公文基础知识与办文实务操作县区篇ppt课件

公文基础知识与办文实务操作 1 第一部分公文概述 一 公文的概念公文 是 公务文书 的简称 是随着国家 文字的出现 随着社会发展而逐步产生的 是人类社会发展到一定阶段的产物 由两大要素组成 一是 公 指公务活动 即公文的内容 二是 文 指文字 即公文的形式 二者缺一不可 党政机关公文 是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况的重要工具 2 二 公文的分类 常用的公文分类方法主要有以下五种 一 按公文作者的性质分1 指挥性公文 如决议 决定 命令 令 意见 通知 批复等 2 知照性公文 如公报 公告 通告 通报 函等 3 报告性公文 如报告 请示 意见 议案等 4 法规性公文 如条例 规定 细则 办法 章程等 5 纪录性公文 如纪要等 3 二 按公文的行文方向分 可分为上行文 下行文 平行文 1 上行文 指下级机关向上级机关报送的公文 如请示 报告 意见等 2 下行文 指上级机关向所属下级机关的行文 如命令 令 决定 决议 通知 通报等 3 平行文 指同级机关或不相隶属机关之间的行文 如函等 通知 纪要有时也作为平行文 4 三 按公文的时限要求分 可分为特提 特急 加急 平急公文四种1 特提公文 指内容特别紧急 有时限要求 必须随到随时优先迅速传递办理的公文 要求传递办理速度越快越好 但要 快中求准 2 特急公文 指内容紧急 必须打破常规优先传递办理的公文 正常情况下应在2天内办理完毕 3 加急公文 指内容比较紧急 在常规中优先传递办理的公文 正常情况下应在4天内办理完毕 4 平急公文 指没有特殊的时间要求 可按工作常规传递办理的公文 正常情况下应在6天内办理完毕 随着社会的发展 对公文办理的时效要求越来越高 即使是平急的公文 我们也要求随到随办 以提高办文效率 5 四 按公文内容的密级程度分 可分为绝密公文 机密公文 秘密公文 内部公文及公开发布公文 绝密 机密 秘密公文是指内容涉及党和国家的秘密 需要控制知密范围和知密对象的公文 公文的密级越高 传达 阅办 保管要求也越严 按 保密法 规定 公文内容泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的 应定为 绝密 公文内容泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的 应定为 机密 公文内容使国家安全和利益遭受损害的 应定为 秘密 公文密级划分一定要慎重 准确 恰当 6 密级公文应当标示保密期限 按国家保密期限规定 凡未标保密期限的国家秘密事项 秘密级事项按10年认定 机密级事项按20年认定 绝密级事项按30年认定 保密期限在一年及一年以上的 以年计 在一年以内的 按月计 密级公文要解密的应当履行解密手续 但解密的公文未必就能公开 公开密级公文一定要解密 内部文件虽未标密 处理过程中也应注意保密 没有公开发布又未标密的公文按内部公文管理 公开发布的公文指有些需要通过新闻媒体等传播工具向社会公布周知的公文 也应内外有别 把握传播时机 公开发布公文 须经发文机关批准 经批准公开发布的公文 同发文机关正式印发的公文具有同等效力 7 五 按公文的使用范围分 1 通用公文 即各级党政机关 人民团体 企事业单位目前普遍使用的公文 2 普发公文 指有特定版头 固定发送范围的下行文 如通知 通报 意见等 3 单发公文 指只针对某一机关所发的公文 只需要主送一个机关 4 专用公文 指在一定业务范围内 按特殊需要而专门使用的公文 包括外交公文 司法公文 军事公文等 5 内部公文 指党政机关 社会团体及企事业单位内部使用的文件 6 公布公文 指向社会公开传达或通过新闻媒体公开宣布的公文 如公告 通告 命令 通知等 7 交际公文 指各种社交礼仪活动中使用的公文 如邀请书 请柬 感谢信 慰问信 贺信 电 欢迎 送 词 祝词 讣告 悼词 唁电 函 等 8 二 常用公文文种介绍 一 决议 指党政领导就重要决策事 经过会议讨论通过而发布的要求贯彻执行的文件 是重要的指导性公文 