采购申请与采购计划管理.ppt

第3章采购申请与采购计划管理 采购申请与采购计划管理 3 1采购申请3 2采购计划3 3采购计划与预算的影响因素 3 1采购申请 一 采购申请概述二 采购调查三 采购需要量的确定 一 采购申请概述 1 采购申请的含义采购申请 又称请购 主要是指企业各需求部门向负责采购的部门 提出在未来一段时间内所需物品的种类以及数量等相关信息 并填制一定的表格交由采购部门 2 采购申请的功能 1 确定需求及内容 需求部门提出申请 2 确定成本归属 说明物料需求及成本归属 3 有利于管理 避免舞弊 4 节省费用 统一采购 有折扣 3 采购申请的注意事项 1 由适当的采购申请人来进行请购2 以书面的方式提出 包括物料名称 规格 数量 需求日期 避免纠纷 3 确定需求的内容4 以规格表明需求水准5 预算的限制 4 采购申请单 物料管制单 采购申请单是采购作业的起点 通常是由使用部门 仓储部门 生产部门或扩建专案小组等签发的单据 内容包括申请采购物料的名称 规格 料号 数量 日期等 并涵盖了请购 采购 验收3种签核流程 采购申请单一般有六联三种格式 采购申请单格式 一般用于消耗性物资的采购 P46 资本支出请购单 一般用于机器设备等固定资产的采购 P47 特殊支出申请单 一般用于无形劳务采购 如发包 委托等 P48 二 采购调查 在进行采购之前 应对采购市场进行详细调查 了解市场的发展趋势 为市场预测提供客观和正确的资料 采购市场调查 企业运用科学的方法 有系统 有目的地收集市场信息 记录 整理 分析市场情况 了解市场的现状及其发展趋势 从而为市场预测提供客观的 正确的资料 1 采购市场调查的作用 1 是企业进行经营决策的基础2 是调整采购计划执行情况的重要依据3 是改善企业经营管理的重要工具 2 采购市场调查的程序 确定采购市场调查目标 确定调查项目和调查方案 选择资料收集的方法 调查准备阶段 设计调查表格 收集调查资料 一手资料 二手资料 分析整理 检查 统计 分析 编写调查报告 3 采购市场调查 报告 的内容 引言 标题和前言 主题报告 调查目的 调查方法 调查结果 调查结论 意见和意见 附件 样本 附录等 4 采购市场调查的方法 采购市场调查的方法指市场调查人员在实施调查过程中收集各种信息资料所采用的具体方法 可以分为 询问法 观察法和试验法 1 询问法调查者用被调查者愿意接受的方式向其提出问题 得到对方回答 获得所需资料的方法 问卷调查法 根据调查目的 制定好调查提纲的基础上 制定出简明易填的调查问卷 把问卷交给或邮寄给被调查者 请被调查者自行填答后交回或寄回 面谈调查法 由调查人员直接与调查对象见面 单面询问或举行座谈会 相互启发 从而了解历史和现状 收集信息 取得数据 电话调查法 调查人员根据抽样规定或样本范围通过电话询问对方的意见 2 观察法 指调查人员在现场利用观察 照相 录像 录音等手段对调查对象进行直接观察和记录 从而取得第一手资料的一种调查方法 调查结构比较真实可靠 但是只能观察表面活动 不了解内在因素 3 试验法 指把调查对象置于一定的条件下 了解发展趋势 自变量和因变量之间的变动关系 的一种调查方法 这种调查可以发现变量与结果之间是否存在关系 但是相同条件不易选择 5 采购市场调查技术 1 调查表设计调查表指系统地记载需要调查的问题和调查项目的表格 调查表的构成A 被调查者的基本情况B 调查的内容C 调查表填写说明D 调查表编号 设计调查表的步骤A 根据调查目的拟订调查提纲B 根据调查提纲确定调查形式 项目清单 提出命题C 根据调查表构成部分 设计调查表D 实验性调查 然后作修改 设计调查表主要的几个问题A 确定调查的问题与项目 并尽可能结合起来 B 调查提纲的拟定要根据调查内容和对象灵活应用 C 调查表命题要通俗易懂 简明扼要 D 排列格式要清晰明朗 E 反复检查修改 2 询问调查技术 自由回答法 根据调查主题提出问题 由被调查者自由 不受任何约束地回答问题 