备用金管理制度3.doc

. 备用金管理制度1.目的： 为规范公司财务资金管理，提高备用金使用效率，特制定本制度。2.定义：备用金是企业预付给职工用作差旅费、零星采购和日常零星开支，事后需要报销的款项。3.适用范围用作零星开支的款项，主要支付项目是经常性支出：差旅费、零星采购办公用品等，一定时期内多次反复发生的事项。4.管理原则4.1坚持总额控制原则：原则上个人借用备用金不得超过其2个月的工资。4.2专款专用原则：借款人不能编造借款理由，套取使用备用金，已提取的备用金不得挪做他用。4.3实效性管理原则：定额备用金时效期最长不得超过一年，临时备用金时效不得超过一个月。4.4权责对等、连带责任原则：个人备用金由员工自行保管，部分负责人为其借用备用金员工的第一负责人，借款人为部门负责人的，直接上级为其第一负责人，第一负责人应根据工作需要审核下属借用备用金的真实性、必要性和借款标准。5.管理规定5.1备用金的分类：备用金分为定额备用金和临时备用金。5.2备用金借用程序5.2.1员工借用临时备用金时，应到财务部索取公司专用借款单据，按规定的格式内容填写借款日期、借款人、借款用途、借款金额和还款期限等事项，经部门负责人核实审签（部门负责人借款需报主管领导审签）、公司总经理、财务负责人签字批准后，到财务部办理借款手续。出纳审核借款单填写格式及签字内容，确认无误后方可办理付款手续；5.2.2根据工作需要，工作人员因经济业务频繁等原因确需办理定额备用金业务的，由所在部门填写定额备用金申请报告，经分管领导、公司总经理、财务总监审批同意后，报财务部门办理相关手续。定额备用金由公司财务打款至借款人的工资卡，借款人仅能将定额备用金存放至公司给予办理的工资卡内，或者以现金形式随身携带以便随时因公业务开支。5.2.3还款期限1）临时备用金，如因出差借用备用金，借款期限不得超出出差结束后的5个工作日。出差具体结束时间以出差申请单上确认日期为准。如因办理其他偶发性业务所借用的临时备用金还款期限不得超过1个月（自实际收到财务银行转账的备用金当日起算）。2）定额备用金，一般情况下还款期限为每年12月20日。但因违反公司制度，或者劳动关系发生变化时，收到公司书面形式（含电子邮件）归还备用金通知书时，以收到书面文件三个工作日（自通知书发出时间开始计算）内还请归还备用金。5.3备用金报账程序5.3.1临时备用金报账程序：财务在业务人员报销临时备用金时，向业务人员开取收据。具体处理如下：1）报销金额大于备用金，出纳在摘要栏中填写“今收到*员工用于冲抵备用金报销单据”，金额处填写报销单据金额。会计分录如下：借：管理费用（销售费用、间接费用） *元（金额为报销单据金额）贷：其他应收款 *元（金额为备用金金额）银行存款 *元（金额为公司打款给报销人的差额部分）2）报销金额小于备用金，出纳在摘要栏中填写“今收到*员工用于冲抵备用金报销单据”，金额处填写报销单据金额。会计分录如下：借：管理费用（销售费用、间接费用） *元（金额为报销单据金额） 银行存款 *元（金额为员工转账至公司户头的差额部分）贷：其他应收款 *元（金额为报销单据金额）3）报销金额等于备用金，出纳在摘要栏中填写“今收到*员工用于冲抵备用金报销单据”，金额出填写报销单据金额。会计分录如下：借：管理费用（销售费用、间接费用） *元（金额为报销单据金额）贷：其他应收款 *元（金额为报销单据金额）5.3.2定额备用金报账程序1）员工办理定额备用金的，最长借款时间为一年（不跨年度），每年末12月20日之前清理一次，次年重新办理借款手续。年内可周转使用所借资金，在核定的使用期限内无需办理冲账还款业务。2）当出现本制度规定的定额备用金还款事项时（参照5.2.3第二条）定额备用金的报账程序参照临时备用金报账程序。5.3备用金管理要求5.3.1备用金实行本人借支本人负责，由第一责任人负连带责任的管理办法，不得转嫁他人。个人备用金无法偿还时由其本人自行承担赔付责任，第一责任人承担连带赔付责任。5.3.2对于单笔超过1万元的备用金需工作人员提前一天向财务部门预约，每天下午16:40分之后，出纳将不受理备用金借款业务；5.3.3出纳每季度应定期将账面备用金明细表报各部门负责人进行对账。5.3.4个人借用备用金应在规定的还款日期进行还款。如果因业务发生变化导致备用金需推迟归还，应以书面报告的形式向财务提出，该报告经第一责任人同签字后交至财务，经财务同意后可推迟还款，未经财务同意不得延迟归还备用金。5.4财务监督5.4.1为了有效监督定额备用使用情况，财务可不定期对定额备用金使用情况进行核查。1）财务人员以发函形式提请定额备用使用人员提交即时银行卡余额信息。2）借款人收到函后与财务人员在函件上签字，并确定收函的时间。3）借款人在收到函件后可立即打开网银供财务人员查看余额信息。如未开通网银，则借款人陪同财务人员去ATM机上确认余额。如果借款人存在部分定额备用金随身携带则，备用金货币资金余额=银行卡余额+随身携带现金余额。货币资金余额以书面的形式由借款人签字确认。4）备用金货币资金余额确认结束后，由财务人员同定额备用金使用人及第一责任人共同确定定额备用金实际余额（实际余额=借支的定额备用金-已开支为报销部分）。5）备用金货币资金形式的余额应大于定额备用金实际余额，否则视为挪用。5.4.2财务部门的备用金管理人员应坚持在规定的期限内如果借款人未还请备用金，那么应坚持“前款不清、后款不借”。5.4.3借用备用金员工在工作变动或者离职时，行政部必须及时书面通知财务部门核对调整相关财务手续，待财务部门反馈后方可办理员工变动或离职；5.5罚则5.5.1出纳在审批手续不全情况下借支备用金的，在月度考核时按借支金额5%扣罚相应薪金，情节严重者视为严重违反劳动纪律，公司有权单方面解除劳动关系。同时对财务部经理处罚人民币100元；5.5.2（5）出纳在借款人无任何手续的情况下私自借款，或发现用白条抵库借款的现象，在月度考核时按借支金额5%扣罚相应薪金，视为严重违反劳动纪律，公司有权单方面解除劳动关系。同时对财务部经理处罚人民币100元； 5.5.3备用金使用人员将备用金挪作他用处罚挪用金额的2%，同时公司将从其薪金中扣取备用金和罚金，薪金不足部分由第一责任人现行垫付，待公司追回不足部分返还给第一责任人，如差额部分无法追回，则第一责任人现行的垫付行为转为赔付行为，对于情节严重的公司有权单方面接触劳动关系并保持追究当事人法律责任的权利。5.5.4备用金使用人未按规定期限归还备用金由财务按借款金额千分之一收取滞纳金，在次月工资发放日连同连同滞纳金、备用金一并在工资中扣除，薪金不足部分由第一责任人现行垫付，待公司追回不足部分返还给第一责任人，如差额部分无法追回，则第一责任人现行的垫付行为转为赔付行为。5.5.5对于备用金使用人发生挪用、延期归还行为，对第一责任人处罚人民币100元。6.附则：本制度由集团总部制定，现决定于2016年5月15日在宁波大爱城建设开发有限公司试运行，集团总部授权宁波大爱城建设开发有限公司对本制度释疑。制度范本精选版