初级会计电算化-UFO报表.ppt

1 会计报表系统 一 UFO报表系统概述 1 特点 将报表的格式与表内的数据视为一体 避免了传统会计报表制作过程中对表头 表体 表位分别设计的做法 同时强化了不同表间数据引用的功能 强调了三维立体表的概念 具有强大的图形功能可以形象直观的表达会计报表数据 2 报表系统中的基本概念 2 A 报表结构按照报表结构的复杂性 将报表分为简单表和复合表简单表就是由若干行和列组成 规则的二维表 资产负债表 利润表 现金流量表都是简单表复合表就是由若干张简单表组合而成的某种组合 3 简单表的格式一般都由标题 表头 表体和表尾组成 1 标题 用来表示报表的名称 2 表头 用来描述报表的编制单位名称 编制日期 编制计量单位 报表栏目名称等 报表栏目名称 是表头中最重要内容 3 表体 是一张报表的核心 它是报表数据的主要表现区域 是报表的主体 有表行和表列组成 4 表尾 表体以下的辅助说明部分 4 B 报表和报表文件报表 也叫表页 是由若干行和列组成的一个二维表报表文件 是存储数据的基本单位 是以rep为后缀的一个文件 如 zcfzb rep是一个三维表 5 C 单元 单元属性 单元风格单元 报表中由行和列确定的方格 是组成报表的最小单位 如C2表是第二行C列对应的单元 单元属性 是指单元类型 数字格式 边框的样式 单元类型有数值型 字符型 表样型数值型 是报表的数据 在数据状态下输入 必须是数字 建立一个新表时 所有单元的默认类型都是数值型 字符型 也是报表的数据 在数据状态下输入 必须是汉字 字母 数字及各种符号组成的字符 6 表样型 是报表的格式 是在格式状态下输入的所有的文字 符号或数字 只能在格式状态下输入和修改 在数据状态下只能显示而无法修改 单元风格 是指单元内容的字体 字号 字形 对齐方式 颜色图案等 7 D 区域和关键字区域 也叫块 是有一组相邻的单元组成的矩形块 在描述一个区域时 开始区域 左上角单元 与结束单元 右下角单元 用冒号连接 如C3 G6关键字 是游离于单元之外的特殊数据单元 可唯一标识一个表页 用于大量表页中快速选择表页 决定了表页取数范围 每个表页中可定义多个关键字 关键字一般包括 单位名称 单位编号 年 季 月 日也可以自定义 8 E 格式状态和数据状态格式状态 是设计报表格式的状态 可以定义公式 在该状态下的操作对该报表文件的所有表页都有效 在该状态下只能看到报表格式而不能看到报表的数据 数据状态 是处理报表数据的状态 在该状态下不能修改报表格式 能看到格式和数据 即报表的所有内容 9 二 UFO报表系统的主要功能第一 提供各行业报表模板的功能 系统提供了27个行业单位的标准财务报表模板 第二 文件管理功能 系统提供了创建报表新文件 打开已有的报表文件 保存文件 备份文件的功能 还能够进行不同格式文件的转换 第三 格式管理功能 系统提供了丰富的格式设计功能 10 第四 数据处理功能 系统以固定的格式管理大量不同的表页 能将多达99999张具有个是相同的报表统一在一个报表文件中管理 每张表页之间建立了有机的联系 每张表页的行列容量多达9999行 255列 还提供了种类丰富的函数 可方便快捷的定义报表公式 第五 图表功能 系统提供了很强的图形分析功能 能够制作包括直方图 立体图 圆饼图 折线图等10种图式的分析图形 11 第六 打印功能 实现了 所见即所得 的功能 报表 图形以及插入对象都可以打印输出 也可以通过 打印预览 提前观看报表或图形的打印效果 第七 二次开发功能 系统能够自动记录命令窗中输入的多个命令 并且提供批命令和自定义菜单 可将有规律性的操作过程编织成批命令文件 12 上述七项功能中 第一 提供各行业报表模板的功能第三 格式管理功能第四 数据处理功能第六 打印功能是日常报表管理工作要用到的最主要功能 13 三 用友UFO报表系统的主要流程 14 说明 1 其中对于财务报表的制作编制来说 前四步是必需的也是最重要的操作步骤 2 而对于编制一般的财务报表来说 也一定要有第一步启动系统建立报表 第二部设计格式 第四步数据处理和第七步退出系统 3 具体应用时 大家应根据自己的实际情况来决定到底采用哪些具体操作步骤 15 四 制作新表的详细步骤和方法 一 利用报表模板来制作报表报表格式通过利用模板来为某股份制企业制作 资产负债表 来说明这一过程 