党政机关 人民团体对于某些重要决策事项经过法定会议讨论通过 并正式公布 要求有关单位和人员贯彻执行 具有法规性 指导性的公文文种 目前 决议多用于比较重大的会议通过和批准的事项 如党的重要会议 人民代表大会通过的决议等 二 决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 是党政机关 社会团体或企事业单位都可以使用的文种 是典型的下行文 9 三 命令 令 是国家权力机关 行政机关 军事机关及其负责人颁布的具有强制执行性质的领导性 指挥性下行公文 四 意见 是上级领导机关或主管部门针对当前即将进行的主要工作和亟待解决的重大问题 提出原则性的要求和具体的处理办法 并直接发至下级机关或转发到有关部门遵照执行的一种具有指示作用的公文 或下级机关向上级机关就有关工作 事项提出建议 或平行机关就某项工作 事项提出意见 如 中共江西省委江西省人民政府关于实施和谐秀美乡村建设工程的若干意见 10 五 通知 是上级机关批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项及任免人员时使用的一种公文文种 通知是运用范围最广 使用频率最高的一个文种 六 通报 是党政机关 社会团体 企事业单位和部门用以表彰先进 批评错误 传达重要精神或交流重要情况时使用的一种公文文种 是一种比较灵活 使用频率颇高的文种 七 公报 是党政机关和人民团体公开发布重要决定和重大事件消息的新闻性公文和法定文种 公报作为党的机关公文时 主要是党的中央机关用于发布重要决策 如 中国共产党第十七届中央委员会第六次全体会议公报 公报作为行政公文使用的情况 主要是国家和政府用以通报外国元首或政府首脑来访时的情况以及双方形成的共识 11 八 公告 是适用于向国内外宣布重要事项或法定事项的公文 是国家和政府的重要文告 九 通告 是国家机关 社会组织 企事业单位在一定范围内向社会公众或有关单位 人员公布应当遵守或周知事项的知照性公文 通告同时兼具执行性和周知性 但从性质上看 属于周知性文种的成分要多一些 十 报告 是下级机关或部门 企事业单位用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或建议 以及下级机关回复上级机关询问的一种上行公文 它是上级机关制定方针政策 指导工作的重要依据 也是下级机关取得上级对本级机关工作的支持 指导的重要途径 12 十一 请示 是下级机关向上级机关或业务主管机关请示某项工作中的问题 明确某项政策界限 审核批准某事项时使用的请求性的上行公文 凡是下级机关遇有涉及方针政策等方面的重大问题 必须请上级机关审核批准时 下级机关在工作中遇到无法解决的困难 需要上级机关帮助解决时 下级机关对现行方针政策 法规等有疑问 需要上级予以解答说明时或者下级机关因重大问题有意见分歧 需上级机关裁决时 总之 下级机关无权决定 无力解决而确需上级机关给予明确指示 批准或帮助的事项 都应该以请示文种行文 十二 批复 主要用于上级机关答复下级机关 单位的请示事项 它与请示公文相对应 应下级机关单位的请求而发 批复的主送机关就是请示的发文机关 批复的事项也就是请示的事项 13 十三 议案 是各级人民政府依照法律程序 向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的一种例行公文 十四 纪要 是记载和传达会议情况与议定事项时使用的公文文种 会议纪要通过记载会议基本情况 会议成果 会议议定事项 综合概括地反映会议精神 以便与会者统一认识 回本单位后全面如实地进行传达 会议纪要对与会机关 单位而言 是开展工作的依据 要求共同遵守 执行 同时 下级给上级机关的会议纪要往往不定期能起到反映情况 汇报工作的作用 下发给下级机关的会议纪要 往往具有统一认识 指导工作的作用 抄送给平行机关或不相隶属机关的会议纪要 则能起到交流信息 沟通情况 知照事项的作用 14 十五 会议记录 是一种在会议中记录人员把会议的基本情况 时间 地点 出席人员 主持人 讨论的主题 研究和讨论的问题 