二项选择法 是非法或真伪法 所提问题只允许在两个答案中选择一个的提问方法 多项选择法 调查人员事先对所提出的问题 拟定若干个答案 供被调查者从中选择一个或多个答案的方法 顺位法 多项选择的基础上 由被调查者根据自己的认识程度 对所列答案排出先后顺序的方法 评定法 要求被调查者表示自己对某个问题认识程度的方法 3 抽样调查技术 抽样调查 根据一定的原则 从调查对象的总体中抽出一部分样本进行调查 从而推断出总体情况的方法 设计三个问题 A 合理确定抽样方法 随机抽样和非随机抽样 B 合理确定样本的大小C 判断抽样调查的误差 A 简单随机抽样 随机抽样的常用方法B 分类随机抽样C 分群随机抽样A 任意抽样 非随机抽样的常用方法B 判断抽样C 配额抽样 三 采购需要量的确定 1 确定采购需要量的目的采购需要量的确定是维持正常产销所必需的 通过确定采购需要量可以达到下列目的 1 防止供应中断 影响产销活动2 避免材料过多储存 积压资金 占用空间3 配合公司生产计划和资金调度4 采购部门先做好准备 选择有力时机购入材料5 确定耗用标准 控制用料成本 P15比较 2 确定采购需要量的三个关键因素 1 生产计划 生产计划主要依据销售数量 加上预期的期末存货量并减去期初存货量来拟订 2 用料清单 由研究发展或产品设计部门拟定的 主要表明各种产品由哪些材料制造或组合而成 根据用料清单可以精确计算制造某种产品的用料需求数量 3 库存信息量 如产品有存货 则生产数量不一定要等于销售数量 同样 材料有库存 则材料采购也不一定等于根据用料清单所计算的材料需要量 某种物质的采购量 该种物资本期的需要量 计划期末库存数量 计划期初库存量 企业内部可利用的资源 3 确定最适合的采购需要量的常用方法 1 经济定购批量经济批量公式 EOQ 最佳订货批量公式 Q 最佳订货批量D 对库存产品的年需求量S 每次订货费用I 单位储存成本每年最佳订货次数公式 N D Q最佳订货周期公式 T Q D案例 P55 2 固定期间法 FPR 定期订货法 订单涵盖期间是固定的 但定购数量每次都不同 基于定购成本较高的考虑 期间的长短根据经验或主管判断 每期会有些剩余存货 3 固定数量法 FOQ 定量订货法 每次定购数量一样 数量凭经验或直觉确定 要考虑设备或产能的限制 模具寿命 包装或运输 储存等方面的限制 不考虑定购成本和储存成本 4 批对批法 LFL 发出的定购数量与每一期净需求数量相同 每一期均不留库存数 定购成本不高时适用5 物料需求计划法 MRP 个别项目的毛需求 主生产排程 用料表个别项目的净需求 个别项目的毛需求 可用存货数可用存货数 库存数 预计到货数 3 2采购计划 采购计划时企业整个采购运作的第一步 采购计划的制定可以保证物料及时供应 同时减低库存及成本 减少紧急订单 减低风险采购率 一 企业采购计划的编制二 企业采购计划的审批与执行三 采购预算四 分析物料需求计划 MRP 文件 一 企业采购计划的编制 1 准备阶段1 必须发送群众献计献策 把经济责任 经济效果和经济效益紧密结合起来 共同完成企业生产任务 降低成本 2 要做好内部资料的收集 准备工作 3 要向外部收集有关资料 如产品价格 质量 运费 市场货源 产地 规格等4 在编制计划的过程中 对选定物质进行审查 2 平衡阶段 指资源与需求在数量 品种 规格上的平衡 以及各类物资之间的平衡衔接 物资的采购量 物资本期的需求量 计划期末库存数量 计划期初库存量 内部可利用的资源 3 编制采购计划 采购计划由下而上逐级进行编制 各级物资申请单位可以按照生产 基建 市场需求等不同情况 提出计划期的需求量 编制物资申请计划 并按规定的时间 要求 逐级上报 二 企业采购计划的审批与执行 1 采购计划的审批采购计划的审批 指上级主管物资采购的部门对采购计划的审批和批准 有的采购计划审批还包括企业上级领导机关对物资采购计划的批准 在审查的时候主要从一下六个方面来核 P58 2 