首先启动UFO系统 进入UFO主控画面后 调用 文件 菜单下的 新建 功能或点击工具栏中的 新建 图标 系统会建立一个空白格式的报表 并将报表的状态设置成默认的格式状态 表示现在可支持对报表的格式设计 16 接下来可调用 格式 菜单下的 报表模板 功能 是用系统预置的报表模板 此时系统会弹出一个 报表模板 的子窗口 要求用户确认本单位所属的行业和所要求利用的报表模板名称 用户可从行业下拉框中选择本单位的行业性质 软件一共提供了包括工业 商品流通业 股份制等在内的27种 行业 及企业类型 系统默认的 行业 为工业 本例选择 股份制 17 行业 及企业类型选定之后 从财务报表下拉框中选择具体的报表名 下拉框中列示的具体报表名和总数会根据选定行业的不同而有所不同 比如 工业 报表模板提供了 资产负债表 损益表 利润分配表 财务状况变动表 现金流量表 现金流量表附表 6张报表对于股份制企业 系统提供的模板除了上述5张报表 没有财务状况变动表 外 还提供了 股东权益增减变动表 应交增值税明细表 18 本例选择 资产负债表 选择完成后 点击 确认 按钮 系统会提示 模板格式将覆盖本表格式 是否继续 点击 确定 按钮 这样就形成了一张股份制企业的资产负债表的格式 图中在 年初数 期末数 等列上的单元格被标识为 公式单元 表示相应的项目的核算公式已经设置完成 此单元的数据可以有公式计算得到 19 二 自定义报表格式以手工定义 货币资金表 为例1 调用 文件 菜单下的 新建 功能 建立一张空白表格2 设置报表尺寸 单击 格式 菜单下的 表尺寸 输入新表的行数和列数 输入8行5列3 定义行高和列宽 选中相应的区域 分别单击 格式 菜单下的 行高 和 列宽 行高8 列宽25 20 4 画表格线 选中要划线的区域A3 E7 单击 格式 菜单下的 区域划线 选择 网线 5 定义组合单元 选取A1 E2区域 单击 格式 菜单下的 组合单元 点击 整体组合 用同样的方法将A8 E8按行组合6 设置表内项目 选取A1 E2 输入相关文字 如 货币资金表 其他单元同样操作7 设置单元风格 即设置单元的字形 字体 字号 颜色 图案 折行显示等 选中组合单元A1 E2 单击 格式 菜单下的 单元风格 选择字体14 居中 文字在单元格内折行显示 21 8 设置单元属性 将固定内容的单元如 项目 行次 起初数 期末数 等定义为表样单元 把需要输入数字的单元定义为数值单元 把需要输入字符的单元定义为字符单元 22 9 确定关键字在表页上的位置选中要输入关键字的单元 单击 数据 菜单下 关键字 设置 弹出关键字设置对话框 分别选择 单位名称 年 月 将三个关键字都加入 为解决关键字的层叠现象 调用 数据 菜单下 关键字 偏移 在弹出的 定义关键字偏移 对话框中 分别输入个关键字的偏移值 单位名称 的偏移值为0 年 的偏移值为 60 向左偏移 月 为 20 单击 确定 23 至此 手工定义的 货币资金表 的格式就设计成功了 调用 文件 菜单下的保存或单击工具栏中的 保存 图标保存即可 24 三 定义公式单元1 套用模板 系统已经预置公式 只需检查单元公式的正确性 2 自定义设计的报表 需要自行定义单元公式 方法是 在格式状态下 在 数据 菜单中指向 编辑公式 然后单击其下拉项 单元公式 直接输入 或利用函数向导输入 A 直接输入 选择要输入公式单元 按格式输入公式 注意 涉及到的数学符号均需输入英文半角 25 B 利用函数向导输入 又叫交互式输入公式 1 选定被定义单元2 单击编辑框中的 fx 按钮 打开 定义公式 对话框 3 单击 函数向导 按钮 进入函数向导窗口4 在 函数分类 列表中选择 用友账务函数 5 在 函数名 列框中选择函数名 26 6 单击 下一步 按钮 进入 用友账务函数 窗口 7 单击 参照 按钮 进入 账务函数 窗口 8 单击 账套号 下拉列表框中的下三角按钮 在下拉列表中选择 默认 选项 9 单击 会计年度 下拉列表框的下三角按钮 选择相应年度 10 在 科目 文本框中输入相应的科目 11 单击 期间 下拉列表况中的下三角按钮 选择 月 选项 27 12 单击 方向 下拉列表框中的下三角按钮 选择 默认 选项 13 单击 确定 按钮 回到 用友账务函数 窗口 14 单击 确定 按钮 回到 定义公式 窗口 15 