报告 发言的内容 形成的决议等如实记录下来成为书面材料的一种公务文书 十六 大事记 是党政机关 社会团体 企事业单位 按照时间顺序进行如实记载本地区 本单位的重要活动或重大事件的一种记录性文书 十七 电话记录 是记录有关公务活动的电话内容的一种事务文书 除了一般的事务性联系之外 凡内容比较重要的电话应当由通话人作出记录 以备日后查考 对于这种电话记录应当看作是机关收发文件的一种 按照它的工作内容与其他收发文件一起整理保存 15 十八 简报 是党政机关 企事业单位 社会团体为及时反映情况 汇报工作 交流经验 揭示问题而编发的一种内部交流材料 第二部分 公文格式 公文纸张 A4型纸 210mm 297mm 公文版心 156mm 225mm 22行 每行28字 公文构成 版头 主体 版记和页码 16 17 一 版头部分 18 19 一 份号位置 版心第1行 左起顶格编排 字体 3号阿拉伯数字 一般6位 包括虚位号 二 密级和保密期限位置 版心第2行 左起顶格编排 字体 3号黑体 保密期限数字用阿拉伯数字 三 紧急程度位置 版心左上角 顶格编排 字体 3号黑体 四 发文机关标志位置 左右居中 上边缘至版心上边缘为35mm 字体 红色 推荐用小标宋 20 五 发文字号 在发文机关标识下空2行 下行文居中 上行文的居左空一个字符标注 用3号仿宋 年份 发文顺序号用3号阿拉伯数字 六 签发人 一般只有上行文才标注签发人 签发人 三字为3号仿宋 签发人的姓名用3号楷体 21 二 主体部分 22 23 一 标题位置 首页红色分隔线下空2行 字体 2号小标宋 WORD 推荐2号宋体加粗 排列 一行的排列 两行的排列 多行的排列 结构 发文机关 关于 事由 的 文种 标点的使用 二 主送机关位置 标题下空1行 左起顶格 回行顶格 字体 3号仿宋 标点的使用 主送机关名称之间用逗号 实践中也常用顿号 分开 最后一个名称后标全角冒号 24 三 正文位置 主送机关下行编排 每自然段左空2字 回行顶格 字体 用3号仿宋体 正文如有多个层次 小标题可用不同字体区别 如 第1层 用 一 二 三 等引出 小标题用3号黑体字 第2层 用 一 二 三 等引出 小标题用3号楷体字 第3层 用 1 2 3 等引出 小标题一般用3号仿宋字 第4层 用 1 2 3 等引出 小标题一般也用3号仿宋字 特别要求 首页见正文 首个盖章页有正文 25 四 附件说明位置 正文下空1行 左空2字 标注 附件 二字 再标全角冒号 附件序号 附件名称 字体 3号仿宋 附件序号用3号阿拉伯数字 26 五 发文机关署名 六 成文日期 七 印章 酌量下空4 5行 右空4字排成文日期 以成文日期中线为准 在上居中编排发文机关署名 印章端正 居中下压发文机关署名和成文期 并使发文机关署名居印章偏下位置 印章顶端上距正文 或附件说明 1行之内 27 28 29 只标署名和日期 不盖印章署名在正文 或附件说明 下空1行 要空1行 日期在署名下行 不要空1行 比署名右空2字 署名长于成文日期 成文日期长于署名 30 八 附注位置 成文日期下行 不要空1行 左空2字 字体 三号仿宋 加圆括号 31 九 附件 附件另起一面编排 置于版记之前 附件 2字和附件序号用3号黑体字 在版心第1行左起顶格编排 附件标题自版心第3行起居中编排 附件正文同公文正文格式一样 32 三 版记部分 33 一 抄送机关位置 在印发机关和印发日期上面 左空1字编排 抄送 2字 后加全角冒号和抄送机关名称 右空1字回行 回行时首字与第一个抄送机关名称的首字对齐 抄送机关之间用逗号隔开 最后一个抄送机关名称后标句号 字体 4号仿宋 二 印发机关和印发日期位置 尾页末条分隔线之上 印发机关左空1字 印发日期右空1字 后加 印发 2字 字体 4号仿宋 34 四 页码位置 在版心下边缘线之下 单页码右空1字 双页码左空1字 页码左右各放1条 一字线 此线上距版心下边缘7mm 字体 用4号半角 宋体阿拉伯数字 35 第三部分 行文规则一 普遍适用规则 一 行文应当确有必要 包括主送和抄送 二 根据隶属关系和职权行文 行文多在上下级之间进行 