采购计划的执行1 组织订货与采购大宗货物可以参加有关定货会议与生产厂家直接签订订货合同 小额物资可以通过中转机构 采用就近原则进行订货 2 慎重选择合适供货单位 大力推行招标订货 选择条件好的厂家 并尽可能节省费用 大力推行招标订货 使采购行为公开 公正 公平 3 加强订货合同管理订货合同要明确物资牌号 规格 质量 数量 交货期 交货方式 运输方式 验收方法 付款方式 违规处理方法和罚金 赔偿金额等 三 采购预算 预算 指将计划或活动用金额来表示 传统采购预算 将本期应购数量乘以各物料购入单价 或按照物料需求计划 MRP 的请购数量乘以标准成本 这个只能说是资金预算 非真正 现金 支出预算 实际上 采购预算应采用现金基础编制 应以付款的金额来编制 而不是以采购的金额来编制 因为现金有时间因素 国外采购 现金有汇率因素 四 分析物料需求计划 MRP 文件 1 应用MRP MaterialRequirementPlanning 物料需求计划 的目的1 MRP基本原理由主生产进度计划和主产品的层次结构 逐层逐个地求出主产品所有零部件的需求时间 需求数量 其中部件由企业内部生产 则需要根据各自生产时间的长短来提前安排投产时间 形成零部件投产计划 如果零部件需要从企业外部采购 则根据各自的订货提前期发出各自订货时间 采购数量 形成采购计划 2 MRP目的一方面生成生产计划 交给生产车间进行生产 另一方面生成采购计划 交给采购部门去进行采购 所以采购部门利用MRP可以进行库存的控制和管理外 还可以确定主要产品所需原材料和零部件的需求量和需求时间 需求类型可以将库存分成两种 独立性需求和相关性需求 独立性需求库存指将要被消费或使用的制成品库存 订货点方法相关性需求库存指用来制造最终产品的材料或零部件的库存 MRP方法 2 MRP输入文件 1 主生产进度计划 MPS 一般是指主产品的产出时间进度表 主产品一般是指独立需求物品 根据市场的订货合同 订单或市场预测 来确定其未来一段时间 一般是一年 内的总需求量 包括需求数量 需求时间等 然后企业根据自己的生产能力状况进行综合调配平衡 再把他们具体分配到各个时间单位去 是MRP最主要的输入信息 2 主产品结构文件 BOM 主产品结构文件不单是一个物料清单 它还提供了主产品的结构层次 所有各层零部件的品种数量和装配关系 一般是由一个自上而下的结构树表示 每一层都对应一定的级别 最上层是0级 即主产品 0级的下一级是1级 对应主产品的以及零部件 这样一级一级往下分解 一直分解到最末一级n 一般是最初的原材料或外购零部件 每一层各个方框标有三个参数 组成零部件名称 组成零部件数量 相应的提前期 包括生产提前期和订货提前期 3 库存文件 库存状态文件 它包含各个品种在系统运行前的初期库存量的静态资料 但它主要提供并记录MRP运行过程中实际库存量的动态变化过程 库存量的变化是与系统的需求量 到货量 订货量等各种资料变化相联系的 库存量 库存量是指每周库存物资的数量 包括现有库存量和未来各周的计划库存量两种 库存量 本周期初库存量 本周到货量 本周需求量 上周期末库存量 本周计划到货量 本周需求量 计划到货量 指本期MRP计划期之前已经购进在途或者在产 预计要在本次MRP计划期的某个时间到达的货物数量 总需求量 指主产品及其零部件在每一周的需求量 主产品需求量 跟生产进度计划一致零部件需求量 根据主产品生产进度计划和主产品的结构文件推算出来的 3 MRP的输出 1 净需求量 净需求量是指系统需要外界在给定时间提供给定物料的数量 净需求量计算方法 分三种情况 本周计划库存量 表3 3 现有库存量 大于零 净需求量 0 本周计划库存量小于零 而上周计划库存量大于等于零 净需求量 本周计划库存量 本周计划库存量小于零 而上周计划库存量小于零 净需求量 本周计划库存量与上周计划库存量之差的绝对值 2 计划接受订货量 为了满足净需求量的需求 应该计划从外界接受订货的数量和时间 