进出口贸易公司程序文件最新版.doc

.进出口贸易公司程序文件汇编（ISO9001-2015）目录1. 进口贸易过程控制程序2. 顾客沟通程序3. 客户资信评估程序4. 样品管理程序5. 验货交付程序6. 供应商评估程序7. 合同评审程序8. 出口贸易过程控制程序9. 顾客投诉处理程序10. 数据分析与利用程序进口贸易过程控制程序1.0目的： 确保进口贸易全过程的顺利完成。2.0适用范围： 本程序适用于各种进口贸易过程。3.0职责：3.1业务员：负责与客户沟通和进口贸易的洽谈，接受订单，拟定进口合同、销售合同或代理进口合同（协议）；办理货物进口报关和检验；跟踪合同（协 议）执行的全过程，记录和建立合同档案工作。3.2业务部经理：负责进口业务的审批，签订相关的合同（协议）必要时参与进口贸易的洽谈，检查合同（协议）的执行情况。3.3公司总经理：负责进口贸易和资金使用的审批。3.4财会部：收取顾客预付款或订金、货款，办理付汇、结算。4.0工作程序：4.1洽谈接单：4.1.1 业务员进行进口贸易的洽谈，做好洽谈记录，保存洽谈过程中的传真、电子邮件等来往文件。必要时业务部经理参与洽谈的过程。4.1.2业务部对供货商的资信情况进行评估。参见供应商评估程序。4.1.3业务部对顾客或代理进口委托方的资信情况进行评估。参见顾客资信评估程序。4.1.4业务部对进口商品的市场、政策风险进行评估，掌握本国和出口国的监管措施，如是否需要进口批文、关税多少等。4.2业务审批：4.2.1通过评估后，业务员拟定进口合同、销售合同或代理进口合同（协 议），交本部经理审批。4.2.2业务员填写进口成本核算表，经业务部经理审批后交财务部审批，再呈总经理审批。4.3合同的签订： 通过审批后，由业务部经理签订合同（协议）。4.4合同的执行：4.4.1业务员按照合同的规定，敦促客户或委托方按时支付订金（预付款）、货款等款项。4.4.2当进口的付款方式是信用证时，要填写信用证申请书、授信开证额度使用申请书、进口付汇核销单， 附上合同等有关单证交财务部办理开证。收到银行开立的信用证副本，业务员要根据合同进行认真核对，发现有不符点立即通知银行改正。4.5货物进口报关：4.5.1业务员敦促供货商按照合同规定的时间和要求，装运货物和寄发提单、发票、装箱单等单证。收到这些单证后，业务员要妥善保管并在接到到货通知时，连同合同一起抓紧报关。当委托报关行报关时，还要填写代理报关委托书。单证文件交接要有签收记录。4.5.2 业务员报关时，要根据报关文件认真填写和核对进口报关单，报关后要及时取回该单复印存档。4.5.3收到税单（关税、增值税），业务员填写付款通知书在税单限期内，交财务部交纳税款。业务员要将税单复印存档。4.6货物检验：业务员按照合同要求对进口货物进行检验，及时将检验结果报告业务部经理。参照验货交付程序执行。4.7货物交付： 业务员按照合同（协议）的约定，进行提单或货物的交付。提单或货物的交付要有客户的签收记录。4.8进口付汇：业务员填写进口付汇申请书、附上合同、发票、提单、报关单及相关单证，经业务部经理审批后交财务部审批，再呈公司总经理审批，然后再交财务部办理付汇。单证的交收要有签收记录。4.8.1当以电汇结算时，还要填写进口付汇核销单。4.8.2当以信用证结算时，收到银行付款通知书要认真审核信用证项下的单证是否相符，尤其是对进口的品名、规格、数量、单价要倍加注意，发现有不符点原则上应提出拒付。4.9付汇核销：业务员将进口报关单等有关单据交财务部办理核销，交收要有签收记录。4.10结算： 业务员填写进口结算单附上相关单据，经业务部经理审批后交财务部办理结算。单证的交收要有签收记录。4.11合同归档: 业务员从合同的开始到结束，要建立合同档案和合同归档。5.0 相关文件及记录：供应商评估程序顾客资信评估程序验货交付控制程序不合格控制程序顾客沟通程序10 目的：加强与顾客的贸易信息交流，以获取最佳的贸易额及利润。20 适用范围：公司业务部门在贸易过程中与顾客的为达成贸易而进行的所有接触。30 职责：业务员负责与顾客有关签约前后的细节的沟通，并在部门经理（或主管本部门的副总经理）的指导下负责处理有关的顾客投诉。40 工作程序：41 对于新客户，业务员应充分利用中国出口商品交易会的展示，或到国际展览会上展示公司的商品，以达到宣传，推广作用，同时可在日常工作中，通过信函，电子邮件，传真，网上推销，广告等方式，详细地向顾客介绍所经营的产品具体资料。42 对于老顾客，业务员应通过电子邮件，传真等直接快捷的方式及时把新商品，新信息告知客户，如情况需要，可按客户的要求用快递把样品寄往顾客。（是否要求样品费，寄费是否由我司支付等问题均应请示部门经理的意见）43 当收到顾客的询价时，业务员应仔细地核对成本，并让供货方对应地把含税的交货价用文字形式报给我方。在此基础上，业务员应加上相关的国内费用，如需我方预付运费的，还需加上海运费，并选择信誉好，运价合理的船务公司。