商务交际英语课程导学.ppt

主讲 刘世伟LiuShiwei 前程无限 远程教育 English CommunicationforColleges 商务交际英语 1 English CommunicationForColleges English CommunicationforCollege 商务交际英语 1 LearningGuidance商务交际英语 1 课程导学 教学目的 上页 商务交际英语 1 课程的教学目的 是通过学习有关商务活动的实用材料 使同学们熟悉并掌握主要的商务语言 以及这些商务语言的用法 进一步提高英语 听 说 读 写 译 五大基本功的能力 帮助大家能够在一般的商务活动中 基本做到正确地使用英语 掌握当代商务活动中的基本交际技能 进行成功的商务英语交流 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges 教学资源 上页 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges 商务交际英语 1 教材有两本 一是 商务交际英语 上册 主教材 二是 商务交际英语 上册 练习册 配套的教学媒体有一盘VCD 还有录像课 上下册共十二讲 教材特点 上页 第一 教学内容容易于阅读 第二 是涉及到了常用的商务交际的基本技能 第三 结构比较合理 第四 采用的标识色彩丰富 第五 教材中附有中文注释和中英文词汇表 在主教材后面的附录里 还附有总词汇表 第六 在主教材和练习册的后边 附有全部练习的答案 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges 教材内容 上页 Chapter1Communicatinginyourlife第一章日常生活中的交际Chapter2Communicatinginadiverseworkplace第二章多文化的工作环境中的交际Chapter3WritingwithStyle第三章写作技巧Chapter4WritingMemosandE mail第四章备忘录和电子邮件的写作Chapter5WritingLetterstoYourClientsandCustomers第五章写给客户和顾客的信函Chapter6WritingReports AComplexProcessMadeEasy第六章商务报告的写作 深入浅出的说明 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter1 Chapter4 LearningGuidanceforEnglishandCommunications 商务交际英语 1 导学 Chapter2 Chapter3 Chapter5 Chapter6 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter1 上页 第一章和第二章的教学内容 主要是对交际的认识和理解 第一章是日常生活中的交际 Communicatinginyourlife 其教学内容是 1 交际的重要性和它在你生活中扮演的角色 2 交流的参与方式 交流形式和交流障碍 3 电子交流 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter1 上页 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges 第一章的要点有 交际指的是发送和解读信息使信息得到理解的过程 有效交际在私人 学术和专业生活中都至关重要 交际的目的主要有五项 第一项是建立并增进信誉 第二项是说服对方 第三项是得到或共享信息 第四项是提高效率 最后一项是建立自尊 交际的过程包含五个成分 信息的发送者 信息本身 信息的接受者 反馈 和交流渠道 或方式 Chapter1 上页 交际渠道主要由发送和接收信息这两个方面选择决定 通常较重要的信息选择写 次之的可以说 而接受信息者只能是选择读或者听这两种方式 讲话语言和书面材料都要符合自己的身份 要使人能够接受 聆听的能力在人际关系中非常重要 信息发送者的三项主要责任是 1 对象分析 2 环境分析 3 鼓励并解释反馈 信息接受者也有相应的责任 那就是在交际过程中认真地读和听 以确切地理解信息 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter1 上页 交际的形式首先可以分为对外和对内两种 其次它可以分为正式和非正式两种 正式的又可以再细分为对上对下和平级之间的交际 另外 交际可以分为口头 书面和电子文本等形式 交际的障碍分为外部障碍和内部障碍 外部障碍是指来自信息发送者和接收者以外的障碍 内部障碍有人的性格 教育背景 经历 文化 地位 和偏见等 