《项目会议工作》PPT课件.ppt

项目九 会议工作 胡锦涛 江泽民 吴邦国 温家宝 贾庆林 曾庆红 吴官正 李长春 罗干等出席开幕会 你喜欢开会吗 你讨厌开会吗 为什么 结合你参加的班会 学院会议 学校会议等谈谈自己的看法 开了几个会 为会议花掉多少时间 因为开会达成几项共识 因为开会完成几个结论 因为开会加了多久的班 因为开会失去多少关键时刻 因为开会耽误多少工作 算算看 你一周内总共 以讲话传达讲话 以会议贯彻会议 以文件落实文件你如何看待 文山会海 现象 会议管理 大多数的单位在会议里决定其基本走向 花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 每天都在开会 您会开会吗 调查发现 在浪费时间的事情列表上 会议总是居于首位 因为会议通常都没有很好的组织和召开 为什么要开会 1 会议是一个集思广益的渠道图1 1集思广益图会议是一个集合的载体 通过会议使不同的人 不同的想法汇聚一堂 相互碰撞 从而产生 金点子 许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物 会议的意义 2 会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情况下发生的 即使是只有两个人的会议 这两个人也是一种小型组织 没有不开会的组织或部门 一个组织或部门不召开会议 它的存在价值就会受到质疑 因此 会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值 3 会议是一种群体沟通的方式开会很少是一对一的沟通 绝大多数情况下都是一种群体沟通 随着科技的迅猛发展 人们的沟通方式越来越多 现在人们可以通过 mail 多媒体等种种形式进行沟通 但是 群体沟通 即会议这种方式 是任何其他沟通方式都无法替代的 因为这种方式最直接 最直观 这种方式最符合人类原本的沟通习惯 开会的目的 开会让您 小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作 公平合理 但开会也让您 工作时间被分割人多口杂 讨论耗时晚上加班特殊问题还是个别沟通没有产能别人发言比自己开口多Delay重要工作或客戶 任务一会前筹备 学习要求 会拟订科学合理的会议筹备方案 会制发各类会议通知 会根据实际需要选择和布置会场 能够做好会议资料 用品 礼仪等准备工作 第一节准备会议方案一 情景案例二 基本知识 一 拟订会议筹备方案1 会议的主题2 会议的名称3 会议的时间4 会议的地点5 会议的议程 日程 程序6 会议的出席范围7 会议的经费预算8 会议的筹备机构9 会议的食宿安排 二 拟订会议的应急方案 1 人员问题 2 场地问题 3 设备问题 4 资料问题 5 健康与安全问题 6 行为问题 三 技能训练 训练按照不同的标准 可以将会议分为不同的种类 请课下通过多种途径收集会议种类的相关资料 了解会议种类的常识 训练请讨论分析什么样的地点是召开会议的理想之处 请课下通过网络搜索引擎查找一些会议地点的信息并下载下来作为资料留存 第二节制发会议通知一 情景案例二 基本知识 一 会议通知的拟写1 标题2 通知对象3 正文4 落款5 回执 1 会议时间 2 会议地点 3 会议内容 4 参会对象 5 其他事项 二 会议通知的发送1 明确通知发送对象5 落实回复确认环节3 把握通知发送时间4 准确书写通知封筒2 选择通知发送形式 三 技能训练 训练1 公司准备在2006年1月10日至11日在 省 市 酒店召开2006年订货会议 于2005年12月20发出会议通知 会期为2天 1月9日报到 报到地点在 酒店1506房 请各地重要经销商参与 食宿费用自理 请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知 训练2请分析下面这份会议通知 邀请函 存在什么问题 并做修改 第三节布置会议场所一 情景案例二 基本知识 一 会场的布局1 相对式2 全围式3 半围式4 分散式 二 座次的排列1 主席台人员座次排列2 其他人员座次排列 1 横排法 2 竖排法 3 左右排列法3 座次标识 三 会场的装饰1 主席台的装饰 1 会标 2 会徽2 会场背景的装饰3 色调的选择 四 会场的设备 音响布置 声像布置 其他布置 三 技能训练 训练1请根据基本知识中的介绍 在老师的指导下 分别画出常见的会场布局示意图 课下并将其制成电子文档形式 训练2请通过实地观察 如学校的会议 或间接观察 如电视上的相关新闻 来感受不同的会场布局的区别 训练3请虚拟一份某次会议的主席台就座人员的名单 然后按照就座人数为奇数 偶数及前后双排等不同情况 画出主席台示意图 第四节其他准备工作一 情景案例二 