项目的策划与实施-现代管理学的应用.ppt

1 BFA骨干互励交流 四 项目的策划与实施 现代管理学的应用 天马行空官方博客 2 2002 12 7 假如你是麦肯锡公司的咨询顾问 年 月 日晚 离BFA 中美比较发展论坛 开始还有 分钟时间 光华管理学院 会议室才打开 突然发现 No椅子 no桌子 no横幅 no投影仪 no话筒 nowater 10分钟后 美国大使馆官员和演讲嘉宾到场 整个BFA骨干运动起来 跑来跑去 找这找那 最后 尊敬的麦肯锡 顾问 问题出来了 BFA的项目经理和骨干该如何做 以避免将来出现类似的情况 开动脑筋吧 天马行空官方博客 3 2002 12 7 请项目经理张云鹏发表高见 我们面对的问题是如何更好的服务会员 对于张云鹏也是难得的挑战自我 很好的一次面对面的友情互励 为的是将来更好的诚信合作 我们心中充满希望 共创BFA精英帝国 4 2002 12 7 问题与事件分类 结构性问题与非结构性问题判断依据 问题方式的频率问题信息的完备性问题是否具有总结出经验 方法或标准问题结果是否可以被预期讲座和论坛属于哪类问题 你自己所在的项目呢 结构性问题如何处理呢 非结构性问题呢 5 结构性问题的程序化方法 6 2002 12 7 结构性问题解决的程序化方法 政策原则和指导思想问题规则应不应该和如何做的问题步骤与程序具体的 如何操作的问题 7 2002 12 7 考虑 退货 例子 政策使顾客满意规则哪类商品可以退步骤和程序谁来做出最终的推货决定处理流程等 8 2002 12 7 程序化处理的优点 提高了决策的质量极大的节省了决策的时间具有很强的可操作性项目新成员快速培训资料为后来人留下一笔宝贵的财富 9 2002 12 7 中国企业基础管理落后的核心表现 结构性问题非程序化处理 这将导致占用管理人员的绝大部分的时间 与国外成熟公司相去甚远 如麦当劳 BFA目前遇到的很多情况也是一种结构性问题的非程序化处理 为什么 思考 10 2002 12 7 可能的原因 知识方面的限制 下属谋求私利 领导维持权威 保持对下属的控制力 企业处于初创 快速发展期 还没有来得及 11 BFA的结构性问题程序化处理方法举例 供讨论 更多的程序化处理方法 请各个项目和部门主管分析本项目或部门的特点 找出可能存在的结构性问题 起草程序化处理方法 12 2002 12 7 一 新设项目的审批 政策大力鼓励骨干利用协会平台 开展各类与协会理念一致的项目与活动 规则项目设立的条件是 可以服务会员可以挑战并发展骨干的能力符合协会共创精英帝国的远景目标 13 2002 12 7 新设项目的审批 续 步骤和程序请项目申请人做好事前调查 提前一个星期撰写计划书 在骨干互励交流会议上演示 解答其他骨干提出的问题 由理事会成员最终决定项目是否设立 并决定是否予以资源支持 会员独立理事和理事会成员负责监督项目运作 与其计划书承诺相对照 人力资源部为新项目协调人力资源 14 2002 12 7 二 拉赞助的程序化处理 政策诚信合作实事求是不卑不亢互利双赢 15 2002 12 7 拉赞助的程序化处理 续 规则诚信合作 真诚与对方交流合作 预算不要要价过高 对方如果给出条件太低 说明不够诚信 格外小心 实事求是 不要随便承诺 特别是超出能力范围的承诺 遇到需要重大决策时 请在仔细思考后 给出答复 不卑不亢 在对外联络时 BFA给你无限的信心支持 希望你找到那种提起BFA 骄傲就油然而生的感觉 对方也会被这种精神所打动 互利双赢 为协会发展和服务会员谋求适当资源 同时 要以赞助商 我们的客户 为导向 高质量完成承诺条件 发展长期关系 让赞助商满意 16 2002 12 7 拉赞助的程序化处理 续 步骤和程序撰写项目计划书 计划书包括执行概要 协会简介 活动简介和意义 详细计划 赞助商回报 预算与支付方式 项目核心成员介绍等部分 计划书尽量图文表格并茂 用ppt格式更好 注意 最好一个公司一份计划 计划书有针对性的包含对该公司专门设计的赞助回报 