《岗位说明书编写规则》.ppt

专业技术与管理岗位 岗位说明书 编写规则一汽轿车发动机厂 孙联众2005 12 1 必须满足 5W1H 原则要求 既 做什么 如何做 什么时间做 在什么地方做 应充分体现 描述清楚准确 2 职责归类要准确 不是同类性质的职责 任务不能混在一起 3 岗位职责 工作任务描述应具体 明确 使人一目了然 清楚应做什么 怎么做 4 逻辑关系准确 条理性清晰 岗位规范 编写注意的问题 5 入职条件与岗位实际能力需求不相适应 标准高低不一 6 岗位之间相同项目的内容描述缺乏统一性 7 用词和术语不够规范 现行版本 岗位规范 存在的不足 a 使部门职责得到拆解 识别 细分到每一个岗位 确保部门职责得到全面落实 b 使上岗员工清楚入职条件 从而为满足岗位需求 自觉努力学习和实践 丰富自己的知识和经验 提高自身素质和能力 C 使上岗员工基本了解岗位职责和工作任务及流程 一上岗就基本知道应做什么和如何做 什么时间做 能尽快进入角色 缩短了岗上培训时间 岗位说明书的作用 一 岗位说明书内容与编制原则 一 岗位说明书应描述的内容 1 岗位职责与工作任务 2 内 外部工作协作 接口 关系3 绩效考核指标 4 责任和权力 5 入职条件 二 编制原则1 坚持对事不对人的原则 编写岗位说明书是以岗位为基准 针对岗位界定的职责 工作任务和要求编写与描述 编写与描述的内容要覆盖该岗位界定的职责与工作任务 要与现岗位所在员工个人的具体状况相分离 2 坚持实事求是 客观公正的原则 编写岗位说明书 要根据界定的职责 工作范围 工作任务客观真实地编写 做到公正合理 杜绝与现岗位人员联系在一起 人为夸大或缩小岗位元素 一 岗位说明书内容与编制原则 二 编制原则3 坚持统一和规范的原则 编写岗位说明书时 对所需编写每一项内容元素要不遗不漏 并按照要求 使用规范术语和标准进行编写 4 岗位说明书编制要以综合管理部核定的实际岗位编制进行编写 一 岗位说明书内容与编制原则 二岗位说明书编写程序与要求 岗位分析 岗位分析与描述的内容 二 岗位说明书编写程序与要求 岗位基本信息 如岗位名称 职衔等是什么 上下级汇报情况 岗位存在的基本目的是什么 存在的意义是什么 为达到这一目的 该岗位的主要职责 什么 怎样 为什么 什么是该岗位独有的职责 这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位 什么是该岗位最关键 必不可少 的职责和负责的核心领域 这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么 该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么 该岗位的工作如何与组织的其它工作协调 组织的内部和外部需要有哪些接触 怎样 为什么 何时 怎样把工作分配给该岗位员工 如何检查和审批工作 有怎样的决策权 该岗位工作的其它特点 如出差 非社交时间 灵活性要求 特殊的工作环境 要获得所期望的工作成果 该岗位任职人员需要有什么行为 技能 知识和经验 这个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质 收集资料是岗位分析工作中最重要的一环 需要收集的资料包括岗位名称 工作内容及职责 工作环境 任职条件等 收集的资料应该能够回答下列问题 一 拆分 识别 界定岗位职责1 岗位职责的界定应源于部门职责 首先要深刻理解本部门职责 明确本部门的职责范围 工作任务 责任和权力 2 在理解部门职责的基础上 对部门职责进行拆解 识别 分解为岗位职责 分解后岗位职责的技术含量与工作重要程度要与岗位等级的高低相适应 二 岗位说明书编写程序与要求 