在计算好公司的费用和合理的利润后，需在当天内将价格用快捷的方法报给客户，以抓紧时机达成贸易。44 如顾客压价幅度较大，同时供货方没法再降的，业务员应请示部门经理（或主管本部门的副总经理），以决定是否接受。同时应尽快用文字答复客户。45 在与顾客就合同各条款达成一致后，进行出口合同评审程序。46 签约后，业务员应把洽谈过程中的来往函件，电话记录整理归档。47 在履约过程中，业务员必须督促工厂按客户确认的样品生产，并要求工厂在生产完毕后将完整的装箱单传真到公司，业务员将相应的出口托运单准备好，交单证员制单配船，在装船后应及时将装船资料通知客户。48 在履约过程中或客户收货后，客户提出异议的，业务员应马上报告本部门经理，并进行客户投诉处理程序。49 合同履行过程中，如果因我司或工厂原因影响合同履行的。应及时与客户沟通，并保留沟通的证据，如果产生合同变更的，应参照合同评审程序。410 发生合同变更时，应保存与客户沟通的证据。411 合同履行过程中，业务员应及时把处理结果通知客户。412 在正常履约后，业务员应主动与客户联系，询问客户的满意度，不断提高服务质量。413 平时业务员应定期和曾经供过货的客户保持联系，把最新的产品信息及报价通知客户。50相关文件及记录出口合同评审程序客户投诉处理程序客户满意度测量和监控程序进口贸易过程控制程序出口贸易过程控制程序客户来函报价单及复函出口销售合同样品管理程序10目的：通过对样品进行收集分类和管理，确保样品齐全，整理和取样合理化，以及对样品资源共享。20适用范围：本程序适用于客户来样后，业务部门对样品进行复样加工整理、进行电子登记、在样品间展示，以及对外寄样。3.0职责：3.1业务员：负责样品保管整理安排工厂加工和寄出样品。3.2样品保管员：负责样品分类识别登记手续的管理。3.3业务部经理:负责审批本部门样品生产,及本部门样品展柜(架)和样品存放室的样品统筹管理。3.4经理办:负责公司样品间的统一管理。4.0工作程序：4.1样品加工（生产）：4.1.1业务员收到客户来样后立即开出样品加工通知单并呈交部门经理审批，业务员将审批后的通知单交工厂进行样品加工，工厂在通知单规定日期内将客户原样及复样一齐交回到业务员手中。业务员对样品进行验收，验收合格则予以登记签收。4.2样品寄出和存放：4.2.1给客户的样品，业务员需在电脑中填制样品记录表。4.2.2 样品寄出前，业务员负责检查是否符合样品数量、质量、包装及寄往地点等方面的要求，确保无误后，即行寄出。4.2.3业务员须将样品记录表交本部门相关业务员及财会人员，并将多余样品放入样品存放室，以便必要时使用。4.3公司样品间样品展示安排：4.3.1经理办负责样品、种类、数量的安排，并通知各业务部门提供样品，安排展示。4.3.2各业务部按经理办的要求提供样品,安排展示。4.4 业务员负责对样品进行分类识别编号。样品编号方式如下：业务员编号（位）：自定义码或客户编码（位）：海关商品编码（位）4.5 业务员定期对样品进行清理更新盘点，并修改相应的样品记录表，清理样品所产生的费用和收入应及时通知财务入帐。4.5.1客户样品寄存超过两年并且对该商品不再经营的，由业务员通知客户自行取回，在通知传达一个月内不取回的，由业务员予以清理。4.5.2样品超过保质期限，或已产生缺陷者，予以清理。4.5.3对已不再经营的商品样品，由业务员转存样品存放室，并在一年以后予以清理。4.6业务部负责对样品间所属展柜（架）和样品存放室进行管理，确保样品展示美观，样品存放井然有序。4.7样品保管员负责根据业务员提供的样品纪录表加以分类、归档，以便于对样品进行查找。4.8样品保管员负责协助业务员及有关人员查找所需样品，以供使用。5.0相关文件及记录出口贸易过程控制程序样品加工通知单样品纪录表合同评审程序50 目的：清楚了解合同的全部内容，使合同的要求得到全面落实。60 适用范围：所有进出口合同。70 职责与权限：3. 1 业务员负责使用公司电脑系统草拟合同，填写成本预算表. 如果是来料加工业务和需要使用配额的, 同时填写合同评审表。并对有关的合同的各项条款进行初步审核。3. 2部门经理负责对出口合同内容, 条款, 换汇成本等进行审核后审批。3. 3合同额在50万美元以上(包括50万美元)的出口合同必须向主管该部门的副总经理说明情况, 或由主管经理签署。80 工作程序：4. 1 业务员与顾客以面谈,电话,信函,传真,电子邮件等形式洽谈订货的名称,规格,型号,数量,价格及价格条款,付款方式,包装要求,交货时间,交货地点,运输方式,验收标准等, 业务员在报价前向部门经理说明具体的情况, 成本构成, 换汇成本, 在经得同意后对外报价。经双方确认后, 可以由顾客下订单或我司业务员在公司电脑系统上草拟出口销售合同，并根据历史纪录列明客户的资信程度, 如果没有纪录, 必须开始客户资信评估程序。