后面互励交流会有计划书写作辅导 通过各种渠道与目标赞助商联系 一般是公司的企划部 公关部 总裁办公室等负责这样的事情 如果不知道该公司有哪些部门 问接线员哪部门负责这个事情 不要谁接电话就跟谁说一气 要先询问一下 哪位是负责与高校联系的专人 直接找到适当的人 针对几家核心目标公司通过互联网等媒体进行公司情况调查 掌握公司最新动向和战略导向 找出该项目与公司战略的结合点加以包装 17 2002 12 7 赞助商回报一般包括 冠名权 校内宣传策划 开发潜在市场 媒体宣传 人才资源等 用简短打动人心的话语电话说明情况 注意 利用掌握的信息站在对方的立场上考虑 总结出核心卖点 向对方说明这是一个难得的机会 如果对方不抓住就会后悔的 将计划书用mail fax等方式发给对方 并留下联系方式 发出后 电话确认对方收到 将所有联络过的公司的部门 联络人 对方反应等信息记录好 作为资源备案 留存协会人力资源部 供其他项目组共享使用 隔一到二天后 有礼貌的打电话与对方联络 询问结果 尽量要求与公司面谈 面谈时 不要穿着非正式服装 最好有整体professional形象 项目组各个方面的人员都参加 带上计划书打印稿 份 必要时 买一些北大的纪念品 18 2002 12 7 面谈前 做好充分的准备 制定面谈策略 面谈过程中 注意倾听 并掌握谈判的主动 分析对方心理 找到对方的谈判心理底线 以及对方最关心的问题 团队协作采取不同的击破战略 面谈结束时 不一定要有一个基本的结论 很多时候 需要回来讨论商量 后面的互励交流有谈判技巧的培训 面谈后 以协会的名义给面谈者写一封感谢信 Thankyouletter 进一步强调我们的卖点 对方同意赞助后 打电话表示感谢 签订协约书 赞助最好是一次到位 项目经理代表协会签字 资金由协会财务部统一监督管理 原则上打入团委账户 协会非法人单位 没有自己的账户 总结经验 与其他项目共享 19 2002 12 7 三 宣传策划方案 政策协会发展的主要工作之一 不惜重金加强配合具体的活动招募参加者扩大协会影响和知名度宣传树立协会理念增强骨干和会员的荣誉感 20 2002 12 7 宣传策划方案 续 规则事先做好立体的 有效的 全方位 创新性的宣传策划方案宣传部和各个项目组友情合作 共同策划整个协会要有整体的对外形象 特别是在协会理念方面 这是我们的特色 差异化意味着市场机会 21 2002 12 7 步骤和程序由宣传部统筹各项目组宣传人力资源项目组和宣传部共同制定宣传战略和时间表宣传传统渠道包括 横幅 海报 包括 海报 在宿舍楼 传单 bbs 各个相关版面 newsletter 重要活动两天一提醒 网站 北大新闻网 协会网站 等等其他创新性渠道可能包括 气球 路灯标牌 超大型展板 一致的显眼的服装 等等 22 2002 12 7 在活动开始前至少一个星期开始宣传 开始前三天 在上述传统渠道必须全部做到位任何活动在任何媒介上都要标明 北京大学商业金融协会 BFA 等字样 协会logo的设计 还要标明协会网址 www pkubfa org 项目组联系方式等 鼓励对外宣传时 以项目为单位宣传 在海报等字数较多的媒介上适当位置 展现协会的核心理念 骨干书写的 宣传时所有媒介都要注意标明活动的时间地点 23 2002 12 7 其他可能程序化的结构性问题 讲座 论坛方面邀请人 宣传 会务 设备 主持 水 照相 引路牌等 会场气氛 会后总结Newsletter website新闻的采集 各项目组的协助 信息的发送 技术问题交流宣传 主持 会务 会场气氛模拟股市为参赛选手解决注册 交易等技术问题的汇总 培训方式等 太多了 求职技巧培训活动的模块化操做 可以做的模块给赞助商列出来 每个模块我们如何做 都有详细的计划 财务部日常工作人力资源部日常工作其他 大家可以提出 24 2002 12 7 但是 如果完全的程序化处理 缺点是 活动没有生机了 大家也没有积极性了 怎么办 