领导和业务指导 有特定职权的机关可在该职权范围内 用 通知 向相关平级单位行文 任何机关可用 函 与无隶属关系的单位联系商洽工作 三 一机关向另一机关行文 机关行文三种方式 1 以机关的名义发文 加盖该机关的印章 2 以机关办公室的名义发文 加盖办公室的印章 3 以政府行政首长代表机关签署发文 36 由此推导 机关的负责人无权以个人名义对外行文 除办公室外 机关内部处室无权对外行文 机关不得向个人行文 四 逐级行文 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 可向下多级行文 但不得向上多级行文 二 向上行文规则 一 上行文原则上主送一个上级机关 二 上行文不抄送下级机关 但根据需要可抄送相关上级和同级机关 三 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 37 四 请示应当一文一事 五 下级机关的请示事项 如需要以本机关名义向上级机关请示 本机关应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 六 党委 政府部门向上级主管部门报送请示 报告时 重大事项应经本级党委 政府同意或授权后才能报送 属于部门职权范围内的事项则应直接报送 三 向下行文规则 一 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文 其他部门和 38 单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 二 需经政府审批的具体事项 经政府同意后可由政府职能部门行文 文中须注明已经政府同意 三 党委 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委 政府的相关部门行文 四 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未能协调一致 不得向下行文 四 联合行文规则 一 各联署机关行政层级相当 且有共同管理的事项或者有关联的事项 二 明确主办机关 主办机关一般排列在前 39 三 联合行文方式主要有 同级党委 政府可以联合行文 同级党委 政府的部门之间可以联合行文 同级党委 政府的部门与同级军事机关的部门 人民团体机关 有行政管理职能的事业单位之间可以联合行文 同级党委 政府与上级党委 政府的部门可以联合行文 五 印发批转规则 一 印发 转发和批转类公文 标题中应杜绝介词 关于 和文种 通知 的重复 二 印发 转发和批转法规性文件加书名号 其他被印转的文件 材料 在标题中均不加书名号 40 三 公文标题中一般只能出现一个文种 但转发和批转的通知 不包括印发类通知 其标题中可有两个文种 关于印发 决定的通知 正确的是 关于 的决定 或 关于印发 的通知 关于我省新建两个机场的请示报告 正确的是 关于我省新建两个机场的请示 或 关于我省新建两个机场的报告 江西省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于促进房地产市场健康发展若干意见的通知 四 被印发 转发和批转的文件 材料 不是附件 五 被转发和批转的文件 经处理以后 只保留了原文件的标题 正文 成文机关 成文日期 六 被印发 转发和批转的文件 材料 应置于版记前 41 国务院关于 的通知国务院关于 的意见 省政府转发省政府关于转发国务院关于 的通知的通知省政府关于转发国务院关于 的意见的通知 设区市政府再转发市政府关于转发省政府关于转发国务院关于 的通知的通知的通知市政府关于转发省政府关于转发国务院关于 的意见的通知的通知 42 43 44 第四部分公文办理 一 收文办理 一 签收 登记 所有来文必须由单位的办公室或秘书科统一收文分办 办公室或秘书科明确专人负责收文后应加盖收文处理章 列明收文日期 进行编号 登记 分办 并做好交接登记 对未经办公室或秘书科签收的公文 其它科 室 不得直接办理 因特殊原因领导已签署意见的 相关科 室 