IT项目范围管理ppt课件

第4章IT项目范围管理 1 学习目标 1 了解做好项目范围管理的意义2 理解并掌握项目范围与范围管理的基本概念3 理解IT项目范围与质量 时间和成本的关系4 掌握工作分解结构技术5 掌握需求管理与范围定义的方法与过程6 理解控制IT项目范围变更的过程 2 4 1项目范围管理概述 按照PMBOK的定义 范围是指产生项目产品所包含的所有工作及产生这些产品的过程 比如一套硬件或软件 比如计划文件或会议记录 3 4 1 1项目范围与范围管理 项目范围管理是指对项目包括什么与不包括什么的定义与控制过程 项目范围管理确保项目团队和干系人在项目开发什么产品以及开发使用什么过程这两方面达成共识 4 项目范围管理涉及的6个主要过程 5 4 1 2IT项目范围管理的重要性 项目范围对项目的影响是决定性的 范围不明确的后果是项目范围的蔓延 项目将永远做不到头 对于项目范围理解的不一致 导致项目组的工作无法得到其他干系人的认可 确定IT项目的范围管理的作用 1 提高费用 时间和资源估算的准确性 2 确定进行测量和控制的基线 3 有助于项目分工 资源指人 设备 材料等 6 4 2项目范围规划与范围定义 项目范围规划就是确定项目范围 明确项目的主要可交付成果 制订项目范围管理计划 记载如何确定 核实与控制项目范围 以及如何制定与定义WBS 项目范围规划的工作就是定义过程 工作方法 时间 资源 准则等 项目范围规划是对整个范围管理工作的计划 是指导范围管理工作的指南 7 4 2 1项目范围规划的编制 范围管理计划是项目管理计划的一个子部分 8 4 2 2收集项目需求 需求是指发起人 客户和其他干系人的已量化且记录下来的需要与期望 包括产品需求 用户需求 软件需求等 其中产品需求和用户需求是确定项目范围的重要输入 收集需求是为实现项目目标而定义并记录干系人的需求过程 不能准确定义需求的主要后果是重复工作 这很可能会耗费过半的项目总成本 尤其是软件开发项目 9 弥补缺陷的相关成本 020406080100120 开发阶段 运行 需求 设计 编码 测试 10 需求工程 需求工程 需求开发 需求管理 需求获取 需求分析 需求定义 需求验证 基线管理 变更管理 需求跟踪 11 1 收集需求的依据 需求收集的输入是项目章程和干系人调查表 需求收集是整个软件产品开发的源头 是确定产品方向和定位的重要活动 需求收集活动出现大的误差将是方向性的重要错误 需求收集的过程应该流程化 收集的需求应该分类入库归档化 收集的需求在论证分析中应该确定优先级 而优先级的确认应该引入价值工程 即应该认识到一个需求的重要性该体现到它对产品价值的短期和长期的增值上面 12 2 收集需求的工具与技术 1 访谈 一对一 耗时长但高效 2 焦点小组会议 3 引导式研讨会 4 名义小组法 5 群体决策技术 6 观察法 适合需要改进工作流程的项目 7 原型法 开发系统或系统某方面的可运行副本 以帮助用户定义需求 比访谈法更快 成本更低 要花费多大的精力去收集需求 取决于项目的规模 复杂程度 重要性和其他因素 13 3 收集需求的输出 收集需求的输出是干系人的需求文档 这份需求是确定项目范围和创建WBS的重要内容 同时也是范围验证的重要内容 需求基线 团队成员已经承诺将在某一特定产品版本中实现的功能性和非功能性需求的一组集合 14 课堂练习 需求开发的目的是通过调查与分析 获取用户需求并定义产品需求 完整的需求开发过程包括 A 需求获取 需求分析 需求定义B 需求获取 需求分析C 需求获取 需求分析 需求定义 需求验证D 需求分析 需求定义 需求验证 C 15 课堂练习 某软件开发项目在项目的最后阶段发现对某个需求的理解与客户不一致 产生该问题最可能的原因是 工作不完善 A 需求获取B 需求分析C 需求定义D 需求验证 D 16 4 2 3项目范围定义 产品范围是指客户对项目最终产品或服务所期望包含的特征和功能的总和 项目范围是为了交付满足产品范围要求的产品或服务所必需完成的全部工作的总和 项目范围定义是基于所有产品和服务的定义 由一般到具体 层层深入而得到的 17 范围定义的主要工作 18 IT项目范围说明书 项目范围说明书是一份关于开发和确认项目范围以达成共识的重要文档 19 4 2 4软件项目的需求管理 软件系统的范围经常表现为软件 需求规格说明书 需求管理过程是保证软件需求以技术形式描述产品应该具有的功能 性能 性质等 