一个函数上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 59 2 使用函数例如计算工作表从5行到8行从B列到E列所有数据之和并将结果保存到F9单元格中一种方法是在F9单元格内输入如下公式 B5 B6 B7 B8 C5 C6 C7 C8 D5 D6 D7 D8 E5 E6 E7 E8显然非常繁琐而利用求和函数却非常简单步骤如下选择输入函数的单元格本例中是单元格F9 单击插入菜单选择函数选项弹出粘贴函数对话框如图所示上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 60 在函数分类列表选择常用函数在函数名列表中选择函数 SUM 单击确定按钮弹出 SUM 对话框如图所示在对话框中输入参数B5 E8 要求和的单元格区域单击确定按钮即可也可以通过键盘直接在单元格内输入求和函数方法是在某单元格内本例中是单元格F9 输入公式 SUM B5 E8 按回车键即可上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 61 当数据量比较大工作表中的数据不在当前页面时可单击位于数据区域对话框右下角的压缩对话框按钮则可暂时移开对话框在工作表中选择单元格输入数据区域完成之后可再次单击压缩对话框以显示完整的对话框应当注意的是函数名后的括号必须成对使用有的函数要求必须输入参数有的则可省略参数的次序不能颠倒在单元格内直接输入函数必须清楚函数的格式要求上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 62 1 5 3图表图表是利用数据生成的各种图形用以直观的展示数据的变化趋势 Excel有两种类型的图表一种是嵌入式图表这种图表直接放在工作表上如果要同时显示或打印图表及相关数据可以采用这种方式另一种是独立的图表工作表单独存放当要独立查看图表或编辑大而复杂的图表或希望节省工作表上的屏幕空间时可以使用图表工作表上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 63 创建图表时须先在工作表中为图表输入数据然后再选择数据并使用图表向导来逐步完成选择图表类型和其他各种图表选项如图所示就是一个嵌入式图表上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 64 图表的主要组成部分如下坐标值Excel根据工作表上的数据来创建坐标值 Excel使用值域中左上角单元格的格式作为整个坐标值的数字格式分类名称Excel将工作表数据中的行或列标题作为分类轴的名称使用可以改变分类坐标的名称可以使用行或列标题或者创建其他名称上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 65 图表数据系列名称Excel也会将工作表数据中的行或列标题作为系列名称使用系列名称会出现在图表的图例中可以改变系列的名称可以使用行或列标题或者创建其他名称数据标记具有相同图案的数据标记代表一个数据系列每个数据标记都代表工作表中的一个数据提示将鼠标指针停留在图表项上时就会显示图表的提示信息告诉该图表项的名称例如将鼠标停留在图例上就会显示图表提示信息图例上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 66 图表的各组成部分如图所示上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 67 1 6打印输出 1 6 1页面设置1 6 2打印预览1 6 3打印上一页下一页返回本章首页第1章Excel入门 68 1 6 1页面设置 1 页面设置页面设置包括打印的方向横向还是纵向打印放缩比例纸张大小纸张型号打印质量有高中低草稿等质量起始页码从第几页开始打印等如图所示上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 69 2 页边距设置页边距设置包括正文到纸张上下左右的距离页眉页脚到纸张上下边的距离必须正文到纸张上下的距离居中方式左右上下居中还是左右上下都居中如图所示上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 70 3 纸张页眉页脚的设置纸张页眉页脚的设置分别包括设置页眉的内容打印在纸张的顶端页脚的内容打印在纸张的底部如图所示注意页眉页脚不是工作表的一部分它仅仅在打印时才输出上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 71 1 6 2打印预览打印预览是在打印之前将实际的打印结果显示在屏幕上以便观察实际的打印效果达到节省时间和纸张的目的打印预览的方法是单击文件菜单选择打印预览也可以单击工具栏上的打印预览按钮下图是一打印预览画面上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 72 1 6 3打印工作表设置完毕之后就可以进行打印方法是单击文件选择打印弹出对话框单击确定按钮即可如图所示也可以单击工具栏上的打印按钮直接打印输出上一页下一页返回本节首页第1章Excel入门 73 谢谢上一页退出 Thankyouverymuch 返回本章首页

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