也应及时送办公室或秘书科补办签收登记手续 45 二 承办 传阅 主办科 室 应在来文上附 公文处理单 按程序呈签 当日来文当日办理 1 上级或平级单位来文 上级来文由办公室或秘书科根据公文内容 要求和工作需要提出拟办或传阅意见 阅知性公文应根据传阅范围按顺序呈阅 如遇呈阅领导不在 也可越过顺序传阅 为加快文件传阅速度 办公室或秘书科应加快公文传送时效 及时提醒领导加强催办工作 46 批办性公文应提出具体拟办意见呈单位领导审阅 领导的批示意见应做好登记 并明确相关科 室 承办落实 需转部门 单位 办理的 由承办科 室 负责转办 转办各环节应做好登记 并明确办理要求和时限 有办理时限要求或需承办科 室 反馈情况的紧急公文 应在领导传阅的同时复印给承办科 室 提前做好有关准备工作 2 下级来文 由办公室或秘书科收文后根据来文内容和要求归口分发给有关科 室 办理 联合行文的按主办部门归口分发有关科 室 47 公文内容涉及其他口业务 单位分管领导认为需请相关领导会签的 由主办科 室 转相关科 室 呈送会签 公文其中涉及机构 人事 编制 财税 经费等重要内容的公文 必须呈送单位分管领导和主要领导审签 需转其它部门单位办理或征求意见的公文 承办科 室 提出拟办意见经分管领导同意后 予以转办 并明确办理要求和时限 反馈意见由转办科 室 按程序呈办 需以单位或单位办公室 秘书科 名义发文的 主办科 室 应负责拟稿 请下属单位代拟稿的 主办科 室 应认真把关 按发文程序呈签 48 三 催办 答复 公文办理过程中 承办科 室 和人员要负责跟踪催办 公文办结后 应将办理结果及时答复来文单位 并根据需要告知相关单位 呈领导同志批阅的公文 承办科 室 应根据公文的紧急程度和办理时限要求及时提醒领导同志批阅 领导同志批阅后的公文 要按照 谁送退谁 的原则及时退文 不得横传 以免泄密或丢失 转下属部门或单位办理的公文 应及时了解掌握公文的办理进展情况 由承办科 室 负责催办 督办 在规定时限内办结 并向批办领导报告结果 49 四 立卷 归档 公文办结后 主办科 室 应将能反映公文办理全过程的原件整理立卷 统一交办公室或秘书科归档 五 不规范来文的处理 对收到的公文 办公室 秘书科或承办的科 室 要进行初审 经初审属下列情况之一的不规范来文 应及时退回来文单位并说明原因 提出退文意见 一般要由承办科 室 主要负责人审核批准后退文 重要的公文须经分管领导 批准后退文 1 公文有不符合党的方针 政策和国家法律 法规及其它有关规定的 2 按照各部门单位 三定 规定 不属于本部门单位职权范围内事项 要求代办代转的 3 公文内容涉及其它部门单位职权范围的 主办部门未事先与有关部门协调 会签或经协商意见仍有分歧 需要进一步协调的 50 4 未经单位领导同意以机关或单位名义向领导个人报送 报告 请示 和 意见 或 报告 和 意见 中夹带请示事项的 请示 中一文数事的 主送多个机关的 越级向本部门单位请示一般事项的 5 公文有关附件及其材料不全的 或反映问题模糊 提出的要求含混不清的 6 公文文种使用不当的 公文格式不规范 不准确的 公文文面字迹模糊不清 难以辨认的 51 二 发文办理 一 办理程序 1 拟稿 单位制发公文 按业务归口由相关科 室 负责拟稿 或下属单位代拟稿 遇有分工交叉的由主办科 室 牵头 会同有关科 室 共同拟稿 拟制紧急公文 应确定紧急程度 拟制秘级公文 应按规定确定密级和保密期限 公文涉及其他部门单位职权范围内的事项 必须认真征求意见和进行必要的协调 力求达成一致 未能统一意见的事项 应把不同意见如实写清楚 报分管领导审定 52 2 初审 各科 室 拟定的文稿 由该科 室 主要负责人初审 下属部门单位代拟的公文 拟文单位主要负责人应签署明确意见 送主办科 室 初审并誊正 主办科 室 在文稿呈签前应按照公文格式进行规范修改 附单位发文单 按要求填写文件标题 拟稿单位及拟稿人 承办科室 拟办意见 建议密级和紧急程度等内容 并经主办科 室 负责人签名后送签 各科 室 主要负责人为公文办理第一责任人 应切实把好协调会签关 内容和文字审核关 其责任贯穿办文全过程 3 审核 