基本知识 一 准备会议资料1 文件性资料2 服务性资料 1 程序文件 2 参考文件 3 管理文件 4 指导文件 5 主题文件 二 准备会议用品1 必备用品2 特殊用品 三 制发会议证件1 会议证件的内容2 会议证件的制作 四 邀请会议嘉宾 五 安排礼仪服务1 选择礼仪服务人员2 分解工作程序3 培训礼仪服务人员4 准备服装用具 六 安排会议食宿1 安排会议餐饮2 安排会议住宿 七 做好会前检查 三 技能训练 训练请通过你的亲朋好友 同学老师等 收集一些会议的证件实物 增强对会议证件制作的感性认识 训练请利用PPT做出某次会议的各种证件 如有条件再打印成书面形式 训练请讨论分析常见的会议证件都有哪些 综合实训 实训项目情景 五四 青年节来临之际 XX职业技术学院准备举行一次主题演讲比赛 以丰富校园文化生活 此活动由校团委组织 学生会承办 实训要求 1 将班级同学分为5 7人小组 对筹备中的工作事项进行讨论 编写筹备方案 2 每个小组提出经过讨论后的具体方案 以及需要避免的问题 3 每个小组的方案由教师进行点评 任务二会中服务 学习要求 会组织会议接站 登记 签到等工作 能够做好会议记录 会编发会议简报 第一节组织性工作一 情景案例二 基本知识 一 组织报到1 接站2 登记 二 组织签到1 本人签到2 秘书代签3 电子签到 三 会间调度 三 技能训练 训练1会议报到的接站工作需要事先制作接站标志 如接站牌 接站横幅等 请参照 接待工作 中的相关知识 讨论分析会议接站标志的制作及注意事项 训练2请设计并制作一份会议报到登记表 根据你想据此实现的功能来具体安排表内的项目 第二节文字性工作 一 情景案例 二 基本知识 一 做好会议记录1 会议记录的结构2 会议记录的方法 二 编写会议简报1 会议简报的结构2 会议简报的写法 1 标题 2 正文 三 技能训练 训练1在基本知识部分指出了会议记录首部的具体项目 请讨论分析各项目的具体要求 如会议名称一定要写全称 便于后人查考 训练2在基本知识部分指出了会议记录主体的具体项目 请讨论分析各项目的具体要求 如会议发言包括发言人姓名和发言内容 发言人姓名要求记录全名等 训练3例行性会议的记录常常事先设计好固定的样式并印制成专用记录纸 请设计并制作一份表格式的会议记录专用纸样模板 计算机速录 四 相关链接 任务三会后落实 第一节会议善后工作 一 情景案例 二 基本知识 一 送别代表 1 做好票务服务 2 结清会议经费 3 安排车辆送站 4 安排暂留人员 二 清退会议文件 三 整理会场 1 整理自带物品 2 归还租借用品 三 技能训练 训练1如果你参与某次会议的服务工作 让你负责与会代表的返程票务事宜 你将怎样做好这项工作 请列出一个可操作性强的方案 训练2你知道现在预订车票 机票的方式有那些 请课下收集相关资料 训练3如果你参与某次会议的服务工作 让你负责与会代表的送站事宜 你将怎样做好这项工作 请列出一个可操作性强的方案 训练4试为某次会议列出一份清理会场的清单 训练5在老师的组织下 请讨论分析怎样进行小型内部会议文件资料的清退 第二节会议文件整理 一 情景案例 二 基本知识 一 编发会议纪要 1 会议纪要的内容 1 会议基本情况简述 2 会议主要精神阐发 2 会议纪要的编写 1 完善会议记录 2 起草会议纪要 3 会议纪要的印发 1 确定印发范围 2 确认接收者 3 签发会议执行 2 立卷 1 基本原则 2 立卷方法 二 整理会议文件 1 收集 1 会前形成的文件 2 会中产生的文件 3 会后形成的文件 三 技能训练 训练根据第11章综合实训1的会议记录材料 试拟写一份会议纪要 训练请辨析会议纪要与会议记录的区别所在 训练请结合会议筹备中的相关内容 分析和列举秘书收集会前形成文件的具体种类 名称 如会务管理性文件一般都包括什么 第三节会务总结评估 一 情景案例 二 基本知识 一 决定事项的落实 1 传达 1 传达要准确 2 传达要及时 3 传达要到位 2 催办 1 催办的范围 2 催办的方式 3 反馈 1 反馈的原则 2 反馈的重点 二 会务工作总结 1 总结的内容 2 总结的方法 三 会议效率评估 1 影响会议效率的主要因素 会议的必要性 会议前期准备的工作质量 会议责任分工 2 会议评估的目的与方法 三 技能训练 训练1请讨论分析传达会议决定事项的方式主要有哪些 如何运用这些传达方式 训练2请设计并制作一份会议决定事项传达催办登记表 训练3请讨论分析几种常见的用于会议决定事项传达的催办方式的优缺点 并以表格的形式呈现出来 训练4请模拟撰写一份个人参与会议服务的书面小结 综合实训 实训要求 1 列出会议善后工作清单 2 列出会后需要收集的文件清单 3 列出会议总结时应当考虑的主要因素 4 设计一份表格形式的会议备忘录 5 模拟演示会后秘书检查催办工作 6 撰写一份会议准备工作总结