商务交际英语1写作参考.ppt

Unit11 CompanyLogo No 1 把一篇MEMO改写成Letter写作要点1 A 信的必要要素部分包括 日期 信内地址 如有提供就要写 称呼语 正文 结束敬语 发出者签名 在原来的备忘录中是否都能找到相应信息和内容 把它们相应地标识出来 B 备忘录中FROM是发出者 TO是接收者 DATE是发出信息的日期 SUBJECT是发出信息的主题 即中心内容 注意 备忘录中不需要写称呼语 结束敬语和签名 但书信是必须写的 必须加上相应的内容 C 信的格式有多少种 每种格式是什么样子的 应该选用哪一种 信包括哪几个部分 3种 分别是齐头式 混合式和简单式 选用齐头式 题目要求的 CompanyLogo No 1 把一篇MEMO改写成Letter写作要点2 D 组织结构 ORDER DirectorIndirect 内容是日常工作的中性内容的来往信函 应该用Directorder Directorder在信中包括几部分 3部分 Mainidea Supportinginformation Goodwillclosing本身正文的写作顺序符合Directorder 不需要改动 E 语言措辞 只需要对原文的语言作一点改动 注意语言要简洁明了 注意任何情况下都要使用You attitude去写 即多考虑接收方的感受 以接收方为中心 注意 根据内容适当增减书信的要素 标点符号用openpunctuation 即省略没功能的标点符号 备忘录中提供了主题和打字人的姓名首字母 并且信中提及enclosestandardquoteform 信的最后要加enclosure May21 Mr DanielScottSalesManagerSoonCompany49PalmPlaceJacksonville FL3401 6741DearMr ScottLASERPRINTERPAPEROurcompanyhaspurchase6Printfastlaserprinters Wenowneedprinterpaperforusewiththeselaserprinters Pleasesendmepricequotesforbuyingonecase twocases andhigherquantities Foryourconvenience Iamenclosingourcompany sstandardquoteform Inaddition seeingsamplesofthepaperyourecommendwouldbehelpful Ifpossible IwouldliketoreceivethesesamplesandquotesbyMonday Thankyouforyourhelp YourssincerelyAngelaGrayPurchasingManagervcEnclosure No 1写作参考 注意 英文地址从小地点写到大地点 并且每换一个地点必须换行 全部大写表示此为主题SUBJECT的内容 CompanyLogo No 2 Memo写作要点 格式 A MEMO的格式有多少种 每种格式是什么样子的 应该选用哪一种 2种 分别是传统式和简单式 应该选用传统式好一些 传统式的MEMO包括两部分 HEADING 包括TO FROM DATE SUBJECT 和BODY 不需要写称呼语 结束敬语和签名 B 组织结构 ORDER DirectorIndirect 这是一篇关于对公司将购买文字处理软件的挑选汇报 是日常工作的报告 中性的 应该用Directorder Directorder是什么样子的 先写Mainidea 再写Supportinginformation 最后是Goodwillclosing CompanyLogo No 2 Memo写作要点 内容 A Mainidea TheQuick ClickProcessingSoftwareisselected B Supportinginformation 1 Function powerfullessthanotherword processingsoftwarepackagesb withsitelicense everyoneinthecompanycanusethesoftware noneedtobuymorecopiesofsoftware C Goodwillclosing 写作参考 MEMOTO Mr BobJill ManagingDirectorFROM WendyZeng 自编一个名字 Word processingDepartmentDATE Dec 20th 2009 自编一个日期 SUBJECT SelectionofQuick ClickProcessingSoftwareAswepreviouslydiscussed anewword processingsoftwareisneededforthedepartment ThesoftwareIhaveselectedisQuick ClickProcessingSoftware awell knownpackage Imadethischoiceforthreereasons 1 Itisverypowerful Itconcludesmanyfunctionsweneed 2 Itisthemostuser friendlysoftwareforthetypeofworkwedo Itiseasytouse 3 Itcosts 15000 lessthantheamountallocatedinthebudgetand 3000lessthanotherword processingpackages What smore withthesitelicensethatwewillbuyforourcompany everyoneinthecompanycanlegallyusethispackage Consequently wedon thavetobuyacopyofthesoftwareforeachother Thankyou Mr Jill foryourhelpingettingusthefundsforthisimprovement Thisnewsoftwarepackagewillimproveourproductivitygreatly CompanyLogo No 3 Letter写作要点 信的格式有多少种 每种格式是什么样子的 应该选用哪一种 信包括哪几个部分 3种 分别是齐头式 混合式和简单式 选用齐头式或混合式显得正式一些 信的部分包括 日期 信内地址 如有提供就要写 称呼语 正文 结束敬语 签名 组织结构 这是一篇拒绝别人请求的负面信息信函 应该用Indirectorder Indirectorder包括4部分 Neutralbeginning Supportinginformation Provideconvincingreasons Mainidea Statethenegativenews Goodwillclosing Providealternatives 内容要点 1 AndrewBanaskedfornamesandaddressesof100ofyourstockholders 2 AndrewBan srequestwillbedeniedbecauseofthecurrentprivacylawsandthelawsuitsthatfollowed 3 ProvideotherhelpstoAndrewBan CompanyLogo No 3 Letter写作要点 E 语言要点 1 开头要提到这封回信是关于何事的 但要保持中性 不能表现出答应还是拒绝 2 语气要保持积极 不能出现任何消极的词语 也就是否定词 因此写MAINIDEA时 即使是拒绝的也不要出现否定词 可以用 IF引导的虚拟语气从句 用被动语态 或强调能做到的 不要强调不能做到的 写作参考 Dec 20th 如没特指日期 可写考试当天的日期或任一个日期 Mr AndrewBan567NorthRoadBrandwaystreet GD510000DearMr BanYourrequestforthenamesandaddressesofourstockholderstodotheresearchisbroughttomyattention 中性开头 不好不坏 但提及相关的事情是什么 CompanyLogo No 3 Letter写作参考 Asyouknowthat thecurrentprivacylawsandthepossibilityoflawsuitsareimplementedtoprotecteveryone sprivateinformation Theprivateinformationincludesaperson snameandaddress Ifwecouldlegallyprovidethenamesandaddressesofourstockholders wewould Unfortunately theprivacylawshaveseverelyrestrictedevenourresearch Otherwise wewouldbreakthelawandgetpunishment However Mr Ban wewilltrytohelpyou Ifyouwanttodoasurveyamongthestockholders pleasesendthecoverlettersandquestionnairestous Wewillrandomlyselect100stockholdersandtransferthelettersandquestionnairestothemforyou YourssincerelyWendyZeng 如没提供姓名 可以自己编一个 VicePresidentofCommunication No 4Sentencevariety Electronicallypreparedlettersareacommonpartoftoday ssociety Infact theyprovideamajorchallengeforcommunicatorswhostrivetomakethesecommunicationssuccessful Fortunately theskillsneededtoprepareelectroniclettersarethesameasthoseneededtopreparetraditionalcommunications CompanyLogo