SAP系统年末结账注意事项.ppt

2004年年终决算SAP系统注意事项 年末结账流程指引年终决算明细报表查询指引年末结账的准备工作2004年SAP操作中存在的问题 年末结账流程指引 核对系统数据摊销待摊费用计提折旧以及摊销长期待摊费用运行内部订单的结算关闭FI模块的会计期间执行成本费用的分摊循环执行获利分析的分摊循环并检查相关数据关闭CO模块的会计期间查询会计报表 打印会计报表年末结账本年利润结转年结 审计调整会计期间 一 核对系统数据 各分支公司根据业务发生的各项数据对SAP系统的财务总账数据进行核对 确保输入系统的数据正确无误 操作人 总公司用户 各分支公司用户 特别提示 核实各项业务收入和清理各项资产 负债 主要内容包括 保费收入 追偿款收入 应收保费 预付赔款 其他应收款 应收分保账款 预收保费 其他应付款 应付分保账款 应付工资 应交税金 预提费用 保户储金等 二 摊销待摊费用 待摊费用需要手工在系统内做凭证进行摊销 请各分公司根据实际需要摊销的金额在系统内做凭证进行摊销 操作人 总公司用户 各分支公司用户 操作人 总公司用户 各分支公司用户 操作人 总公司用户 各分支公司用户 三 计提折旧以及摊销长期待摊费用 各分支公司在确认本年固定资产业务全部处理完毕之后 包括购置 报废等 核对总账的固定资产数据 固定资产模块中的资产报表数据与固定资产的实物 确认无误之后 计提固定资产折旧 计提固定资产折旧的同时 系统会自动摊销长期待摊费用 具体操作方法详见 SAP财务系统用户手册 固定资产 19页 29页 四 运行内部订单的结算 各分支公司运行内部订单的结算 为确保订单结算的准确性 内部订单的结算必须逐单进行 在结算完内部订单后 可以通过查询内部订单报表中的KOB1 订单实际明细表确定订单是否结算 活动型内部订单中的余额全部为零 说明内部订单已经结转 实际记账的统计型内部订单是不需要结算的 具体操作方法详见 SAP财务系统用户手册 费用管理 81页 84页 操作人 总公司关键用户 分公司关键用户 五 关闭FI模块的会计期间 根据我公司核算要求按时出具会计报表 确认数据无误之后 上报总公司 总公司关闭当前会计期间 按照决算的时间安排规定 关账时间为2005年1月5日 具体操作方法详见 SAP财务系统用户手册 总账 144页 146页 操作人 总公司关键用户 变式A帐户从帐户到 期间开始年期间到年1000 1220041220041000D0999991220041220041000KAAAAAAAAAAZZZZZZZZZZ22004122004 六 执行成本费用的分摊循环 各分支公司执行成本费用的分摊循环 将公共的费用分摊到各个实际应该承担费用的成本中心 具体操作方法详见 SAP财务系统用户手册 总账 144页 146页 操作人 总公司关键用户 分公司关键用户 费用分摊 成本中心1000000400 成本要素400000 财务 内部控制 成本中心1000000300 成本要素400000 七 执行获利分析的分摊循环并检查相关数据 总公司SAP项目组执行获利分析的分摊循环 将营业费用分摊到各个险种 分摊循环之行完毕之后 检查相关数据 查看营业费用的数据是否正确分摊到各个险种 查看各个险种的各项明细数据 确认分险种的数据无误 具体操作方法详见 SAP财务系统用户手册 获利分析 50页 55页 操作人 SAP项目小组 八 关闭CO模块的会计期间 总公司SAP项目组执行获利分析的分摊循环后 确认数据无误 关闭CO的会计期间 具体操作方法详见 SAP财务系统用户手册 获利分析 50页 55页 操作人 SAP项目小组 锁定旧的过帐期间 九 查询会计报表 打印会计报表 各分支公司查询各自的会计报表数据 并逐项数据进行核对 确认无误之后 打印会计报表 操作人 总公司用户 各分支公司用户 十 年末结账 总公司财务经理在确认年末报表无误后 SAP项目小组进行年结 年末结账要先将子账结转 再将总账结转 并进行会计年度更改 会计年度更改是公司代码的一个新会计年度的开始 具体操作方法详见 SAP配置文档 操作人 SAP项目小组 十一 本年利润结转 本年利润转到未分配利润 提取盈余公积 公益金等 需要总公司核算人员手工做一笔FI凭证 操作人 总公司用户 各分支公司用户 十二 年结 审计调整会计期间 会计年度为公历1月1日起至12月31日SAP系统共设16个会计期间1 