本部门单位的办公室或秘书科应负责做好发文的审核把关 53 4 签发 签发权限和程序 1 以部门或单位名义发文 主办科 室 拟办 分管领导 审签 主要领导 签发 2 属于部门或单位工作范畴 以部门或单位办公室名义发文 主办科 室 拟办 分管领导 签发或审签 主要领导 签发 3 属于部门或单位办公室自身工作范畴 以部门或单位办公室名义发文 主办科 室 拟办 办公室主任 审核 分管领导 签发 4 需要会签的按公文会签程序办理 54 5 为避免一文数签 领导在公文收文处理单上已签署了明确意见的 发文文稿经办公室主任或秘书科长审核把关后即予印发 签发人为领导 如发文文稿与已定原则有出入的 须请示签发人后再予印发 55 5 复核 公文承办科 室 应将已签发文件交办公室或秘书科复核 办公室或秘书科负责对文件的审批手续 文种 公文体例格式 密级和紧急程度等进行复核 规范 发现不妥之处 应及时向承办科 室 提出修改或处理意见 呈签发领导或分管领导审定后再办理 文件发送范围 紧急程度 密级和保密期限由承办科 室 提出 办公室或秘书科负责规范 复核后的公文由办公室或秘书科确定发文字号 印制份数 并进行登记 6 校对 由承办科 室 在文件正式付印前负责对发文清样进行校对 并在 发文稿纸 校对栏内签校核人姓名和日期 对校对内容负责 56 7 印制 印制好的公文须由办公室或秘书科印章管理人员确认无误后用印 规范套印章文件的印制管理 印刷章应等同于实物印章管理 套印章文件需经秘书处印章管理人员审核后再交付公文承办科 室 分发 8 立卷 归档 公文印制分发后 承办科 室 应将能够反映整个成文过程的原稿及正式公文一式3份一并交办公室或秘书科立卷 归档 57 二 几种重要公文的办理程序 1 以县委 县政府及两办发文办理程序 1 由县政府办主办的 主办科 室 拟稿 审核 规范 分管副主任 审核 拟办 办公厅主任 审核或审签 分管副县长 审签 县长 审签 送县委办 县委领导会签 县委办秘书核稿 印制 公文办理全程由主办科 室 负责 2 由县委办公主办的 办公室秘书科收文 办公室分管政务副主任 拟办 办公厅主任 分管副县长 审核或审签 县长 审签 反馈县委办 在县政府办会签全过程由秘书科负责 58 三 拟发公文的要求 以县政府和县政府办名义拟发的公文 除应遵循一般的公文行文规则外 还应遵循以下原则 1 以县政府或县政府办名义向市政府或市政府办行文 要加强公文拟制过程中征求意见 沟通协调等工作 具体按照 江西省人民政府办公厅关于加强公文拟制过程中征求意见 沟通协调等工作的通知 赣府厅字 2012 147号 要求执行 2 以县政府名义发文 必须是关系全局的重大问题和依照法律 法规等规定必须由市政府发文的事项 3 县政府各部门 县直及驻县各单位要求县政府批转的报告 请示 等 除特别重要事项外 一般均以县政府办公室名义批转 59 4 县政府专项性工作通知等 原则上均以市政府办公室名义发文 5 凡属县政府各部门 县直及驻县各单位职权范围内的事项 由其直接发文 涉及几个部门的 由有关部门联合行文 文内需冠 经县人民政府同意 字样的 必须报县长或分管副县长阅批同意 文内需冠 经县人民政府研究 字样的 须是原则上已经明确或经县政府会议讨论确定的事项 6 县政府常务会议议定事项需批复或抄告有关单位的 由县政府办公室在会议纪要签发后2个工作日内办结 可用口头 电话等形式答复和协商解决的事项 不予发文 7 因工作需要写入县政府公文的单位和人员 一般应是副科级以上 需写入县政府办公室公文的单位和人员 一般应是副股级以上 8 县政府 县政府办公厅所发公文的体例格式按 党政机关公文格式 GB T9704 2012 国家标准执行 60 四 公文分发 1 分发立户范围 各级各类部门单位应有固定通行的公文分发立户范围 2 县政府及办公室公文通过电子公文传输系统接收 上报公文 有条件的县 市 区 应建立覆盖下一级的电子公文传输系统 3 对于无法通过电子公文传输系统传递公文的 由承办处 室 通过公文交换站或邮寄等有效送达方式分发纸质公文 纸质公文印制完成后 由承办处 室 在2个工作日内分发完毕 