物资计划最新版采购管理办法.doc

. 克拉玛依市正诚有限公司物资计划、采购管理办法1 范围本办法规定了物资计划、采购工作原则。本办法适用于公司物资计划申报部门和物资采购部门。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本办法。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本办法。中华人民共和国企业国有资产法；中华人民共和国招标投标法；中华人民共和国政府采购法；评标委员会和评标方法暂行规定；3 术语和定义下列术语和定义适用于本办法。3.1 供方提供产品的组织或个人。3.2 采购计划针对采购对象的工作指令和内容记录。4 物资计划管理4.1 部门职责4.1.1 市场经营部：4.1.1.1 市场经营部是公司物资管理的职能部门，负责物资供应链的采购、签订 合同、到货验收等组织协调和管理工作，任何部门和个人不得无计划，超计划，越权采购。若有生产急需物资，由生产经营部负责统一组织协调。4.1.1.2 负责组织实施公司物资采购计划，根据国家、省有关招投标的法律、法 规、方针政策及公司有关规定，完善物资采购的有关管理制度。4.1.1.3 负责公司物资管理体系的组织工作，并协调、组织所属各部门申报部门物资需求计划的编制工作。4.1.1.4 配合财务部及各部门对各类物资储备物资定额的编制和修订工作。4.1.1.5 负责各申报部门报送的各类物资计划结合库存进行综合平衡，将修订后的各类物资采购计划及使用资金预算情况分类上报总经理，根据总经理的指令进行组织采购。4.1.1.6 在每月的5日前将本单位上月的物资采购清单、合同明细，以及各项费用（指生产经营、技术服务、技改、研发、大修费用中的物资部分及生产维修材料费）的发生情况报送公司有关领导。4.1.1.7 根据要求负责将公司下一年度生产物资计划（指生产经营、技改、研发、大修项目等主要物资需求计划）报送总经理。4.1.1.8 代表公司组织有关物资合同评审工作。4.1.2 生产厂研发中心 工程部 4.1.2.1 是公司生产物资计划申报的主要部门，管理控制公司各项生产经营、技术服务、技改、研发、大修、维修项目的物资材料、费用的使用和项目开工竣工时间，根据各项目进度的情况安排申报物资需求计划。4.1.2.2 在公司批准下达相关部门下一年度生产经营、技改、研发、大修项目后的一个月内，按规定格式把上述项目的主要物资计划报送市场经营部。4.1.2.3 负责制定和修订原材料及设备维护所需备品备件的储备定额，对储备定额的准确性和完整性负责。4.1.2.4 负责编制采购物资的技术原则，报送到市场经营部。4.1.2.5 对物资计划的准确性、及时性、需求的数量负责。4.1.3 各需求部门4.1.3.1 负责将本部门物资计划报送供应部。根据公司下达的项目资金使用计划按月上报部门物资计划，对本部门的物资计划的准确性、及时性负责。4.1.3.2 负责本部门物资技术原则的编制，报送到市场经营部。4.1.4 财务部4.1.4.1 负责公司物资采购计划资金的准备，按入库物资的实际费用进行支付。4.1.4.2 对物资采购项目报价单位的财务报表的完整性提供审核意见。4.1.4.3 对未经申报的计划和项目的采购费用拒绝支付。4.1.5.安环保部4.1.5.1负责对危险类物资: (易燃、爆炸、剧毒品)采购计划安全环保方面的事宜进行审批。4.1.5.2并提出拟定商务合同中相关安全，环保的条款。4.1.5.3全程监管危险类计划物资是否在申报，运输，储存，使用等方面遵守国家的法律法规及公司的相关规定。4.2 物资计划4.2.1 物资计划分为年度物资计划、月度物资计划、急件物资计划。物资采购计划是指在各部门申报的物资计划和补充库存储备定额的基础上，结合库存综合平衡后产生的综合汇总计划。4.2.2 年度计划是项目计划，是指公司批准下达公司下一年度基础建设、生产经营、技改、科技、大修项目中的物资计划，不作为市场经营部实施采购的范围，各需求部门应将年度计划分解至月度计划中交由生产经营部采购；年度计划的申报时间应为上一年的12月20日前。4.2.3 月度计划是指月度基础建设、生产经营、技术服务及以研发工作中使用到的物资计划或根据年度计划实施要求分解至当月的采购计划中。4.2.4 急件计划是指为了及时消除运行设备缺陷，机组设备抢修中的物资需求和采购计划。随时上报市场经营部立即采购。4.2.5 物资计划的申报:4.2.5.1 物资计划应严格遵循实际需求量申报,各部门应根据各项目费用以及实际情况进行编报物资计划。基础建设、大修物资计划或特殊设备要求提前三个月申报；一般物资计划提前一个月申报；冬季及疆外物资计划提前45天申报。