4.2 业务员在公司电脑系统中输入有关的合同资料后并制作预算表, 提交部门经理审批。4.3 部门在对合同的内容, 条款, 换汇成本, 换汇水平等审核后, 通过系统进行审批, 同意的, 由业务员将合同打印出来, 部门经理在合同正本上签名并盖上合同章, 由电脑编出合同号. 不同意的, 通过系统退回给业务员进行修改, 并执行4.1-4.3。4.4 业务员在出口合同签署后, 将合同传真或通过邮寄给客户, 由客户签署后回传给我司(或者客户寄回合同正本) 该出口合同正式生效。4.5 合同生效后, 业务员及时跟进, 如果付款方式是L/C的必须要求客户尽快开出相应的L/C, L/C到后, 应该马上安排有关的供应商生产, 并通过系统制作内贸合同提交部门经理审批. (对通过T/T, D/P结汇的结汇的合同, 在评估客户的资信后, 对资信度高的顾客,在合同正式生效后即可安排供应商生产。4.5.1资信度高的顾客, 是指长期友好合作, 而且是订单有计划，有循环的从来未出现问题的老客户。4.6 部门经理对内贸合同审核后, 通过系统审批同意, 业务员将收购合同打印出来经部门经理签署盖章后正式生效, 并传真寄给供应商。4.7 内外合同正式生效后, 业务员应将整套资料备齐二套, 一套交给部门经理, 一套自行留存. 经办业务员负责跟进和执行该合同, 部门经理负责督促执行。4.8 当客户提出更改合同时, 业务员应向有关经理详细说明更改的原因, 更改后的细节, 以及客户更改合同的文件如传真, E-MAIL等并执行4.1-4.34.9 合同更改后业务员必须及时通知相关的部门和供应商。4. 10 当出现以下情况时，业务员要会同部门经理一同洽谈并及时向主管经理汇报：4.10.1 合同金额超过50万美元。4.10.2 顾客特殊并且换汇水平较高。 4.10.2.1 顾客特殊可以理解为已经长期与我司合作, 信誉良好并有意与我司继续合作下去的顾客。4.10.3涉及使用公司资金巨大和必须向生产厂预付较大货款的（如工厂要求预付一定比例的货款为启动资金）。5.0 相关的文件及记录： 顾客资信评估 出口成本预算表 出口销售合同 内贸销售合同 客户资信评估程序1.0 目的：通过对客户资信评估，确定客户的资信情况，提高销售、购货合同的履约率，降低风险。2.0 适用范围：本程序适用于评估进出口业务中的客户。3.0 职责：对客户资信评估，将资信责任细化到各级岗位。3.1 业务员：负责对客户的资信材料进行调查、收集和整理，编制客户资信评估表，建立客户的电子档案，参与年度评估。3.2 部门副经理：负责对客户资信评估表进行初步评估，并对客户的资信给予量化，检查客户电子档案材料的有效性，参与年度评估。3.3 部门经理：负责批准客户资信评估表在目前公司客户审批表中加上必要内容，“客户资信调查表”（信用额度按合同审批权限），参与年度评估。3.4 财务部：负责审核客户资信评估表相关数据的真实性，并将审核结果反馈给业务部及主管副总经理。3.5 主管副总经理：按合同审批权限的范围负责审核批准客户资信评估表。3.6 经理办：负责建立企业客户档案，建立分类和相关资料检索数据库，尤其要注意收集共享的客户信息，并将相关机会和风险信息及时反馈给有关部门。4.0 工作程序：4.1初始评估：4.1.1对所有的客户都应进行初始资信调查与评估，调查方式可以为：4.1.1.1在与客户洽谈、函电来往过程中了解客户的经营范围、规模大小和贸易方式。4.1.1.2委托咨询机构进行调查。4.1.1.3要求客户提供最新财务报表和银行资信。4.1.1.4向同行、我国驻外机构了解客户基本状况。4.1.2通过评估的条件是：4.1.2.1能保证履行双方约定的合同，有固定的经营场所，具体的经营商品，一定的年销售额等。4.1.2.2财务状况良好，有足够的支付能力按双方约定的条件支付货款及应付的费用。4.1.3在调查完成后，将有关信息登记在客户资信评估表中，并做出评估结论，即是否作为认可客户，如果作为认可客户，则应通过主管会计、本部门经理和分管副总经理的批准。4.1.4对于通过认可的客户，各业务部门经理建立本部门的认可客户名单。4.1.5凡是通过了资信认可的客户，在下次交易时，可以免于做客户资信的初试评估，只要查阅认可客户名单和客户资信评估表即可，但合同情况特殊时除外。4.2.客户资信的更新：4.2.1对于通过认可的客户，当其资信发生变化时，由相关业务部门及时修改客户资信评估表，并在认可客户名单上做出标注。4.2.2对于资信变差或在交易中发生不良信用的客户，则应纳入不良信用客户名单，凡在此名单上的客户，在签定合同时应予以特别对待。4.3 定期评估：各业务部每年对所有客户的资信进行总结和清理，检查的主要内容为本年度的客户信用情况、有无在交易中违约或发生基本情况的变更等等，决定是否需要将其纳入不良信用客户名单。检查结果应记录在客户资信年度评估表中。