公文收发及文号编写管理制度.doc

.榕新盛物业201419号公司收发文及公文文号编写管理制度为进一步规范公司文件处理工作，确保文件能够及时发挥承上启下的枢纽作用，提高办公效率与质量，结合公司实际情况，特制订本制度。一、收文办理程序1、收文及登记：凡是从外部送达本公司的正式红头文件，例如上级来文、转发文，同级单位来文、转发文，其他来文等，一律由综管部负责文件收发人员负责签收，根据文件内容对其进行基本整理与登记（附件一）。2、文件报签：对进行基本整理与登记过的来文进行择选，依据来文内容，将需要执行办理或文书反馈的文件填制阅办单（附件二），报公司领导阅批。3、文件承办：综管部经办人员按照领导阅批指示，及时将文件进行办理。如阅批指示为传阅，则由综管部经办人员将文件递于每个部门负责人阅签后收回存档；如阅批指示为指定某个部门或某人办理，则综管部经办人员将文件移交时，指定部门或指定人需在阅办单上签字确认后自行复印一份副本留底，并按领导阅批指示进行办理，文件正本则由综管部存档。二、发文办理程序1、拟稿：即草拟文件的初稿，为发文处理的第一道程序。公司日常、行政事务文由综管部负责拟稿；其他业务性文件由相关部门人员负责拟稿；或由领导指定专人拟稿。对于针对收文而作反馈的发文，则按照实际领导阅批指示进行拟稿。2、核稿：对文件草稿进行审核，由拟稿人所在部门负责人在草稿未送领导审批之前，根据文稿内容进行全面的审核。3、签发：已核稿后的文稿，由拟稿人用本司专用发稿纸填写标题、正文内容、拟稿人、拟稿部门、报送、抄送、份数等详情后（正文内容可用空白A4打印附后）报各部门会签及领导签发。签发是公司领导对文稿的最后审批，草拟的文件经领导签发后，即成为最后定稿，不可私自随意更改。4、校对：文稿经签发后由发稿人以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关，在校对完毕后须在定稿上签字确认，如有发现错误订正后统一再报公司领导确认。5、编文号：文件正式签发后，要进行编号登记，防止发文混乱，编号由综管部按照公文规定格式及文件类别进行编号。6、打印与盖章：对已校对完毕可印发的文稿进行印制，在印制过程中须要做到：一以定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动、二以版面安排美观大方、赏心悦目为佳。在印制完毕的公文上加盖公司印章，用印要做到端正、清晰、位置恰当。6、分发：发放文件时，严格履行收文人签字手续，并如实登记（附件三），以保证文件发放不出差错，如有差错也有据可查。三、文号编写1、文号的组成：一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成，我司用于日常性等发文的正确完整文号示范例如：榕新盛物业20141号。发文代字是发文单位名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个单位，我司发文代字即为“榕新盛物业”；发文年号即为发文当年的年度，不得缩写，须用阿拉伯数字写全，并把年份加六角括号，例如“2014”，不得用圆括号或别的括号；发文序号是发文的流水号，当年所发的第一份公文为1号，以后依次顺排即可，公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。2、文号种类：结合实际，我司发文编号分为三类：第一类为日常行政性发文，文号示范为“榕新盛物业20141号”；第二类为党务性发文，文号示范为“榕新盛委20141号”；第三类为会议记录发文，文号示范为“会议纪要20141号”。3、文号要求：文号书写位置位于版头的正下方，文头部分与正文部分的间隔横线的正上方。字体采用“仿宋”，大小设定为“小三”，且文号一旦开始使用，不可随意更改，具有长久性、固定性。附件：1、收文登记表2、文件阅办单3、发文签收登记表福州新盛物业管理有限公司二一四年九月二十三日福州新盛物业管理有限公司 2014年9月23日印发制度范本精选版