需求管理从需求获取开始贯穿于整个项目生命周期 力图实现最终产品同需求的最佳结合 20 需求工程的内容 1 定义需求2 需求确认3 建立需求状态4 需求评审5 需求承诺6 需求跟踪7 需求变更控制 21 1 定义需求 软件需求的表现形式有 功能需求 系统中必须实现的功能 性能需求 非功能需求 包括易用性 质量 性能 安全性 移植性 可重用性等 设计约束 包括运行环境 开发环境 其他需求 如开发周期等 输出需求规格说明书 22 课堂练习 软件需求包括功能需求 非功能需求 设计约束三个主要部分 其中 属于功能需求内容 A 软件的可靠性B 软件运行的环境C 软件需要完成哪些事情D 软件的开发工具 C 23 课堂练习 软件项目需求开发的结果应该有项目视图和范围文档 用例文档 软件需求规格说明以及相关分析模型 经评审批准 这些文档定义了开发工作的需求基线 这个基线在客户和开发人员之间就构筑了计划产品 的一个约定 A 功能需求和设计约束B 功能需求和非功能需求C 功能需求D 功能需求和用户需求 B 24 2 需求确认 25 3 建立需求状态 需求状态是指用户需求的状态变换过程 表4 1需求状态表 在每种可能的状态类别中 周期性地报告各状态类别在整个需求中所占的百分比将会改进项目的监控工作 26 4 需求评审 对软件产品的评审有两类方式 正式的技术评审 也称同行评审 非正式技术评审 评判需求优劣的主要指标有 正确性 清晰性 无二义性 一致性 必要性 完整性 可实现性 可验证性 可测性 27 5 需求承诺 需求承诺是指开发方和客户方的责任人对通过了同行评审的需求阶段的工作产品做出承诺 同时该承诺具有商业合同的同等效果 需求承诺XXX项目需求文档 XXX需求规格说明书 版本号 X X X 是建立在XXX与XXX双方共同对需求理解的基础之上 同意后续的开发工作根据该工作产品开展 如果需求发生变化 双方将共同遵循项目定义的 变更控制规程 执行 需求的变更将导致双方重新协商成本 资源 进度等 甲方签字乙方签字 28 6 需求跟踪 需求跟踪的目的是建立与维护 需求 设计 编程 测试 之间的一致性 常见的需求跟踪有两种方式 正向跟踪 逆向跟踪 正向跟踪和逆向跟踪合称为 双向跟踪 建立与维护 需求跟踪矩阵 29 需求跟踪矩阵 需求跟踪矩阵是列出各种需求 需求属性和需求状态的表格 以确保所有需求被跟踪 需求跟踪矩阵的主要目的是通过对需求的分解 执行和验证来保持每个需求源的联系 30 课堂练习 表示需求和别的系统元素之间的联系链 最普通的方式是使用需求跟踪矩阵 如果开发人员发现 有一个孤立的设计元素在需求跟踪矩阵中不能回溯到需求 但其表明一个正当的功能 则说明 A 需求规格说明书漏掉了一项需求B 设计元素不满足用户需求C 需求规格不满足用户需求D 在需求跟踪矩阵中不需要建立用户需求与设计元素之间的联系 A 31 7 需求变更控制 需求变更的原因可能会来自市场 管理 客户 软硬件工程环境和测试等方面 对于这些变更 如果控制不好就会导致项目陷入混乱 不能按进度执行或软件质量低下等一系列问题 需求变更控制是指正确判断内在或外在原因的变更所带来的影响 并且调整开发过程以控制和适应变化 32 课堂练习 一个大型软件系统的需求通常是会发生变化的 以下关于需求变更策略的叙述中 错误的是 A 所有需求变更必须遵循变更控制过程B 对于未获得核准的变更 不应该做变更实现工作C 完成了对某个需求的变更之后 就可以删除或者修改变更请求的原始文档D 每个需求变更必须能追溯到一个经核准的变更请求 C 33 案例分析 某高校计划建设校园一卡通项目 选择了具有自主一卡通产品的A公司作为系统集成商 项目的主要内容是对学校的3个学生食堂 1个图书馆 1个体育馆实现统一管理 并与学校的后勤保障和财务部门的主要业务系统联通 为保证项目的实施 学校聘请了监理公司对此项目进行监理 经双方协定 合同规定工期为6个月 A公司指定了项目经理小李负责该项目 项目组经需求调研后制定了项目计划 将项目的主要活动划分为需求 设计 卡机具生产 应用系统开发 综合布线及硬件安装调试 软硬件系统联调 现场测试 验收等活动 项目进入编码阶段后 校方领导指示 要求把另外一个教职工食堂也纳入一卡通管理 并对学校重点教研室和实验室进行门禁管理 因此 校方代表直接找到A公司领导提出增加项目内容 并答应会支付相应的费用 延长项目工期 由于该高校是公司重要的客户 A公司领导口头答应了客户的要求 34 