各位McKinsey sconsultant 25 2002 12 7 没有任何项目仅仅是结构性问题 所有的项目都是结构性问题和非结构性问题的混合物 比如这次的中日论坛 在结构性问题程序化解决完后 创造性和灵活性就体现对非结构性问题的分析和解决上 这也就是我们为什么说 BFA是在座各位发挥能力的一个舞台 的原因 项目在组成上是没有一个定式的 可能由无数结构性问题组成的一个非结构性的问题 如何组成 就看人的创造能力了 26 非结构性问题的创造性方法 27 2002 12 7 如何使决策具有创造性 说服力 有分析思路吗 在策划阶段 你有哪些新主意使项目更加成功 为什么有这些变化会更好 对于你自己所在的项目呢 如何分析这个问题 如何做一个合格的consultant 如何做一个合格的TeamLeader 只要你掌握了战略思维和分析思维的能力 提高决策素质 其实并不难 28 2002 12 7 决策的过程与方法 问题识别 结构性vs 非结构性 确定解决问题的标准将标准按照重要程度排队 赋予权重 提出项目的可执行性目标将可执行性目标分解针对分解后的要素提出计划对方案进行评价 风险偏好 经验 决策的实施与评价 29 避免负面冲突的决策过程 确定目标 路径和约束条件将目标 标准 按重要性排序方案提出 不得否定性评价 方案整理按照事先约定的标准进行筛选 30 2002 12 7 确定决策标准 决策标准源于组织的目标 战略 组织拥有的资源 组织的外部环境能够为组织提供的机会和施加的限制 在BFA 这些都非常清晰 目标与战略 共创BFA精英帝国 会员 骨干 促进协会的知名度和发展 组织拥有的资源 有赞助的项目vs 无赞助的项目组织的外部环境 北大的条件与机遇 如学生非常聪明 从而竞争性较强 所以要有BFA特色 31 2002 12 7 对于中日项目 决策标准 主要就是战略目标 总的 大的目标 共创BFA精英帝国 让会员从日本的经验中学习知识让骨干在活动的组织中锻炼与日本使馆建立长期关系 筹集资源扩大协会知名度按照重要性排序 赋予权重 32 2002 12 7 提出方案与计划第一步制定可执行性目标 确定可执行性目标明晰 定量 可考核建立在合理的假设基础上目标要有一定的挑战性短期目标与长期目标一致掌握的资源与权力是否足以实现目标反馈 意识流 自尊自信 成就 理想目标 33 2002 12 7 以麦当劳 中关村餐厅 为例 可执行性目标 年 销售收入上升 34 2002 12 7 对于中日项目 可执行性目标会员效益最大 人数超过 人 满意率超过 骨干挑战自我能力 五项能力全部挑战 并记录挑战历程 日本大使馆方面满意 愿意下学期继续和我们合作 35 2002 12 7 提出方案与计划第二步可执行性目标分解 你是consultant 对于麦当劳 销售收入上升 的目标分解 促销 提高质量 价格下降 品种增加 扩大规模 这些都对 但似乎有些没有逻辑性 36 2002 12 7 麦当劳的可执行性目标分解 销售收入上升 第一种分解价格销售量销售收入上升 第二种分解人均消费量顾客人数哪种好 37 2002 12 7 麦当劳的可执行性目标进一步分解 销售收入上升 人均消费量品种增加搭售促销提高质量价格增加 38 2002 12 7 顾客人数老客户提高回头率赠券电话送餐新客户开发在附近做广告宣传麦当劳招牌尽量醒目 39 2002 12 7 可执行性目标分解总结 用结构化 战略性思维来思考强大的分析能力的运用从最基本的事实出发 寻找问题的关键点 构建分析架构 如果是这样 那么会怎么样 如果需要这样 那么他的决定因素是怎样 头脑风暴的经典体现商业创造力的本质来源 40 2002 12 7 对于中日项目 可执行性目标分解 可执行性目标是会员效益最大 人数超过 人 满意率超过 骨干挑战自我能力 五项能力全部挑战 并记录挑战历程 日本大使馆方面满意 愿意下学期继续和我们合作 41 2002 12 7 会员效益最大 数量 质量 42 2002 12 