4.2.5.2 物资计划申请表内容包括物资名称、规格型号、材质、需用数量、计量单位、所属项目、参考价格及需用日期，并根据需要提供完整有效的技术资料、合格图纸和质量标准，按规定审批。4.2.5.3 各部门申报的物资计量单位应与物资库存计量单位保持一致,新物资计划申报的计量单位应与采购计量单位保持一致。4.2.5.4 月度物资计划：各申报部门在每月的22日前二个工作日一次性向生产经营部报送月度物资计划，由供应部对库存综合平衡后编制月度物资采购计划。 4.2.5.5 急件物资计划的申报：要求各部门在前期做好物资计划安排，尽量在月度计划中申报，严格控制急件计划申报，各部门申报计划要在备注中注明急用。急件采购计划在抄送集总经理同时生产经营部立即组织采购。4.2.5.6 部门申报物资工作流程：4.2.5.6.1生产性物资: 申请人-研发中心专业负责人-公司分管领导4.2.5.6.2综合类物资:申请人-所在部门负责人-公司分管领导4.2.5.6.3补库类物资: 仓管员-仓库主管部门-生产经营部负责人4.2.5.6.4危险类物资: (易燃、爆炸、剧毒品)申请人-所在部门负责人-研发中心专业负责人-安环保部负责人（拟定商务合同中相关安全，环保的条款，我方储存等是否可行）-公司分管领导4.2.6 物资采购计划的编制和审核、执行4.2.6.1 生产经营部根据已审批的各类物资计划,核对库存及合理储备有关信息经综合平衡后,汇总编制成物资采购计划表。4.2.6.2 生产经营部在每月25日前将经公司总经理审核后的物资月度采购计划抄报报财务资产部，财务资产部在每月28日前反馈意见后，生产经营部落实采购。4.2.6.3 财务资产部随时核对仓库的物资库存量及合理储备定额,经综合平衡及时编制成补库计划汇总到公司月度物资采购申请计划一并申报。4.2.6.4 市场经营部根据批准的物资月度采购计划进行分类后采购，对同类物资不得随意拆分后分次采购。5.物资采购管理5.1物资采购的依据是根据经公司批准，由财务资产部反馈后的物资计划。 5.2生产经营部在供方报价前应对采购的物资价格先作市场了解,以防止供方串价和虚增价格。5.3各类物资采购原则上应采用比质比价，合同评审的采购方式。5.4因特殊原因不满足条件的物资采购可采用询价采购（包括网络采购和密封报价）、竞争性谈判、定向采购、续签合同、年度供货等方式，国家法律法规和公司另有强制性规定的，从其规定。5.4.1询价采购：5.4.1.1对于同一型号规格和材料类物资及技术成熟，对其进行价格比较即可选定厂商的生产、综合类物资，选取三家或以上能够提供符合采购需求、质量和服务的供应商。采用最低评议价法选择价格最低的报价单位为第一候选人，由于其他原因，未选择最低报价单位的需附说明理由，经审批后方可执行。5.4.1.2对于同一型号规格和材料类物资及技术成熟，对其进行价格比较即可选定厂商及技术要求不高的通用类物资，原则上采用最低评议价法。5.4.1.3对于技术要求较高、技术方案差异较大的，需进行技术经济比较确定厂商的生产、综合类物资，原则上采用综合评估法。5.4.2竞争性谈判：5.4.2.1对于技术要求不高且不具备招标条件的物资，可与被邀请厂商进行面对面谈判，以降低采购成本的，可采用竞争性谈判的采购方式。5.4.3定向采购和续签合同：5.4.3.1对于重要系统或重要设备，考虑设备统一性等原因，计划申报部门要求使用同一品牌的物资采购，可采用定向采购或续签合同方式。5.4.3.2对于拟采用指定品牌定向采购的物资，由计划申报部门在申报物资计划的同时，应提供经部门签字的定向采购的申请。5.4.3.3拟采用续签合同方式采购的物资，由生产经营部提供经部门签字的续签合同申请。5.4.4年度供货：5.4.4.1对技术要求不高、年需用量稳定、需分批供货的消耗性物资，可采用年度供货的方式采购。5.4.4.2由生产经营部分类列出相关物资名称，提出年度供货申请。5.4.5上述各类采购方式所需的询价文件及其评审、及其推荐等参照公司手册及程序文件执行。5.5合格供方名单的选择:5.5.1供方的选择一般应根据已经批准的合格供方名录内进行选择供应商，未在合格供方名录内的，经评审后进行增添。5.6物资采购实施程序：5.6.2询价采购：5.6.2.1由生产经营部根据采购计划与供方联系。当报价截止后，由生产经营部通知公司合同评审工作小组，对报价及相关附件进行整理讨论后写出比选报告，交公司总经理审批同意后进行采购。5.7.2.2合同金额十万元以下的采购，交生产经营部负责人申报经总经理审批同意后进行采购。5.7.3定向采购和续签合同采购：5.7.3.1对采用定向采购（单一供应商）和续签合同方式进行采购的物资，由生产经营部根据采购计划与供方联系。