问题1 填空 1 根据项目管理知识域相关理论 学校提出的增加内容的要求造成了项目的变更 2 在此项目中 为了控制项目的变更过程 小李应首先向方提出书面的 范围或需求 监理 变更申请 35 问题2 1 项目组对变更产生的原因进行了分析 请说明此变更会对项目管理的哪些方面造成影响 2 项目的CCB对变更进行了审批 请说明此项目CCB的组成应包括哪些人员 3 请简要叙述变更批准后小李应该安排哪些工作 4 对变更产生的结果可采取一定的方法进行验证 其中 对于需求 设计等文档类变更是否正确可采用什么方法进行验证 对于软硬件系统变更是否正确可采用什么方法进行验证 5 请简要叙述在这次变更过程中监理方应参与的工作环节 36 问题2参考答案 1 范围 进度 成本 质量 人力资源 合同2 项目经理 公司领导 监理方 校方代表3 更新项目管理计划 更新WBS和WBS字典 安排相应人员去实施新的项目活动4 评审 测试5 接受变更申请 对变更进行评估 参与CCB评审 对变更申请进行审批 对变更结果进行验证 37 问题3 在客户提出新需求时 该项目产品基线中哪些项目会发生变化 参考答案需求文件 设计文件 应用系统程序代码 硬件配置记录 38 4 3项目工作分解结构技术 工作分解结构 WorkBreakdownStructure WBS 是对项目所涉及工作面向交付成果的分组 定义了项目的全部范围 WBS是项目管理中的基础文档 提供了计划和管理项目进度 成本 资源和变更的基础 39 4 3 1 工作分解结构 分解 把项目可交付成果划分为更小的部分 一般WBS是分级的树型结构 是对项目从粗到细的分解过程 它每细分一个层次 表示对项目元素更细致的描述 在进行任务分解时 可以采用图表的形式或清单的形式表达任务分解的结果 40 大型 复杂事物的逻辑分解方法 整体 部分 部分可连续分解 直至每一部分可以管理 41 1 图表形式 图4 2工作分解结构图 WBS的编码 工作任务的概括描述 最底层的细目叫做工作包 42 分解层次与结构 根据项目本身的复杂程度 规模大小 形成工作分解结构的不同层次 工作分解结构每细分一个层次表示对项目元素更细致的描述 工作包是完成一项具体工作要求的特定的 可确定的 可交付以及独立的任务 可为项目控制充分而合适的管理信息 43 WBS编码设计 编码系统 WBS中的每项工作都要编号 用来唯一确定其在项目工作分解结构中的位置 这些号码的全体即编码系统在项目规划和以后的各个阶段 项目各基本单元的查找 变更 费用计算 时间安排 资源安排 质量要求等各个方面都要参照编码系统 编码设计与结构设计相互对应 在最高层 不需要编码 从第二层开始 1 2 3 第三层 1 1 1 2 2 1 2 2 44 2 清单形式 1 需求分析计划2 流程优化3 编写需求说明书3 1编写需求规格词汇表3 2绘制业务流程3 3抽象业务类3 4建立数据模型3 5将需求分析图示加入规格文档4 需求规格测试5 需求规格确认 45 4 3 2工作分解的过程 工作任务分解应该根据项目范围说明书 需求分析的结果 组织过程资产等项目相关的要求 同时参照以往的项目分解结果进行 许多领域都有标准或可以当做样板用的WBS 46 1 分解的标准 最常见的分解方法有以下两种 基于成果或功能的分解方法 以完成该项目应该交付的成果为导向 确定相关的任务 工作 活动和要素 基于流程的分解方法 以完成该项目所应经历的流程为导向 确定相关的任务 工作 活动和要素 注意 进行任务分解一般不能采用双重标准 47 按产品组织的内部局域网WBS示例 内部局域网 网站设计 主页设计 市场部网页 销售部网页 48 按阶段组织的内部局域网WBS示例 49 内部局域网WBS的清单形式 概念1 1评价当前系统1 2定义需求1 2 1定义用户需求1 2 2定义内容需求1 2 3定义系统需求1 2 4定义服务器所有者需求1 3定义特定功能1 4定义风险及风险管理方法1 5制定项目计划1 6监督要介绍网站开发团队网站设计网站开发正式上线5技术支持 50 2 分解步骤 1 确认并分解项目的主要要素 2 确定分解标准 3 确认分解是否详细 分解结果是否可以作为费用和时间估计的标准 明确责任 4 确定项目交付成果 5 验证分解正确性 51 4 任务分解的注意事项 将项目的产品 组织 过程这3种不同的结构综合为WBS的过程 也是给项目人员分派各自角色和任务的过程 任务分解结果必须有利于责任分配 工作包 