第一章的最后一部分是关于使用电子方式进行交际 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter2 上页 第二章的教学内容是进一步探讨在多文化的工作环境中的交际 Communicatinginadiverseworkplace 主要内容包括 1 国内外的文化差异 2 有效的跨文化交际 3 工作场所的其他文化多样性问题 4 在团队中有效地工作 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter2 上页 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges 第二章的要点有 由于文化的多样性 来自不同背景的人讲不同的语言 有不同的习惯 价值观 礼貌 观念 社会结构和决策行为 这实际上是对文化多样性的一个定义 全球性工作场所的出现有三个方面的情况 第一是跨国公司市场的多样性以及为这些市场供货的雇员队伍的文化多样性 第二种情况是在同一个工作场所中工作的工人可能来自许多不同的国家 第三是在21世纪 技术 尤其是互联网 将使更多的企业进入全球性的市场 从事跨国境业务的公司将有一个爆炸性的增加 Chapter2 上页 文化差异可能成为交流的障碍 因为它们妨碍或阻止思想或信息的有效交流 当来自不同文化的两个人进行交际的时候 不管是通过口头的 非言语的还是书面的方式 跨文化交际就发生了 要想进行有效的跨文化交际 首先要对交际和交际对象抱一个开放的态度 跨文化交际有四条指导原则 第一条是认识并接受文化差异 第二条是对来自不同文化的人们采取一种细腻的 理解的态度 不要笼统地 教条地对人 也就是要采取一种开放的态度 第三条是克服语言障碍 第四条是发出的信息要简单明了 商务交际英语 1 English communicationforColleges Chapter2 上页 教材中就跨文化交际的策略提出了8条建议 第一条是要适应对方 第二条是 如果不是正式讨论业务问题 讲话要慢一些 尽量使用较简单的词语 第三条是不要使用缩略语 俚语和行话 第四条是了解其他文化非言语交际的形式 第五条是使用辅助视觉手段 第六条是承认来自其他文化的人们对什么是恰当的有着不同的假设 第七条是使用幽默时要小心 最后一条是保持人与人之间的直接接触 商务交际英语 1 English CommunicationforCollege Chapter2 上页 教材就口头和书面的跨文化交际提出了14条具体的建议 1 要记住 多样性有很多层次和复杂性 包括一种文化之中不同的亚文化 2 除非直接涉及所谈内容 否则 不要使用有关国别 人种 宗教等词汇 因为这样会使人隔离 3 承认自己所不懂的东西 4 注意人们如何称呼他们自己 5 不要以面貌 姓名和团体取人 6 不要以高人一等的态度待人 7 对亲身听到的东西不要怀疑它的真实性 8 愿意改变自己的偏见 9 在写作时 多用事实 少下判断 10 在写作和谈话的时候 考虑是不是应删去某些提法和形容词 11 使用平行的称谓和词语 12 在使用 我们 这个词时要小心 13 避免使用判断性词语 14 写作时 请另一个人看一下你写的东西 因为他可能会有一个不同的视角 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter2 上页 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges 建设一个有效率的团队一般需要经过五个阶段 第一阶段 成员们相互了解 交换关于彼此以及关于团队任务的观点和信息 第二阶段 成员们开始工作 团队确立目标和任务 在这一阶段 每个成员可能会面临为团队目标而牺牲个人目标的冲突 第三阶段 成员确定或明确各自的角色和任务 团队对如何进行工作达成一致意见 每个人对一些特别的任务负责任 第四阶段 团队进行工作 成员通过妥协来处理不同意见 成员在完成各自和团队的任务中用各种方式分享信息 相互支持 公开的讨论和交换意见继续进行 第五阶段 团队建立自己的形象 作为团队而不是作为个人的集合 成员与团队取得认同 承诺为完成团队目标而努力 Chapter2 上页 成功团队需要各种不同人的功能 这包括 领导者 质疑者 实践者 思考者和支持者 高效的团队有如下的共同特征 成员有共同的愿景 共同为明确的 富于挑战性的目标工作 工作在相互支持的气氛中进行 有一个积极的团队认同感 每一个项目完成后都进行回顾 成员们从成功和失败中学习 成员都努力改进工作 团队稳定 成员们在一起工作了较长的时间 成员们能谈论他们之间的不同 构成高效团队的这一点是最困难的 需要最长的时间来培育 虚拟团队的成员不在同一场所工作 他们通过通讯技术共同为具体或长期项目工作 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter3 