办公室自动化的成功要素.ppt

1 辦公室自動化 第6章辦公室自動化的成功要素 2 辦公室自動化的主幹 複雜的辦公室環境中 傳統的機器取代人力的觀念已不敷使用一個成功自動化的推行 必定要有人 機器 資金及資訊等四方面的配合 3 人 1 人 在辦公室自動化過程中 常被誤認為附屬角色 事實上 人應該是整個活動的主角推行辦公室自動化會面臨那些人的問題 建立共識最佳的狀況是 所有員工都有推行自動化的動機了解自動化後之改變所帶來的利益推行自動化時不能只從資方的利益著手 因為這並不容易說服員工來改變其行之已久的工作習慣要讓員工知道 自動化後可減少工時 增加獎金 工作內容會變得更有效率及更有趣 等 4 人 2 避免技術崇拜及專制式推行方式有時電腦專家認為最佳的使用方式 可能跟使用者的想法並不相同技術部門應多聽聽來自基層使用者的聲音 而管理者也要懂得分辨技術性問題和作業性問題克服對新科技的恐懼如何協助使用者減緩學習挫折的影響是一個重要的課題設定符合使用者程度的學習目標 漸進式的導入步驟及適當的教育訓練管理心態的改變自動化不只是作業者的工作 若管理者沒有跟上這些改變 很可能會成為進步的絆腳石 5 科技 大多數使用者未充分瞭解軟體的功能 即一窩蜂的追求流行 因此很容易造成資金 人力及時間的浪費改善這種現象的最好的方法是 學習 資訊科技雖然汰舊換新的速度極快 選擇成長期及成熟期的產品是較安全的策略 6 資金 人工成本愈來愈高 而電腦價格卻愈來愈便宜 因此以成本較便宜的電腦 來取代成本較高的的人力企業應關心的是自動化後所帶來的效益 而非其所能產生的收入電腦價格變化很快 常使得企業對於購買時機會有遲疑自動化投入成本 其可分成兩類 購置成本及使用成本 7 資訊 典型的企業經營週期為 規劃 組織 領導及管理資訊是企業制定各種計劃 目標或決策的依據 因此有效的取得及應用資訊 會關係到企業的發展 8 資訊 企業若是一眛地將資訊交由電腦處理 而不分析本身的資訊需求 必定會造成錯誤的決策 資訊主管必須由注重技術導向走向管理導向 甚至應兼具兩個領域的知識 而成為溝通的橋樑 9 引進辦公室自動化機器的事先評估 若是單純從投入及回收的觀點來看辦公室自動化 辦公室自動化註定是一項賠本的投資 最多也只能達到平衡一般傳統的投資報酬的估算方式 並不適合用來評估辦公室自動化 10 成本的估算法 理論上應以機會成本的概念取代投入成本機會成本 是假定所有作業都有其機會價值及應投入的時間資源 當選擇執行某一作業時 代表放棄執行其它作業的機會 因此執行該項作業的機會成本 應等於所放棄的作業中 價值最高的成本 11 選定自動化順序 作業的單位成本及自動化應投入的成本是一些必要的指標 此外還必須加上作業工作量指標 才能使評估較客觀及有效 一般可經由作業調查及統計後 以百分比的方式表示總體效益 作業單位成本 作業量指標 12 辦公室自動化後的成效預測與評估 首先必須先作成效預測成效預測應儘量的以量化的方式表現例如 節省作業時間到1小時減少人工作業為2 5單位減少電話費用為每月一萬元降低錯誤率到5 提高客戶滿意度到80 提高平均員工工作舒適度到85 等等評估成果時則可分成三個程度 A 超過目標B 達成目標C 低於水準 13 OA成效預估及評估表 14 推動辦公室自動化後的檢討與改進 針對下列因素進行檢討及改進 重新分派工作職掌管理方式的修正組織結構的改變 15 THEEND Q A