5.0 相关文件及记录客户资信评估表不良信用客户名单客户资信年度评估表客户资信评估表名称：通信地址：邮政编码：电话：传真：E-MAIL：网址：法人代表：企业性质：1. 公司主要产品：（经营范围）2. 公司主要最终客户：3. 公司经营规模、年限：4. 公司主要贸易方式：5. 开户银行：6. 公司员工总数：行政管理人数：7. 与我司的交易纪录：8 评估结论认可 不认可 评估人： 9批准（必须经过主管会计、部门经理和分管副总经理批准）客户资信年度评估表客户名称本年度交易及履约状况客户基本情况的变更(即客户的基本情况是否发生了变化,是否对资信产生影响)评估结论认可客户 不良信用客户评估人确认 审批（必须经过主管会计、部门经理和分管副总经理批准）供应商评估程序1.0 目的通过对供应商进行评估与选择，保证供应上具有满足本公司、顾客的要求提供产品的能力。2.0 适用范围本程序适用于评估进出口业务过程中提供原材料、出口产品以及提供辅助服务（如仓储、报关、货代等）的供应商。3.0 职责3.1 业务员：负责收集供应商资料、组织评估产品、服务供应商，填写供应商评估表，建立供应商档案。负责对产品的检验，并评估其质量是否符合本公司及顾客要求。并负责反馈顾客对产品、服务的投诉，参加年度评估。3.2 业务部经理：负责批准供应商评估表，供应商年度评估报告。3.3 办公室：建立供应商档案。4.0 工作程序4.1 供应商分类4.1.1 A类供应商：向本公司提供原辅材料的供应商。4.1.2 B类供应商：向本公司提供出口产品4.1.3 C类供应商：提供辅助服务（如仓储、报关、货代等）的供应商4.2 合格供应商的条件4.2.1 具有良好的质量保证系统，产品能符合本公司的进出口合同中的质量规定，并且质量稳定。（适用于A、B类供应商）4.2.2 能保证如期提供产品。4.2.3 价格合理。4.2.4 具有良好的供应能力和售后服务。4.2.5 具有有效的证明文件。4.3 评估方式。4.3.1 对供应商的调查或现场评估。4.3.2 对产品样品的检验或由顾客认可。4.3.3 综合供应商的行业信誉及有关证明文件。4.4 A、B类供应商的评估。4.4.1 由业务部组织有关人员对供应商进行现场考察，填写供应商质量体系调查表。对于无法去现场考察的供应商，由业务部向供应商发出供应商质量体系调查表，由供应商填写后交给业务部进行评估。4.4.2 由业务员向供应商索取样品及产品技术资料。4.4.3 业务员按照合同的质量标准进行检验；或必要时由认可的检验机构进行检验。4.4.4 合同规定或顾客要求由顾客认可的，并由顾客出具认可文件，必要时已对认可的样品进行封样。4.4.5 检验不合格或不被顾客认可时，业务员应通知供应商改进，依然达不到要求时，终止评估。4.4.6 业务员依据供应商质量体系调查表、样品检验结果或认可的检验机构出具的检验报告、或顾客认可文件的结论，填写供应商评估表，经所在业务部经理批准后，纳入认可供应商名单。4.5 C类供应商的评估4.5.1 对提供运输服务的供应商由业务员负责向供应商收集有关的证明文件（营业证书、资格证书等）。4.5.2由业务员结合以往的合作经验做出评估，并报所在部门的经理批准后成为合格供应商。4.6 认可供应商只进行定期评估，详见4.9。4.7 通过上述评估合格的供应商，可与其签订采购合同或服务合同。4.8 当供应商提供的产品存在质量问题或服务问题（合同执行过程）需要改进时，由相关业务员填写质量改进通知单，经所业务部经理审批后知会供应商作出补救措施。供应商在规定期限内没有做出反应的，由业务员再次发出质量改进通知单知会供应商，若依然没有按要求及时采取相应的措施的或经验证改进达不到要求时，可以终止采购合同，取消认可供应商资格，必要时追索供应商的相关赔偿。4.9 对认可供应商的定期评估。4.9.1 业务部应定期组织对认可供应商的评估，一般每年进行一次评估。当供应商提供的产品的质量或供货能力发生较大波动时，业务员可提出缩短评估的周期，评估内容为：当期的质量、服务和价格状况。4.9.2 业务员评估时填写供应商年度评估报告，参与评估人员签字，报所在业务部经理批准。4.9.3 若评估合格则保留其继续为合格供应商的资格，否则则从认可供应商名单中将其删除。评估结果报经理办备案5.0相关文件及纪录认可供应商名单供应商质量体系调查表供应商评估表（A、B类）供应商年度评估报告C类供应商年度评估报告产品质量改进通知单出口贸易过程控制程序1.0 目的： 确保出口贸易全过程的顺利完成。2.0 适用范围： 本程序适用于各种出口贸易过程。3.0 工作职责：3.1 总经理: 监督出口贸易在各业务部门的运作。3.2 经理办: 配合业务部门办理有关贸易过程中的手续。3.3 财务部: 负责出口贸易过程中的成本控制, 资金收付等财务工作。3.4 业务部门：负责执行整个出口贸易过程。3.4.1 业务员:3.4.1.1 与客户洽谈, 达成外销合同。3.4.1.2 安排样品和大货的生产, 保证按时, 按质, 按量交货。