上页 第三章的题目是 WritingwithStyle 写作技巧 本章学习的主要内容是 1 对信息进行计划和组织 2 选词 3 写出强有力的句子 4 建造强有力的段落 5 编辑 修改和校对 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter3 上页 第三章的要点有 写作可能有5种不同的目的 1 增进良好的关系 2 告知 也就是传递信息 3 提出要求 4 记录在案 5 说服对方 其中 第一条是总括性的 不管具体目的是什么 都要做到这一条 下一步是确定中心思想 中心思想就是主题或是最重要的想法 支持信息包括能帮助对方理解并对他们有好处的 对中心思想进行解释 加强或提供根据的重要事实 要确保对方有为对你的意图做出反应所需要的全部信息 在对信息内容作调整的时候 设身处地为对方着想 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter3 上页 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges 在确定写作内容之后 下一个步骤是确定信息的安排次序 商务信函的安排次序大体说来有三种 直接的 间接的 和直接 间接的 直接法就是先给出中心意思 然后再给出支持信息 这有利于一开始就确立一种积极的口气 间接法就是先给出支持信息 然后再给出中心意思 带有负面信息的信函多采用这种方式 直接 间接的方法多用在既有正面信息又有负面信息的信函中 它是先用直接法给出正面信息 然后再用间接法给出负面信息 Chapter3 上页 选词强调两点 那就是客气和恰当 客气的词语要做到积极 周到和不带偏见 恰当的词语包括准确 入时和简明 写出强有力的句子强调两点 简明和具体 建造强有力的段落强调完整和清晰 商务交际信函可以只有一个段落 但通常都有起始 中间和结束段 起始段点出主题 它通常很短 占两到五行字 发展段提供各种信息支持中心思想 每段通常有4 8行 它的信息包括具体的事实和细节 理由 步骤或阶段 以及例证 结束段归纳中心思想 表达谢意 它与起始段一样 通常也很短 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter3 上页 完整的商务信函要包括必须的信息 就是所谓的五个W 也就是who人物 which事件 where地点 when时间和why原因 句式和段落要有变化 避免单调一律 简单句和复合句最好交错使用 运用过渡词语使句与句之间 段与段之间的关系合乎逻辑 教材第90页给出了有效校对的六种方法 一是在电脑屏幕上逐行往下校对 二是大声朗读 三是核对草稿 四是校对打印文件 五是逐行往后校对 六是两位校对员交叉核对 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges LEISURE ClassInterval Chapter4 上页 第四章的题目是 WritingMemosandE mail 备忘录和电子邮件的写作 主要内容是 1 内部文件的使用 2 设计与书写有效的内部文件 3 内部文件的滥用 4 会议文件的写作 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter4 上页 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges 第四章的要点有 内部文件是在组织内部使用的文件 备忘录和电子邮件是最常见的两种内部文件 现在 使用电子方式传送内部便函或备忘录变得越来越普遍了 备忘录的功能有 1 提供记录 2 提出建议 要求或政策说明 3 告知 4 增进良好关系 备忘录有一定的格式 抬头 Heading 通常包括四项 收件人 用To引出 发件人 用From引出 日期 用Date引出 题目 用Subject引出 通常不用完整句 而用短语 Chapter4 上页 备忘录的格式可以分为传统和简化两种 传统形式包括抬头 而简化形式则把抬头省去 备忘录尽量不要超过一页 备忘录和电子邮件的计划和组织有下面这四个步骤 1 确定目的 2 确定中心思想 3 确定支持信息 4 根据收信对象调整内容 在包含有好消息或通常请求的备忘录中最好使用直接顺序 也就是先给出中心思想 然后再给出支持信息 支持信息放在中心思想之前 这是间接顺序 常用在包含坏消息或企图说服收信人的备忘录中 它通常包括三个部分 1 中性开头 2 支持信息 3 中心思想 坏消息 中性开头不应当提出或暗示坏消息 但应介绍备忘录的题目 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter4 上页 备忘录和电子邮件的写作要点 