7 骨干挑战自我 完成任务的能力 人际交往能力 管理能力 领导艺术能力 个人素质能力 43 2002 12 7 挑战自我 要挑战的能力细分列表 完成任务的能力专业知识技术 影响力 业绩导向 主动性 效率 创新 灵活性 质量关注意识 不断改进的精神 人际交往能力团队精神 人际意识 服务导向 解决冲突的能力 沟通能力 对组织的认识 建立良好的关系 跨文化的敏感意识 个人素质能力正直诚信 自我发展能力 决断能力 决策素质 应对压力 分析思维能力 概念思维能力 管理能力团队建设能力 激励他人 授权他人 培养他人 领导艺术能力远见卓识 战略思维能力 开拓进取的能力 管理变革的能力 确立工作重点 工作目标原则和价值观 44 2002 12 7 客户 日本大使馆 满意度 活动组织方面 骨干人员方面 45 2002 12 7 提出方案与计划第三步行动计划 五个要素WhatWhenHowwellResourcesWho比如 富有特色的宣传等 46 2002 12 7 项目策划summary important 问题识别 结构性vs 非结构性 确定解决问题的标准将标准按照重要程度排队 赋予权重 提出项目的可执行性目标将可执行性目标分解针对分解后的要素提出计划对方案进行评价 风险偏好 经验 决策的实施与评价 47 2002 12 7 提出方案避免发生的问题 社会逍遥群体思维负面冲突共同知识 48 2002 12 7 请各项目组按照咨询公司的分析思路 制定本项目的方案 注意分清楚结构化问题和非结构化问题 你也是咨询顾问了 Welldone 49 2002 12 7 Summaryfortoday 结构性问题程序化处理非结构性问题创造性处理分析问题与决策的过程进一步了解了组织理念 价值观 和战略在决策中的重要性 50 2002 12 7 Summary 完成任务的能力专业知识技术 影响力 业绩导向 主动性 效率 创新 灵活性 质量关注意识 不断改进的精神 人际交往能力团队精神 人际意识 服务导向 解决冲突的能力 沟通能力 对组织的认识 建立良好的关系 跨文化的敏感意识 个人素质能力正直诚信 自我发展能力 决断能力 决策素质 应对压力 分析思维能力 概念思维能力 管理能力团队建设能力 激励他人 授权他人 培养他人 领导艺术能力远见卓识 战略思维能力 开拓进取的能力 管理变革的能力 确立工作重点 工作目标原则和价值观 51 2002 12 7 我们的协会理念书写评选 标准 理念表现充分看着顺眼过目不忘 52 2002 12 7 关于今后的互励交流 我们还将努力将它办得有特色 大家有收获 希望对于大家管理项目和个人成长会很有帮助 但作为一个经常性的活动 希望人员相对固定 要求项目经理和部门经理 会长 副会长必须参加 其他骨干和会员 欢迎一起参加 但要登记 为了方便组织管理 如印制资料等方面 如果决定登记就要一定来 请大家上交调查问卷 53 2002 12 7 业绩考核与奖励 对项目和项目经理的考核本学期期末或短期项目结束后随机抽取 名会员对项目按照我们的标准进行打分 授予分数及格的项目 最佳项目 BestProject 称号 并将获得奖励 授予该项目经理 优秀领导者 ExcellentLeader 称号 颁发证书及奖励 54 2002 12 7 业绩考核与奖励 续 对项目成员由项目经理和项目组其他成员对所有本项目组成员按照我们的绩效考核表打分授予每个项目组中分数最高的成员 优秀团队合作伙伴 ExcellentTeamPlayer 称号 颁发证书及奖励按照每人提交的 挑战自我 报告情况 内部评选 最佳挑战自我奖 最有希望的商业精英 55 2002 12 7 本学期的评优计划 下次互励交流 时间待定 应该在 日左右 我们会公布本学期的评优结果 并颁发证书 请大家关注 请各项目经理对本学期工作进行总结 日前务必上交 项目成员 日前上交本学期工作体会 特别是挑战自我的例子等 做为评选 最佳挑战自我奖 最有希望的商业精英 的依据