3.4.1.3 根据合同, 审核有关信用证的条款的合理性。3.4.1.4 缮制贸易过程中的文件, 跟踪收汇情况。3.4.1.5 安排向供应商付款, 协助办理外汇核销, 退税工作。3.4.1.6 与客户, 工厂保持良好的合作关系。3.4.1.7 业务全过程的任何环节必须有明确的标志, 使工作具有可追溯性, 参见标识与可追溯性控制程序。3.4.2 单证员:3.4.2.1 缮制运输出运, 及收汇所需要的各类文件, 保证及时, 安全的收汇。3.4.2.2 根据合同和(或)信用证打制出货, 收汇文件。3.4.2.3 协助业务员办理出口清关, 海关手册核销。3.4.2.4 了解有关运价的变动和趋势。3.4.3 财务人员:3.4.3.1 跟踪每份合同的收汇情况。3.4.3.2 根据业务员提供的支付凭证, 审核其合法性, 有效性, 并提供建议。3.4.3.3 根据业务员提供的支付凭证, 办理有关资金的支付, 并及时向业务员反馈。3.4.3.4 办理退税凭证的整理, 并呈交财务部。3.4.3.5 对部门的财务状况提供建议。3.4.4 部门经理: 监督, 审核本部门业务运作, 资金使用, 人员管理等, 为本部门的良性发展提供计划和环境。3.4.4.1 根据业务员提供的客户资信评审, 供应商评估, 对有关客户和供应商进行审核。3.4.4.2 审核每宗合同的合法性, 合理性, 可操作性。3.4.4.3 审核每笔预付款/ 货款/ 加工款, 进行成本控制, 费用支出控制, 调配部门资金。3.4.4.4 监督合同的执行, 随时掌握合同进度, 跟踪收汇情况。4.0 工作程序4.1 出口贸易的分类：4.1.1 A类: 一般贸易4.1.2 B类: 来料/进料加工4.1.3 C类: 代理出口贸易4.2 合同成交的前期工作：4.2.1 业务员与顾客进行联系，进行商务洽谈（参照顾客沟通程序）, 收集客户资料和信息, 对客户资信进行评审, 进入顾客资信评估程序。4.2.2 选择供应商,进入 供应商评估程序.4.2.3 根据客户要求, 安排样品生产, 进入 样品控制程序。4.3 外贸合同的成交: 根据客户资信评估程序, 对顾客的资信和可能的发展前景进行估计。4.3.1 洽谈外销合同: 适用于A类贸易.4.3.1.1 根据合同评审程序，业务员与客户拟订外销合同, 同时必须附有相应的成本预算表。4.3.1.2 由部门经理审核，或经总经理审批，决定是否签约。如果已正式签约且采用信用证的支付形式的，信用证内容须由业务员、单证员审查后， 交部门经理审核。4.3.2 洽谈（对外）加工合同: 适用于类贸易.4.3.2.1 工作程序与4.3.1.1相同. 根据合同评审程序, 业务员与顾客洽谈后拟订（对外）加工合同。在加工合同中须注明来料/进料部分是否由顾客作价提供；如果作价提供，要在货款中扣除来料/进料款项；由公司支付外汇购买的，落实是否需要开信用证给国外。具体情况须详细在合同中注明。4.3.2.2 由部门经理审核，或总经理审核通过后执行。4.3.3 洽谈代理出口协议: 适用于C类贸易.4.3.3.1 根据合同评审程序, 业务员与委托方洽谈代理出口货物的名称、规格、型号、数量、价格、付款方式、代理出口时间、代理手续费等，经双方确认后，拟定代理出口协议.4.3.3.2 部门经理审核代理协议。合同未通过评审的， 主管经理向业务员说明原因， 提出意见， 由业务员重新与委托方商谈。合同评审通过后，呈送总经理审批通过，合同盖章生效，由业务员传真给委托方确认。4.4 外贸合同的执行4.4.1 洽谈采购合同/（国内）加工合同: 适用于A、B类贸易.4.4.1.1 在外贸合同签订后，业务员根据 供应商评估程序, 采购控制程序采购成品, 洽谈并签订内贸合同（适用于A类贸易）或（国内）加工合同（适于B类贸易）。4.4.1.2 由部门经理审核，或总经理审核, 完成内贸合同（适用于A类贸易）或（国内）加工合同（适于B类贸易）。4.4.1.3 （国内）加工合同应注明公司提供给供应商的原材料/辅料是否作价，非作价须规定原材料/辅料使用的损耗率，超出正常损耗的， 由工厂按照市场价向公司购买。4.4.2 办理海关手册: 适用于B类贸易。4.4.2.1 在签订内/外加工合同后，经经理办评审，送交有关部门（外经贸局、海关等）办理相应的海关手册。4.4.2.2 涉及到进口原材料/辅料的, 如果在（对外）加工合同中注明须由公司开具信用证给国外的，根据进口贸易过程控制程序开具信用证，办理进口手续。不作价的原材料/辅料，或者是作价但在货款中扣除的，则在国外原材料/辅料运到进仓后, 由业务员进行检验及核对，合格无误后， 填写原材料/辅料检验合格单， 并送往供应商。4.4.2.3 涉及国内原材料/辅料采购的, 进入采购控制程序采购原材料. 原材料进仓後, 由业务员进行检验及核对，合格无误后， 填写原材料/辅料检验合格单， 并送往供应商。