一 拆分 识别 界定岗位职责3 岗位职责的识别 界定和拆分要考虑岗位工作任务的统一性 关联性及岗位之间工作负荷的均衡性 4 在岗位职责界定中要充分考虑机构 岗位及人员变动后的实际情况 归并的岗位 职责和工作任务同时要归并 防止产生岗位负荷不均衡和负荷过低的状况 二 岗位说明书编写程序与要求 一 拆分 识别 界定岗位职责5 本部门的全部岗位职责和工作任务拆分后应覆盖部门的全部职责和工作任务内容 不能遗漏 做到所有的事都在岗位得到落实 二 岗位说明书编写程序与要求 二 编写岗位说明书 编写岗位说明书的前提 在岗位分析 职责识别 界定和拆分合理 合适 充分的基础上编写岗位说明书 二 岗位说明书编写程序与要求 二 编写岗位说明书1 部门 岗位名称等的填写 小四号字 a 部门名称 要求填写至部门和车间 b 岗位名称 以综合部核定的岗位名称为依据 要写全称 不得随意变更岗位名称 二 岗位说明书编写程序与要求 二 编写岗位说明书1 部门 岗位名称等的编写c 岗位编码 以轿车公司人事部人员数据库统一规定的编码为准 d 岗位定员 由综合管理部与各部门 车间 对现有实际岗位进行核定后统一填写 二 岗位说明书编写程序与要求 二 编写岗位说明书2 岗位职责与工作任务的编写a 岗位职责与工作任务的编写要体现 5W1H 中的做什么 如何做 什么时候做及业务工作流程 b 岗位职责是概括做什么 承担的主要工作项目 工作任务和要求是职责的分解和细化 是描述具体做什么和如何作 什么时间做或在什么地方做 过程活动和流程怎样 二 岗位说明书编写程序与要求 2 岗位职责与工作任务的编写c 岗位职责和工作任务编写要使用规范用语 规范化词语参考如下 制定和实施 组织实施 监督 控制 建立 领导建立 参与制定主持 推动 领导营造 主持召开 代表 协助 负责掌握和了解审批 监督控制 主持 检查 审核 完成 准备和递交 筹备保证 参与和配合 参与制定 负责制定 推动 工作 负责协调 及时了解和监督 督办 检查 草拟 承当 承担 策划或协助 负责联络 分析 办理 执行 进行 统筹管理 修订 负责指导 负责控制 搜集 配合 管理与看护 二 岗位说明书编写程序与要求 c 岗位职责和工作任务编写要使用规范用语 规范化用词参考如下 续前页 维持 安排 保持 根据 关注 汇总 主管监督 编制 拟定 受理 核实 协调 反馈 负责调查 分析 贯彻执行 洽谈 组织支持 控制 接受 准备 联系 抽检 抽查 负责建立 负责指导 负责协调 控制 编写 汇总 整理 培养 编制 落实 合理安排和调度 负责起草 改进 作好 按照 提高d 对工作中不断更新和变化的管理程序或软件专用术语或名词要用通用术语或名词替代 如 小闭环管理系统等 二 岗位说明书编写程序与要求 二 岗位说明书编写程序与要求 3 工作协作 接口 关系的编写a 外 部门 岗位 主要指与厂外相关部门 岗位密切的工作协作和业务 接口 的输入是什么 如 相关业务通知 指令 计划 任务书等 输出是什么 如 相关业务报告 报表 计划 总结等 b 内 部门 岗位 主要指与厂内相关部门 岗位的密切工作协作和业务 接口 的输出是什么 如 相关业务通知 计划等 或提交 传递的相关报告 报表 单 计划 总结等 输入是什么 接收的相关信息 计划 报告 报表等 4 过程绩效指标编写a 按照公司和二发厂绩效考核有关规定 根据岗位说明书描述的岗位任务的过程活动确定过程绩效考核指标 b 过程绩效考核指标应当与岗位要求员工履行的职责和任务相一致 且实际 有效 可测量 二 岗位说明书编写程序与要求 5 责任和权限的编写a 责任是指在履行岗位职责时对所产生的过失或失误应承担的责任 b 责任和权限的规定要与岗位职责确定的范围和工作内容相适应 