须寄发的应当天交办当天寄发 紧急公文即办即发 61 三 公文办理要求 一 公文办理实行主办负责制 谁承办 谁负责 谁分管 谁把关 一级对一级负责 公文办理实行全程登记制 承办科 室 要认真履行职责 提高办文质量 加速公文运转效率 原则上同一程序办理时间不得超过半个工作日 规范公文交接手续 交接双方要签字 交接时间要注明年月日和具体时刻 二 公文办理实行分工合作制 杜绝人走文停的现象发生 三 下班后及休息日收到的紧急公文 由总值班室值班人员及时联系秘书科通知相关科 室 办理并做好记录 62 承办科 室 须在上班后将有领导签批意见的原件及办理结果转秘书科存档 四 公文办理应做到紧急公文跟踪催办 重要公文重点催办 一般公文定期催办 公文从签收之日起 不需征求意见的一般在3个工作日内办结 需征求意见的一般在10个工作日内办结 转有关部门提出意见的时间一般不得超过5个工作日 提交市政府会议讨论的重大事项一般30个工作日内办结回复 发文办理的时限要求为 公文校核2个工作日 普发性公文印制2个工作日 非普发性公文印制1个工作日 急件随时办理 63 五 对有具体请示事项的公文 签批人应当明确签署意见 姓名和签批日期 签批人圈阅视为同意 没有具体请示事项的 圈阅表示已阅知 审核修改 审签公文必须用毛笔 钢笔或专用签字笔 不得使用铅笔 圆珠笔 八 需要通过媒体或其它形式对外宣传的公文 须经办公室主任审核后 报本单位分管领导审批 特别重要公文须经单位主要领导审批 九 严格执行公文保密制度 各科 室 必须安排专人负责公文呈送 办理 公文办结前 不得对外透露运转情况 不得交非本单位人员办理公文 本单位领导签批的意见 不得复印或对外 64 查询 确因工作需要的 须征得签批人和办公室主任 或秘书科长 同意 四 公文类型及其适用范围 一 发 类文件 如九府发 文种用决定 意见 通知 1 适用于转发上级政府的重要公文 文种用通知 2 适用于涉及改革 发展 稳定方面重大决策 措施以及发布指导全局工作的重要公文 文种用决定 通知或意见 3 适用于批转政府部门事关重大或涉及全局性重要工作意见 建议等内容的公文 文种用通知 65 三 文 字类文件 如九府文 文种用请示 报告 意见 议案 函 1 适用于向上级部门或单位请求指示或批准 解决有关事项等内容的公文 文种用请示 2 适用于向上级部门或单位汇报工作 反映情况 提出意见或建议等内容的公文 文种用报告或意见 3 适用于按照法律程序向人大常委会提请审议的地方性法规草案以及人事任免事项等内容的公文 文种用议案 4 适用于本级政府向上级政府部门单位请求解决有关事项 以及不相隶属机关 平级机关之间商洽工作 请求批准 询问和答复问题的公文 文种一般用函 66 四 字 字类文件 如九府字 文种用通知 通报 批复 决定 1 适用于成立机构和有关人事任免 单位领导分工 表彰先进 传达重大情况 批评错误等内容的公文 文种用通知 通报或决定 2 适用于答复下级机关单位请示事项等内容的公文 文种用批复 五 办发 类文件 如九府厅发 文种用意见 通知 适用于经本部门批准 以本部门办公室名义布置工作 转发下级部门的工作意见 建议 转发上级部门办公室的重要文件等公文 67 八 办文 类文件 如九府厅文 文种用请示 报告 意见 适用于以本单位办公室名义向上级单位办公室及有关方面报告情况 提出意见或请求批准事项等方面的公文 文种用报告 意见或请示 九 办字 类文件 如九府厅字 文种用通知 通报 函 1 适用于经本单位批准或研究同意 以本单位办公室名义传达本单位及领导同志指示和意见 印发重要会议纪要 以及通报情况等方面公文 文种用通知或通报 2 适用于经本单位批准同意 成立或调整本部门单位非常设机构的公文 文种用通知 68 3 适用于经本部门批准或研究同意 以本部门单位办公室名义向本部门下级各单位布置工作的公文 文种用通知 十 不编正式文号 下列内容的公文以便函的形式下发 1 会议通知 2 向有关部门征求意见或答复有关部门征求意见的公文 3 贺电 贺信等 4 一般的联系 商洽工作的便函 69 以上阐述如有不妥之处 敬请各位领导和同事们多多批评指正 谢谢大家 70