重复以上步骤定义其他计算公式 28 四 定义审核公式1 定义审核公式的目的 对报表数据之间的勾稽关系进行检查 保证报表数据的正确性 2 定义审核公式 就是利用逻辑表达式把要检查的的所有勾稽关系已审核公式的形式存入计算机 以检查报表的正确性 审核公式由验证关系公式和提示信息组成定义报表审核公式的步骤 1 首先要分析报表中各单元之间的关系 2 然后根据确定的审核关系定义审核公式 29 审核公式 是把报表中某一表元或某一表元块与另外某一表元或某一表元块或字符之间用逻辑运算符连接起来 审核公式的格式 mess 说明信息 比较运算符有 例如 C41 G41MESS 期初资产总计不等于期初负债加所有者权益 3 公式的审核 操作步骤 1 执行 数据 编辑公式 审核公式 命令 打开审核公式对话框 2 在 审核公式 对话框中输入 C41 G41MESS 期初资产总计不等于期初负债加所有者权益 3 单击 确定 按钮 30 五 会计报表的生成和输出一 生成报表 生成报表又称报表计算 生成报表的过程是在人工控制下由计算机自动完成的 是利用已经设置好的报表结构 运用其中的运算公式从相应的数据源中采取数据 填入相应单元 从而得到报表数据 可以反复使用已经设置好的报表公式 并且在不同的会计期间可以生成不同结果的会计报表 注意 1 会计报表与日期都有密切关系 在定义报表结构时 可以没有日期限制 但是在生成报表时必须确定日期 2 会计报表一般必须在月末结账以后才能生成 31 生成会计报表的步骤 一 账套初始账套初始 就是设置报表和账簿之间的关系 是在编制报表之前指定报表数据来源的账套和会计年度 步骤如下 1 执行 数据 账套初始 命令 打开 账套及时间初始 对话框2 输入账套号 会计年度 但击 确认 按钮 二 录入关键字的值1 单击屏幕左下角的 格式 数据 按钮 使之进入数据状态 2 调用 数据 菜单下的 关键字 录入 系统弹出 录入关键字 窗口 输入个关键字的值后 点击 确认 按钮 32 三 录入数据1 单击屏幕左下角的 格式 数据 按钮 使之进入数据状态 2 对需要手工录入数据的数据单元录入数值 注意 1 只有在数据状态下才能录入实际数值2 对于需要通过公式运算的数值单元 系统是禁止通过手工录入的 四 报表计算1 执行 数据 表页重算 命令 打开是否重算对话框2 单击 是 按钮 系统会自动根据指定的账套和初始年度以及单元公式计算生成数据 33 注意 1 首先要正确定义单元公式2 必须正确完成记账 对账 结账工作3 在编制报表时可以选择整表计算 也可选择表页重算 整表重算 是将该表的所有表页全部进行计算 表页重算仅仅是将该表页的数据进行计算 34 五 审核报表就是执行报表中已经定义的审核公式 导致审核出现错误的原因有 单元公式出现语法错误 审核公式本身错误 账套出现变量找不到 账套数据源错误 步骤 1 执行 数据 审核 命令 2 系统自动进行数据审核六 保存报表单击工具栏中的 保存 图标 保存当前报表的有关数据 以上就是制作报表的基本过程 通过上述过程就可以得到某一期的会计报表 35 二 会计报表的输出为了满足企业的管理者 投资人 债权人 财政部门 税务部门管理和了解财务信息的需要 报表系统提供了报表输出功能 1 报表输出的内容 1 输出报表结构 表样 即只包括报表结构参数 如表尺寸 表单元类型 定义的各类公式 2 输出完整的报表 即输出的内容既包括结构也包括数据 3 输出能被其他系统接收的数据 如以DBF数据库形式 TXT文本形式等输出 36 2 报表输出的方式在输出报表时 一般有以下四种方式 1 屏幕显示 是指将会计报表显示到屏幕上 报表使用者可以通过屏幕查看报表 2 打印机输出是指将会计报表从打印机上打印到打印纸上 供报表使用者查看 3 磁盘输出是指将会计报表以文件的形式输出到磁盘上 上级主管部门可以直接用磁盘中的报表进行不同单位的报表汇总 37 4 网络传输是指通过网络将会计报表以文件的形式从一个工作站传递到另外的工作站 报表使用者可以在各自的计算机上查看会计报表 38 三 打印设置是指电算化会计人员在UFO报表系统中 根据打印的需要设置纸张的大小 纸张的来源 页眉 页脚 页边距 字体的大小等 打印设置一般包括 页面设置 打印设置 打印预览 打印四个步骤 操作人员应使用打印机的自身属性以及报表系统提供的 打印设置 命令进行设置