要有全面 详细和明确的文字说明 并汇集编制成WBS字典 任务分解的规模和数量因项目而异 最好不要超过7层 按照IT项目的平均规模来说 推荐任务分解时至少分解到一周的工作量 40个小时 52 WBS字典 WBS字典是描述WBS每项条目详细信息的文件 53 课堂练习 通常把被批准的详细的项目范围说明书和与之相关的 作为项目的范围基线 并在整个项目的生命期内对之进行监控 核实和确认 A 产品需求B 项目管理计划C WBS及WBS字典D 合同 C 范围基线 批准的项目范围说明书和与之相关的WBS和WBS字典 54 课堂练习 不是创建工作分解结构的目标 A 提高成本 时间和资源估算的准确度B 定义绩效测量和控制的基线C 编制范围管理计划D 促使责任分工明确 C 55 课堂练习 在创建WBS时 是不恰当的 A 把项目生命周期的各阶段作为分解的第二层B 把项目的重要交付物作为分解的第二层C 把子项目安排在第二层D 把项目中的各类资源安排在第二层 D 56 课堂练习 王工作为一个大项目的经理 最近将其中一个子项目分派给了一个分包商 李华是分包商的项目经理 刚刚从事项目管理工作 但是与王工比较熟悉 王工可以建议李华首先 A 遵照王工为项目制定的WBS 直接使用王工确定的工作包来管理子项目B 制定该子项目的WBSC 建立类似的编码结构 以便于应用公共项目管理信息系统D 建立一个WBS字典来显示详细的人员分工 B 57 作业 假定你是新郎或者新娘 筹备自己的结婚典礼 筹备婚礼的主要步骤有 1 婚礼筹备计划2 婚礼前准备3 婚礼前一天准备4 婚礼当天流程5 婚礼结束请分析这一项目的WBS 细节按你的生活常识补充 图表形式或清单形式均可 58 4 4项目范围核实与控制 4 4 1项目范围核实范围核实是指审查可交付成果和工作结果 以确保它们都已正确圆满地完成 范围确认是指整个项目可交付成果的正式验收 这份验收通常通过客户检查实现 并在关键可交付成果上签字 eg 验收测试就是一种典型的范围确认的技术 59 4 4 2项目范围控制 范围蔓延是指未对时间 成本和资源做相应调整 未经控制的产品或项目范围的扩大 范围控制是监控项目状态 如项目的工作范围状态和产品范围状态的过程 也是控制变更的过程 对项目范围进行控制 就必须确保所有请求的变更 推荐的纠正措施或预防措施都经过实施整体变更控制过程的处理 60 1 IT项目范围变更的原因分析 政府政策的问题项目范围的计划编制不周密详细 有一定的错误或遗漏市场上出现了或是设计人员提出了新技术 手段或方案项目执行组织本身发生变化客户需求发生变化 61 2 对范围变化的控制 范围变化控制是关于影响造成项目变化的因素 并尽量使这些因素向有利的方面发展 范围变化控制必须与其他控制管理程序 进度控制 成本控制 质量控制及其他控制 结合在一起用 1 范围变更控制实施的基础和前提 进行工作任务分解 提供项目实施进展报告 提出变更要求 项目管理计划 62 2 范围变更控制的工具和技术 范围变更控制系统 该系统用于明确项目范围变更处理程序 包括计划范围文件 跟踪系统和偏差控制与决策机制 偏差分析 判断造成偏离范围基线的原因 以及决定是否应当采取纠正措施 补充规划 影响项目范围的变更请求批准后可能要求对WBS与WBS字典 项目范围说明书与项目范围管理计划进行修改 配置管理系统 63 3 项目范围变更控制的作用 项目范围变更控制的作用主要体现在以下几个方面 合理调整项目范围 纠偏行动 总结经验教训 64 4 IT项目范围变更控制过程 变更控制的目的是对变更进行管理 确保变更有序进行 IT项目变更控制流程中一般有4个关键控制点 授权审核评估确认在变更控制中进行跟踪和验证 确保变更被正确执行 65 课堂练习 项目范围管理过程包括范围计划 创建WBS 范围确认 范围控制5个主要过程 A 需求管理B 范围定义C 范围变更D 编制范围说明书 B 66 课堂练习 下面属于项目范围控制活动的是 A 对项目的绩效情况进行分析 确定是否偏离设定的范围基准B 对详细的范围说明书进行评审 提交客户签字确认C 与客户充分沟通以获取项目的详细需求D 与客户开展审查或检查活动 判断工作和交付成果是否符合设定的标准 A 67 课堂练习 在需求跟踪过程中 检查设计文档 代码 测试用例等工作成果是否都能在 产品需求规格说明书 中找到出处的方法属于 A 逆向跟踪B 正向跟踪C 双向跟踪D 系统跟踪 A 68 小结 69 本章结束 70