一封备忘录只写一件事情 标题要简明 备忘录主体的语言要简单 有效 连贯 独成一体 使收信人不看标题也能容易看懂 使用表格或其他视觉辅助手段 在较长的备忘录中使用小标题 列举时使用顺序号 写好后进行校对 改正所有错误 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter4 上页 写作有效备忘录和电子邮件的注意事项 计划 已确定写作目的 已确定中心思想 已确定支持信息 已根据收信对象进行调整 组织 使用了合适的顺序 直接或间接 编辑 该备忘录只有一个中心思想 主题行简短 明了 备忘录主体独成一体 如果备忘录包含较多的数量信息 已使用了表格或视觉辅助手段 如果备忘录超过一页 已经使用了小标题 如果备忘录包含某过程的步骤或是一个清单 已使用了顺序号 已经进行校对 或是让一位同事帮助校对 改正拼写和其他错误 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter4 上页 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges 备忘录和电子邮件的方便有时候导致它们被滥用 电子邮件的书写往往过于急促 考虑不够仔细 内容 选词造句 校对都比较马虎 有时甚至使用粗鲁的语言 为避免此类问题 书写电子邮件备忘录也要和平常写信一样仔细 有关会议的交际文件包括会议通知 会议议程和会议记录 不是本章重点 Chapter5 上页 第五章的题目是 WritingLetterstoYourClientsandCustomers 给客户和顾客的信函 这一章的主要内容是 1 选择信函中各部分的次序和格式 2 书写含有中性和积极信息的信函 3 书写含有负面信息的信函 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter5 上页 这一章的要点包括 商务信函比备忘录来得正式 它向组织外的人士传达书面信息 它也被用来对组织内的雇员传达正式的书面信息 如果信函的中心思想是中性的信息或积极的信息 应当采用直接方式 假如信函的中心思想含有负面的信息 那就应当采用间接的方式 信函的标准组成部分包括 日期 收信人地址 称呼语 信函主体 结尾敬语 签名 和查询用的打字人姓名首字母 可选择的部分包括 具体收信人姓名 事由 签字部分的公司名称 附件 抄送 附笔 和第二页信头 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter5 上页 信函的格式 BusinessLetterFormats 商务信函的基本格式有 齐头式 改良齐头式 和简化齐头式 选择应基于收信人的喜好 齐头式是各行都从左边界开始 段落开始时也不缩进 改良齐头式除日期 结尾敬语和签名从页中开始之外 其他都从左边界开始 段落通常用双倍行距表示 因此也不缩进 简化齐头式省去称呼语和结尾敬语 常常使用邮件合并功能按格式信书写 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter5 上页 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges 信封的写法 信封上的姓名 职务 和地址必须与封内地址相同 如信写给公司而附有具体收信人姓名 把这一项写在公司名称下面一行 地址全用大写字母 省去标点 注明邮编 计划含有中性或积极信息的信函有四个步骤 1 确定目的 2 确定中心思想 3 确定支持信息 4 根据收信人的情况对内容做出调整 Chapter5 上页 含有中性或积极信息信函的核对清单 计划阶段 我是不是已经确定了写作的目的 我是不是已经确定了中心思想 我是不是已经确定了支持信息 我是不是已经根据收信人的背景和需要对中心思想和支持信息做了调整 写作阶段 我是不是在第一段的头两句中阐明主题 我是不是已经提供为对方满足我的要求所需要的所有支持信息 我是不是把支持信息放在主题之后 结尾是不是友好 礼貌 带有人情味 编辑阶段 语言是不是清楚 简明 口气是不是恰当 格式 语法 标点 和拼写是不是正确 第一段和最后一段是不是不超过四行 其他各段是不是不超过八行 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter5 上页 含有负面信息信函应使用间接顺序 即先给出细节或理由 使收信人对负面信息有所准备 间接顺序是 中性开头 给出负面消息的原由 表述或隐含负面信息 以积极的口气结尾 如有可能 提供另外一种选择既带有正面信息又带有负面信息的信函的构思阶段与其他信函相同 只是你需要传达两个信息 而不是一个 在组织这类信函时 使用带有负面信函的方式 但使用正面信息作为中性的开始 