办公自动化之Access快速入门.ppt

办公自动化讲座 二 办公自动化之Access快速入门主讲人 李刚 通知 为了进一步提高办公自动化水平 经广大办公自动化爱好者共同努力 于2010年12月10日成立了哈尔滨工业大学 威海 办公自动化协会 旨在给大家提供一个学习交流 进步提高的平台 欢迎大家加入我们的协会 加入方式 加入QQ群 填写申请表 缴纳会费 50 年 理事长批准 成为会员 享受会员服务协会QQ群号 1265 76067欢迎大家加入一起探讨学习 共同进步 更多协会详情 到QQ群里查看 大纲 Excel的无奈10mAccess的使用70m什么时候要想到使用数据库5mAccess数据处理的优势2m初学常见问题10m优势互补 Access和Excel协同 3m Excel的无奈 单元格的无奈 单元格格式不严谨 造成表象与实质的脱节 文本格式 日期格式 行列顺序的无奈 工作表中 行与行 列与列之间的移动会导致物理内存数据的变化 而某些操作又是基于这些变化的 分类汇总 空行空列 工作表的无奈 工作表之间无法建立关系 无法进行多表核对 匹配 查错 部门数据交流 数据完整性约束低 如 学号为空 学号重复 无效值 同名列 J1 Access的使用 初识数据库35mAccess数据库对象5mAccess数据库的基本应用 表 查询 报表 20mAccess数据库的中级运用 计算与操作查询 10m 初识数据库 数据库介绍 数据库 数据库管理系统 10m关系数据库 数据模型 关系模型的概念 性质和操作 关系数据库分类 20m 数据库介绍 数据库 数据库 DataBase简称DB 数据库是以一定的方式组织并存储在计算机存储设备上 能够为不同用户所共享的 与应用程序彼此独立的相互关联的数据的集合 也就是说 数据库中的数据按一定的模型进行组织 在数据库中不仅要存储数据本身 还要存储数据与数据之间的联系 它就像一个仓库 不过存放的东西是信息数据 数据库介绍 数据库管理系统 数据库管理系统 DateBaseManagerSystem简称DBMS 数据库管理系统是专门用来创建 操纵 管理 维护和监控数据库的大型软件系统 它对数据库提供安全访问机制和操纵 管理机制 它是数据库系统的核心和基石 所有对数据的操作都要通过管理系统进行 数据库管理系统 功能介绍 数据库定义功能 DBMS通过向用户提供数据定义语言 Datadefinitionlanguage DDL 用来定义数据库的结构和数据库的存储结构 数据库中数据之间的联系 以及数据的完整性约束条件和保证完整性的触发机制等 数据库操纵功能 DBMS提供数据操纵语言 Datamanipulationlanguage DML 用户通过DML可以完成对数据库中数据的操纵 可以装入 删除 修改数据 可以重新组织数据库的存储结构 可以完成数据库的备份和恢复等操作 数据库查询功能 DML还为用户提供了各种方式灵活的查询功能 使用户可以方便的使用数据库中的数据 数据库控制功能 DBMS还承担对数据库的安全控制 完整性控制 多用户并发控制等各方面的控制 数据库与数据库管理系统 辅助理解模型 仓库管理模型 数据库定义功能 就像仓库根据货物种类来制作和维修货架 容器 的功能 数据库控制功能 就像仓库的安保系统 门禁系统等 数据库操纵功能 就像将货架上 容器中 的东西存放 取走 包装 加工等操作 数据库查询功能 就像是我们建立的材料卡片和台帐 上面有材料的增减变化情况 使我们一目了然 仓库模型的功能解释 数据库定义功能 就像仓库根据货物种类来制作和维修货架 容器 的功能 数据库操纵功能 就像将货架上 容器中 的东西存放 取走 包装 加工等操作 数据库查询功能 就像是我们建立的材料卡片和台帐 上面有材料的增减变化情况 使我们一目了然 数据库控制功能 就像仓库的安保系统 门禁系统等 数据库介绍 数据库应用系统 数据库应用系统 Databaseapplicationsystem DBAS 是数据库系统开发人员根据用户的需求 在DBMS的支持下 以数据库为基础和核心 面向某一类实际应用问题而开发的应用软件 DBAS的开发过程一般分为两个阶段 1 设计并创建数据库 2 开发应用程序 数据库分类 数据模型10m关系模型中的基本概念5m关系的基本性质4m关系模型的基本操作5m关系型数据库分类1m 数据模型 层次模型 它是用树状结构来表示实体以及实体之间的联系的 如 单位组织机构图 族谱 文件系统 网状模型 它是用网状结构来表示实体及实体之间联系的模型 关系模型 它是建立在严格的数学 集合理论 基础之上 运用二维表 关系 来表示实体及实体之间的联系的 它的运算对象和结果都是二维表 