4.4.2.4 需要将原材料/辅料进出马务仓的, 引入 进仓管理程序和出仓管理程序。4.4.2.5 供应商必须在合理期限内， 检收公司提供的原材料/辅料的品质、数量， 并在送货单上签收。若供应商在合理期限内不提出异议， 视为原材料/辅料合格无误， 此后出现的问题由供应商负责。4.4.3 生产/加工产品。4.4.3.1 对A、B类贸易，业务员根据采购控制程序, 及内外合同安排监督供应商生产/加工产品，控制生产加工货期。若供应商无法按期完成生产， 业务部必须向供应商询问原因， 并及时通知客户， 以便作相应的安排。4.4.3.2 根据供应商具体情况, 决定是否需要向供应商支付预付款. 需预付款的，由业务员提交申请, 经部门经理同意, 财务部、公司总经理审核后, 财务人员执行支付.4.4.3.3 对A、B类贸易，根据验货控制程序, 执行验货,如果有不合格的，则将情况反馈给供应商, 安排供应商改进缺陷。4.4.3.4 需要有客户指定的公证机构验货的, 应提早与指定公证机构联系, 以免影响货期. 4.4.3.5 对C类贸易，业务部在委托方通知备货完毕后，对产品的规格、型号、数量进行检验核对，审核有无违反国家和海关规定的产品。4.4.4 产品的交付: 4.4.4.1 对所有类别的出口的贸易，业务部对产品的海关税号进行审核。 需要出具商检证书的商品，须提前向商检局申请办理。4.4.4.2 如果顾客有指定特别机构（如SGS等）查验及出具特别证书的，业务员须及时联系有关机构办理。4.4.4.3 业务员制作八联单及装箱单交单证员，单证员制作托运单。4.4.4.4 选择提供运输服务的承运商或根据客户/信用证要求的承运商, 将产品交到指定地点。4.4.4.5 成品需要进出马务仓的, 参见进仓管理程序和出仓管理程序。4.4.5 出口报关:4.4.5.1 业务员, 单证员备妥所有报关文件交报关员，如果出口产品需要出口许可证或出口配额，业务部须提前向有关机构申请获取。 4.4.5.2 报关员向海关审报出口产品，取回出口报关单、核销单。4.4.5.3 单证员, 报关员或业务员要及时跟进装船情况, 及时从承运商取回提单。4.4.5.4 单证员, 报关员或业务员要及时跟进海关出口报关单退税联的进度, 以便尽早办理出口退税。4.4.5.5 对B类贸易，在每次出口清关后，报关员须对海关手册进行核销。4.4.5.6 有关费用, 业务员、 单证员, 或报关员申请费用支付, 部门经理审核后, 予以报销。4.4.6 出口收汇4.4.6.1 需要客户投保的，业务员要及时通知客户装运日期，以便客户购买保险；由我公司购买保险的，业务部应及时联系有关部门，选择保险公司，购买相关的保险。4.4.6.2 对应不同的付款方式，单证员根据业务员提供的八联单、 装箱单、 合同等资料, 编制各类单据，由业务员协助, 审核无误后交银行收汇。4.4.6.3 业务员应及时将提单、 发票等文件传真给客户, 催促客户付款。 4.4.6.4 合理期限内尚未收到客户付款的, 业务员要及时向客户询问, 并向部门经理说明原因, 寻求解决方法, 确保顺利收汇。4.4.7 支付供应商货款/加工款, 完成内贸合同。4.4.7.1 原则上, 收到客户货款后, 向供应商支付货款/加工款. 外汇到帐后，财务部凭银行水单通知业务部, 业务员进行审核并作记录。4.4.7.2 业务员通知供应商根据报关单上申报的货物名称开具发票, 并检查发票是否正确无误。4.4.7.3 A、C类贸易中小规模纳税人且出口产品不作退税的供应商，或B类贸易中来料加工的供应商开具普通发票。4.4.7.4 A、C类贸易中属一般纳税人并出口产品作退税的供应商，B类贸易中进料加工产品作退税的供应商，开具增值税发票和缴款书。4.4.7.5 业务员填制出口商品成本核算请款表, 连同供应商提供的普通发票/增值税发票和缴款书申请付款，由部门经理审核，并经财务部经理审核、总经理审批后，财务部安排资金, 财务人员办理。4.4.8 申请退税: 4.4.8.1 业务员备齐出口报关单退税联, 增值税发票及缴款书, 出口收汇核销单等文件, 交给本部门财务人员.4.4.8.2 财务人员核对单证齐备、 正确后, 交给财务部, 向退税处申办退税。4.4.8.3 若退税过程发现疑问, 业务员要配合财务人员, 财务部, 及时向供应商查询, 做出适当的修正。4.5 整理并归档: 将合同的有关往来信函, 文件整理并归档. 参见标识与可追溯性控制程序。4.6 参照顾客资信评估程序和供应商评估程序更新客户和供应商信息。4.7 定期进行客户满意度调查。 参见 客户满意度调查评价程序。5、相关文件及记录:合同评审程序顾客资信评估程序供应商评估程序采购控制程序进口贸易过程控制程序样品控制程序标识与可追溯性控制程序验货交付控制程序验货控制程序不合格控制程序进仓管理程序出仓管理程序资金风险控制程序验货交付程序1.0目的通过对产品进行检验或验证，确保其质量符合规定要求和客户的要求，并使产品能顺利交付给船务公司或运输车队，确保产品能顺利准时安全地到达客户手里。