计划接受订货量的时间和数量与净需求量的需求完全相同 3 计划发出订货量 指发出采购订货单进行采购或发生生产任务单进行生产的数量和时间计划发出订货的数量 计划接受订货数量 本周的净需求量计划发出订货的时间 计划接受订货时间 生长 采购 提前期 净需求量时间 生长 采购 提前期 例 4 MRP分析运算逻辑过程 1 准备 确定时间单位 确定物料编码 确认主产品的出产进度计划 确认主产品的结构文件 准备好主产品及其所需零部件库存文件 2 逐级处理 如表3 3 3 输出计划发出定货量R t L 5 分析制造资源计划 MRPII MRPII与MPR区别与联系 在MRP基础上发展起来的 增加 对企业生产中心 加工工时 生产能力等方面的管理 实现了计算机进行生产排程的功能 将财务的功能也攘括进来 在企业种形成了以计算机为核心的闭环管理系统 1 实施MRPII 三个阶段 2 MRPII环境下采购需求确定管理的转变 1 实施MRPII 三个阶段 实现基本MRP 实现闭环MRP闭环MRP与MRP系统的区别 在生产物料需求计划后 依据生产工艺 推算初生产这些物料所需的生产能力 然后与现有能力进行对比 检查该计划的可行性 如不可行 则返回修改物料需求计划或主生长计划 直至达到满意平衡 包括车间作业管理 能力需求计划 投入 产出控制 工艺路线的准确性 对供应商实现采购计划法 实现财务管理和模拟功能 2 MRPII环境下采购需求确定管理的转变 注重企业的产出 强调协同工作能力 与财务部门工作相协调 完善控制工作程序 库存管理科学合理 应变能力增强 增强供应的协调性 减低采购成本 6 需求量确定 P54区别 1 根据物料需求计划确定采购清单2 根据消耗定额确定采购需求量物料消耗定额 在一定的生产技术组织条件下 生产单位产品或完成单位工作量需要消耗物资的标准量 有效消耗 生产物资转化为产品实体或指促进产品实体形成的必要消耗 工艺消耗 非工艺损耗 工艺消耗A 下料消耗B 加工余量消耗C 永久性及半永久性的自然损耗D 残料损耗工艺材料一般不可避免 但是随着科学技术的进步和企业生产技术水平及人工操作水平的提高 这种消耗是可以不断降低的 非工艺损耗A 途耗B 验收保管损耗C 代用原材料增加的损耗D 必要的生产准备消耗E 废品消耗F 其他损耗 3 运用预测技术计算采购需求量根据企业过去的物资消耗情况找出企业物资的消耗规律 根据这个规律来预测未来企业物资的需求量 预测方法很多 多采用时间序列分析发 比如简单平滑法 移动平均法 加权平均法 指数平平滑法和回归分析法 3 3采购计划与预算的影响因素 1 年度销售计划企业年度经营计划都以销售计划为起点 而销售计划的拟定 又受销售预测的影响 销售预测的决定应诉包括外部不可控因素 政治 经济 文化 社会环境 技术水平 竞争状况等 和内部可控因素 企业财务状况 技术水平 厂房设备 原料零件供应 人力资源等 2 年度生产计划年度生产计划由销售计划来的 销售过于乐观 造成库存 销售计划过于保守 会造成产量不足以满足顾客需求 3 用料清单采购计划的准确性 有赖于维持最新 最正确的用料清单 4 物料标准成本的确定在编订采购预算时候 很难对将来拟采购物料的价格进行预测 往往以标准成本替代 而标准成本的制定要以采购资料为依据 或要工程人员精确计算其原料 人工及制造费用等组合的总成本 所以标准成本与实际购入价格的差额 即是采购预算准确性的评估指标 5 生产效率生产效率的高低 会使预计的物料需求量与实际耗用量生产误差 6 价格预期应常对物料价格涨跌幅度 市场是否景气 乃至汇率变动等客观因素进行预测 3 5案例学习 1 采购申请由需求部门提出需求 由仓储部门确定需求类型及现有库存量 并决定采购量 再由需求部门开立采购申请单 经相关领导审核通过即可采购 否则退后需求部门 2 1 由适当的采购申请人来进行请购2 以书面的方式提出 包括物料名称 规格 数量 需求日期 避免纠纷 3 确定需求的内容4 以规格表明需求水准5 预算的限制