当报价截止后，由生产经营部通知公司合同评审工作小组，由合同评审工作小组对其报价及相关附件等进行商务技术评审，对评审结果进行整理后，交公司总经理审批同意后进行采购。5.7.4年度供货采购:5.7.4.1由生产经营部根据公司总经理审批同意的采购计划与供方联系，如果是定点供应的，经总经理审批同意后由生产经营部负责安排签订年度供货协议，并按询价采购实施程序执行。5.7.4.3年度供货协议一年一签。5.7.5急件物资计划的采购：5.7.5.1急件物资计划由物资计划申报部门及时向公司领导汇报后，由生产经营部立即组织采购，但物资计划申报部门事后审批流程。5.7.5.2急件物资采购时，采购员可以采用询价采购的方式向原生产厂家（厂家代理商）或在合格供方名录内选择相关供应商采购。并依照程序按签合同。5.7.5.3对采购的急件物资，原则上按当年最新历史采购价进行采购；对价格增高或首次采购的急件物资，应与供方进行谈判。6.到货验收6.1验收管理6.1.1物资到货后根据物资计划，合同条款和质量标准，在规定的时间内完成验收工作并做好记录。物资的到货验收工作由各计划提请部门组织实施，相关部门予以配合。6.1.2物资验收要做到单物相符，数量无误，外观完好，配套齐全，资料完整。需要进行质量检验的，必须具有国家认可的质量检验部门出具的检验合格报告。化工料需要理化指标检测的，供货方应提供相应的检测报告或由研发中心检测合格后，方可入库或投入使用。6.1.3验收程序为：核对相关单据-数量验收-质量验收-入库或不合格品处理6.1.4各部门严格执行按计划采购单收料，对无计划的到货物资，应予以拒绝并及时向生产经营部反应。6.1.5发现短缺，损坏或其他问题，应做好记录，由送货人签字认可，交由生产管理部及时办理查询，索赔手续。6.1.6物资交接后，妥善保管，因保管不善造成物资丢失，损坏或其他问题的，由收料部门负责。6.2验收方式6.2.1核对物资计划，查验合格证，质量证明书，产品说明书，装箱单，磅码单等随货资料。随机配件和工具，技术资料是否齐全配套；物资的质量检验证明，配套物资的装箱清单等。6.2.2需要开箱验收的，一律使用开箱工具开箱启封，应保证不损坏物资的原包装物，验收后应恢复原包装。6.2.3凭计划申请对物资的品名，规格，型号，数量，外观等进行验收并做好验收记录。需过磅，检尺计量的应全部过磅，检尺；需清点件数的应全部清点；成套物资的验收以附件清单进行全部配套验收。6.2.4质量验收必须按有关技术标准进行。供货单位随产品带来的产品合格证，产品说明书，产品质量检验证明和其他技术资料可作为参考依据。6.2.5验收工作应迅速及时，以便发现问题及时处理，避免经济损失。小件，零星及贵重物资在当天完成，成批物资2日以内，有特殊要求的物资，应在规定的验收期内完成，需研发中心质检的物资应在到货后1日内送检，3日内完成质检，验收工作的及时有效率应达到100%。6.2.6工程项目的验收应由生产经营部，财务资产部组织公司相关部门按合同逐项验收，验收结果报公司领导。6.2.7涉及到危险类物资(易燃、爆炸、剧毒品)验收，由计划提请部门第一时间通知安环保部，由安环保部全程监管验货入库过程。6.3拒绝验收6.3.1不具有国家规定的生产许可证，又没有国家授权或技术监督部门出具的有效证件，不能验收。6.3.2无计划，超计划物资不能验收。6.3.3无合格证，质检证等质量合格证明文件的物资。6.3.3验收中发现数量短缺，质量残次，部分损坏，不配套，污染等情况，分别按索赔，查询，运耗，事故等处理。6.3.4验收完毕后，库管员要填写入库物资验收记录，验收合格的物资按规定及时办理入库，建卡立账6.4验收问题处理6.4.1必要证件不齐时，应将货物作为待验收物资处理，货物单独存放，临时妥善保管；报生产经营部尽快通知供应商提供资料，待资料齐全后在验收入库。6.4.2数量不符时，将情况及时反馈生产经营部，由生产经营部联系供应商予以处理。6.4.3规格，质量不符合计划要求的，报生产经营部，经检查核实，货物作为不合格品处理。6.4.4待查物资应单独存放，根据查询结果进行处理。6.5不合格品处理程序为：确认-生产经营部-供应商-换货或退货-重新验货入库6付款6.1每月由财务资产部提供付款额度。6.2生产经营部填写付款申请递交财务资产部。6.3财务资产部负责人根据付款事项核查计划申报审批，合同条款确认无误后签字报总经理。6.4总经理审批签字后付款。6.5确需现款购买的物资由市场经营部与财务资产部沟通后按规定报总经理批准后执行。7检查与考核7.1由财务部，生产经营部会同相关部门对执行情况进行不定期检查, 对违反本制度的部门按公司奖惩考核办法的有关内容提出考核意见，并报送公司领导。定向采购、年度供货、续签合同申请表申请部门采购物资名称理由说明：年 月 日生产经营部意见： 年 月 日总经理意见： 年 月 日精选word范本！