2.0适用范围本程序适用于从QC或业务员到工厂或指定地点按照有关要求对产品进行检验或验证到将产品交付给船务公司或运输车队。3.0职责业务员和QC：组织产品的检验，并保存相关记录。4.0工作程序4.1在下列情况下应进行验货： 顾客要求验货的； 进口或出口单批货值在10万元以上（含10万元）的； 供应商有不良记录的 主管业务员认为需要检验的。 该客户为新客户4.2验货时机业务员在生产期中、期末与供应商确定验货时间、地点和验货人员和方式等相关事项。4.3验货依据如果合同中有具体的质量要求，则按合同质量标准检验；如果没有就依次按下面各项选取一项作为检验依据。4.3.1双方封样或双方共同确认的样板；4.3.2产品检验通用标准；4.3.3供应商的质量标准。4.4 验货方法可以采用下列任何一种方法进行验货：4.4.1我方业务员在现场监督生产厂家QC验货（验货报告由厂家签字）。4.4.2如果客户要求自验货，则按客户要求验，保留客户的验货记录。4.4.3当客户要求在供应商现场验证时，由我方在采购合同中加以说明，并按客户的要求安排到现场验证。其产品的放行权限由客户决定。4.5 我方应保留检验报告的副本。验货产品合格，验货结束，可跳过4.6进入4.7。4.6 验货不合格按不合格控制程序执行。4.7验货合格后，业务员要选定船务公司，运输车队或联系客户指定的船务公司。4.8业务员填写，传真到船务公司订舱位。 4.9货物送达船务公司，有以下三种情况：4.9.1 当散货入仓时，业务员要从船务公司取得，由供应商或我司派员送散货到船务公司指定的仓库，要求仓库出具已签名的。4.9.2 当我司自拖柜入仓时，业务员要从船务公司取得放柜通知书并联系运输车队，由运输车队拖柜入仓。4.9.3船务公司派车到工厂提货。4.10 供应商按实际出货情况填写或。业务员（单证员）根据该或填写出口报关单证交给船务公司，并应要求船务公司签收等。4.11装柜或送货入仓后，业务员要密切跟船务公司联络，追踪报关情况, 若船务公司通知海关已将货物通关放行，业务员应积极与船公司核准装船期和核对提单，在五个工作日内向客户发。4.12提单核对无误,要求船公司交付正本提单。4.13取得正本提单，准备其它结汇单证连同提单一起交银行议付或按商定的方式交给客户。4.14业务员要追踪并取回已报关出口的和出口结汇专用联及出口退税专用联。交付程序结束。4.15业务员把，归入合同档案。50 相关文件或记录不合格控制程序顾客投诉处理程序1.0 目的：通过对顾客投诉的处理，消除顾客对公司的误解、减低顾客对公司的不满意度，并根据分析结果改善质量体系，不断提高顾客的满意水平。2.0 适用范围：本程序适用于公司外贸业务客户的投诉处理。3.0 职责：3.1 相关业务部及公司任何部门：负责接收顾客投诉并记录在顾客投诉表。3.2 经理办同与投诉有关的业务部：负责处理顾客的投诉。3.3 主管副总经理：负责审批并做出处理决定。4.0 运作程序：4.1 相关业务部及公司任何部门负责接收顾客投诉、记录在顾客投诉表并复印一份转经理办。4.2 经理办接到顾客投诉表后进行分类：包括本公司服务问题，产品质量问题，外界因素问题。4.2.1 本公司服务问题：经理办会同被投诉的业务部进行分析投诉原因及制定改进措施。4.2.2 产品质量问题：如果是代理贸易，则协助顾客与产品供应商联系；如果是自营，与被投诉业务部进行分析投诉原因及制定改进措施；如果顾客提出索赔要求，则转入不合格处理程序。4.2.3 外界因素：如果非本公司的责任，将情况向顾客解释清楚。4.3 主管副总经理对针对投诉制定的改进措施进行审批，确定是否需要启动纠正和预防措施控制程序。4.3.1如不需启动纠正和预防措施控制程序，由被投诉业务部将改进后的情况反馈顾客。4.3.2如需启动纠正和预防措施控制程序，由经理办公室会同相关的业务部填写纠正和预防措施申请表，按纠正和预防措施控制程序执行，并将改进情况反馈顾客，以取得共识。4.4 相关文件及记录由经理办公室保存。5.0 相关文件及记录：顾客投诉表纠正和预防措施控制程序纠正和预防措施申请表顾 客 投 诉 表顾客名： 联络人： 已发生投诉次：投诉日期： 要求回答日期： 实际答复日期：投诉内容 记录人： 日期：原 因 分 析 分析人： 日期：改 进 措 施实施时期： 完成时期：审批意见 审批人： 时期：反馈顾客后意见 记录人： 日期：纠正和预防措施申请表 序号：纠正和预防措施申请理由：申请部门：申请人/日期：审核人/日期：以上内容由申请部门填写完成后交分管总经理（副总经理）是否同意纠正和预防措施申请 不同意 不同意的理由： 同 意 参与纠正和预防措施会议人员：原因分析：建议采取的措施：纠正和预防措施责任部门：限定完成时间：批准（分管总或副总经理）：日期：以上内容由审批者填写后交责任部门采取措施：填写人：日期：以上内容由责任部门填写后交分管总或副总经理验证情况结 果 纠正预防措施已完成且有效 尚在进行 尚未实施或实施后无效验证人：日期：数据分析与利用程序1目的收集、汇总、分析、利用各类数据，掌握公司生产经营状况，提高公司管理水平。