层次模型 网状模型 关系模型 根据上列信息建立Access数据表格 J2 关系模型中的基本概念 关系 对应一张由行和列组成的二维表格 每个关系有个名字 称为关系名或表名 一个关系对应一个实体集或实体集之间的联系 元组 关系对应的二维表格中的每一行称为关系的一个元组 它对应实体集中的一个实体 在数据库中也成为记录 在Excel表格中称为行 属性 表中的每一列称为关系的一个属性 关系的每个属性 字段 列 都必须有一个属性名 字段名 列名 和一个特定的数据类型 值域 每个属性的取值范围称为它的值域 关系的每一个属性必须对应一个值域 不同属性的值域可能相同或不同 主码 主键 能够唯一定义或标识关系中一个元组 一条记录 的属性或者属性的组合成为主码 主键 关系中的主码不能为空值 NULL 外码 外键 在关系模型中 为了实现表与表之间的联系 通常将一个表中的主码放到另一个表中 作为两张表联系的纽带 这个起联系作用的属性称为外码 即在一个表中是主码 再另外一个表中不时主码的属性或属性的组合称为外码 J3 关系的表示方式 关系一般表示为 关系名 属性名1 属性名2 属性名n 例如 学生 学号 姓名 性别 出生日期 专业 奖学金 课程 课程号 课程名 课程类别 课时 学分 教师工号 成绩 学号 课程号 成绩 教师 工号 姓名 职称 教研室 注 其中加下划线的属性表示主属性或主码 关系的基本性质 关系中不允许存在两个完全相同的元组 即各行相异 不允许出现相同的行 元组 行 的顺序无关紧要 关系中每一列上 属性值 字段值 应取自统一个值域 关系 表 表中的每一列都是不可再分的基本数据项 关系中个列的名字不能相同 列的顺序无关紧要 但不能重复 J4 关系模型的基本操作 选择 selection 选择操作是指根据给定的条件 从一个关系 表 中选出一个或多个元组 行 记录 被选出的元组 行 记录 组成一个新的关系 这个新的关系是原关系的一个子集 选择园选是关于行的运算 它是关系中最基本 最重要的运算 投影 projection 投影操作是指从一个关系 表 中选择某一些特定的属性 列 重新排列组成一个新的关系 投影后新关系中的属性比原关系中的少 新关系中若有相同的重复行 则重复的行将被删除 仅保留一行 因此 投影运算时关于列的运算 连接 join 连接运算是从两个或多个关系中选取属性间满足一定条件的元组 形成一个新的关系 连接操作主要用于表与表之间的关联 关系模型的这3种运算可以分别进行也可以组合在一起进行 J5 关系型数据库分类 大中型数据库 如IBMDB2 Oracle SQLServer SyBase Informix等 小型数据库有Access Paradox Foxpro等 现在个人用户比较常用到的数据库是SQLServer和Access 而Access是最流行的桌面型数据库 操作起来象Word和Excel一样简便 Access数据库对象 表 存放数据的容器 建立 修改 删除 字段定义 查询 数据操作工具 计算 汇总 批量维护 窗体 数据输入和功能表现工具报表 数据表现工具 输出我们需要的报表页 网页表现工具 在没有安装access的机器上查看access数据库的数据 宏 批处理模块模块 自定义功能模块 VBA J6 Access对象之间的关系 表 查询 报表关系 数据库的基本应用 快速生成表 向导 导入 链接 粘贴 设计 输入 查找重复项 利用向导 查找不匹配项 利用向导 利用关系查看延伸信息 利用连接 交叉查询汇总查询条件查询 IN LIKE 参数查询报表制作 善用向导 J7 数据库的中级运用 数据计算产生新列 数据操作 删除查询 更新查询 追加查询 生成表查询 函数的运用 数学SUM 判断IIF 日期DATE 极值MAX 字符串MID J8 什么时候要想到使用数据库 数据量大而且需要不断维护信息系统之间的数据交流核对周期性提供基于数据统计的报表存在比较固定的反复的功能性操作模式需要存放历史数据 以备统计分析用的多人操作同一个表或要合并相同类的表 需要规范基础数据经常用Excel处理的日常事务有很多格式相同的卡片和表格要填 Access数据处理的优势 一次定义 任意运行动态输入 选择运行关系匹配 条件运行 初学常见问题 行 列 域的关系关系建立的基本要求有效性规则的运用自动编号问题数据保存问题关系匹配数据库文件增大查询和表查询里的字段 问题空值问题 J9 优势互补 Access和Excel协同 交叉报表的遗憾横向较长的报表 J10 结束语 时间短 内容多 有什么不明白地方可以提出来 也欢迎大家加入我们的协会 协会QQ群号 1265 76067欢迎大家加入一起探讨学习 共同进步 谢谢大家