电子公文实施管理暂行办法.doc

XXXX集团有限公司电子公文实施管理暂行办法第一章 总则第一条 为充分发挥公司协同办公平台作用，方便、快捷、高效地进行信息传递、沟通，提高办事效率，降低管理成本，使各单位之间电子公文传输工作规范化，确保电子公文传输的安全有效，制定本办法。第二条 电子公文是指各单位通过公司信息中心搭建的协同办公平台，处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。另外，各单位接收到上级单位、政府等外发送的的纸质文件要做为电子公文附近发送的，应自行扫描为电子文件。电子公文必须含有公司认定的电子签章，可通过公司电子签章验证程序验证，如无或验证无效的将被视同无效的电子公文。第三条 电子公文传输指电子公文的生成、发送、接收过程。第四条 各单位办公室负责电子公文传输工作，信息中心负责电子公文传输系统的运行管理与检查、技术维护及运行保障工作。第五条 电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法定效力，电子公文的有效性通过电子签章来判断，电子公文的有效性通过实物印章来判断。电子公文的处理应当符合中铁一局集团有限公司公文处理办法的有关规定。第二章 电子公文的传输第六条 电子公文的传输应当在公司“协同办公平台”上进行。各单位按照平台命名规定，建立各自的公文发送、接收专门用户。第七条 电子公文传输应当使用公司统一提供的“协同办公平台”。第八条 禁止各单位私自使用打印机打印电子公文。特殊情况下需要相同内容的纸质公文必须申请登记，备案后出具相同内容的纸质公文。第九条 电子公文传输平台所用密钥等密码设备应该按照保密要求管理：（一） 电子签章必须指定专人管理，正确使用，确保安全。（二） 各单位使用的“电子签章”由司办统一负责制发、颁发。（三） 职位变更等原因，需要更换管理人员，需向司办登记备案。新的管理人员必须即刻更换所有密码。第十条 各单位办公室负责将拟报公文通过“协同办公平台”生成电子公文，经单位负责人审批后，通过“协同办公平台”发送至各单位。第十一条 电子公文发送后，发送单位应在24小时内对所发公文的接收情况进行查询，发现问题及时与接收单位联系解决。第十二条 接收电子公文的单位应当对公文的发送单位、公文件的完整性等审核后方可接收。接收单位应在每日工作时间内登录公司内网，进行文件接收。第十三条 非正式公文的传输，应在司办严格履行审批手续。第三章 电子签章的制发与管理第十四条 各单位电子签章由司办统一制作、颁发及备案。第十五条 各单位应指定专人负责保管和使用电子签章。保管使用人不能正常保管和使用电子签章期间，应由单位负责人另行指定专门代理人妥善负责保管和使用电子签章，保管使用人更换时，应该更换密码。第十六条 电子签章由指定人员在专用计算机上使用。第四章 安全保密第十七条 密级及密级以上公文不得使用电子公文传输。第十八条 电子公文传输工作人员不得以任何方式向无关人员透露操作程序或提供电子签章密码、密钥等相关设备和软件。第十九条 公司电子公文是公司内部文件，未经单位负责人许可，严禁通过国际互联网向外界发送。第二十条 接收和发出的电子公文，应定期备份。第五章 其他第二十一条 其他各单位收发的电子公文应当存放在各自单位内部指定的计算机上。电子公文由各单位电子信息员严格管理，未经单位负责人同意，不得随意修改、删除、复制和打印。第二十二条 电子公文件的归档按照司办档案管理有关规定办理。第二十三条 各单位的电子简报、信息等传输工作参照此办法执行。第二十四条 本办法由司办负责解释。第二十五条 本办法自司办通知之日起执行。5