2适用范围本程序适用于公司/项目部各类数据的收集、分析、利用及传递管理。3术语与定义本程序引用质量手册中的有关术语与定义。4职责公司办公室、人力资源部、工程管理部、机电物资部、国际工程管理部、安全质量环保部、市场合同部、科技部、财务部、项目部负责其职责范围内相关数据的收集、汇总、分析、利用和传递。5工作程序5.1数据分析与利用流程图5.2项目部作业层数据的收集、汇总、分析、利用及传递项目部作业层负责质量、安全、物资材料消耗、成本、施工进度等基础数据的采集，分类汇总后上报项目部相关部门。5.3项目部数据的收集、汇总、分析、利用及传递项目部负责对作业层反馈的质量、安全、物资材料消耗、成本、施工进度等信息进行收集、汇总、分析和利用，并根据公司的要求上报相应职能部门。5.4公司职能部门数据的收集、汇总、分析、利用及传递公司各职能部门根据职责分工，对项目部反馈的内、外部信息进行收集、汇总、分析、利用及传递。5.4.1信息来源5.4.1.1外部信息来源1)国家、行业、地方政府对工程施工的政策、法规、标准及地方政府部门监视、检查结果；2)行业主管部门及第三方认证机构审核结果；3)同行业企业在施工中有关信息；4)相关方反馈的信息；5)市场动态(包括竞争对手有关信息)。5.4.1.2内部信息来源1)各种经济、技术指标完成情况；2)管理体系内部审核、过程的监视和测量、产品的监视和测量结果以及管理评审的结果；3)对顾客(业主)满意度调查的信息；4)其他信息(如员工建议)。5.4.2内部信息收集、汇总、分析、利用及传递1)财务部负责其职责范围内财务信息、数据的收集、汇总、分析、利用及传递；2)工程管理部负责其职责范围内生产经营数据的收集、汇总、分析、利用及传递；3)安全质量环保部负责其职责范围内质量安全环保信息、内部审核、信息的收集、汇总、分析、利用及传递；4)机电物资部负责其职责范围内机械设备、物资材料消耗、物资采购等信息的收集、汇总、分析、利用及传递；5)科技部负责其职责范围内科技信息、工程信息的收集、汇总、分析、利用及传递；6)市场合同部负责其职责范围内市场开发信息的收集、汇总、分析、利用及传递；7)人力资源部负责其职责范围内人力资源管理数据的收集、汇总、分析、利用及传递；8)公司办公室负责其职责范围内在建工程纠纷、合同文件、管理评审等数据和信息的收集、汇总、分析、利用及传递；9)档案室负责其职责范围内竣工验收资料、获奖证书及奖状、图片资料、竣工工程回访评语等信息的收集、汇总、分析、利用及传递。10）经济责任制办公室11）基地管理建设部12）法律事务部5.4.3外部信息收集、分析、利用及传递公司各职能部门负责其职责范围内有关法律法规、顾客(业主)来函、来电等外部信息的收集、分析、利用及传递。5.5数据分析方法及适用范围5.5.1排列图、因果图：主要用于QC小组活动；5.5.2抽样方法：主要用于进货检验、过程检验和最终检验；5.5.3网络图：主要用于项目的组织、施工；5.5.4方差分析、回归分析、加权平均法和莱因达准则：主要用于检验和试验结果的处理与分析。5.6数据分析5.6.1公司/项目部对收集的数据(信息)应进行分类整理，采用统计技术进行分析，得出结论，及时向有关领导和部门汇报和传递，以便提供以下信息：1)质量管理体系的适宜性、充分性和有效性；2)过程能力和过程质量的趋势；3)顾客(业主)满意或不满意的程度；4)产品与要求的符合性、跟踪服务质量；5)供方的产品质量和可靠性等；6)改进的建议。5.6.2数据分析实施要求1)公司/项目部确保数据来源的真实性、准确性、及时性；选用合适的数据分析方法对数据进行统计、分析；2)工程管理部负责组织各单位对统计技术应用的指导。5.7数据分析结果的利用应用统计技术对数据进行分析，找出产品和过程变化的趋势，发现变化规律，得出定性或定量的结果，确定改进的方向，制定改进措施，确保质量管理体系有效运行。5.8数据的发布和查询要经过数据主管部门批准，并遵守有关保密规定。5.9数据利用时要检验数据的适宜性和有效性，并作为质量管理体系持续改进的输入。6相关文件1)文件控制程序2)记录控制程序3)职责管理程序4)管理评审控制程序5)人力资源管理程序6)设施设备控制程序7)物资管理程序8)劳务管理程序9)工程分包控制程序10）施工管理程序11）顾客沟通与满意度评价程序12）过程监视和测量控制程序数据分析与利用流程图作业层及试验、检验、测量单位基础数据采集项目部各职能部门数据分类汇总数据分析纠正预防措施一般问题协调 意见及整改建议重要数据及重大 问题协调意见数据分析数据分类汇总公司各职能部门公司领导重大问题处理 意见或批示 精选word范本！