不能超出岗位职责规定的内容 c 责任和权限的规定要与岗位承担的专业 业务相适应 不能超出岗位专业和业务范围 d 责任和权限描述切忌简单化和笼统化 应写明具体对什么事情承担责任和对什么有建议权和监督权 如 对采购产品价格有建议权 对工程质量有监督权 二 岗位说明书编写程序与要求 二 岗位说明书编写程序与要求 5 责任和权限的编写e 权力分析 包括三方面的权力 完成关键职责的权力 与相关部门横向业务关系而具有的权力 比如会签 审核 检查 考核等 纵向对人财物的管理权限 对下级人员管理 额度内的资金支配权 对相应物质调配权 e 业务权限和对下属管理权的编写参考 6 入职条件编写a 教育水平 是指满足岗位工作需要应具备的学识水平 具备的学历应与岗位专业和技术实际需求的知识水平相适应 教育水平填写要使用统一用语 如 正规大学本科学历 大学专科及以上学历 等 对学历的填写要慎重 充分考虑岗位工作任务所需知识的满足程度 不能对应在岗人员的教育水平填写 而降低标准 二 岗位说明书编写程序与要求 6 入职条件编写b 专业和技术 是指完成岗位工作任务所需的专业和技术及与岗位要求相适应的相关专业 技术职称 填写要统一用语 要求按国家统一规范填写专业名称 对某些岗位除应用本专业外 还需要了解和应用其他有关专业知识的 可填写XXX相关专业 二 岗位说明书编写程序与要求 6 入职条件编写c 岗位基础知识 是指完成岗位工作任务所需要的基础知识 通用的基础知识 重点是对计算机 外语的应用能力和水平的要求 不同岗位所需要的不同的岗位应用基础知识 如 专业外语 汽车及内燃机构造 机械制图 相关的法律法规 行业标准 安全环保知识 化学 金属材料及热处理 财务成本知识 等 二 岗位说明书编写程序与要求 6 入职条件编写d 岗位基础技能 是指完成岗位工作任务所需要的业务技能 如 APQP PFMEA SPC MSA 8D CAD等计算机专用软件 质量功能展开 QFD 文件编写 等 不同的岗位根据岗位技能需要 填写相应的应用技能 二 岗位说明书编写程序与要求 6 入职条件编写e 工作经验 是指从事岗位工作应具备的实践经验和能力 工作经验 填写要统一用语 如 从事XXX工作5年以上 具有丰富的XXX工作经验及相关业务岗位工作经验 从事XXX工作3年以上 具有较丰富的XXX工作经验 对工作经验的要求要与岗位需求及岗位等级相适应 二 岗位说明书编写程序与要求 6 入职条件编写f 培训经历 是指曾经过那些专业知识和业务培训 而不是指以后要通过哪些培训 填写对培训经历的要求应与岗位工作所需的技术 业务要求相适应 应填写岗位最直接需要的培训经历 二 岗位说明书编写程序与要求 6 入职条件编写f 工作能力 是指对完成岗位任务应具备的能力要求 对不同岗位的能力要求应根据岗位的工作性质 承担任务的重要程度 提出相应的能力要求 填写能力要求应使用统一规范的用语 能力的填写重点是对组织 协调 沟通能力 语言 口语演讲 文字写作能力 能力统一用语和标准见 入职条件界定标准说明 二 岗位说明书编写程序与要求 6 入职条件编写g 素质要求 是对上岗人员的思想素质 责任意识 敬业精神及身体素质等综合素质的要求 素质要求除对所有岗位都应有责任意识 敬业精神 职业道德及身体素质等普遍的要求外 对一些特殊岗位 要针对岗位工作性质提出应的要求 如 对有管理人 财 物 购 销等业务岗位应提出 廉洁自律 方面的要求 对有 执法 审批 考核权的岗位应有 坚持原则 的要求 入职条件填写见 入职条件界定标准说明 二 岗位说明书编写程序与要求 文件保存方式 要求每一个岗位保存为一个文件 文件名为 部门名称 岗位名称 例 综合管理部 行政管理室主任 岗位说明书 二 岗位说明书编写程序与要求 谢谢合作 2005 12