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter5 上页 有关含有负面信息信函的核对清单 构思阶段 我是不是已经确定了写作的目的 我是不是已经确定了中心思想 我是不是已经确定了支持信息 我是不是已经根据收信人的背景和需要对中心思想和支持信息做了调整 写作阶段 开始部分是不是是中性的 是不是介绍了主题 支持信息部分是不是集中于收信人能接受的负面信息的一两个理由 是不是使用了积极语言来传达负面信息 在传达负面信息时 是不是使用了 if 从句或被动语态 在传达负面信息时 是不是告诉了收信人能够做什么 而不是不能够做什么 结尾是不是礼貌 有帮助 结尾是不是在可能时 提供了另一种选择 不必抱歉 不要重复负面信息 编辑阶段 语言是不是清楚 简明 口气是不是恰当 格式 语法 标点 和拼写是不是正确 商务交际英语 1 Chapter6 上页 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges 第六章的题目是 WritingReports AComplexProcessMadeEasy 商务报告的写作 深入浅出的说明 这一章的内容包含三个部分 1 商务报告的构思 2 非正式商务报告的撰写 3 正式商务报告的撰写 Chapter6 上页 第六章的要点包括 报告是就某一特定情况或问题提供事实供某一特定人群考虑的文件 报告也是使经理人能够决策或解决问题的商务工具 报告可以根据文体 目的和格式进行分类 商务报告按文体可以分为正式和非正式两种 商务报告按目的可以分为信息和分析两类 商务报告构思的步骤是 1 确定问题 2 确定调研领域 3 确定范围 4 制订调研计划 5 确定初步提纲 6 收集资料 7 分析数据 得出结论 提出建议 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter6 上页 信息性报告的提纲可以按时间排序 按重要性排序 按逻辑顺序 分类排序 或按地区排序 分析性报告的提纲有两种 一是使用假设 另一种是使用几种可选择的方案 提纲格式可分为题目式和讨论式 题目式比较简单 只有字数很少的标题 讨论式则充分一些 分大小标题 这写起来稍微复杂一些 但更有帮助 如果报告是常规性的 或是你期待得到积极的回应 那就最好使用直接顺序 假如你预计会得到消极的回应 那就最好使用间接顺序 商务交际英语 1 English CommunicationforCollege Chapter6 上页 非正式报告通常采用比较带有人情味的风格 使用第一和第二人称 如果问题比较严重 也可采用比较不带人情味的风格 使用第三人称 显得比较客观 在报告中 过去的事情用过去时 还在进行中的事情用现在时 不要在同一段落里混用时态 以免使读者误解 非正式报告的格式可以像信函 备忘录或是手稿 采用哪种格式取决于阅读者以及报告的长短 不管采用哪种格式 非正式报告有三个主要成分 开头 引言 正文 调研结果和支持性细节 结尾 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Chapter6 上页 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges 正式报告比非正式报告更长 更复杂 因此需要更好的准备与构思 正式报告同样也有直接顺序和间接顺序之分 正式的信息类报告多采用直接顺序 可能得到积极回应的正式分析类报告也多采用直接顺序 假如你的正式分析类报告可能会得到负面的反应 或者是你需要说服阅读人接受你的中心思想 那就最好采用间接顺序 正式报告必须显得客观 不偏不倚 够专业水平 正式报告人情味少 不用第一和第二人称 注意力集中于事实 而不在人身上 Chapter6 上页 正式报告的组成部分有开始部分 本文和后续部分 标题页包括报告的标题 为谁 或哪家公司 而写 写作人姓名 和提交日期 这在内部报告中可以作为封面 如是对外报告 则用硬纸或塑料作封面 印上报告标题 写作人的姓名和时间 摘要是报告的一个提要 在报告很长的时候 它可以帮助读者迅速掌握其要点 其顺序应与报告本文相一致 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges ContactMe Tel 0731 82822679Mobile 13574870811QQ 945952030Email lswhnrtu Add 湖南省长沙市青园路168号湖南电大文法部PostCode 410004 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges Thankyouforyourattention 谢谢大家 商务交际英语 1 English CommunicationforColleges