12个会计期间是普通会计期间13 16为特殊会计期间 第13 14会计期间做年结调整第15 16会计期间做审计调整 操作人 总公司用户 各分支公司用户 年末结账流程指引年终决算明细报表查询指引年末结账的准备工作2004年SAP操作中存在的问题 年终决算明细报表查询指引 其他应收款一览表其他应付款一览表待摊费用明细表 一 其他应收款一览表 菜单路径 财务会计 总帐报表 以本位币计的客户余额事务代码 S ALR 87012172 特别提示 该表查出的数据不包含其他应收款 保险业务往来款 该科目为非统驭科目 Click 二 其他应付款一览表 菜单路径 财务会计 总帐报表 以本币计的供应商余额事务代码 S ALR 87012082 特别提示 该表查出数据只是其他应付款 其他 该科目为统驭科目 Click 菜单路径 财务会计 总帐报表 长期待摊费用事务代码 ZFIRP009 三 待摊费用明细表 Click 年末结账流程指引年终决算明细报表查询指引年末结账的准备工作2004年SAP操作中存在的问题 创建2005年成本中心 成本中心的使用期限只有一年 各机构需要每年年末上报下一年度的成本中心 各机构于2004年12月15日传真至SAP项目小组 传真号码为 0755 82665888转8897 特别提示 下一年度的成本中心不需要变更的机构 也需填报此表以示确认 需要更改成本中心的机构 需将下一年度所有的成本中心全部列明 申报人 总公司关键用户 分公司关键用户 更改凭证的编码规则 会计凭证的编码使用期限为一年 SAP项目组应根据公司内部的管理需要 对凭证的编码规则进行修改 操作人 SAP项目小组 年末结账流程指引年终决算明细报表查询指引年末结账的准备工作2004年SAP操作中存在的问题 以本位币计的客户余额 及 以本位币计的供应商余额 的报表 客户名称不能显示 客户名称是可以显示的 让我们来看一下 选择额外地址行 哪一张报表能够反映所有公司代码汇总的科目余额 路径 财务会计 总帐报表 余额表事务代码 S ALR 87012284 通过此功能查询的不便之处是不能显示借贷方的发生额 只有余额 其他应收 应付清帐时生成的凭证没有摘要 使用应收 应付的清账功能 当清帐完成 在模拟显示凭证的时候 可以双击行项目进入 录入摘要信息 同样 冲销凭证的摘要在生成凭证时是不存在的 需要通过凭证修改录入 从资产报表中查询到的资产明细帐导出到EXEL表格中的格式不方便使用 我们现在来看一下具体的操作 CLICK 将该文件保存即可 我现在想改变长期待摊费用的摊销时期 可以改变长期待摊卡片的使用期限事务代码 AS02 修改固定资产卡片 例如 在创建卡片时是按5年摊销 截止到11月份已经摊销了6个月 现在希望能够在12月份全部摊销完 则只需要将使用期限更改为7个月即可 现金内部流转的核对 机构在每月关账前 应该仔细核对现金流量是否正确 特别应该核对的是现金内部流转 每月现金内部流转的余额必须为零 具体的核对方法如下 菜单路径 财务会计 总分类帐 凭证 凭证综合查询事务代码 ZFISQ001 内部往来科目的使用 各机构与总公司发生往来业务时 除特殊情况外 必须通过内部往来的过渡科目记账 Click 计提折旧中存在的问题 如何查看计提折旧的测试是否成功 在测试运行计提折旧时 当进入以下界面时状态栏的灯为红色或者凭证编号为ERROR00001的时候 说明折旧存在问题 没有成功 状态灯为红色 如果当月折旧未能计提 则在下一个月计提折旧时 系统会自动补提上一个月的折旧 如果当月已经运行过折旧 但又发现还需要增加一笔长期待摊费用需要摊销 这时可以选择 重复 将未计提的一笔补提 如果当月折旧运行发生错误 并且生成了凭证 这时可以选择 重新启动 系统会自动冲销生成的错误凭证 然后再重新生成一张正确的凭证 内部订单的使用 各机构在创建内部订单的时候 需要根据核算的具体业务选择对应的内部订单类型固定资产的购置只能使用固定资产投资预算的内部订单 Z002 用于归集某一项活动费用的订单只能选择活动 项目的内部订单 虚拟成本中心的结算 使用了虚拟成本中心的机构 在每月月末关账前 必须运行虚拟成本中心的分摊循环 确保虚拟成本中心的余额为零 固定资产的冲销 当机构发现固定资产的购置或者账务处理有误时 应该通过固定资产的冲销进行处理 不能随便使用固定资产的无收入报废 THANKS theend SAP项目小组